Outlookでメール共有する方法｜メール共有システムも紹介

社内のメールは一人ひとり管理するよりも、共有したほうが効率的です。重複対応の防止や顧客対応の迅速化に繋がります。この記事では、Outlookを使ったメール共有の方法や併せて使いたい便利な機能、またGmailの場合の共有方法などを解説します。

目次

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1. Outlookでメールを共有できる
2. Outlookでメールを共有するメリット
3. Outlookの共有メールボックス設定方法
4. Outlookをさらに効率化する機能
5. Outlookでメールを共有する際の注意点
6. Gmailでメールを共有する方法
7. メール共有システムならより便利に
8. まとめ

Outlookでメールを共有できる

Outlookで共有メールボックスを作成し、メンバーを追加すると、複数人でのメールの共有が可能です。共有メールボックスとは、追加された複数人のメンバーで、メールの閲覧や送信ができるメールボックスのことを言います。

カスタマーサポートやヘルプなどチームごとに共有アドレスを作成し、共有メールボックスを設定することにより、複数人のメンバーで分担してメール対応できるようになります。従来のメール画面に表示されるため、個人アドレスと共有アドレスの併用が可能です。

Outlookでメールを共有するメリット

Outlookでメールを共有すると、さまざまなメリットが得られる上に、トラブルを未然に防げます。ここでは、メール共有の主なメリットについて解説します。

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重複対応・見落としを防ぐ

共有メールボックスは、登録されたメンバー全員が閲覧や送信ができるため、進捗状況がわかりやすくなります。誰が・いつ・誰に対して対応したのかや、トラブルが発生したときに、どのメールの要件なのかが確認しやすいです。

メールを共有していない場合は、担当者が重複して対応してしまったり、見落としてしまったりする可能性があります。しかし、メールを共有すれば複数人で確認できるため、トラブルを未然に防止することが可能です。

対応の迅速化

メールを共有することによって、1人で行うよりも、顧客への対応が迅速化するのもメリットの1つです。共有している全員がメールに対応できるようになるため、1人の担当者がメール対応にかける時間や業務の削減が可能になります。

行った作業はメンバー全員に共有されるため、各自で対応する手間を省くことも可能です。メールに対して迅速な対応ができることから、担当者の負担の軽減だけでなく、顧客満足度の向上にも繋がります。

情報共有がスムーズになる

共有メールボックスには、共有したメールの履歴が残るため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。従来の方法では、情報を共有するために対面や電話を使い口頭で伝えたり、それぞれにメールを送ったりする必要があり、伝え漏れの可能性もありました。

共有メールボックスはすべてのメンバーが閲覧できるため、伝え漏れが起こる心配がありません。また、メールのやりとりの履歴が残っていることから、担当者が不在の場合でもそれまでのやりとりを踏まえた対応が可能になります。

Outlookの共有メールボックス設定方法

ここからは、Outlookの共有メールボックスの設定方法を解説します。共有メールボックスの設定は、管理者権限のあるアカウントからのみになります。一般ユーザーは設定できないため、共有メールボックスを設定する場合は管理者への連絡が必要です。

1. 管理者アカウントでログインする
2. 管理者センターにある「チームとグループ」の中から「共有メールボックス」のページに移動する
3. 「＋共有メールボックスを追加」を選択する
4. メールボックスの名前とアドレスを入力する
5. 「変更を保存」を選択する
6. 「このメールボックスにメンバーを追加する」を選択する
7. 「＋メンバーの追加」を選択し、共有メールボックスを利用するユーザーにチェックを入れて「保存」をクリックする
8. 管理センターで「ユーザー」から、「アクティブなユーザー」を選択する
9. 追加したメンバーの名前を選択し、「プロパティ」を開く
10. メールタブの「メールボックスへのアクセス許可の管理」を選択する
11. 「差出人を指定して送信する」の横の「編集」を選択する
12. 「アクセス許可を追加する」を選択し、追加するユーザーを選択して「追加」をクリック

管理者が共有メールボックスを設定したら、メンバーは自分のOutlookに共有メールボックスを追加することが可能になります。

1. Outlookにアクセスする
2. 「フォルダー」を右クリックする
3. 「共有フォルダ―またはメールボックスの追加」を選択する
4. 共有メールボックスのメールアドレスを入力する
5. 「追加」をクリックする

共有メールボックスが、Outlookのフォルダーウィンドウ下部に表示されたら、それぞれのメンバーが使用できるようになります。

Outlookをさらに効率化する機能

Outlookはメール以外にも、さまざまな機能を共有することが可能です。チーム内で情報共有することによって、業務の効率化にも繋がります。ここでは、5つの便利な機能について解説します。

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テンプレート機能

テンプレート機能は、あらかじめ登録したデータをテンプレートデータとして共有ネットワークに保存し、チームで共有できます。宛先や件名、本文など毎回同じものを入力する手間が省けます。

問い合わせのメールは同じ質問も多いため、返信する定型文を用意しておけば、メール返信の作業を効率化することにも繋がります。また、テンプレートを統一化することで、メール対応の品質の均一化を図れるというメリットもあります。

カレンダー機能

カレンダー機能の活用により、予定表をチームで共有することも可能です。全員が予定の追加や閲覧ができるため、メンバーのスケジュール管理やタスク管理がしやすくなります。

アラートを調整すれば自分の好きなタイミングで通知を受け取れ、うっかり忘れてしまったなどのミスを減らすことも可能です。Outlookでスケジュールが管理できるため、他のスケジュール管理ツールを導入する手間やコストも必要ありません。

タスク機能

タスク機能とは、開始日や期限を設定した日時にお知らせしてくれる機能です。Outlookでは、メールのドラッグ＆ドロップでタスクの登録が可能で、タスクフォルダーにアクセスする権限をほかのメンバーにも付与すれば、タスクの共有もできるようになります。

タスクの共有によって、他の担当者へタスクを振り分けたり優先順位を付けたり、進捗状況を入力したりといったさまざまな業務をOutlook上で完結させることが可能です。

連絡先登録機能

連絡先登録機能は、共有メールボックスに追加されたメンバーの連絡先が自動で個人用連絡先に追加される機能です。1人ずつ連絡先を登録したり、他のメンバーに共有したりする手間を省けます。

メール送信時にも簡単に宛先を指定でき、まとめてメールを送れるというメリットもあります。

自動返信機能

自動返信機能とは、あらかじめ設定した対象の期間や時間にメールを受信した場合、自動で返信メッセージを送信する機能です。

営業時間外や定休日など、メール対応ができない場合に備えて設定しておくことで、自動で対応してくれます。また、メッセージの内容を差出人のメールアドレスによって変更することも可能です。

Outlookでメールを共有する際の注意点

Outlookでのメールの共有は、さまざまなメリットがあり、業務の効率化にも繋がります。しかし、複数人で利用するため、注意することについてもきちんと把握しておくことが大切です。ここでは、重要な5つのポイントについて解説します。

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1人が開封すると全員の環境で既読になる

共有メールボックスでは、1人がメールを開封するとチームのメンバー全員の環境で既読になります。そのため、新着メールに気づかなかったり、未対応か対応済かがわかりづらくなったりし、対応漏れのリスクが生じてしまうため注意が必要です。

メールの未対応と対応済が一目でわかるような工夫をすると、見落とすことがなくなり、対応漏れの防止に繋がります。

アクセスできるユーザー数に制限がある

共有のメールボックスに一度にアクセスできるユーザー数は、25人と制限があります。そのため、25人を超える人数で同時にメール対応を行うことはできません。メールの共有に特化したシステムではないため、大人数でのメール対応には不向きです。

メール対応業務に25人以上の人員が必要なメールでの問い合わせが多い企業は、メール共有システムの利用など、Outlookでメールを共有する以外の方法がおすすめです。

誰がいつ対応するか決めておく

共有メールボックスは複数人で管理するため、誰が・いつメールに対応するかを決めておくことも大切です。手が空いている人という曖昧なルールにすると、同じ時間に複数人が着手して、多重対応になる可能性もあります。

また、メールの内容や送信元の属性などで振り分けたり、時間帯や曜日などで担当者を決めたりと、それぞれの分担を明確にすると業務をスムーズに行えます。

IDやパスワードは共有しない

IDやパスワードの共有は、業務の効率化に最も簡単な方法ですが、セキュリティの観点からは推奨できません。情報漏洩のリスクが大きくなります。

メールの取り扱いについてルールを作ったり、閲覧権限を設定したりなどの対策が必要です。また、セキュリティ対策の重要性についても、社内に周知しましょう。

保存容量をオーバーしないよう注意する

Outlookは保存容量がオーバーすると、メールの受信ができなくなる可能性があります。ビジネスシーンにおいてメールが受信できないことは、大きなトラブルに繋がったり、企業としての信頼を失ったりします。

メールの受信ができなければ対応を行うことができず、メールを送った顧客に不信感を与え、不満を感じさせます。場合によっては取引先からの重要なメールである可能性もあるため、保存容量を定期的に確認しましょう。

Gmailでメールを共有する方法

ここまでOutlookの共有メールボックスについて解説してきましたが、Gmailでもメールの共有が可能です。Gmailでメールを共有するには、3つの方法があるため、ここから詳しく解説します。

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他者にアクセス権を付与する

Gmailでは、他者にアクセス権を付与することによって、メールボックスの共有が可能になります。これにより、付与した相手はメールボックスの閲覧やメールの送信、削除などを行うことも可能です。

GoogleカレンダーやGoogleドライブなども共有することができるというメリットもあります。ただし、アカウントの制限に達することや本人確認が表示されることもあり、場合によってはアカウントが一時的に制限をかけられる可能性があるため注意が必要です。

Googleグループを利用する

Googleグループとは、個人とビジネスのどちらも利用できるサービスです。複数人で情報共有することにより、コミュニケーションの効率化が図れます。メーリングリストを作成し、複数人にメールを一斉送信したり、社内掲示板に活用したりなども可能です。

これらの機能を使用することによって、メールアドレスを入力する手間の削減やメール対応の業務の効率化に繋がります。また、メーリングリストを使ったやりとりは、掲示板形式で管理されるため、対応漏れや多重対応を防止することが可能です。

「無償バージョン」と「有償バージョン」の2種類があります。無償バージョンは、Gmailアカウントを持っていれば、誰でも利用可能です。有償バージョンは共同トレイによる進捗状況や担当者割り当ての管理や運用など、より高度な機能が搭載されています。

ただし、部署やチームごとなど複数のメールアドレスを使い分けたい場合は、それぞれのGoogleグループでの対応が必要なため、画面切り替えの手間が発生するのがデメリットの一つです。

Gmailの自動転送機能を使う

Gmailの自動転送機能とは、Gmailに届いたメールを他のメールアドレスに転送する機能です。あらかじめ転送先に設定したメールアドレスに自動で転送されるため、メールをまとめて確認できるというメリットがあります。

転送先はGmailだけでなく、どんなメールアドレスでも設定可能です。ただし、同じアカウント同士での自動転送はできないため、別のアカウントでメールアドレスを作る必要があります。

スマートフォンのGmailアプリでは自動転送の設定が行えないため、PCでの設定が必要です。自動転送解除もスマホアプリではなく、PCかスマートフォンのWebブラウザを利用しなければなりません。

メール共有システムならより便利に

メール共有システムとは、複数人で1つのメールアドレスを共有できるクラウド型のシステムです。カスタマーサポートやヘルプなどのメールの対応状況や担当者を可視化することにより、対応漏れや多重対応などのトラブル防止に繋がります。

OutlookやGmailもメールの共有はできますが、少人数でのやりとりを想定しており、同時に複数人でアクセスすると制限がかかってしまうことがあります。また、1日に大量のメール対応が必要な場合は、進捗状況がわかりづらいのがデメリットです。

メール共有システムは、メールの進捗状況に応じて分類し担当者を設定できるため、誰がどのメールに対応すべきか一目で分かります。メールごとにコメントやチャットの機能が搭載されている場合もあり、リアルタイムに相談できるため業務を効率化することも可能です。

また、IDやパスワードはユーザーごとに設定できるため、セキュリティ面でのリスクの低減も期待できます。

まとめ

Outlookの共有メールボックスは、複数人で共有することによって、チームのメール対応の業務を効率化してくれる便利な機能です。対応漏れや多重対応を防止し、メール対応にかかる一人ひとりの負担の軽減にも繋がります。

テンプレート機能やカレンダー機能、タスク機能などの便利な機能によって、さまざまなメリットが得られる共有メールボックスですが、IDやパスワードは共有しないなどのセキュリティ対策が必要です。

ただし、Outlookの共有メールボックスは大量のメール対応には適していません。そのため、大量のメール対応が必要な場合には、メール共有システムを利用するのがおすすめです。IDやパスワードも個人で設定できるため、情報漏洩のリスクの低減にも繋がります。