棚の在庫管理とは？棚管理の手順や効率化する方法などを解説
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- 棚の在庫管理は「棚管理」とも呼ばれ、在庫を棚に保管・管理することである
- 棚管理を行う際は、管理対象のサイズに合わせて棚の大きさや高さ、段数を決める
- 棚管理を効率的に行うなら、人為的ミスを防止できる在庫管理システムがおすすめ
棚の在庫管理とは、在庫を棚に保管・管理することを言い、棚管理とも呼ばれています。棚管理を適切にできていないと、在庫がどこにあるか分からなくなり、紛失するなどのリスクに繋がりかねません。本記事では、棚管理の概要や効率的に行う方法を解説しています。
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棚の在庫管理とは
棚の在庫管理とは、工場などの製造業や小売業などにおける製品や商品、部品、備品、資材などの在庫を棚に保管して管理することです。棚管理と呼ばれることもあります。棚の在庫管理は、製品や商品などの在庫を特定の棚や場所に配置し、整理することから始まります。
さらに、在庫場所を明確にして記録することで、在庫品を探し出すのが容易になります。棚の在庫管理は、正確な在庫情報を維持し、効率的に在庫を管理するための重要な手法です。特に小売業や製造業では、在庫を最適化し、コストを削減するために不可欠です。
本記事では、棚の在庫管理が適切にできていない場合のデメリットや棚の在庫管理方式、在庫管理を行う際の流れ、効率的に行う方法、在庫管理システムを選ぶ際のポイントなどについて解説します。
棚の在庫管理が適切にできていない場合のデメリット
棚の在庫管理が適切に行われない場合には、在庫数が正確に把握されない、在庫場所が不明確になる、生産プロセス全体を混乱させる、効率の低下やコストの増加を引き起こすなど、多くのデメリットが発生します。
ここからは、不適切な在庫管理により発生する問題やデメリットとして、以下の3点について詳しく解説します。
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在庫の散在
棚の在庫管理が適切に行われていない場合には、在庫アイテムの収納や出庫場所が不明確になり、製品が散在するため、在庫数を正確に把握することが難しくなります。その結果、目的のアイテムを見つけ出すのに時間を無駄にすることになり、生産性も低下します。
また、在庫が散在していることにより、同じ製品や部品が重複して発注されて製造されたり、必要なアイテムが在庫不足に陥ったりする事態も発生します。これは無駄なコストの増加や納期遅れなど、生産ライン全体の質の低下につながるデメリットになります。
この状況は、在庫の数が増えれば増えるほど更に散在することになり、大きな問題となります。適切な棚の在庫管理を行うことは、在庫の散在を防ぎ、生産ラインの効率化と安定化に役立ちます。
在庫の紛失
在庫管理の棚番号や配置情報が的確でない場合には、在庫の場所が不明確となり、目的のアイテムを探すのに時間がかかり、最悪の場合は見つからずに紛失として処理されてしまいます。在庫は会社の資産ですので、紛失扱いは大きな損失となります。
在庫品の紛失により、部品などが必要なときに利用できなくなるため、生産プロセスやラインへの影響が発生し、製品製造の遅延などが生じる可能性があります。また、再生産のためのコストが発生することもデメリットです。
余剰在庫の発生
棚の在庫管理が適切に行われない場合には、在庫を管理する際の需要予測が不正確となり、的確な需給計画や注文プロセスが欠如することになります。その結果、製品や商品が必要以上に発注され、生産が増大し、余剰在庫となる可能性があります。
余剰在庫の保管には、倉庫スペースの賃料や在庫の保険料などがかかり、運営コストが上昇してしまいます。また、余剰在庫が食品や薬品などの商品の場合には、長期保存により品質の劣化などが発生し、廃棄処分とする必要が生じることもあります。
さらに、余剰在庫が保管スペースを圧迫して、新規に生産する商品などを保管するスペースが確保できないと、新規の生産が開始できず、市場での競争力が低下する可能性にもつながります。
棚の在庫管理方式
棚の在庫管理は、効率的な倉庫運営や商品管理において非常に重要で、ロケーションとロケーション管理は、在庫管理の核心を成す要素です。ロケーションとは、保管の特定の場所やスペースを指します。
ロケーション管理は、倉庫内の各ロケーションに対して、どの商品がどれだけの数量で保管されているかを正確に記録し、追跡するプロセスです。ここでは、以下の3項目について詳細を解説します。
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棚の在庫管理方式
固定ロケーション
固定ロケーションでは、各商品やアイテムに対して棚の固有の位置が割り当てられます。例えば、特定の部品はA棚の1段目に、別の商品はB棚の2段目に格納されます。このように、アイテムごとに明確な保管場所が割り当てられます。
メリットとしては、各アイテムが特定の位置に配置されているため、在庫の可視化が容易となり、在庫の状況や数量を正確に把握しやすくなります。そのため、スタッフは常に同じ場所に向かい、商品を探し出す手間が省かれるため、作業効率が向上します。
デメリットとしては、商品の配置が固定されているため、需要の変化や新しい商品の導入に対応しにくい場合があります。一部の商品の移動が少なく滞留する場合は、スペースの無駄が生じます。また、柔軟性が無いため、過剰在庫や在庫不足が発生する可能性があります。
フリーロケーション
フリーロケーションでは、商品やアイテムごとに特定の棚や位置が指定されないため、在庫が必要なスペースに保管され、柔軟性のある在庫管理方式となります。アパレルやネット通販など商品の入出庫が頻繁で在庫量の増減が激しい業界に向いています。
メリットとしては、商品の特性に合わせてスペースを最適に利用できるため、倉庫内のスペースを最大限に活用できることです。在庫配置に柔軟性があるため、需要の変化に適応でき、過剰在庫や在庫不足を最小限に抑えることができます。
デメリットとしては、在庫アイテムが固定されていないため、特定の商品の位置の可視化が難しく、把握しにくいことがあります。そのため、アイテムと配置場所を特定し、見つけやすくするために紐付けるなど、ルールや仕組み作りが求められます。
2つの方式の併用もおすすめ
固定ロケーションとフリーロケーションにはそれぞれメリット・デメリットがあり、適している業態が異なることを解説してきました。自社にどちらが適しているか判断が難しい時は、2つの管理方式を併用するのがおすすめです。
併用とは具体的に言うと、固定ロケーションで管理する棚とフリーロケーションで管理する棚を分けて商品を収納します。そうすることで、需要の変化などへの柔軟性を取り入れつつ、在庫の見える化を実現可能です。
棚の在庫管理を行う際の流れ
棚の在庫管理を行う際の流れを検討し確認することは、効率的で正確な在庫管理を確保するために非常に重要なステップです。ここでは、在庫管理を行う際の主な流れとして、以下の5つの項目について解説します。
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棚の在庫管理を行う際の流れ
1. 管理方式を決める
棚の在庫管理を行う際には、適切な管理方式を決めることが重要です。まず、現在の在庫状況を詳しく分析します。どの種類の商品や部品が在庫にあるか、その数量はどれくらいかを確認し、過去の在庫動向データを調査して、需要の変動や季節性などを把握しましょう。
次に、在庫コストや、貯蔵スペースのコスト、取り扱いコストなどの費用を算出し、分析して評価します。また、在庫管理方式の選択のために、固定ロケーション方式やフリーロケーション方式、また両者をミックスした方式の採用を検討して決定します。
その後、選択した管理方式を一部に適用して、テストを行い効果を検討しましょう。在庫の効率性、作業者の生産性、コスト削減などを評価し、問題がないかどうかを確認します。また、関連するスタッフに管理方式のトレーニングを行い、管理方式に慣れてもらいます。
2. 管理対象を決める
棚の在庫管理を行う際には、どのアイテムを管理の対象とするかを検討し決めます。これは、在庫管理の効果を最大化するために重要です。例えば、高価な商品や需要の高い商品、賞味期限のある商品などが対象となることが一般的です。
選定したアイテムに関する現在の在庫状況を詳細に分析・把握します。これには、在庫の数量、保管場所、過去の動向、需要の変動などの情報が含まれます。また、過去のデータを調査し、今後の需要の予測を行います。
管理対象となるアイテムに対して、固定ロケーション方式、フリーロケーション方式、または両方を組み合わせた方式を検討し、適切な在庫管理方式を割り当てます。管理対象のアイテムごとに、重要性や需要の度合いなどをもとに、必要に応じてクラス分けを行います。
3. 棚管理を行う場所を決める
棚管理を行う場所を決める際には、管理対象となる製品や商品の特性やサイズ、保管条件、賞味期限などを確認します。異なる商品にはそれぞれ異なる保管要件があるため、種類ごとに適した場所を検討することが大事です。
また、アイテムごとに適切な保管条件が必要とされる場合があります。例えば、冷蔵庫や冷凍庫が必要な食品や、湿度管理が必要な製品などがあるため、保管条件に合わせて場所を選定します。
商品の需要とアクセス頻度を評価し、頻繁にアクセスする商品は利便性が高い場所に設定し、迅速に取り出せるように配慮します。また、需要の少ない商品は、アクセス頻度の少ない場所に移動するなど、保管スペースを分ける対応も大切です。
4. 棚の大きさ・高さ・段数を決める
棚の在庫管理を行う際には、棚の大きさ、高さ、段数などを管理対象アイテムに合わせて適切に決める必要があります。まず、アイテムの特性を詳しく評価するために、サイズや形状、重さ、取り扱い条件などのデータを確認します。
次に、アイテムの大きさや高さ、重さなどに合わせて格納する段数を決定します。重いアイテムは下段に配置するなど、商品の特徴や数量に応じて適切に設定します。また、アイテムが冷蔵庫や冷凍庫など特別な保管条件を必要とする場合は、それに応じた棚を確保します。
最終的な配置の設計に基づいて、棚の配置図を作成します。これにより、どのアイテムがどこに収容されるかが明確になり、スタッフが迷わずにアイテムを取り出せるようになります。適切な棚の配置と管理は、スペースの最適化や生産性向上にもつながります。
5. 棚の番号を決めて保管
棚の大きさや配置を考慮して、保管エリアのレイアウトや配置図を作成します。これにより、アイテムの格納場所や棚番を設計する際に、スペースを最適に利用し、容易にアクセスできる棚の配置が設定できます。
アイテムごとに適切な棚番を割り当てます。通常、棚番は判別しやすい、アルファベットや数字の組み合わせで表されます。例えば、A棚1段2列、B棚3段4列などです。アイテムの特性に応じて、棚番を割り当てるための基準を設定します。
決定した棚番を実際の棚にラベルとして貼付して表示します。ラベルは、アイテムの迅速な発見と取り出しに役立ちます。棚番とその棚に格納されたアイテムの関連付けを、マトリックスなどの形式で記録することにより、アイテムの入庫・出庫が容易に行えます。
棚番には定期的なメンテナンスが必要
実際のアイテムの配置と棚番が合っているか定期的にチェックして、メンテナンスを行いましょう。棚番が合っていないと、実際の在庫とデータの不一致が起こり、棚卸し作業にも支障をきたします。
特に、新しい品番が追加されたときや品番が廃止されたとき、棚を増やしたときなどは棚管理が崩れやすいタイミングです。このようなタイミングには必ず棚番のチェックを行い、正確な情報を維持するようにしましょう。
棚の在庫管理を効率的に行う方法
棚の在庫管理を効率的に行うためには、適切な管理方式を選定し、棚の設計や番号の割り当て、アイテムの配置を工夫することが不可欠です。ここでは、棚の在庫管理を効率的に行う方法として、以下の5点について詳しく解説します。
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棚の在庫管理を効率的に行う方法
棚札（棚カード）を活用
棚札は、倉庫などの各棚に貼付されたラベルやカードです。これには商品や部品の情報、棚番、数量、保管条件、賞味期限などが記入され表示されます。通常、棚札は見やすく、理解しやすい形式で設計され、アイテムを迅速かつ正確に特定できるように工夫されています。
メリットとして、棚札により、どのアイテムがどの棚に収納されているかが一目で分かり、商品の取り出しや補充を効率的に行うことができます。また、在庫のミスや混乱が減少し、誤った商品を取り出すリスクなどが低減し、在庫の正確性が維持されます。
デメリットとして、棚札の印刷や設置には一定のコストがかかり、大規模な倉庫や多くの棚を管理する場合にはコストが増大します。商品や部品が配置場所を変更すると、対応する棚札も更新する必要があり、更新作業に手間と時間がかかる場合があります。
3S（整理・整頓・清掃）を徹底
3S（整理・整頓・清掃）を徹底することも大切です。整理された棚は、必要なアイテムを迅速に見つけられます。また移動の頻度や形状に応じて、アイテムが取り出しやすい場所に置いてあることで、作業効率が向上します。
そして、在庫を管理する環境を清潔に保つことは、衛生面のメリットだけでなく従業員の快適さや、機械設備のエラーや故障防止にも寄与します。無駄な作業を生まないようにして効率化するという点で、3Sの徹底は重要です。
Excelで在庫管理表を作成
Excel（エクセル）で棚の在庫管理を行う方法は、小規模な事業や個人事業主にとって手軽で効果的なアプローチになります。Excelに、在庫対象アイテム毎の商品名、数量、棚番、単価などを入力し、商品の入・出庫のたびにシート内の情報を更新し、在庫数などを計算します。
メリットとして、使い慣れたソフトウェアを使用するため、多くの人にとって直感的に操作できます。Excelスプレッドシートはカスタマイズが容易で、自分のニーズに合わせて設計できます。
デメリットとして、Excelは大量のアイテムを管理する大規模な在庫管理には向かない場合があります。また、手動でデータを入力および更新するため、入力ミスの可能性があり、リアルタイムのデータ更新が難しいため、動的な在庫管理をする際には制約があります。
在庫管理システムの導入
在庫管理システムは、在庫の受け入れ、出荷、棚卸し、再注文、在庫レポートなどのプロセスを自動化し、効率化します。また、商品情報、数量、棚番、受発注日などをデータベース化して、在庫の移動がリアルタイムで更新され、常に最新の情報を把握できます。
手動により棚の在庫管理を行う場合には、人為的なエラーや時間の浪費が発生しやすく、また、在庫が複雑化すると追跡が難しい場合があります。在庫管理システムにより、手動管理で発生する不具合がカバーされます。
また、Excelでは大量のアイテムの在庫管理や複雑な管理には不向きな点や、リアルタイム更新が難しく、在庫情報が古くなる可能性があります。在庫管理システムの導入により、Excelがかかえる課題への対応が可能となります。
色による先出し商品の区別
商品の賞味期限や使用期限を適切に管理したり、経年劣化を防いだりすることも棚管理の重要な目的です。そのためには、古い在庫と新しい在庫を明確に区別して、先入れ先出しを徹底する必要があります。
先入れ先出しを徹底させる方法として効果的なのは、在庫棚に色別の表示を設けることです。色により瞬時に古い在庫と新しい在庫を区別できるため、スムーズかつミスなく、先入れ先出しの徹底が可能になります。
在庫管理システムを選ぶ際のポイント
自社の要件にマッチする在庫管理システムを選択し、導入することで、効率的な在庫管理を行えるようになります。ここからは、在庫管理システムを選ぶ際のポイントとして、以下の3つの項目の詳細について解説します。
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在庫管理システムを選ぶ際のポイント
自社に必要な機能が揃っているか
在庫管理システムを選ぶ場合には、自社に必要な機能が揃っているかを確認することが大事です。在庫管理システムの主な機能として、在庫トラッキングは、現在の状態をリアルタイムで把握でき、在庫切れや過剰在庫を防いで需要と供給を最適化します。
在庫が下限レベルに達した時に自動的に発注を生成する再注文機能は、補充プロセスを自動化し、品切れを防ぐのに役立ちます。また、需要予測機能は、過去のデータから需要を予測して適切な在庫レベルを維持し、在庫を最適化するのに効果的です。
在庫レポート機能は、在庫の履歴、動向、予測データなどを表形式でアウトプットして在庫状況を可視化し、意思決定をサポートします。また、スマートフォンからシステムにアクセスし、在庫情報をリアルタイムで確認できる機能は、効率的な在庫管理に役立ちます。
導入形態を確認
在庫管理システムの導入形態には、クラウド型とパッケージ型の2つの主要なオプションがあります。
コストと予算の面では、クラウド型は一般的に初期投資が少なく、月額または年間料金の支払い形式となります。一方、パッケージ型は、ソフトウェアの購入に初期コストがかかり、ハードウェアやシステムの保守にも費用が発生することがあります。
アクセスと遠隔作業の面では、クラウド型は、インターネット経由でどこからでもアクセス可能で、遠隔作業が容易です。パッケージ型は、特定の場所にハードウェアが設置されており、物理的な場所でのアクセスが必要です。
選択する際には、自社の予算、成長計画、セキュリティ要件、遠隔作業のニーズなどに基づき、クラウド型とパッケージ型のどちらが最適かを検討しましょう。
クラウド型
クラウド型の在庫管理システムは、インターネットを介してアクセスし、利用する形態です。これにより、ユーザーはどこからでも、いつでも在庫情報にアクセスし、管理できます。データはリアルタイムで同期され、複数の場所やデバイスからのアクセスが可能です。
メリットとしては、初期投資が少なく、サブスクリプションベースの料金体系が一般的なため、ハードウェアやソフトウェアの購入、保守コストなどが低減できます。また、インターネットを介して、遠隔地や外出先からでも在庫情報にアクセスできます。
デメリットとしては、インターネット接続が必要であり、接続の不具合やプロバイダーのサービス停止などの影響を受けるため、可用性のリスクが存在します。また、カスタマイズが限られていることがあり、特定のニーズに対応できない場合があります。
パッケージ型
パッケージ型の在庫管理システムは、一般的に特定のハードウェアやサーバーにインストールされて、ローカルで運用される形態を指します。稼動させるシステムは、特定のライセンスやソフトウェアパッケージを購入して導入する必要があります。
メリットとしては、データが自社のネットワーク内にあるため、セキュリティをより緊密に管理できます。また。特定のニーズに合わせてカスタマイズしやすい面があり、自社のプロセスに適した機能を統合できます。
デメリットとしては、ハードウェア、ソフトウェアライセンスなどの初期コストが高くなる傾向があり、運用コストも計上する必要があります。ハードウェアやソフトウェアのメンテナンス、アップグレードなどを自社で行う必要があり、管理にリソースが必要になります。
在庫の読み取り方法が管理対象に合っているか
在庫管理システムを選ぶ際には、読み取り方法の確認もポイントです。在庫管理の対象アイテムによって、最適な読み取り方法が異なります。あるアイテムはバーコードが適しており、他のアイテムはQRコードやICタグが向いている場合があります。
アイテムのサイズ、形状、材質によって、最適な読み取り方法が異なります。例えば、小さな部品などの場合は、バーコードが適しており、大きな製品やパレット単位の場合は、ICタグの利用が多いです。アイテムに合わせた方式により、効率的な在庫管理が実現できます。
また、各読み取り方法により、それぞれコストが異なります。バーコードの場合は比較的低コストで導入できますが、QRコードやICタグは導入コストが高い傾向にあります。そのため、自社の予算に合わせて選択しましょう。
まとめ
在庫を棚に保管・管理する「棚管理」を適切に行うことで、作業効率の低下や在庫ロスによる機会損失を防げます。最適なロケーション方式や棚の大きさなどを設定し、棚管理を行いましょう。
棚の在庫管理を効率的に行うためには、在庫管理システムの導入も有効な手段です。システムの導入により、在庫の受発注、トラッキング、レポート作成などのプロセスが自動化され、人為的なエラーが減少し、リアルタイムのデータ更新が可能となります。
在庫管理システムの導入には初期投資がかかりますが、正確な在庫情報の管理と迅速な意思決定は、企業の競争力向上につながります。自社のニーズに合ったシステムを選択して導入し、効果的な在庫管理を実現しましょう。
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