マニュアル作成は初心者でも可能？マニュアル作成の手順やコツを解説
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- マニュアルを作成する目的には、業務効率化・属人化防止・教育コスト削減などがある
- マニュアルを作成する際は、作成目的を明確にし、全体像を決めることから始める
- マニュアルを運用する際は、定着化と継続的な改善と更新をしていくことが大切である
マニュアル作成は、業務を効率化させ、製品やサービスの品質維持や教育コストの削減にもつながりますが、作成の手順やコツを知らずに作成するのは困難です。本記事では、マニュアルを作成する目的を解説し、マニュアルの作成手順やコツ、運用の注意点を紹介します。
マニュアルを作成する目的を再確認
マニュアルを作成する目的は、組織や個人が特定のタスクやプロセス、またはシステムを効果的に理解し、実行できるようにすることです。マニュアルは、情報の一元化・情報共有・効率の向上・ミスの軽減・品質管理の向上など、多くの目的を持っています。
ここでは、マニュアルを作成する目的について詳しく解説します。
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マニュアルを作成する目的
業務を効率化させるため
マニュアルの主な目的は、業務を効率化させることです。マニュアルは、業務プロセスやタスクの実行方法を明確にし、従業員がスムーズに作業できるようサポートします。
たとえば、レストランで働く従業員がオーダーの取り方を知る必要があるとします。マニュアルがあれば、具体的なステップやルールが記載されており、従業員はそれを参照してオーダーの取り方を学びます。
マニュアルで学習できることにより、実務での混乱やミスが減少し、効率的な業務の遂行が実現します。
属人化を防ぐため
マニュアルは、属人化を防ぐためにも役立ちます。属人化とは、特定の従業員が特定の業務やタスクに関する知識・スキルを独占的に保有している状態を指します。知識を持った従業員が退職したり休暇を取ったりすると、業務の遅延や混乱を招く可能性が高まります。
マニュアルの存在は、この問題を解決します。マニュアルには業務プロセスやタスクに関する情報が文書化されており、必要な情報を簡単に見つけることができます。
また、属人化を防ぐことにより、組織全体で業務知識やスキルを共有することができ、組織全体のスキル差が消滅します。このように、マニュアルは組織内での知識共有とスムーズな業務遂行に寄与します。
教育コストの削減につなげるため
マニュアルは、教育コストの削減にも貢献します。新入社員や新たなチームメンバーが入社した際、マニュアルを活用することでトレーニングが効率的になり、結果的に教育コストを節約できます。
従業員は、マニュアルを通じて業務の手順やポリシーを独自に学び、理解できます。そのため、トレーニング期間が短縮され、従業員が自己学習を通じてスキルや知識を習得可能です。
製品・サービスの品質維持・統一するため
マニュアルのメリットは、製品やサービスの品質を一貫して高い水準で維持し、統一することにあります。これは、企業が提供する製品やサービスが常に高品質であることを保証し、顧客に信頼感を提供するため非常に重要です。
たとえば、製造業においては、製品の品質を維持するために生産ラインの手順や品質検査の基準がマニュアルにまとめられます。そのため、製品の品質が一貫して高水準で保たれ、不良品の発生リスクが低減します。
また、新入社員はマニュアルを参照することで、素早くかつ効果的に業務を実行するスキルを習得できます。その結果、品質が確保されて顧客満足度が向上します。
マニュアルと手順書の違い
マニュアルと手順書は、情報提供の方法と対象において異なります。マニュアルは通常、組織全体の方針や手順、業務の概要など、広範な情報を説明する文書です。これは組織全体のガイドラインとなります。
一方、手順書は特定のタスクやプロセスに焦点を当てた具体的な手順を説明します。手順書はステップ1、ステップ2のように段階的に具体的な手順を提示します。
たとえば、マニュアルは企業の全体的な業務プロセスや安全方針に関する情報を提供し、手順書は特定のタスク（例: 製品の組み立て、文書の作成、サービスの提供）に関する具体的な手順を示します。
マニュアルの作成手順
正確で明瞭なマニュアルは、タスクの実行・問題の解決・トレーニング・品質管理など、さまざまな側面で役立ちます。しかし、効果的なマニュアルを作成するには、計画的なアプローチが必要です。ここでは、マニュアルの作成手順について詳しく解説します。
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作成する目的を明確にする
マニュアルの作成において、最初の重要なステップはその目的を明確にすることです。マニュアルが何を伝え、どのような利益をもたらすのかを理解すれば、効果的なマニュアルを作成できます。
たとえば、トレーニングを目的としたマニュアルであれば、従業員が業務やプロセスを効果的に学び、スキルを習得できるように設計されているかを確認します。
一方、プロセスの手順をまとめたマニュアルであれば、従業員が特定のタスクやプロジェクトを遂行するための指南書として機能するでしょう。目的を明確にすることで、マニュアルの内容とフォーカスが明瞭になり、読み手にとっても理解しやすくなります。
作成スケジュールを決める
次に、マニュアルの完成日を設定し、それに向けてのスケジュールを計画しましょう。スケジュールを守ることは、プロジェクトの円滑な進行に必要不可欠です。
まずは、マニュアルの完成目標日を設定し、完成日から逆算して、各段階での進捗状況や作業内容を計画します。各作業の期日が明確になれば、適切なタイミングで作業が進行できます。
また、作成スケジュールには余裕を持つことが重要です。予期せぬ問題や修正作業に対応できる余地を設けましょう。
マニュアルの全体像を決める
マニュアルの全体像を決めることは、読者が情報を迅速に見つけ、理解できるようにするための重要なステップです。まず、マニュアルを章やセクションに分割します。各章やセクションは特定のトピックや情報に焦点を当てます。
たとえば、はじめに・基本操作ガイド・詳細な手順・トラブルシューティング・サポートなどのセクションが考えられます。これにより、読者は必要な情報に迅速にアクセスできます。
また、目次や索引を設けて読者が必要な情報を素早く見つけられるようにしましょう。読者の視点から、どの情報が最も重要で、どの順序でアクセスするかを考えることがポイントです。
使用ツールを選定する
マニュアルを作成する際、使用ツールを選定することが必要です。ワードプロセッサ・ドキュメンテーションツール・オンラインプラットフォームなどから、適切なツールを選びましょう。
選択したツールは、マニュアルのデザインや編集に影響を与えます。ツールの選択は、プロジェクトのニーズやチームの要件に基づいて行いましょう。
まずは大枠から作成していく
マニュアルの作成において、効果的なアプローチは大枠から細部へと進むことです。まず、全体の構成を考え、目次を作成します。
その後、各章やセクションに内容を埋めていきます。大枠から始めることで、マニュアル全体の一貫性を保ちながら進めることができます。以下に、大枠からの作り方について、詳しく解説します。
構成と目次を作る
マニュアルを作成する際には、初めに明確な目次のタイトルを決定しましょう。目次はマニュアルの骨組みとして機能し、読者にとっての道しるべとなります。
たとえば、製品マニュアルの場合、目次には製品の概要・使い方・トラブルシューティングなどのセクションを設けることが考えられます。次に、情報を整理するための構成を考えましょう。また、わかりやすい見出しとページ番号を追加することも大切です。
構成と目次の整備によって、読者はマニュアル内の情報を簡単に見つけられ、必要なトピックに迅速にアクセスできるようになります。
本文を作成する
本文を作成する際、視覚的な要素の活用が重要です。複雑なプロセスや概念を説明する際には、図表やイラストを挿入することで読者は情報を視覚的に理解しやすくなります。特に、初心者向けのマニュアルでは、図解を通じて理解を深めることができます。
専門用語や略語が含まれる場合、その説明や注釈を追加し、読者にとって理解しやすくしましょう。また、わかりやすい言葉を使うことも大切です。
専門用語をできるだけシンプルに説明し、すべての読者が理解しやすい表現を心がけましょう。これらの方法により、効果的で読みやすいマニュアルの本文を作成することができます。
最終チェックを行う
最後に、マニュアルの最終チェックを行いましょう。これは、マニュアルが完成してから細部にわたる検証作業です。まず、誤字脱字や文法のミスを修正しましょう。次に、図表や図の挿入を確認し、必要なら修正や追加を行います。
レイアウトやフォーマットに注意を払い、読者がわかりやすくマニュアルを閲覧できるように調整します。適切な見出しや段落の使い方・番号つきリスト・箇条書きなど、情報を整理しやすい構造にしているかが重要です。
この最終チェックは、読者がわかりやすく、情報が正確であることを確認する重要なステップです。しっかりと最終チェックを行い、高品質なマニュアルを提供しましょう。
見やすいマニュアルを作成するコツ
ここでは、見やすいマニュアルを作成するための実用的なコツについて解説します。従業員、顧客がスムーズに必要な情報を見つけ、活用できるようにするためには、特定のコツやアプローチが必要です。
マニュアル作成の際に知っておくべきポイントを掘り下げ、使いやすいマニュアルを作成する方法を紹介します。
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見やすいマニュアルを作成するコツ
テーマを設定する
マニュアルを作成する際、最初に重要なのはテーマを設定することです。テーマはマニュアルの中心的な内容や目的を明確に示すものです。
テーマを設定することで、マニュアル全体の焦点が絞られ、読み手が求める情報を迅速に見つけることができるようになります。たとえば、製品の使い方マニュアルのテーマを考えてみましょう。
その場合、テーマは「製品の正しい使用方法や機能の説明」などが考えられます。テーマを明確にすることで、読者はマニュアルを開いた瞬間に、このマニュアルは製品の使い方に関する情報を提供していると理解しやすくなります。
読み手を意識する
マニュアルを作成する際には、読み手を意識しましょう。読み手は新入社員や他の従業員、顧客など多岐にわたり、その背景や知識レベルは異なります。そのため、マニュアルの内容や表現方法は、読み手の特性に合わせて選定する必要があります。
特に専門用語や業界固有の言葉は、読み手が理解できるように説明を加えたり、シンプルな表現に置き換えたりしましょう。読み手の視点からマニュアルを検討し、読み手が混乱する余地を最小限に抑えることが重要です。
読み手の背景や知識に合わせてわかりやすくて使いやすいマニュアルを作成するために、読み手の視点を重要視しましょう。
フォーマットを統一する
見やすいマニュアルを作成するためには、フォーマットの統一が大切です。フォーマットの統一によって、読み手が情報をスムーズに理解できるようになります。
まず、文体や表現の統一が大事です。マニュアル内で使用する語彙や表現方法を統一しましょう。たとえば、マニュアル全体を「フォーマルな語彙」で書くか、「カジュアルな語彙」で書くかを決定し、それに従って文章を統一します。
また、マニュアルの外観も統一しましょう。見出しのスタイル・フォント・フォントサイズ・箇条書きのスタイルなど、全ての要素を一貫性のあるデザインで揃えるのがおすすめです。
時系列で並べる
イベントやプロセスの手順を説明する際、時系列で情報を並べると非常に効果的です。たとえば、製品の組み立て手順やプロジェクトの進行ステップなど、時間や順序に関連する情報を時系列で整理することで、読み手はステップごとに進行状況を追いやすくなります。
製品の組み立て手順が段階的に示され、各ステップの順序が明確に説明されていると、従業員は迷うことなく作業を進めることができます。
また、時系列で情報を提示することは、誤解や混乱を防ぐのにも役立ちます。読み手が出来事やプロセスの流れを理解しやすく、ミスを最小限に抑えるのに貢献します。
図解・フローチャートを使用する
マニュアルを作成する際の重要なコツの1つは、図解やフローチャートを活用することです。テキストだけでは理解が難しい場合に、図や図表を用いることで情報を視覚的に理解しやすくなります。
たとえば、製品の組み立て手順やプロジェクトのフローを、図解やフローチャートで表現すると、従業員はステップごとの関連性や流れを迅速に把握できます。その結果、タスクの実行がスムーズになり、ミスの発生が減少します。
要点を明確にする
マニュアル内の情報を必要最小限に絞り込み、主要な要点に焦点を当てることで、大量の情報に埋もれず、重要なポイントを見逃しません。
マニュアル内の情報を選別し、主要な内容を優先的に取り上げます。読み手が必要とする情報を的確に提供することで、混乱を避け、業務効率を向上させることができます。
要点を説明する際には、明確かつ簡潔な言葉遣いを心がけましょう。冗長な説明や専門用語の過度な使用は避け、できるだけシンプルな表現を用いることが、理解しやすいマニュアルを作成するコツです。
5W1Hを意識する
5W1Hとは、Who（誰が）・What（何を）・Where（どこで）・When（いつ）・Why（なぜ）・How（どのように）を意味します。
マニュアルに記載する情報が5W1Hを満たしていることを確認します。読み手が情報を正確かつわかりやすく理解するためには、これらの要素が揃っていることが重要です。
過去のトラブルを盛り込む
マニュアルには、実際に過去に発生したトラブルを混ぜましょう。特に対応に時間がかかってしまったものをマニュアルに含めておくと、同じトラブルが起こった際に迅速に対処できます。
トラブルの原因が回線不良などの場合は通信環境を整備することで解決できますが、操作ミスや確認漏れなどが原因で起きるトラブルは、適切なフローで作業を進めるしかありません。
そのため、何をどう誤ってどのような状態になってしまったのかなど、過去の失敗を盛り込むことで、トラブルの再発防止に期待ができます。
マニュアルを運用する際の注意点
マニュアルを運用する際には、いくつかの注意点が存在します。マニュアルは実際に業務に役立てられてから効果を発揮します。主に、以下のような注意点を意識しましょう。
マニュアルを定着化させる
マニュアルは業務にあたる人材がわかりやすく、読めば誰でもが内容を理解できるのが理想です。しかし、現場の上長や管理者がマニュアルから外れた業務を行っていると、マニュアルを参照する意味がなくなり、統一化された業務の遂行が困難になってしまいます。
したがって、多数の従業員にマニュアルの内容を実践してもらうためには、まず役職の高い人材に対してマニュアルを定着化させ、間違いなく広められるように整えておくことが大切です。マニュアルの説得力を高めるためにも、自然な業務への定着を意識しましょう。
継続的な改善と更新を行う
マニュアルは一度作成したら終わりではなく、継続的な改善と更新を行う必要がありますす。これは、新しい情報や変更事項に適応し、マニュアルを常に最新の状態に保つために重要です。
新しい技術や規制の導入、業務プロセスの変更など、組織内外でさまざまな要因が変化します。古いマニュアルではこれらの変更に柔軟な対応ができず、従業員が正確な情報を得ることが難しくなります。
そのため、マニュアルは定期的に見直し、変更点を反映させるのが大事です。継続的な改善と更新を通じて常に最適な状態を保ち、組織内外の利用者が信頼できる情報を得られるようにしましょう。
効率的に作成するにはマニュアル作成ツールがおすすめ
マニュアルを効率よく作成するには、マニュアル作成ツールの使用がおすすめです。ツールによって異なりますが、業務マニュアルや営業マニュアルなど、あらゆるマニュアルのテンプレートがツールには備わっています。
また、ツールの中にはさまざまな業種での導入実績があるものもあり、複数の事業を行っている企業でも、1つのツールで異なる事業のマニュアルを作成することも可能です。
スムーズにマニュアル作りが行える機能が搭載されているため、マニュアル作成に初めて取り掛かる企業にもおすすめです。
まとめ
マニュアル作成は、組織や個人が業務を効率化し、品質を維持・統一するために非常に重要です。マニュアル作成時には多くのコツがあります。多くの要素を考慮してマニュアルを作成することで、読み手にとって使いやすく、効果的なガイドとなります。
しかし、マニュアルの価値は作成だけではなく、効率的な運用にも関わります。組織や環境は常に変化し、新しい情報やプロセスが導入されるため、マニュアルは定期的な改善と更新が必要です。
従業員にも、マニュアルがどれほど重要なのか、その適切な運用がなぜ必要なのかをわかりやすく伝えることが大切です。
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