販売管理システムの使い方とは？機能やメリット・デメリット解説

販売管理システムは、販売活動における販売管理・在庫管理・購買管理などをトータル的にサポートできるシステムです。システムの導入で、販売管理業務の効率化に役立ちます。本記事では、販売管理システムの機能や導入メリット、使い方に関する注意点などを解説します。

目次

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1. 販売管理システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 販売管理システムとは
3. 販売管理システムの機能一覧
4. 販売管理システムでできること・メリット
5. 【FAQ】販売管理システムの使い方
6. 販売管理システムの導入方法
7. まとめ
8. 更なる業務の効率化！関連サービス記事はこちら

販売管理システムを検討するならこのサービスがおすすめ

販売管理システムとは

販売管理システムとは、商品の販売に関する業務を一元的に管理できるシステムのことです。販売管理システムでは、取引先から注文の受注、商品の納品、代金回収といった商品の販売管理業務を効率的に行えます。

販売業務管理システムには、主に販売販売管理機能と在庫管理機能、購買管理機能が搭載されており、正確なデータ管理やメールやFAXによる商品の受注、取引先ごとの見積書・請求書作成や販売計画の策定などができます。

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販売管理システムの機能一覧

販売管理システムの機能は大きく分けて3つのカテゴリに分類されます。販売管理機能・在庫管理機能・購買管理機能が具体的にどのようなシーンで使われるのか、業務に照らし合わせながら確認しましょう。

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販売管理機能

販売管理システムの販売管理機能は、見積もりと受注、請求、入金などの機能から構成されています。見積もり管理は、見積もり金額の入力・登録ができる機能です。見積もり管理の帳票作成機能は非常に便利で、登録データから効率良く見積書の作成ができます。

受注管理

受注管理は、商品の受注情報を入力して販売管理システムに登録できる機能です。受注管理は、仕入れ先から取引先へ直接商品を納品する際に便利な、受発注同時入力にも対応しています。

売上管理

売上管理は売上や売掛金を入力し、売上に関する情報を管理できる機能です。売上管理を使えば、売上予測も立てられます。POSシステムや受注データとの連携もでき、CSVやExcel（エクセル）に出力する機能も備わっています。

販売管理システムには、集計されたデータから売上予測のできる製品も登場しました。

請求書管理

請求書管理では売上データから請求書の発行ができます。請求書管理の充実した販売管理システムを導入すると、取引先に合わせた柔軟な請求業務を実現可能です。なお、製品によっては複数回の締処理に対応しているものもあります。

入金管理

入金管理は、代金の回収漏れや不良債権化を防止できる機能です。取引先に合わせて入金予定日を設定し、未取引先から入金の際にはアラート通知も可能です。販売管理機能には、見積もりや受注・請求・入金の情報を検索できる機能も備わっています。

販売管理システムの販売管理機能を使用することで、見積もりから受注・請求といった、各工程で発生する手入力や照合・修正といった手間を大幅に低減し、商品販売に関する業務を効率化できます。

在庫管理機能

販売管理システムの在庫管理機能は、商品の在庫状況や商品の入出荷の流れを管理できる機能です。在庫管理機能は、主に検索・棚卸・在庫調整の3つの機能を使って在庫管理を進めます。

検索機能

在庫管理機能の検索機能で在庫数量の確認を行い、棚卸機能で在庫の実数を把握して、在庫調整機能で実数に合わせて在庫数を更新します。在庫管理機能を使えば商品の償却も可能です。在庫管理機能の在庫調整機能で商品の償却し、在庫を調整できます。

棚卸機能・在庫調整機能

小売業では、店舗で販売している商品が売り切れた際に、適切に補充できるように倉庫やバックヤードに商品を過不足なく保管しておかなければいけません。これにより、商品の売れ筋を見極め、在庫の状況を確認して把握し、適切に商品の仕入れを行います。

ただし、在庫状況を正確に把握できていないと、商品が不足し、顧客が希望する承認を提供できないケースが発生します。商品の在庫数を間違うと、必要以上の商品を発注し、過剰在庫を抱える可能性もあるでしょう。

その点、販売管理システムの在庫管理機能を使えば、適切な在庫管理が可能になります。在庫管理機能は、リアルタイムで在庫情報を把握できるため、適切な出荷指示が可能になり、棚卸機能や在庫調整機能で在庫調整もスムーズに進められます。

購買管理機能

販売管理システムの購買管理機能では、製造業における部材の購買、小売業における販売商品の購入などの仕入れ業務を管理できます。購買管理機能は発注と仕入れ、入荷、出荷、支払い管理などの機能から構成されています。

発注機能

発注機能は、自社の発注した注文を一覧することや注文書の発行ができる機能です。入荷機能では、入荷予定や実績を入力して入庫を管理できます。出荷機能には、振り分け機能・出荷指示や出荷を確定する機能が実装されています。

支払い管理機能

支払い管理機能は、支払消込機能で支払いや買掛けの情報から消込作業を行い、支払いを確定できます。また、支払先や支払い予定金額などから予定表を作成できる、支払予定表作成機能も利便性が高いです。

購買管理機能

販売管理システムの購買管理機能を使えば、仕入れに関わる業務で発生する商品名・数量・金額入力・確認作業の手間を削減でき、仕入れ業務を効率化できるでしょう。製造業卸売に関わらず、商品を販売する企業において仕入れは非常に重要な要素です。

販売管理システムの購買管理機能を使い、適切な取引先から品質基準をクリアした商品を適切な量で購買し、納期を決めて適切な価格で商品の仕入れを行いましょう。購買管理機能に搭載されている優れた機能を利用すれば、売上増加にもつながります。

販売管理システムでできること・メリット

主に業務効率の向上を目的に導入される販売管理システムですが、実際の業務ベースではどんなことができるのか、自社が抱えている課題に近しいところがないかも考慮するのが大切です。ここでは、販売管理システムでできること・メリットについて解説します。

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販売に係るデータの一元管理で業務を効率化

販売管理業務には、受注管理や見積もり管理、仕入管理、売上管理などのさまざまな業務があります。販売管理に関わる業務すべてに部門・担当者を分けて配置し、帳票の発行や情報共有を行う従来の販売管理は手間と時間がかかり、非効率な部分を数多く含んでいます。

そこで、販売管理システムを導入すると、販売管理に関わる業務をシステム化して一元管理が可能です。販売管理システムでは、複数の異なる帳票フォーマットにも対応し、商品コード・価格・在庫状況を登録すると、情報をクリック1つで確認できるようになります。

情報の追加・変更は即座にシステムに反映され、販売管理に関わる情報の社内共有に手間もかかりません。このように、販売管理システムの導入で販売管理業務の非効率な部分を改善し、業務を大幅に効率化できます。

業務に必要な人員削減と生産性向上

販売管理システムの導入によって販売管理業務を効率化できますが、システム導入後にもメリットがあります。例えば、販売管理システムの導入で販売管理業務を効率化すると、業務に必要な人員を大幅に削減できます。

これにより、余った人員を自社の本業に配置することで、企業全体の生産性を大幅に高められるでしょう。慢性的な人手不足の課題を抱える中小企業に最適とされ、適切なリソースの配分によって人件費の削減にもつながります。

さまざまなコスト削減につながる

販売管理システムの導入は、コストの削減にもつながります。販売管理システムを利用すると、台帳やExcelで情報を管理していたときのような、見積もり情報を調べたり、データの入力を行ったり、情報を出力したりといった作業を自動化できます。

また、システムの導入で在庫管理を適切に行えるようになるため、余剰在庫を抱えずに在庫のコストを削減可能です。さらに、販売管理業務の自動化で人的コストと時間コストを減らし、人件費の削減も実現できます。

販売管理システムには、棚卸機能や在庫調整機能が実装されており、売上データなどのシステムの情報を仕入れにも活かせます。なお、さらなるコストカットを実現したい場合は、導入費用の安いクラウド型の販売管理システム導入を検討しましょう。

業務内の人為的ミスを防止できる

従来の台帳やExcelで行う手入力の作業では、商品の型番間違い、受注数量の記入ミス、在庫の計算ミスなど、ヒューマンエラーが起こりがちです。そこで、販売管理システムの導入により、販売管理業務で起こる人為的ミスを防止できます。

手入力の作業を減らし、商品の販売に関わる情報を一元的に管理可能です。販売管理システムを利用すると、記入漏れや記入ミスを改善しつつ、請求漏れ・在庫切れなどが起こる頻度を大幅に削減できるでしょう。

また、システムを上手く活用すると、ビジネスチャンスを逃すこともなくなります。具体的には、販売管理システムに商品のステータス管理を設定し、販売中の商品なのか予約中の商品なのかを識別できるようにしておきます。

これにより、購入予定者のいる商品が他の顧客に販売されてしまうといった事態も避けられます。なお、在庫状況をリアルタイムで監視可能な販売管理システムを選ぶと、商品の在庫切れも回避できます。

リアルタイムかつ迅速な経営判断が可能

販売管理システムは、商品販売に関わる情報を可視化して一元的に管理できるため、迅速な経営判断にも役立ちます。例えば、売上・在庫・受注などの情報をリアルタイムでチェックできます。

販売管理システムから得たリアルタイムの在庫情報から、商品が不足していることがわかると、すぐに商品を仕入れて在庫切れを避けられるでしょう。しかし、台帳やExcelで販売管理の情報を管理していると経営判断が遅れます。

台帳やExcelのデータを集計し、数字の確認作業をしてから経営判断を下すという流れを踏むと、どうしても経営判断は遅れがちです。その点、リアルタイムで情報をチェックできる販売管理システムでは、設備投資・人員配置・在庫管理を効率的に行えます。

販売管理システムは、多店舗展開する企業に必須のものといえるでしょう。各店舗の現況を確認し、営業の改善やリソースの配分などの経営判断を下せます。なお、販売管理システムに蓄積されたデータは販売戦略やマーケティングにも活用できます。

【FAQ】販売管理システムの使い方

実際の販売管理システムの使い方をFAQ形式で解説していきます。システム導入前に疑問を解決しましょう。

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Q.自社特有の商習慣に合わせた使い方・設定はできる？

A.業種や商習慣に合わせて展開しているシステムや、カスタマイズ可能なものを選びましょう

販売管理システムは、製造業・卸売業・運送業・小売業など特定の業種に特化したものや、各社の商習慣に柔軟に対応できるよう、カスタマイズ可能なシステムがいくつも提供されています。

業種ごとにカスタマイズの要件は異なってくるため、事前に必要な機能をピックアップし、優先順位をつけておくとよいでしょう。それにより、サービス提供事業者と打合せする際もスムーズです。

なお、事業拡大の予定もある場合は、どこまでスケールアップ可能かも確かめてから試用しましょう。

Q.販売管理システムの導入にデメリットはある？

A.システム導入費用だけは切り離せないデメリット

販売管理システムの導入時に発生する費用は、デメリットといえるでしょう。導入費用と運用コストは切り離せないものの、カスタマイズ性の高いスクラッチ型・費用を抑えられるパッケージ型・クラウド型の3種類から自社に合った形で選択することができます。

販売管理システムの導入費用は、スクラッチ型＞パッケージ型＞クラウド型の順に高額です。販売管理システムの導入費用を調べる際には、必要とする機能を洗い出し、予算の概算を算出して資料請求サイトで一括お問い合わせをする方法があります。

また、以下のような場合にも別途費用が発生する可能性があるため、事前にベンダーへの問い合わせが必要です。

1. 事前・将来的に追加したい機能がある
2. 人員削減もしくは増加の可能性がある
3. 長期的な費用対効果を比較したい

いずれも販売管理を見直す貴重な機会と考え、導入まで余裕を持ったスケジュールを組み、自社に合ったシステム選びをしましょう。

Q.同業者で導入実績があるシステムを選びたい

A.ベンダーHPで公開されている導入実績や業種ごとの解説記事を活用しましょう

同業者の導入実績を基にシステム比較を行うと、非常に効果的とされており、販売管理システムの導入によって同様の課題を解決しているケースも多数あります。

汎用型の販売管理システムも機能豊富ではありますが、業種特化型に比べると拾い切れない業務工程も存在するため、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。導入実績や事例はベンダーのホームページで確認できることが多いため、積極的に活用しましょう。

業種ごとの選び方は以下で解説しています。

Q.ITツールに慣れておらず不安が多い…

A.サポート体制万全なツールなら導入前～後も安心です

システム導入に不安が多い場合は、サポート体制が万全な製品を選びましょう。仮に販売管理システムが停止すると、在庫や仕入れの情報が確認できず、受注処理も滞り、取引先や顧客に迷惑をかけて大きな損失を招く可能性があります。

販売管理システムを導入した初期は、システムの使用方法がわからないケースもあり、初期トラブルも起こりえます。そのような場合、サポート体制が万全な販売管理システムなら、迅速な支援を受けられるでしょう。

トラブルが起きた際にも迅速な復旧ができるように、電話対応が可能か、問い合わせからトラブル解決までの平均解決時間はどのくらいか、トラブルに対する対応時間はどの程度かなど、サポート体制についても十分に確認しましょう。

Q.システム導入前にするべきことは？

A.事前に運用体制の整備を行いましょう

販売管理システムを導入すると、見積書の発行・請求書の発行・承認作業など、以前までの販売管理業務が変更され、企業全体で業務フローの見直しが必要になります。

販売管理システムを導入してすぐは、システム変更に慣れない社員に混乱が起きるとも予想できます。特に、フルスクラッチ型の販売管理システムを自社サーバーでシステムを運用する際は、システムの運用・保守も必要です。

販売管理システムを導入する際は、システム運用開始後に混乱を招かないように、事前にシステムについて社員にレクチャーを行う、サポート人員を増員するなど適切な運用体制整備を行いましょう。

販売管理システムの導入方法

販売管理システムの導入方法としては、スクラッチ型・パッケージ型・クラウド型から選ぶことになります。双方にメリット・デメリットが存在するため、自社の規模・運用方法・予算などに合わせて、適したシステムを導入しましょう。

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スクラッチ型の販売管理システム

スクラッチ型の販売管理システムは1からの開発により、企業独自の商習慣や業務フローに適応しやすいのが特徴です。オリジナルのシステムを構築できるため、社内規定の変更や新たな拡張にも柔軟な対応が可能です。

しかし、システムの開発には専門性を持った人材と時間の確保が必要となります。また、市場やトレンドの動きを素早く察知し、販売管理業務に落としこむような体制も求められるため、自社内におけるリソースの負担が大きくなる点はデメリットです。

パッケージ型の販売管理システム

パッケージ型の販売管理システムは、既製品のソフトウェアを自社のパソコンにインストールして使用する形です。比較的低コストで導入でき、社内規定などとも適合する場合にはスムーズな運用につなげられます。

業種業態別のソフトウェアが展開されていることも多く、利用しやすいのが特徴といえます。ただし、既製品のため機能拡張が不可能であり、業務フローなどに変更があった場合には対応しづらい点がマイナス要素です。

クラウド型の販売管理システム

クラウド型の販売管理システムは、インターネット環境さえあればどこでも利用可能であり、利便性に優れている点が大きなメリットです。また、導入にかかる費用を抑えられるため、小規模な企業でも導入しやすいといえます。

さらに、他システムとの連携にも対応していることが多く、効果的な運用の実現が可能です。ただし、自社独自の規程などに合わせた細かな拡張やカスタマイズは難しく、インターネットを介して利用することから、セキュリティ面での心配もあります。

まとめ

販売管理システムとは、商品販売に関わる販売管理業務を一元的に管理できるシステムのことです。販売管理機能と在庫管理機能、購買管理機能などを有する販売管理システムの導入は、企業に業務効率化やコスト削減、人為的なミスの低減などのメリットをもたらします。

販売管理システムからリアルタイムで得られる情報は、設備投資や人員配置、在庫管理を行う際の経営判断にも活用できます。販売管理システムの販売管理機能は、見積もりから受注、請求、入金といった各工程ごとに発生する手入力を減らせる機能です。

販売管理機能を使えば、販売管理に関わる情報や照合、修正といった手間を大幅に減らし、業務効率化と人為的ミス低減を実現できます。販売管理システムを導入する際は、カスタマイズの可否を確認し、自社の業種・業態に合った製品を選びましょう。

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