購買管理システムの費用相場とは？費用の内訳や選び方も解説

購買管理システムとは、発注から支払いまでの購買に関する業務を一元管理するシステムです。購買管理システムの導入を検討する際、費用がどのくらい発生するのか把握できないと導入を躊躇してしまいます。本記事では、購買管理システムの価格相場や費用について解説します。

目次

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1. 購買管理システムとは
2. 購買管理システムの価格相場
3. 購買管理システムにかかる主な費用
4. 購買管理システムを導入するメリット
5. 購買管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買に関わる業務を一元化して管理するシステムを指します。受発注・出入荷・請求・入金など、一連の購買業務をシステム内で一元管理して効率化することが目的です。

購買管理システムは、見積・受注・売上・請求などの書類発行ができたり、過去データの検索や閲覧を行うことができます。また、見積取得・発注処理・検収処理などの購買プロセスに付随する業務を管理し、効率化を実現する役割も担います。

購買管理システムの価格相場

購買管理システムは運用形態によってかかる費用が異なり、大きく分けてパッケージ・カスタマイズ・フルスクラッチの3つに分類されます。それぞれの運用形態と費用の相場について、以下で具体的に解説します。

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パッケージ

パッケージ型の購買管理システムは、PCなど使用するデバイスにソフトをダウンロードして運用します。既製品であることから、即時導入で利用することが可能です。基本的な費用相場としては、月額利用料が発生するため、月額10万円前後になります。

ただし、パッケージ型の場合は自社でカスタマイズができないため、業務フローの変更などには対応が難しくなります。したがって、業種に特化したパッケージの種類も多いことから、自社の業種に合ったものを選ぶと、業務フローのギャップが少なくなります。

また、パッケージ型の中には自社に合った内容にカスタマイズできるセミオーダー式もあります。そのため、セミオーダーすることによって、使いやすい内容のシステムを時間をかけずに導入することも可能です。

カスタマイズ

カスタマイズ型の購買管理システムは、自社のサーバーで買い取ったライセンスを自由にカスタマイズし運用します。自社の業務形態に合わせて自由にカスタマイズできるため、業務フローに変更があった場合でも柔軟に対応することが可能です。

費用相場は導入するための初期費用が100万〜1,000万円程度で、メンテナンスなどの保守費用として年額10万〜40万円ほど発生します。初期費用はパッケージ型に比べて高額ですが、ランニングコストを考慮するとカスタマイズ型の方がコスパがいい場合もあります。

フルスクラッチ

フルスクラッチ型の購買管理システムは、ゼロから自社が必要とする内容でシステムを開発・構築していく運用形態です。そのため、自社のニーズに合わせて最適なシステムを運用することができ、顧客の要望にも対応しやすくなります。

フルスクラッチ型の場合、システム開発のために高度な技術や知識を持つエンジニアが必要です。また、費用相場としては、自社サーバーの他に開発費用・人件費が発生するため、初期費用として1,000万円以上、管理費などで月額50万円ほどかかります。

購買管理システムにかかる主な費用

購買管理システムの運用には、さまざまな費用が必要です。導入・運用する際のライセンス費やカスタマイズ費、導入後にも従業員に操作方法などを教育するための費用、ベンダーや管理者へのサポート・保守費などが発生します。以下で項目ごとに解説します。

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ライセンス費

購買管理システムを運用する際は、ソフトウェアのライセンス費用が必須となります。ライセンス費用は1契約ごとに発生するものと、利用する人数によってユーザー1人あたりに発生するユーザーライセンス費用の2種類があります。

そのため、利用人数が多い場合はライセンス費用も高くなる傾向にあります。なお、ユーザーライセンス費用はサブスクリプション費用とも言われ、ユーザー数に変動がある場合は毎月の料金も増減します。

カスタマイズ費

購買管理システムは、仕様や機能を自社の使いやすいようにカスタマイズすることが可能です。例えば、ベンダーにカスタマイズを依頼する場合、カスタマイズ費が発生しますが、カスタマイズの内容や変更数に応じて値段は異なります。

パッケージ型の場合、デフォルトでは基本的な仕様であることがほとんどであるため、導入後に必要な機能が発生した場合、カスタマイズを追加することになり、結果的に費用がかさむケースも少なくありません。

したがって、購買管理システムを導入する際は、前もって自社に必要な機能が備わっているのかを確認しておくか、事前にカスタマイズした上で導入するのがおすすめです。

教育費

購買管理システムを導入する際は、操作を行う従業員への研修が必要であり、研修費用・教育資材といった教育費が発生します。例えば、研修を行う際には、インストラクターを依頼したり会場を準備したりといった、さまざまな費用がかかります。

また、教育にeラーニングを使用する企業も増えており、eラーニング作成費用も教育費として発生します。なお、ベンダーが研修をサポートする場合もありますが、自社でシステム構築を行う際は教育も自社で行う必要があるため、教育費も高額になる傾向にあります。

サポート・保守費

購買管理システムの状態を常に正常に稼働させるために、ベンダーのサポートやメンテナンスなどの保守点検のサポート・保守費も必須です。自社でシステムを運用する際に都度発生する費用ですが、パッケージやベンダーを介するシステムの場合は毎月発生します。

サポート・保守の内容には、システムのメンテナンスや使い方におけるサポートセンターの利用、トラブルや災害発生時の対応などがあります。その他にも、セキュリティ対策やソフトウェアのバージョンアップなども対象になるため、欠かせない重要な費用の1つです。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムにかかる費用や価格相場を確認した上で、中小企業の製造業をはじめとし、購買管理システムを導入するメリットについて解説します。主に挙げられるメリットは以下の通りです。

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ペーパーレス化・テレワークに対応できる

購買管理システムを導入することで、購買管理に関わる業務をすべて電子化することができます。その結果、従来までの紙ベースの管理が廃止され、ペーパーレス化を実現することが可能です。

また、伝票を紙で発行する必要がなくなることから、テレワークにも対応することができ、働き方改革への推進にも貢献します。そして、煩雑化しやすい紙やExcel（エクセル）による管理から解放され、従業員の負担軽減にもつながります。

情報共有のしやすさから人的ミスを軽減可能

購買管理システムシステムの利用で情報をデータ化することにより、発注などにおける入力作業を自動化し、ヒューマンエラーを軽減することができます。そして、社内でのチーム・部署ごとの情報共有も迅速に行えるようになります。

その結果、無駄な発注を抑えてコスト削減を実現できます。特に、企業の大切な資産に関わる購買において、発注履歴や納期などを可視化することにより、企業の透明性を高めて組織力強化につなげることも可能です。

購買管理システムを選ぶ際のポイント

購買管理システムを選ぶ際のポイントは、導入目的を明確にすることをはじめとして複数あります。誰でも操作しやすいかどうか、使用している既存システムとの連携ができるかどうかなどもチェックすべき事項です。

また、ベンダーのサポート体制がどの程度充実しているのか確認してから選定することも重要となります。以下では1つずつ詳しく解説します。

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導入目的を明確にする

購買管理システムを導入する際は、システム導入の目的を明確にする必要があります。主な内容として、無駄な購買をなくすことで利益の向上や作業の効率化を目指すことが購買システムの目的として挙げられます。

システム導入の目的が明確ではない場合、従業員に浸透しにくくなってシステム運用が軌道に乗らなかったり、システムの仕様が自社の業務形態に合わなかったりと、導入の効果が得られなくなってしまいます。

そのため、購買管理システムを検討する際は、導入前に目的を明確にした上で自社の業務形態に合ったシステムを選定しましょう。

誰でも使いやすい操作性か

購買管理システムを選定する際は、誰でも使いやすいデザインかどうかなど、ユーザビリティを重要視することも大切です。管理者側の人間だけでなく、どの従業員でも使いやすいシステムでなければ、運用を軌道に乗せられずに導入の意味を成さなくなります。

また、操作画面もシンプルで見やすく・使いやすい仕様になっているかもチェックすべきポイントです。ユーザビリティの高いシステムであれば、社内に定着しやすくなり、運用がスムーズに進行して目的に即した業務が実行しやすくなります。

既存システムと連携できるか

購買管理システムを選定する際は、既存システムとの連携ができるかを確認することが重要です。購買管理システムは、経費精算システムや会計システムと連携すると、会計処理が自動化されるなど利便性が高くなります。

また、購買管理システムは基幹業務システムの一部であり、ERPのパッケージで購買管理システムを導入することにより、ERP内にある他システムと即連携できます。特に基幹システムの在庫管理システムと相性が良いためERP内で連携するのがおすすめです。

サポート体制が充実しているか

購買管理システムを選定する際は、ベンダーのサポート体制が充実しているかどうかをチェックすることも重要です。操作方法だけでなく、トラブル発生時の災害復旧なども含めて、どの程度のサポートが受けられるのかを事前に確認しておきましょう。

また、サポートを依頼する場合の問い合わせ先、電話やチャットなどの問い合わせ方法、平日の問い合わせ方法・休日の問い合わせ先なども確認しておくと安心です。なお、サポートの対応時間や対応時間外の緊急連絡先も把握しておく必要があります。

まとめ

購買管理システムは、購買に関わる業務の一元管理を行って業務を効率化させるシステムです。購買管理システムを導入し、運用する際には費用が発生します。主な費用はライセンス費・カスタマイズ費・従業員への教育費・サポート費などです。

また、パッケージ型・カスタマイズ型・フルスクラッチ型などの運用形態により、導入や運用にかかるコストは大きく変化します。購買管理システムは費用の他に、ユーザビリティや他システムとの連携、ベンダーのサポート体制なども選定の重要ポイントがあります。

購買管理システム導入の目的を明確にし、システム運用を浸透させてスムーズな業務効率化を目指しましょう。