リアルタイムな在庫管理の必要性｜効果的な方法やメリットを解説

在庫管理をリアルタイムで行うことで、不要な業務やコストを削減できるといったメリットがあります。本記事では、リアルタイムな在庫管理が必要な理由や、実在庫と理論在庫が合わなくなる理由を解説し、リアルタイムな在庫管理を行う方法を詳しく紹介します。

目次

開く

閉じる

1. リアルタイムな在庫管理が必要な理由
2. 在庫管理で重要な「実在庫」と「理論在庫」
3. 在庫管理の課題は「実在庫と理論在庫の不一致」
4. 実在庫と理論在庫が合わなくなる理由
5. 在庫データを正しく把握するのに効果的な方法
6. リアルタイムな在庫管理を行うメリット
7. リアルタイムな在庫管理の実現において注意したい点
8. まとめ

リアルタイムな在庫管理が必要な理由

在庫管理とは、顧客の需要に応じて必要な商品を供給できるように適切な量や状態で保存・整理しておく作業です。在庫には完成した商品はもちろん、製造するための材料や部品なども含まれます。

また、在庫管理はリアルタイムで行うことで、その効果を最大限に発揮することができるとされています。なぜなら、在庫の把握に時間的な誤差が生じるほど、商品や材料が余ったり逆に足りなくなったりといったことが起こるリスクが高まってしまうからです。

特に、食品業などの業種においては、受注した商品や材料をその日のうちに出荷するのが常です。流通のサイクルが速いため、これに合わせて在庫も都度正確に把握しておく必要があります。

このように、商品を過不足なく提供するためのリアルタイムでの在庫管理は、企業の利益を上げるうえでも欠かせない大切な要素です。

在庫管理で重要な「実在庫」と「理論在庫」

在庫管理を行う上で理解しておきたい概念が「実在庫」と「理論在庫」です。在庫管理をリアルタイムに行うには、この実在庫と理論在庫の差異をなくすことが大切です。まずは、この2つの概念がどのようなものなのか、解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

実在庫とは

実在庫とは、倉庫などの保管場所において、目視や指さしなどで実際に確認できた在庫数を指します。動きのあった商品などに対して日常的に行われるものと、定期的に全ての品を確認する棚卸し作業があります。

確認方法としては、決まった個数が入った品は袋や箱単位で、バラの商品・部品については1つずつ数えていくことが多いです。

理論在庫とは

理論在庫とは、実際の在庫数とは別に帳簿やシステム上に記載されている数字のことです。主に商品・材料の入出荷伝票をもとに計算したもので、企業によっては「伝票在庫」や「帳簿在庫」とも呼ばれています。

例えば、帳簿・システム上に「入荷200個、出荷170個」とのデータがある場合、理論在庫は30個ということになります。

在庫管理の課題は「実在庫と理論在庫の不一致」

実在庫と理論在庫は、本来であれば数が一致するはずです。しかし、実際にはこの2つの数値が一致しないケースがよく発生してしまいます。

実在庫と理論在庫が一致しないと、「帳簿を見て在庫が足りると思ったのに、実は十分な在庫がなかった」などといったトラブルが生じます。このような事態が起きてしまっては、顧客にも迷惑をかけかねません。

取引や倉庫での作業上、理論在庫の更新と実在庫の更新に時間差が生じるのは仕方のないことですが、できるだけリアルタイムに一致するように管理しておかないと、次第にその差が大きくなって重大なトラブルを招いてしまいます。

実在庫と理論在庫が合わなくなる理由

では、なぜ在庫管理を行っているのに実在庫と理論在庫とが合わないといった事態に直面することがあるのでしょうか。

その原因として、仕入れ先のミスや入荷作業・保管中・出荷作業でのミス、反映漏れなどが考えられます。これらについて、1つずつ具体的に解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

仕入れ先のミス

実在庫と理論在庫に差異が生じる要因の1つに、仕入れ先のミスが挙げられます。商品や材料の仕入れを行う際、発注したのとは異なる数が送られてくる場合があります。これを気づかずに放置してしまうと、数にズレが発生します。

そのため、注文した商品・材料を受け取る際は、注文書・納品書と照らし合わせて、なるべくその場で確認するようにしましょう。そして、間違いを見つけた場合は仕入れ先へ問い合わせをするなど、早めに対処することが重要です。

入荷作業ミス

実在庫と理論在庫の相違は、入荷・入庫作業時のミスから起こる場合もあります。商品・材料を保管場所へ入荷する際に数を数え間違えたり、伝票への記載ミスが発生してしまったりするのです。

入荷すべき棚を間違えてしまうことによって、他の商品と交ざってしまい、在庫を数え間違える原因になることもあります。各品を決められたスペースへ確実に納められるような工夫が必要です。

また、入庫作業のみに気をとられて、入荷伝票を切り忘れるといったケースも考えられます。このようなミスをなくすためにも、従業員同士で協力・確認しあいながら作業を行う必要があります。

保管ミス

商品・材料の保管中に、ミスやトラブルが起こることもあります。例えば、棚から落ちて破損してしまったり、保存方法を誤って商品や材料を駄目にしてしまったりするケースです。

品物の取り出しや保管スペースの不足などで一時的に品物を移動させ、その後もとに戻されていなかったといったミスも考えられます。

このようなことが起こらないように注意喚起・対策を行うのは大前提として、万が一の場合は、破損などで処分した品数を把握・記録しておくことが大切です。

また、盗難によって従業員も気づかないうちに商品が減ってしまう可能性もあります。そのため、外部からの不法侵入を防ぐのはもちろん、内部不正が起こらないように複数の従業員で在庫管理を共有するなど、セキュリティに努めましょう。

出荷作業ミス

入荷時と同様、出荷時にも移動する商品・材料の種類・数を確認します。この時も、数え間違いや伝票への記載ミス、誤出荷といった原因で実在庫と理論在庫が合わなくなることがあります。形が似た別種類の品と混同しないようにするなど注意が必要です。

出荷する商品・材料を整えたら、今度は倉庫へ残った商品・材料の確認を行います。また、出荷伝票を確実に切るようにしましょう。

反映漏れ

在庫を破棄した際の記録漏れや入出荷時の伝票の切り忘れに加えて、メモや伝票作成までは行ったものの、帳簿への記載やシステムへのデータ入力がされていないこともあります。

理論在庫は帳簿やシステムデータで確認することが多いため、伝票を切っただけでは実在庫との間に差異があるように見えてしまう場合があります。このようなデータの反映漏れがないよう、最後までしっかり処理を行いましょう。

在庫データを正しく把握するのに効果的な方法

実在庫と理論在庫の差異をなくすためには、上記で解説したようにミスを防止する意識も大切ですが、より効果的な方法として「バーコードの活用」や「在庫管理システムの導入」による在庫データ管理の改革が挙げられます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

バーコード等の活用

在庫管理を手作業・手入力でこなしている企業は現在も少なくありませんが、これをリアルタイムで行うのはなかなか難しいことです。ミスも発生しやすく、効果的な方法とは言えません。

そのような課題に対して、リアルタイムな在庫管理を実現するために作業のデジタル化を進める企業が増えています。具体的には、品物や保管棚に添付されているバーコードやQRコードをハンディターミナルで読み取ることで手入力をなくすといった方法が挙げられます。

バーコードやQRコードを読み取るだけなので作業も効率的になり、計算間違いなどのミスも減らすことができます。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムも導入すれば、在庫データの管理はさらに効果的になります。在庫管理システムは、企業が抱える商品や材料の在庫について、その数や保管場所、状態などを適切に把握・管理するためのシステムです。

Excelなどのソフトを使用して在庫管理のための表を作成することもできますが、その場合は在庫の変動がある度に手入力が必要です。一方、在庫管理システムでは、バーコードなどの情報からデータを自動的に更新することができます。

また、在庫管理システムであれば伝票もタブレットなどを使って電子化できます。中には、ECサイトのカートと連携して店舗の在庫数を自動更新できる機能を持ったものなどもあり、ネットショップを展開する事業主をはじめ多くの企業から重宝されています。

その他、各システムごとに扱う品物の種類や業種・業界に合わせた機能が多数用意されており、導入しやすい価格帯のものも増えているので、製造業をはじめ倉庫業や小売業などのあらゆる業種で導入が進んでいます。

リアルタイムな在庫管理を行うメリット

在庫管理をリアルタイムで行うことで、過剰在庫や欠品を減らせるなど、さまざまなメリットが得られます。以下では、リアルタイムな在庫管理を行うメリットについて、それぞれを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

過剰在庫・欠品を減らせる

在庫管理に時間的なラグが生じるほど、実際の在庫と帳簿上の在庫とが合わなくなる可能性が高くなります。その結果、どの品をどれくらい仕入れるべきかを見誤ってしまうなど、発注作業に悪影響を及ぼします。

しかし、リアルタイムな在庫管理によって適切な発注・仕入れを行うことができれば、商品の過剰な在庫や欠品を減らすことができます。

マーケティングに活かせる

リアルタイムな在庫管理は、マーケティングに活かせるといったメリットもあります。顧客・クライアントにとって価値あるものを提供し続けるには、リアルタイムでの情報が必要不可欠だからです。

どの商品がどれくらい売れたかをリアルタイムで把握することで、企業におけるこれからの販売方針などの打ち出しに役立ちます。

企業の機会損失を防げる

近年では、顧客が自らさまざまな販売元から購買を選択できるようになったことから、企業としての差別化をするのが大変になっています。特に、正しい在庫の数や生産・出荷までにかかる期間は必ず正確に表示しないと、顧客からのクレームにつながります。

また、クレーム以外にも口コミなどで即座に企業の信頼性が低下してしまいます。そのため、リアルタイムな在庫管理によって顧客からの信頼を獲得することで、企業の大きな機会損失を防ぐことができます。

業務を効率化できる

在庫管理をリアルタイムで行うことは、業務を効率化することにも繋がります。例えば、実際の在庫数がリアルタイムで分かることにより、従業員同士の連携がスムーズに行えます。

その結果、在庫の有無をクライアントへ誤って伝えてしまい、過重在庫や不足といった人為的なミスを防ぐことができます。

リアルタイムな在庫管理の実現において注意したい点

リアルタイムな在庫管理を実現するには、上記で紹介したようなツールやシステムの導入が効果的です。しかし、これらの導入・運用には費用がかかります。

システムの導入・利用に必要な初期費用や月額費用だけでなく、運用体制の整備やトラブルに対応するための人材の確保も必要で、人件費がかかります。また、実際にシステムを利用する現場の従業員への教育・周知といった手間や教育コストも発生します。

ただし、適切な運用を続けていくことができれば、結果的に得られるメリットの方が大きくなる可能性は高いです。特に、現在の業務が属人化を起こしているなど課題が浮き彫りになっているのなら、将来的な資産を考えてシステムを利用する価値は大いにあります。

リアルタイムな在庫管理の実現を目指す際には、どのような手法が自社に合っているのか慎重に検討し、コスト面などのデメリットも考慮した上で施策を行っていく必要があります。

まとめ

在庫管理は、必要な商品を必要な時に顧客へ提供できるように、適切な量や状態で保存・整理しておく業務です。在庫には完成品のみならず、製造するための材料や部品なども含まれます。

在庫には、実際の在庫数を示す実在庫と帳簿上の在庫数を示す理論在庫とがあります。仕入れ先のミス・入出荷時や保管中のミスなどのさまざまな要因から、本来であれば一致するはずの数に差異が生じることもあります。

実在庫と理論在庫を一致させるには、各現場での在庫管理を確実に行うことが大切です。また、在庫管理はリアルタイムで行うことによって、過剰在庫や欠品を減らしたり、データをマーケティングに活用したりといったメリットを生み出すことができます。
バーコードやQRコードを利用した作業のデジタル化や在庫管理システムの導入などによってリアルタイムでの在庫管理を実現し、企業の利益向上を目指しましょう。