販売管理とは？業務の流れやシステム導入のメリットなどを解説

販売管理は、自社の商品やサービスの販売活動を管理する業務です。企業にとって重要な業務ですが、扱う情報が多岐に渡るため、販売管理に課題を抱えている企業は多いです。本記事では、販売管理の目的や業務フロー、システムを利用するメリットや選び方などを解説しています。

目次

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1. 販売管理とは
2. 販売管理の目的
3. 販売管理の業務フロー
4. 販売管理の効率化にはシステムの導入がおすすめ
5. 販売管理にシステムを利用するメリット
6. 販売管理におけるシステムの選び方
7. まとめ

販売管理とは

販売管理とは、商品を販売するまでの工程や処理を管理することを指します。商品代の見積もりから受注・出荷・納品・売上計上・請求などの一連の流れを管理する業務で、支払い金回収や損益の把握なども含まれます。

販売管理は商品を取り扱う企業では欠かせない業務であり、商品とお金の動きを正確に把握する必要があります。商品といっても実物があるものだけでなく、サービスや情報といった目には見えない商材にも販売管理は必要です。

これらの販売管理はエクセルで表式を作って管理することも可能ですが、近年は一元管理ができて社内共有もしやすい販売管理システムが注目されています。

販売管理の目的

販売管理には、管理業務の効率化だけでなく、利益向上や顧客満足度の向上などさまざまな目的があります。ここでは、販売管理の目的について解説します。

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利益向上や損益把握のため

販売管理を正確に行うことで、商品一つひとつに対していつ誰がどの価格で出荷や販売をしたのかが可視化できるため、損益が把握しやすくなります。

仕入状況や在庫状況も管理しやすく、今後どのくらいの量を発注するのか、売上が見合っているかなどをコスト管理することで企業の利益向上にも繋がります。しっかり販売管理ができていれば人的ミスも起こりにくいため、残業代などの人件費削減にも役立ちます。

管理業務を効率化するため

企業で商品を販売するためには、商品管理だけでなく営業やデザイン部門・経理などさまざまな部署と人が関わり合う必要があります。部署をまたいでスムーズに業務を行うためには、商品の管理業務が重要になります。

例えば、営業担当が商品の受注を受けたとき、商品の在庫があるのか、無い場合は納期がいつになるのか、前回納品した商品は入金済みなのか、などの確認が必要です。正確に販売管理を行うことで、受注漏れや納品忘れなどのミスを防ぎ、管理業務の効率化を図れます。

顧客満足度向上のため

販売管理を適切に行うことで、受注から納品までスピーディーに業務を進められます。見積もりや問い合わせのレスポンスも含めて顧客対応が早いと、顧客満足度向上に繋がります。

販売管理のデータには、顧客情報の管理も含まれます。一度商品を購入した顧客がリピーターとして再度購入する場合は、前回出した見積もりと金額変更や商品のリニューアルなどの変更点が無いかの確認も必要です。

販売管理で顧客ごとに過去の購入履歴や取引中の内容を紐付けておくと、迅速な対応ができて顧客からの信頼も得られます。

販売管理の業務フロー

販売管理の基本の業務フローは、受注・出荷・請求・仕入などの管理に分けられます。ここでは、販売管理の各フェーズで行う業務について解説します。

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1.受注管理

受注管理とは、見積もりの作成や受注内容の確認・入力等を行う業務です。顧客から注文を受けた時に、金額はいくらになるのか、商品の納期はいつになるのかなどの手配管理も合わせて行います。

取引先から見積もり依頼を受けた際は、取引先によって商品内容や商品数・納期などが異なるため、担当者と密に連絡を取り合って受注管理を行う必要があります。

見積書は何度か交渉を重ねる中で、複数回作成する場合も多いです。間違って過去の見積書で受注してしまうと顧客との信頼関係が損なわれてしまうため、常に最新の見積書を反映させるように注意して受注管理を行いましょう。

2.出荷管理

見積もりの確認などの受注業務が完了した後は、出荷管理業務に移ります。出荷管理とは、出荷指示書の作成や商品の梱包・出荷処理を行う業務で、出荷履歴の確認なども含まれます。

出荷管理では、購入商品の梱包間違いが無いかを確認し、納品日の指定時間に届くように手配する必要があり、正確性が重要です。

また、自社の流通で配送する場合は取引先の受領印の確認も業務に含まれます。配送を外注する場合は、荷物の問い合わせ番号の確認や配送の進捗状況の確認も必要です。

3.請求管理

請求管理は商品の納品に合わせて行う業務で、請求業務と回収業務に分かれます。請求のタイミングは企業によって異なり、納品した商品を確認後10日以内などの期日付きで行う場合と、25日締めの月末払いなどのまとめ払いなどで対応する場合があります。

まとめ払いに対応する場合は請求書を月1ペースで発行しますが、商品代を注文毎に請求する場合はその都度請求書を発行する必要があります。

請求書を発行し送付した後は、取引先が期日までに入金しているかを確認する回収業務に移行します。回収業務は、正しく入金されているかを確認し、入金伝票の作成や消込作業を行う業務です。

期日までに入金が確認できなかった場合は、取引先の担当者への確認や入金催促の連絡が必要です。企業の損益に関わる重要な業務のため、ミスや見落としが無いようにしっかり確認しましょう。

4.仕入管理

自社製品以外の商品を販売する場合は、商品の仕入業務が必要です。購入先の企業が決まっていない時は、見積もり依頼をして複数の企業から条件が合う購入先を選び、契約する業務も含まれます。

購入先が決まった後は、商品数や納品場所などを記載した発注書を作成し、購入先の企業に送付します。納品された商品は必ず検品して欠品や破損が無いかを確認し、購入代金を支払いましょう。

また、自社製品を製造するために必要な部品や素材などを発注するのも仕入管理業務です。こちらも購入先に発注書で注文し、納品された商品を確認するまでが業務となります。

5.在庫管理

在庫管理は、自社にどの商品が何個あるのかを管理する業務です。在庫管理では、正確な在庫数をデータで管理することが重要になります。顧客から注文を受けた際に、データ上の在庫と実際の在庫が食い違っていては、納品時に商品が不足する可能性があります。

また、自社で商品を抱え込みすぎていないか、不足している商品は無いかなど、在庫に不備が無いかを確認することも業務に含まれます。特に食品などの消費期限がある商品は、期限が過ぎてしまうと売り物にできないため、しっかりとした管理が必要です。

在庫管理では、通常在庫の他、今後仕入れされる予定がある予定在庫、物流センターや外部倉庫など、会社とは別の場所に保管してある物流在庫・預り在庫も正確に管理しなければなりません。そのため、定期的な棚卸で在庫に差異が無いようにする業務も含まれます。

販売管理の効率化にはシステムの導入がおすすめ

エクセルや紙の帳簿でも販売管理は可能です。しかし、販売管理には上記のように多くの業務フローが必要であり、それぞれ対応する部署が異なるため、スムーズな管理を実現するには密に連絡を取り合うなどの工夫が必要になります。

上手く連携を取り業務の効率化を図る際は、販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムを導入すると、販売に関する業務フローを一元管理でき、データを共有しやすくなります。

また、大幅な業務の効率化が実現でき業務量が軽減されるため、人件費などのコストカットにも繋がります。なお、製造業が販売管理システムを導入する場合は、商品の生産や計画から管理できる生産管理システムもおすすめです。

販売管理にシステムを利用するメリット

販売管理システムを導入すると、情報の一元管理が可能になり、管理コストの削減ができるなどさまざまなメリットがあります。ここでは、販売管理システムを利用するメリットについて解説します。

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業務の効率化が図れる

販売管理システムは販売管理で発生する伝票計算などを自動で行うため、販売管理業務の効率化が図れます。手作業での伝票計算は会計などの業務知識が必要であることから、研修などの勉強の機会を作らなければなりませんでした。

販売システムはこうした知識がなくても伝票計算が行え、学習のための時間をコア業務に充てることができます。また、システムは伝票計算と同時にリアルタイムの情報収集など複数の作業を並行して行うため、システムなしでの販売管理よりも効率的です。

情報の一元管理ができる

従来の販売管理では、受注部門・納品部門・請求部門など別部署の人員が別々に情報を管理するため、部署をまたいだデータの共有が困難でした。

販売管理システムを導入すると、販売管理に携わる複数の部署の人員が同時にシステムにアクセスし、受注から請求までの各業務を1つのシステムでデータ化できます。これにより情報の一元管理が可能になり、社内全体で商品の情報や進捗状況の確認が容易になります。

また、顧客情報や受注から請求までの全ての情報をデータ化できるため、過去のデータを資料として今後の販売戦略に活かせるのもメリットです。

ヒューマンエラーの防止に繋がる

エクセルや紙の帳簿でも販売管理はできますが、入力ミスや計算ミスがある場合、それらの不備を見つけるのは商品数が多い企業ほど困難になり、膨大な作業時間がかかってしまうこともあります。

また、毎回一つひとつの商品ごと・顧客ごとに入力や記載を行うのは多くの時間と労力が必要で、人的ミスも起こりやすくなってしまうのが販売管理の課題でした。

販売管理システムを導入すると、受注・出荷・納品・売上計上・請求といった各業務を同じシステムでデータ化できるため、確認や管理が容易になり、ヒューマンエラーを軽減できます。

管理コストを削減できる

販売管理を紙媒体で行っていると、用紙代・印刷代のコストが発生し、保管するファイルやスペースの確保も必要になります。販売管理システムを導入すると、全てデータ上で情報を管理できるため、ペーパーレス化の実現が可能です。

納品書や請求書の発行、メール送信など自動で設定できる業務も多く、人件費や残業代などのコストカットに繋がります。また、企業のペーパーレス化が進むとテレワークにも対応しやすくなり、現在の多様な働き方にも対応しやすいのもメリットです。

データの可視化や共有ができる

販売管理システムを導入すると、異なる部署とも連携がしやすくなるのがメリットです。また、複数の支社や倉庫がある場合でもデータを共有し可視化できるため、業務を効率よく進めることが可能です。

データを企業内で共有することでスムーズに業務が進み、受注から納品・請求までがスピーディーに完了することから、顧客満足度アップにも繋がります。

さらに、販売管理に関する全ての情報が企業内で開示され、自然と他部署の仕事内容も監視しやすくなります。これによって不正が起きにくくなり、コンプライアンス向上にも役立ちます。

迅速な経営判断を下せる

経営判断は自社の今後を大きく左右することもあり、判断の際は売上や経費、市場の動向などあらゆる情報を基に最善の道を選ばなければなりません。

判断材料となる情報が古い場合、判断時とは大きな乖離が生じている可能性があり、そのデータを基にした経営判断は最善とは言い難いです。

販売管理システムでリアルタイムの情報を確認できることにより、データ取得時と判断時のズレがなくなり、迅速かつ効果的な経営判断が下せます。

販売管理におけるシステムの選び方

販売管理システムにはさまざまな種類があり、ベンダーによってサービス内容も異なります。ここでは、販売管理システムを選ぶ時はどこをチェックすれば良いのか、ポイントを解説します。

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システムの種類で選ぶ

販売管理システムの種類は、大きく分けるとパッケージシステムとオーダーメイドシステムの2つに分かれます。パッケージシステムは既に構築されている既存のシステムで、オーダーメイドシステムは自社に合わせて作られたシステムです。

取り扱う商品や顧客が少ない企業はパッケージシステムで十分ですが、どちらを選ぶかは企業の規模や売上の規模によって異なります。自社に合ったシステムを選ばないと、余計な経費が掛かったり機能に満足できなかったりする可能性があります。

また、どちらのメリットも取り入れたセミオーダーメイドのシステムを扱うベンダーもあります。

パッケージシステム

パッケージシステムとは、既に構築が完了しパッケージ化された販売管理システムです。販売管理に関する必要な機能が搭載されているため汎用性があり、低コストで導入できるのがメリットです。また、ソフトをインストールするだけで直ぐに導入できます。

パッケージ型の販売管理システムは、家電量販店やネット販売などで手軽に購入できるタイプの他にも、大企業向けで機能が充実した高価なシステムもあります。

導入の手軽さと掛かるコストの低さが魅力のパッケージシステムですが、必要な機能を追加してカスタマイズすると高額になってしまう場合もあるため、気を付けましょう。

オーダーメイドシステム

オーダーメイドシステムは、必要な機能を取り入れて自社用に構築するタイプの販売管理システムです。自社オリジナルのシステムで自由にカスタマイズでき、社員が最も効率よく販売管理ができるシステムを作れます。

ただし、システムを一から構築するため導入するまでには時間がかかり、パッケージシステムと比較して費用も高額になります。導入までのスケジュールに余裕を持ってベンダーの担当者と相談し、フルオーダーかセミオーダーにするのかなども含めて検討しましょう。

システムの運用方法で選ぶ

販売管理システムの運用方法には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は近年普及しているタイプで、インターネット環境があればどこでもアクセスが可能です。

オンプレミス型は自社にサーバーを用意して運用するタイプで、カスタマイズしやすく大企業に採用されることが多いシステムです。

自社がテレワークに対応しているのか、自社内のネットワークシステムがセキュリティに問題がないかなど、条件によって向いている運用方法は異なります。どちらもメリットや特徴が異なるため、自社に合った運用方法を選びましょう。

クラウド型

クラウド型の販売管理システムは、データをクラウド上で管理できるシステムで、インターネット環境があればいつでもどこでもアクセスできます。

企業内の別部署間だけでなく、他の支社や営業所などともデータが共有できるため連携が取りやすく、テレワークにも対応可能です。毎月のランニングコストは掛かるものの、導入コストが低く手軽に導入しやすいのがメリットです。

ただし、データがインターネット上に保管されているため、情報漏えいのリスクが発生します。また、カスタマイズ性はオンプレミス型より低くなってしまう点も念頭に置いておきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型の販売管理システムは、自社内にサーバーを置いてネットワーク管理するタイプのシステムです。大企業が採用することが多く、サーバーを管理できる知識やエンジニアが必須となります。

既存のパッケージシステムの導入が一般的ですが、システムのカスタマイズ性がクラウド型より優れているため、オーダーメイドシステムを導入したい企業に向いています。また、企業内でデータを保管していることから、セキュリティ対策に強いのもメリットです。

ただし、自社サーバーにトラブルがあった場合、速やかに対応できる専門知識を持つ人員を常駐させていないと業務に支障が出てしまうため、注意しましょう。

自社の規模に適したものを選ぶ

販売管理システムは、企業の規模によって選び方が異なります。商品数や受注数が少なく少人数の社員で運営する小規模企業では、従業員が複数の業務を兼用して行う場合が多いですが、多くの商品を扱う企業の多くは部署ごとに担当する業務が分かれています。

一般的な業務内容で300名くらいまでの社員数の企業であれば、パッケージシステムでコストカットを図り、特殊な管理が必要な企業や1000名ほどの大企業ならオーダーメイドシステムでしっかりカスタマイズするなどの選択が考えられます。

数十名の小規模企業なら、低コストで手軽に始められるクラウド型からお試しで導入してみるのもおすすめです。

自社の業種・業態に適したものを選ぶ

自社がどのような商品を扱っているのか、どのような取引先とどういった形で契約しているのかなどは企業によって異なります。販売管理システムは、自社の業種や業態に合わせて選びましょう。

企業によって扱う商品はさまざまで、中には商品の購入ごとに専門家の確認が必要な物や、特殊な納品方法が必要になる物もあります。自社の業種に適した項目や機能が無いシステムは、使い勝手が悪く上手く運用できません。

特殊な商品の扱いや顧客対応が不要な企業はパッケージシステムで十分な場合が多いですが、小規模でも特殊な業種の企業はオーダーメイドシステムが必要になる場合もあります。複数のベンダーの機能やサービス内容を比較し、自社に合ったものを選びましょう。

サポート体制の充実度で選ぶ

販売管理システムは小売業の根幹となるシステムのため、システムにエラーが発生したり不具合が起きたりすると業務が立ち行かなくなる可能性があります。このような予期せぬトラブルに対応するためにも、ベンダーのサポート体制も確認が必要です。

質問がある場合の問い合わせは電話で出来るのか、メールやチャットに対応している場合は返答にどのくらいの時間が掛かるのか、トラブル時には24時間対応して貰えるかなどを確認しておきましょう。

他にも、システムのバージョンアップやOSのバージョンが新しくなった時は自動でアップデートされるのか、自動の場合はアップデートの時間帯を設定できるかなども確認が必要です。

まとめ

販売管理とは、販売に関わる業務を管理することを指します。商品を販売するための業務フローは受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理などがあり、それぞれ別の部署や人員が管理する場合は連携の難しさが課題です。

販売管理を効率よくスムーズに行うためには、販売管理システムを導入するのがおすすめです。販売管理システムは、販売に関する業務をデータ化して一元管理が可能で、社内全体で情報を共有できます。

また、部署の垣根を越えてデータが可視化でき、業務がスピーディーに進むため、人件費・残業代などの管理コストの削減が見込めます。他にも、データの管理が自動化され、人的ミスが軽減できるのもメリットです。
どの販売管理システムを導入するかは、自社の業種・業態・規模に合わせてシステムの種類や運用方法が大きなポイントとなります。自社に合ったシステムを利用して、更なる業務の効率化を図りましょう。