人事評価制度の作り方や作成・運用する際の注意点などを解説

人事評価制度とは、従業員の能力や働きぶりを評価する制度のことです。人事評価制度を作成することで、昇給や賞与などの処遇への反映や適切な人材配置が実現します。本記事では、人事評価制度の種類や作り方、運用する際に注意したいポイントについて解説しています。

目次

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1. 人事評価制度を作成する目的
2. 人事評価制度の種類
3. 人事評価制度の作り方
4. 人事評価制度を作成・運用する際の注意点
5. 人事評価業務を効率化するなら人事評価システムがおすすめ
6. まとめ

人事評価制度を作成する目的

人事評価制度は、組織が達成したい目標に合致するように、従業員の能力や成果を評価し成長を促進します。そのため、人事評価制度は大企業だけでなく中小企業にも取り入れられています。ここでは、人事評価制度の主な目的について解説します。

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生産性の向上

人事評価制度の作成は、生産性向上に直結します。まず、評価制度は目標設定と従業員の成果をリンクさせ、個人と組織の目標の整合性を確保します。明確な目標設定は従業員の方向性が明確になるため、モチベーションが維持しやすい環境を作れます。

評価制度によるフィードバックは、強化点と改善点を特定し、従業員のスキル向上を促進します。また、報酬の公正な分配や昇進の機会提供は、従業員の働きが評価されると感じさせ、やる気を引き出します。

人事評価制度は従業員のモチベーションやスキル向上、組織の方向性に対するコミットメントを高め、生産性向上に大きく貢献します。

昇給や昇格などの処遇の決定

人事評価制度は従業員の強化点と改善点を特定し、カスタマイズされたトレーニングプランを策定するのに役立ちます。また、フィードバックを通じて従業員にスキル向上の機会を提供し、成長を促進します。

部署単位ではなく従業員個人のスキルアップは、企業全体のスキルの底上げにも繋がります。苦手な分野は基礎を固め、得意な分野や応用技術を身に付けるといった適切な人材育成が可能です。

最適な人材配置

人事評価制度を取り入れることで、適材適所の配置が可能になります。制度に則った評価を行うことで従業員個人の能力だけでなく、得意不得意を可視化することが可能です。

能力や得手不得手を基にして配置を行えば、能力を活かした環境で働くことができ、生産性や業績の向上が見込めます。人事評価制度は、組織文化を形成するとともに成長志向の従業員を育て、組織全体の競争力を高めます。

人事評価制度の種類

人事評価制度にはさまざまな種類があり、組織の目標や文化に合わせて設計されます。人事評価制度は従業員の評価方法や報酬体系において異なり、組織独自のニーズに適したものを選択できます。以下では、主要な人事評価制度の種類を解説します。

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コンピテンシー評価

コンピテンシー評価では、組織が成功に必要とする「仕事のできる人」の特性やスキルを明確に定義し、それを評価の基準として使用します。

評価項目は通常、コミュニケーション能力やリーダーシップ、問題解決能力など、組織の目標に合致する特性に関連します。従業員の行動観察や面接、自己評価などを通じて実施され、従業員のコンピテンシーを評価し、肯定的な行動を奨励して改善点を特定します。

この評価は組織の成果向上と従業員の職業成長を促進します。組織が求める「仕事のできる人」の特性を明示的に評価することで、組織と従業員の方向性を一致させ、共通の目標に向かって努力する動機づけを提供します。

360度評価

360度評価は従業員の評価方法の1つで、従業員に対して上司・同僚・部下・顧客など、さまざまな関係者が評価を行うプロセスです。この方法は、従業員のパフォーマンスや行動を多角的に評価し、フィードバックを提供することができます。

360度評価の主な特徴は、自己評価を含む多くの視点からの評価を通じて、従業員の強みや改善点を明確にすることができる点にあります。従業員は、自身の評価が幅広い関係者によって行われることを認識し、自己成長とパフォーマンス向上に対する意欲が高まります。

また、360度評価は組織内のコミュニケーションを促進し、協力と協調が強化されることで、組織の生産性の向上につながります。

目標管理制度（MBO）

目標管理制度（MBO）は、従業員に個人目標を設定させ、その達成度に基づいて評価を行う人事評価制度です。この制度では、個人が組織の目標と自身の目標を整合させ、業績向上に貢献することを重視します。

従業員は自ら目標を設定し、達成のために自己管理を行います。上司はサポート役として従業員の進捗を監視し、フィードバックを提供します。MBOは従業員の自主性を奨励し、成果に応じた報酬や昇進の仕組みを提供し、従業員のモチベーションと成長を促進します。

人事評価制度の作り方

人事評価制度の作成は、従業員のモチベーションや成長、パフォーマンス向上に影響を与えるため、計画と実行は慎重に行う必要があります。以下では、効果的な人事評価制度を構築するためのステップと注意点を解説します。

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自社の現状・課題を洗い出す

人事評価制度を構築する際、まずは自社の現状を把握し、課題を洗い出しましょう。現行の評価制度やプロセスを詳細に調査し、その機能や課題を把握します。従業員や評価者からのフィードバックを収集し、評価制度の現状を客観的に評価しましょう。

次に、組織のビジョン・ミッション・目標・価値観を明確にし、評価制度がこれらに適合するように調整します。評価制度は、組織の方向性と一致していなければなりません。従業員のニーズと期待を理解し、彼らが評価制度に対して持つ意見や要望を収集します。

従業員の参加とフィードバックは、制度の成功に必要不可欠です。最後に、競合他社や業界のベストプラクティスを調査し、他の組織の成功事例から学びましょう。これにより、効果的な評価制度を設計し、改善点を特定するのに役立ちます。

人事評価の目的を明確にする

人事評価制度を構築する際は、評価の目的を明確にしましょう。評価の目的は、従業員の成長促進やパフォーマンス向上、組織の目標達成などがあります。

明確な目的設定は、評価基準やプロセスの設計に影響を与え、従業員と組織双方にとって公平かつ効果的な評価を可能にします。また、評価目的が明確であることは、従業員に対するフィードバックの提供やキャリア開発計画の策定にも貢献します。

評価基準を設定

評価基準設定は、評価対象の行動や成果に対する明確な基準を策定します。設定の流れとしては、まず組織の目標や価値観を明確にし、評価の焦点を定めます。次に、評価対象の具体的な項目や基準を設定し、それらを詳細に説明します。

評価基準は関係者のフィードバックを組み込むことが一般的で、適切な修正が行われます。最終的な評価基準は組織全体に共有され、評価者と被評価者が評価プロセスを理解し、公平かつ一貫性のある評価を行うための指針として活用されます。

評価基準の策定は評価制度の成功に欠かせず、従業員の成長と組織のパフォーマンス向上に大きく影響します。

評価項目の作成

評価項目設定のプロセスとしては、まず組織のビジョンや目標、価値観を明確にし、評価の焦点を定めましょう。次に、評価対象の具体的な行動や成果を特定し、それらを詳細に記述します。

評価項目は組織全体に共有され、評価者と被評価者が評価プロセスを理解し、一貫性のある評価を行うための指針として活用されます。評価項目の明確な設定は、評価の公平性と効果を高め、従業員の成長や組織の成功に貢献します。

評価ルールを策定

評価ルールの策定は、目標設定や業務内容を明確に定義し、評価基準を明確化します。その際、達成度の尺度や評価項目を具体的に設定し、評価者と被評価者が理解しやすい言葉で記述しましょう。

評価ルールは主観的な要素を最小限に抑え、客観的なデータや成果に基づいた公平性な評価を行うための指針として機能します。評価ルールの策定には、関係者の意見やフィードバックを収集し、協力して行うことが大切です。

また、評価ルールは柔軟性を持たせ、継続的な改善を促進するために定期的に見直しを行いましょう。

運用開始

人事評価制度を運用開始する際は、評価基準と評価方法が従業員に明確で理解されていることを確認しましょう。その後、評価プロセスの開始日を従業員に周知し、評価期間やフィードバックのスケジュールを共有します。

従業員には評価制度の目的やメリット、評価基準への適合方法についてトレーニングや説明を提供します。

また、従業員からの質問やフィードバックを積極的に受け入れ、透明性を保ちます。評価者には評価の責任とガイドラインを再確認し、一貫性を確保します。運用開始後は、定期的な進捗モニタリングと改善を行いましょう。

人事評価制度を作成・運用する際の注意点

人事評価制度を作成・運用する際には、いくつかの重要な注意点があります。透明性や一貫性、公平性を確保しながら、組織と従業員の共通の目標を設定することが求められます。ここでは、人事評価制度を作成・運用する際の注意点について解説します。

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分かりやすい評価基準を設定する

人事評価制度を構築・運用する際の重要なポイントの一つは、分かりやすい評価基準を設定することです。評価基準は従業員が自身の業績を理解し、向上させるための指針となります。

従業員が評価基準を理解できないと、評価の公平性や透明性が損なわれ、モチベーションの低下や不満が生じる可能性があります。分かりやすい評価基準を設定するためには、具体的な行動や成果を明示し、数値目標を提供することが重要です。

評価基準に公平性があるか確認

評価基準の公平性を担保することは、人事評価において重要事項です。公平性が欠けると不満や不平等感が生じ、従業員モチベーションや信頼性に悪影響を及ぼす可能性が高まります。

評価基準の公平性を確認するには、まず評価基準がすべての従業員に平等に適用できるかどうかを確かめます。特定の部門や個人に偏った評価基準は公平性を損ねる原因となります。また、評価基準が主観的でなく客観的かどうかも検討する必要があります。

フィードバックを行う

フィードバックは従業員にとって成長と向上の機会を提供し、評価の理由や改善点を理解する機会となります。評価が単なる数字や給与決定だけでなく、フィードバックを通じて具体的な行動や成果に焦点を当てることで、個人の成長が促進されます。

反対に、フィードバックが不十分な場合、モチベーションの低下や不満を生む可能性があります。組織は評価制度とフィードバックの組み合わせを通じて、従業員の成長を支援し、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

定期的に見直しを行う

組織や業界の状況は常に変化し、新たな課題や目標が浮上します。定期的な見直しは、制度の適応性と効果を保つために重要です。

人事評価制度は柔軟な評価が難しい一面があり、一度設定された評価基準やルールは、従業員の期待や業績に合わせて変更しづらいことがあります。しかし、組織のニーズや市場の変化に適応するためには、定期的な見直しと調整が必要です。

見直しの際には、組織の戦略的目標や価値観に合致するかどうかを検討し、評価基準やプロセスを最適化しましょう。また、従業員からのフィードバックや市場のトレンドを考慮に入れ、制度の改善に努めることが大切です。

定期的な見直しを行うことで、人事評価制度をより効果的で適切なものに進化させることができます。

スケジュールに余裕を持たせる

人事評価制度を作成・運用する際は、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。特に労働組合がある企業は委員長に確認を取った上で評価制度を運用する流れになるため、半年以上の準備期間が必要です。

作成した制度は評価する管理者だけでなく、評価される側の従業員にも通達すべきです。新たに追加となった部分やこれまでと異なる点などを周知し、人事評価制度に対する理解を深めましょう。

理解を得られないまま制度の運用を開始すると不満の原因となるため、理解を深める時間も考慮し、スケジュールに余裕を持たせましょう。

人事評価業務を効率化するなら人事評価システムがおすすめ

人事評価システムは、従来の手動評価プロセスを自動化し、人事評価に関連する業務を効率化するためのツールです。このシステムはさまざまな機能を提供し、組織における人事評価のプロセスを強化します。

例えば、評価表の作成を自動化することで、時間と労力を節約できます。また、客観的なデータ分析を通じて、従業員のパフォーマンスを客観的に評価することが可能です。

人事評価システムは従業員の目標設定をサポートし、進捗を追跡するのに役立つ機能を提供します。さらに、スキルや能力の管理を効果的に行えるため、従業員の成長とスキルの最適な配置を促進します。

人事評価に関連するデータを一元管理することで、情報の一貫性とアクセスの容易さが確保され、組織内での意思決定をサポートします。

まとめ

人事評価制度の主要な目的は、生産性の向上や昇給や昇格などの処遇の公平な決定、そして従業員の人材育成です。

制度を作成・運用する際の注意点として、評価基準を分かりやすく設定し、公平性を確認しながら、フィードバックを通じて従業員の成長を促進し、定期的に見直しを行うことが求められます。

効率的な人事評価を実現するには、人事評価システムの導入がおすすめです。このシステムは評価プロセスを自動化するとともにデータの一元管理や分析をサポートし、組織全体の透明性と効率性を向上させます。従業員のモチベーションを高め、組織の成功に貢献します。