製造業に電子帳票システムを導入するメリットとは？選び方も解説

電子帳票システムには製造業向けのものもあります。製造業で扱われる帳票には点検表や報告書など多くの種類があり、これらをペーパーレス化することで大幅な業務効率化につながります。本記事では、製造業におすすめの電子帳票システムや導入メリットなどを詳しく解説します。

目次

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1. 電子帳票システムとは
2. 製造業に電子帳票システムを導入するメリット
3. 製造業向け電子帳票システムを選ぶ際のポイント
4. 製造業におすすめの電子帳票システム
5. その他の電子帳票システムの選び方
6. まとめ

電子帳票システムとは

電子帳票システムは、企業や工場における大切な書類・伝票を、紙ではなくデジタル上で管理できるツールです。紙の書類をスキャンして電子データに変換したり、デジタルで書類を作成したりすることができます。

電子帳票システムには製造業向けのものがあり、工場や製造現場での作業に必要な情報を効率的に管理するのに役立ちます。例えば、現場帳票としては点検表や報告書などが挙げられますが、これらをデジタルで管理して、ペーパーレス化を実現することができます。

製造業に電子帳票システムを導入するメリット

製造業における電子帳票システムの導入は、効率化・リアルタイムな情報共有・環境への配慮など、多くのメリットをもたらします。ここでは、製造業における電子帳票システムの導入メリットについて詳しく解説します。

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ペーパーレス化を促進できる

電子帳票システムを導入することで、ペーパーレス化が大きく促進されます。例えば、現場帳票がデジタル化されるため、紙の使用が削減されて環境への配慮につながります。

また、大量のファイルや書類を保管・整理する手間が大幅に軽減され、収納スペースの節約にもなります。さらに、データのバックアップやセキュリティ強化が容易に行えるため、情報の損失や漏洩のリスクが低減するなどの多くのメリットがあります。

製造業においては、具体的に以下のような現場帳票が電子化可能です。

点検表

点検表は、主に保守・点検作業を行う現場で使用される帳票です。機械、設備、製品、車両、建物など、さまざまな対象物の点検や保守作業の記録が含まれます。

従来では、点検表は紙に手書きで情報を記入しますが、電子点検表はデジタルフォームを使用し、情報を電子的に記録します。デジタルフォームを使用すると、情報の入力が迅速に行え、手書きによるヒューマンエラーを削減します。

また、点検データはリアルタイムで更新されるため、データの正確性が確保されます。さらに、データのバックアップとセキュリティも容易に強化でき、情報の損失リスク低減にも寄与します。

作業日報

作業日報は、日々の作業活動や製造に関する詳細な情報を記録するための文書です。この帳票は、製造現場で行われた作業に関する記録やデータをまとめ、後で分析と報告に活用します。

手書きの日報では、文字の読み取りミスや書き込みミスが発生することがありますが、電子化することによってこれらのミスを大幅に減少させることができます。また、一貫性のあるフォーマットを保つことも容易です。

作業指示書

作業指示書は、製造プロセスや工程で行うべき具体的な作業内容や手順、指示、品質基準、作業者の情報、作業日時などが記載される文書です。これは、製品の生産・組み立て・加工・検査といった作業を、正確に実行するためのガイドとして使用されます。

現場の指示には、情報共有の素早さが必要です。作業指示書を電子化することでリアルタイムに更新・共有できるため、製造現場や関連部門間での情報伝達が迅速に行えます。つまり、進捗状況や変更点をリアルタイムで把握することが可能となります。

製品入庫伝票

製品入庫伝票は、新たに入庫される製品や原材料に関する情報を記録する重要な文書です。特にコンテナ単位で商品が入庫する場合、正確な在庫管理が必要です。

しかし、手作業に頼った在庫管理では、管理表上の在庫数と倉庫内における実際の在庫数との一致が難しく、ヒューマンエラーのリスクが高まります。こうした課題を解決するためには、製品入庫伝票を電子化するのが効果的です。

電子化された伝票はリアルタイムで更新され、在庫情報や入庫状況を即座に把握することができます。その結果、従来の手作業よりも正確で迅速な在庫管理が可能になり、過剰な在庫や欠品を防げます。

原材料使用伝票

原材料使用伝票は、製造現場で使用される原材料や部品の消費を記録する帳票です。この伝票には、使用された原材料や部品の種類、数量、使用日時、使用箇所などの情報が詳細に記載されています。

電子原材料使用伝票は、デジタルフォーマットで情報を記録し、データベースに自動的に格納されます。そのため、必要な情報に迅速にアクセスし、特定の原材料や部品の使用状況をリアルタイムで把握することができます。

また、過去の記録を容易に検索し、生産プロセスのモニタリングも行えます。電子化によって原材料の消耗状況やトラブルの追跡が簡素化され、生産管理が向上します。

出来高報告書

出来高報告書は、製造現場や作業現場での生産量や作業内容、時間などの詳細な情報を記録する文書です。この報告書は、生産プロセスのモニタリング、品質管理、給与計算、トラブルシューティングなど、さまざまな目的で使用されます。

電子化された出来高報告書は、過去のデータに簡単にアクセスできるため、過去の生産記録や作業履歴を追跡しやすくなり、品質管理の向上や製品トレーサビリティの確保が容易になります。

さらに、電子化でデータの正確性が向上するため、データの共有と分析が効率的に行え、生産プロセスの最適化や問題の早期発見が可能です。

半製品伝票

半製品伝票は、半製品や部品の入出庫や移動を記録・管理するための帳票です。半製品伝票には、半製品がどの場所からどこへ移動したか、いつ・誰によって移動されたかなどの情報が詳細に記載されており、製造工程や在庫管理がスムーズに行えます。

半製品伝票を電子化することで、リアルタイムな在庫の可視性が向上します。入庫や出庫が発生した際にも、情報が即座にデータベースに記録され、在庫の状況がリアルタイムで把握できることから、在庫の適切な管理が容易になります。

作業時間報告書

作業時間報告書は、従業員の労働時間や作業内容を記録・報告するための帳票です。従来は手書きでの記入が必要でしたが、電子化によって従業員の入退室を自動で記録し、手動での記入ミスや漏れを防ぎながら正確な労働時間を記録できます。

特に、最近では多くの企業がリモートワークを導入しており、従業員が異なる場所から業務を行うことが一般的です。そのため、電子化を実現してリモートでの労働時間の記録を容易にすると、従業員がどこからでも作業時間を報告でき、利便性が向上します。

さらに、データの正確性と可視性が高まることで、給与計算や労働時間管理の効率化にも寄与します。

製造指図書

製造指図書は、製品や部品の製造プロセスを指示する重要な文書です。具体的には、製造ラインでの作業手順、材料の指示、品質基準、納期、製品の仕様など、製造に必要な情報が記載されています。

製品を効率的かつ高品質で製造するためには、製造指図書を迅速で正確に伝達することが不可欠です。製造指図書の電子化により、製品仕様や生産手順が変更された場合にも瞬時に更新でき、古いバージョンの文書が誤って使用されるリスクを軽減します。

そして、最新情報をすべての関係者に迅速かつ正確に提供できます。

情報をリアルタイムで共有可能

製造現場でトラブルが発生した際、書類が電子化されていれば、情報共有が迅速でスムーズに行えます。一方、Excel（エクセル）を含めた手動の方法では、変更内容を手動で伝える必要があり、情報が漏れたり誤った内容が伝わったりするリスクが高まります。

電子化された書類はリアルタイムでアップデートされるため、製造現場の関係者に即座に変更通知が届きます。その結果、迅速な情報共有が行え、トラブル発生時にもスピーディな対応が保証されます。

エクセルのデータを活用できる

電子帳票システムの中には、従来まで使用していたエクセルのデータを取り込み、そのままのレイアウトで使用可能なものがあります。フォーマット・レイアウトを変更する必要がなく、一元管理でデータの参照も容易に行えるため、大幅な業務効率化が実現します。

また、製造現場では通信状況が安定しないことも多いですが、手持ちのスマートフォン・タブレット端末を使用しながら、オフラインでの作業も可能にすることにより、入出庫や棚卸し作業でも効率的な作業が行えます。

さまざまなコスト削減が可能

電子帳票システムを活用することにより、伝票や書類を完全に電子化することで、紙代、印刷代、保管場所、人件費の削減に大きく貢献します。

紙の帳票を使用する場合、印刷コストや紙代がかかり、大量の書類を保管するためのスペースも必要です。しかし、電子帳票はデジタルフォーマットで情報を保存し、必要なときに瞬時にアクセスできるため、さまざまなコストや手間が削減されます。

また、紙文書の利用を減らしてデジタルフォーマットに移行することで、紙の無駄を削減し、CO2排出量を削減する環境への配慮が可能です。

紙の生産や廃棄物処理に伴う環境負荷が軽減されるため、電子帳票の採用は環境への配慮とコスト削減を両立させる優れた方法です。

間違った帳票の作成を防止する

電子帳票システムのサーバーには、これまでに作成した帳票のデータが保存されます。作成時には、運用開始日時・運用終了日時を選択可能なものが多く、古いバージョンの帳票を参照・使用することを防止できます。

そして、帳票作成後は手持ちの端末からサーバーへ簡単にアップロードでき、データとして構造化も可能です。複数の工程が発生する製造業において、可視化と分析がしやすくなるため、帳票作成時の効率化は大きなメリットといえます。

データの有効活用ができる

電子帳簿にデータを格納することで、必要な情報に迅速にアクセスできます。従来の紙の帳簿では情報の探索に時間がかかり、特定の取引や取引先、期間に関する情報を見つけるのが困難でした。

しかし、電子帳簿はデジタルデータベースに情報を記録するため、特定のデータや取引を素早く検索して取り出すことができ、データの有効活用が可能です。過去のデータを分析し、傾向やパフォーマンスを評価することで、業務プロセスの最適化に貢献します。

製造業向け電子帳票システムを選ぶ際のポイント

システム活用におけるメリットを最大限に受けるためには、自社に適切な電子帳票システムを選ぶことが重要です。そこで、ここからは製造業向けの電子帳票システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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既存システムと連携できるか

製造業における効率的な生産管理や運用には、さまざまなシステムが活用されます。

その中でも、SCADA（Supervisory Control and Data Acquisition）・MES（Manufacturing Execution System）・PLC（Programmable Logic Controller）と連携できると便利です。

以下の表に、各システムの詳細を簡単に紹介します。

システム名	詳細
SCADA	・生産ラインや設備の監視および制御を行うシステム ・データ収集と可視化・遠隔操作可能・効率的な異常検出ができる
MES	・製造工程全体を管理する機能 ・生産プロセスの最適化・生産データの分析・品質向上とトレーサビリティの確保ができる
PLC	・機器や設備などの制御に使われるシステム ・生産設備の高度な自動化ができる

モバイル端末で利用できるか

製造現場ではモバイル端末が利用できると大変便利です。スマートフォンやタブレットを活用することで、従業員は場所の制限を受けずに製造現場外からもアクセスできます。作業現場でのリアルタイムなデータ入力や情報確認が可能となり、迅速な対応につながります。

したがって、電子帳票システムを選ぶ際には、モバイル端末に対応しているかどうかを検討することも大きなポイントです。

カスタマイズ性が高いか

電子帳票システムの利用によってペーパーレス化が実現しますが、その他にも業務効率化につながる機能を搭載しています。そのため、ペーパーレス化につながる機能だけでなく、他の機能やカスタマイズ性の高さについても、比較検討するのがおすすめです。

また、システム内に標準で用意されているフォーマットや入力項目は、利用者側で変更を行えない場合もあります。よって、導入前には無料トライアルで使用感を確かめたり、同業他社への導入実績なども確認しておくことが大切です。

多言語対応しているか

近年では、人材不足や市場の変化への対応など、企業には多くの取り組むべき事項があります。そして、人材不足への対応として外国人労働者を雇用している企業も多く、システムの導入には多言語対応していることが求められます。

電子帳票システムにおいても、従業員のストレスを極力減らしながら効率的な業務を行うためには、日本語だけでなく英語や中国語などに対応したシステムの選定がおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

製造業向けの電子帳票システムを選ぶ際、セキュリティ対策は極めて重要です。なぜなら、製品の設計や製造プロセスに関する機密情報、顧客の個人情報など、帳票には非常に重要な情報が含まれているからです。

もし情報が漏洩すれば、競合他社に有利な情報を提供してしまうだけでなく、顧客からの信用を失うリスクが高まります。そのため、アクセス制御をはじめ、適切なセキュリティ対策が講じられているシステムを選ぶことが不可欠です。

製造業におすすめの電子帳票システム

その他の電子帳票システムの選び方

電子帳票システムを選ぶ際には、以下のポイントに注目することが重要です。自社のニーズに適合しているか、法的規制を遵守しているか、迅速なサポート体制が整っているかなど、さまざまな要因を比較検討しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 対応フォーマットを確認
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. データ処理能力や検索能力を確認
2. 過去の帳票データを取り込みやすいか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

電子帳票システムは、製造業を含む多くの産業で重要な文書管理の手段として広く採用されています。この電子化されたシステムは、従来から作成・利用されている紙の書類や伝票をデジタルフォーマットに置き換え、多くのメリットを提供します。

伝票や書類の電子化はコスト面で優れており、紙代・印刷代・保管場所・人件費の削減につながるため、環境への負荷も軽減します。また、データのバックアップやセキュリティ管理が容易に行えることから、情報の損失や漏洩のリスクを低減します。

製造業向けの電子帳票システムを選ぶ際には、セキュリティ対策やアクセス制御、システムの適合性、サポート体制など、多くの要因を検討することが重要です。さまざまなシステムを比較し、自社のニーズに適合した電子帳票システムを導入しましょう。