オンライン商談会とは？メリット・デメリットや役立つツールを解説

オンライン商談会とは、オンライン上で一度に多くの企業が集まって行う商談会を指します。オンライン商談会は、通常の商談会よりもコストや時間を削減し、参加者とマッチングしやすくなります。本記事では、オンライン商談会のメリットやおすすめのツールなどを解説しています。

目次

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1. オンライン商談会とは
2. オンライン商談会のメリット
3. オンライン商談会のデメリット
4. オンライン商談会を成功させるためのポイント
5. オンライン商談会の開催におすすめのツール
6. まとめ

オンライン商談会とは

オンライン商談会とは、Web会議ができるシステムなどのコミュニケーションツールを使用し、Web上で複数の企業が集まって行う商談のことです。インターネットを介して行いますが、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどからも商談会の開催・参加が可能です。

オンライン商談会を活用すると、今までの対面型の商談と比べて、より効率的な商談が行えます。今後、オンラインでの商談会がますます増えることが予測されています。また、オンライン商談会にはメタバースを用いたものもあり、より対面に近い商談が可能になります。

本記事では、オンライン商談会のメリット・デメリット、オンライン商談会を成功させるポイントなどを解説します。

オンライン商談会のメリット

オンライン商談は、オンラインを通じて一度に多くの企業が集まり商談を行えます。従来の商談との違いやオンライン商談が優れている点などを事前に確認しておくと、導入がスムーズに行えます。

ここでは、オンライン商談会を活用することの主なメリットについて解説します。

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時間や場所の制限がない

オンライン商談会は、開催する時間と場所に制限がない点がメリットの1つです。従来の商談会は、会場探しや予約可能な日時を調整して予約し、参加希望者に連絡するという手順が必要です。

また、対面型商談会では、会場を予約する関係で時間と場所が限られ、参加希望者が商談会に参加できる日時が限定される点がデメリットでした。さらに、悪天候や交通トラブル、感染症が広まるなどで開催を中止せざるを得ない可能性もあります。

しかし、オンライン商談会であれば、時間と場所を選ばずに開催できます。会場までの移動や対面接触がないため、当日に不可避な事態があってもその影響をあまり受けずに商談会を実施できます。

時間やコストを削減できる

ビジネスをする上で、企業にとって時間短縮とコスト削減は大きな課題の1つです。参加者が会場に足を運ぶ場合、短い距離の移動であっても往復の合計移動時間がかかります。また、商談会の回数が増えるほど、企業にとって時間と移動・宿泊費などの負担が増えます。

しかし、オンライン商談会は会場に足を運ぶ必要がないため、時間と会場まで移動する交通費・宿泊費などを大幅に削減することができます。また、従来の対面式商談会と比較して、効率的な商談ができることで、より多くの商談を行うことが可能です。

経費節減と時間短縮ができるオンライン商談会は、今後利用する企業がさらに増えることが予測されます。

参加者とマッチングがしやすい

オンライン商談会は、従来の対面型商談会と比べて、参加者とのマッチングがしやすい特徴があります。会場まで移動する時間が削減されることで、多くの時間を使い営業活動を行えるためです。

対面式の商談会では1日に営業する数にも限りがあり、現地に移動する交通費もかかります。しかし、オンライン商談会ではより多くの顧客と商談することができ、効率的な営業活動が期待できます。

また、商談会の会場やスペースの確保が不要となり、インターネット回線がある場所であればどこでも商談会が実施できるメリットもあります。さらに、より多くの顧客と商談ができるため、売り上げ増加の効果も期待できるでしょう。

商談会の映像を教育に活用できる

オンライン商談会は、使用するツールによっては録画することが可能です。これにより、引き継ぎや部下の教育の際に、録画した商談会の映像を有効活用することができます。

例えば、対面型の商談会では、実際に会場に部下を同行させたり、長い時間をかけて情報やノウハウを共有したりする必要がありました。しかし、オンライン商談会による映像の活用なら、何度も繰り返し視聴することが可能であり、スムーズに情報を共有できます。

そのため、効率的な教育や引き継ぎを行うことが可能になります。

オンライン商談会のデメリット

オンライン商談は、対面型の商談とは違ってインターネット回線を使用し、パソコンなどのデバイスを使って行います。オンラインで行うためメリットだけでなく、一定のデメリットも存在します。

オンライン商談会を取り入れる際には、デメリットも理解した上で検討して導入しましょう。

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回線の接続状況に左右されやすい

インターネット回線を使用するオンライン商談会は、回線の接続状況によっては繋がりにくくなり、中断を余儀なくされるケースもあります。商談会の開催側と参加者の両方の回線が正常な状態でなければ、相手の顔を見ながらの商談ができない点に注意しましょう。

このように、オンライン商談会は双方の回線環境が良好なことが求められます。開催側はより安定したネットワーク回線を準備して、参加者には事前にオンライン商談会で使用するURLをお知らせし、事前に回線テストを実施してもらうといった対策が必要です。

参加ハードルが高く感じる参加者もいる

オンライン商談会では、パソコンやタブレットなどのデバイス上で会議ツールを使って行います。そのため、あまりパソコンの操作に慣れていない参加者にとっては、商談へのハードルが高くなる可能性があります。

オンライン商談の参加希望者は、普段からパソコンや端末操作にある程度慣れておく必要があります。より多くの人が参加できる強みがあるオンライン商談会は、オンラインツールにあまり慣れていない参加者も気軽に参加できる環境作りが大切です。

たとえば、オンラインツールの操作方法の資料を作り、参加希望者にメールなどで事前に配布する方法があります。また、参加者が資料を見ても操作方法が分からない場合や、質問がある場合のフォロー体制を整えておくなどの工夫も必要です。

参加人数が多いと進行が難しい

オンライン商談会は、場所や時間に縛られないため、より多くの人と商談をしやすいです。しかし、参加人数が増えれば増えるほど、会議室内に同席する人は多くなるため、進行が難しくなる恐れがあります。
例えば、参加者が多いと発言のタイミングが難しく同時に発言してしまうことや、反対に遠慮して発言しないことが頻発し、スムーズな商談が困難になります。そのため、発言におけるルールを設けることや、必要に応じてフォローを行うなどの工夫が重要です。

オンライン商談会を成功させるためのポイント

オンライン商談は、実際に顧客と対面して行わないため、成約に結びつけるにはさまざまな工夫とコツが必要です。商談前に行っておきたいことだけでなく、商談会の後のフォローなども重要です。

ここでは、オンライン商談会を成功させるための3つのポイントについて解説します。

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しっかり環境を整えておく

オンライン商談会の開催前には、事前にインターネット接続に問題がないかどうかや、画質・音声環境を事前に確認する必要があります。オンライン商談会を成功に導くためには、回線が安定した状態で商談ができ、意思疎通がしっかりとできることが重要です。

オンライン商談会を行う場合は、Wi-Fi接続ではなく回線が最も安定する有線接続をおすすめします。同時に、万が一インターネット回線が突然不安定になり、切断を余儀なくされた場合に備えて、ポケットWi-Fiなどの予備回線も準備しておきましょう。

オンライン商談をスムーズに行うためには、事前にインターネット環境を整備することが非常に重要です。

事前に資料提供・ヒアリングを行う

オンライン商談会に限らず、商談会の前に来場予定者に向けて資料の提供や、電話やメールなどでヒアリングを行うなどの事前準備は大切です。参加予定者へ商談会前に資料を送付することで、当日に認識違いが起こることを防止できます。

商談する相手に自社の製品やサービスにより興味を持ってもらい、より効率的に商談を進めるためには、プレゼンする前の準備と顧客のニーズを把握する工夫が大事です。

オンライン商談会後にメールや電話をする

オンライン商談会に出展する企業は、商談会後にメールや電話などで参加者にアプローチをするなどのアフターフォローを行いましょう。また、インターネットで行うセミナーであるウェビナーへの招待などのフォローもおすすめです。

これらのアフターフォローを行うことで、商談会後の疑問点や不明点などを確認し、更なる情報を提供することができます。商談会の開催後にどのような形で顧客にアプローチして、今後の成約に繋げるかについて最初に決めておくことも大切です。

たとえば、「商談会開催日の次の日にメールもしくは電話でアプローチする」「参加者へウェビナー開催のお知らせをする」などのオンラインの特性を生かしたアフターフォローを行いましょう。

オンライン商談会の開催におすすめのツール

オンライン商談会を開催するにあたり、必要となるツールがいくつかあります。どの商談用ツールを使えば、より効果的な商談ができるかを知りたいという担当者も多いのではないでしょうか。ここでは、おすすめの商談用のツール2点について解説します。

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オンライン商談ツール

オンライン商談会では、オンライン商談ツールを導入している企業も多くあります。オンライン商談ツールは、ビデオ会議ツールとオンライン商談用Webサイトを利用する方法などがあります。

また、オンライン商談ツールは大きく分けると「BtoB向け」「BtoC」の2種類があり、BtoB向けには、名刺交換機能やチャット機能・資料の共有・トークスクリプト表示機能などが搭載されています。BtoC向けの商談ツールには、主に担当者の自動振り分け機能・ワンクリック接続・ステータス管理機能などがあります。

このように、オンライン商談ツールはビデオ通話ができるだけでなく、さまざまな会議に便利な機能が搭載されているため、オンライン商談会には欠かせないおすすめのツールと言えます。

ウェビナーツール

ウェビナーツールとは、「ウェブ」と「セミナー」をかけ合わせた造語で、インターネット回線を通じてセミナーを配信できるツールのことです。オンライン商談会においても、多くの主催者がウェビナーツールを利用しています。

オンライン商談会の前に、ウェビナーで参加者に向けた勉強会や講演会などを開催すると、事前に参加者の情報を収集できるメリットがあります。商談会の個別の商談に参加者は必要な情報を得られることで、よりスムーズな取引に繋がります。

まとめ

オンライン商談会とは、パソコンやタブレットなどのデバイスを用いて行う商談会のことです。一度に多くの企業が集まるため、対面型の商談会と比較して1日に行える商談の数を増やすことができます。

オンライン商談会は、会場を確保するなどの手間がかからないだけでなく、通常の対面型の商談会よりも幅広い集客が見込めます。オンライン商談会を開催する際は、オンライン商談ツールを導入すると、より効率的な集客と成約が期待できます。

オンライン商談ツールには、ビデオ会議ツールとオンライン商談用WEBサイトを利用する方法があります。自社の予算や必要な機能などを確認し、より使いやすく便利なオンライン商談ツールを選択しましょう。