アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選｜選ぶポイントも解説

近年では珍しくないオンライン商談ですが、対面と違って相手の感情が読みにくいため、「アイスブレイク」といった緊張を和らげる手法が重要度を増しています。本記事では、オンライン商談の際のアイスブレイクに役立つオンライン商談ツールの紹介や、成功させるコツを解説します。

目次

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1. オンライン商談でもアイスブレイクは必要
2. オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるコツ
3. オンライン商談でのアイスブレイクの注意点
4. オンライン商談ツールのプロフィール機能が便利
5. アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選
6. その他のオンライン商談ツールの選び方
7. まとめ

オンライン商談でもアイスブレイクは必要

オンライン商談におけるアイスブレイクは、人間関係を築くために重要であり、相手との信頼関係を構築し、円滑なコミュニケーションを促進する役割を果たします。ここでは、オンライン商談でのアイスブレイクの概要と重要性について詳しく説明します。

そもそもアイスブレイクとは

アイスブレイクは、話し相手との緊張状態を和らげ、会話をしやすくするためのコミュニケーション術です。冷たい雰囲気を温かくし不安や緊張感を軽減させ、共通の興味や趣味、質問などを活用して会話をスムーズに始め、リラックスした雰囲気を醸成します。

アイスブレイクはビジネスミーティング、セミナー、ネットワーキングイベントなど、さまざまな社交的な場面で必要とされ、関係性構築に貢献します。

アイスブレイクの重要性

アイスブレイクは、相手との信頼関係を築き、コミュニケーションを円滑に始めるためのポイントとなります。特にオンライン環境では、相手の感情や態度を直接的に読み取ることが難しいため、最初の印象や初期のコミュニケーションが非常に重要です。

アイスブレイクを使うことで、相手との距離を縮め、リラックスした雰囲気を作り出し、信頼を築く土台を構築できます。以下、アイスブレイクの重要性について解説します。

お互いにリラックスする

オンライン商談において、アイスブレイクはお互いにリラックスできる環境を築くための重要なポイントとなります。ビデオ会議やチャットを通じたコミュニケーションは、対面の場合と異なり、相手の感情やリアクションを読み取りにくいことがあります。

アイスブレイクは緊張感を和らげ、信頼関係を構築するための手法であり、これにより参加者は自然な状態で自分らしさを表現できます。リラックスした雰囲気では、オープンで率直なコミュニケーションが促進され、意見交換が円滑になります。

相手の本音を引き出す

アイスブレイクは相手との緊張感を和らげ、友好的な雰囲気を醸成することで、相手は自分の本音や課題をよりオープンに共有しやすくします。コミュニケーションを通して警戒心を解き、信頼関係を築く助けとなります。

また、アイスブレイクは相手に話しやすさを提供し、リラックスした環境を作り出します。リラックスした環境を作ることで、相手はより率直に意見を述べ、懸念や期待を共有し、建設的な対話が生まれやすくなります。

オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるコツ

オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるためには、いくつかの重要なコツがあります。ここでは、効果的なアイスブレイクのための基本的なアプローチを紹介します。

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名刺交換がない代わりに自己紹介をする

オンライン商談では、名刺交換のような物理的な接触がないため、最初に自己紹介をして自分自身を簡潔かつ明確に紹介しましょう。相手に自分の背景や専門知識について理解させることで、お互いの背景や共通の興味を把握しやすくなり、信頼感を築く基盤となります。

自己紹介の際は、挨拶を混ぜながら自分の名前・所属する会社や組織・役職・簡単な業務内容を伝えましょう。また、相手に質問を投げかけることも重要です。

相手に対して興味を持ち、相手のバックグラウンドや関心事について質問することで、対話が始まりやすくなります。

オンラインでは結論から話す

オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるコツとして、結論から話すことを心がけましょう。結論から始めることで、話題の焦点を明確にし、相手にすぐに重要な情報を提供できます。

これは相手の関心を引き、対話の効率を高めます。また、オンライン商談では時間制約があることが多いため、結論から話すことで、より多くの議題をカバーする時間を確保でき、効果的なコミュニケーションを実現します。

結論からスタートし、必要に応じて詳細を補完することで、オンライン商談をスムーズかつ効果的に進めることができます。

相手の情報など事前準備を行う

アイスブレイクを効果的にするためには、相手の背景情報、関心事、業界動向などを調査し、事前に把握しておくことが重要です。この準備により、相手に興味を持っていることを示し、的確な質問やコメントを提供できます。

相手の視点を理解し、共通のトピックを見つけることで、アイスブレイクがスムーズに進行し、信頼感が築かれます。事前準備はオンライン商談の成功に欠かせず、相手の興味を引き、有意義な対話を実現します。

心理テクニックを使用する

オンライン商談でアイスブレイクは、心理テクニックも効果的です。例えば、ミラーリングは相手の言動や姿勢を模倣することです。相手の特定の言葉やフレーズ、ポーズなど、それに合わせて返答や行動をすることで、相手との共感を高め、信頼感を築くことができます。

また、返報性の法則は相手に何か価値を提供すると、相手も何かを返そうとする心理を利用します。情報提供やサポートを通じて、相手との信頼関係を構築し、協力関係を促進します。

両面提示の法則は、商品やサービスのメリットだけでなく、デメリットも率直に伝えることです。透明性を高め、信頼を築く一助となります。デメリットについても誠実に説明することで、商談相手はより信頼しやすくなります。

これらの心理テクニックを使うことで、オンライン商談でのアイスブレイクを成功させ、信頼性の高いコミュニケーションを築くことができます。

オンライン商談で話すネタを用意する

オンライン商談を実施する際は、事前に話すネタを用意しておきましょう。アイスブレイクのネタを選ぶことで、対話がスムーズに始まり、相手との共感を築きやすくなります。以下、オンライン商談で使えるアイスブレイクのネタを紹介します。

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背景に触れる

オンライン商談で話すネタとして、相手の映り込んだ背景に触れることが効果的です。相手の背景には、趣味・関心事・環境などが映り込むことがあります。これを会話のネタとして活用することで、相手との共感や親近感を高め、対話をスムーズに始めることができます。

相手の背景について尋ねることは、相手に自身を表現する機会を提供し、信頼関係を築くのに役立ちます。ただし、プライバシーに配慮し、無理に個人的なトピックに踏み込まないよう注意しましょう。

時事ネタ

時事ネタは共通の関心事を提供し、対話を刺激する素材となります。たとえば、最新のビジネス動向、経済指標、テクノロジーの進化、または社会的なイベントについて触れることで、相手との共通の興味を共有できます。

これにより、商談がより興味深く、有益なものになる可能性が高まります。ただし、選ぶトピックには注意が必要で、政治的な議題や感情的なトピックには慎重にアプローチし、相手の立場や快適さを尊重することが大切です。

季節や天気

季節の変化や天気に関する会話は、日常的で誰もが共有できる要素であり、相手との共感を高めます。たとえば、現在の季節や天気について短いコメントを交わすことで、会話をリラックスさせ、対話を始めやすくします。

また、季節や天候に合わせて、相手との共通の趣味やアクティビティについて話すこともできます。たとえば、夏ならばアウトドア活動やバーベキュー、冬ならばスキーやクリスマスの計画などを共有し、親しみや信頼感を築く素材として活用しましょう。

商談相手の地域

年齢関係なく自身の地元の話題は盛り上がるため、商談相手のオフィスがある場所など、地域の話題をアイスブレイクに利用するのがおすすめです。全国的に人気のテーマパークやグルメなど、地域の話題は広げやすくもあります。

ただし、商談相手が法人ではない場合、ピンポイントすぎる地域の話題は不信感を与える可能性があるため、プライバシーの配慮が必要です。

BGMを流す

BGMを流すことは、対話をリラックスさせ、雰囲気を整えるための効果的な手法です。BGMは無声のビデオ通話やチャットの際に、相手との間に感情的な繋がりや共感を促進するのに役立ちます。

選曲には慎重に注意し、商談の性格や相手の好みに合ったBGMを選び、過度に派手な曲は避けましょう。音量は会話を妨げないように調整し、BGMは背景で流れ、会話を主役とすることが大切です。

オンライン商談でのアイスブレイクの注意点

オンライン商談においてアイスブレイクは、円滑な対話のスタートを切る重要な要素ですが、注意点も存在します。特にオンライン環境では、相手の反応を察することが難しいことがあるため、注意深くアプローチする必要があります。以下、注意点について解説します。

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アイスブレイクが不要な場合がある

オンライン商談において、アイスブレイクが必ずしも適切でないケースもあります。たとえば、相手が限られた時間しか持っていない重要な議題を扱う場合や、既に親しい関係である場合、アイスブレイクが不要なこともあります。

アイスブレイクを行うかどうかは、TPOや相手の状況を十分に理解し、最適な判断を下すことが重要です。アイスブレイクが不要な場合には、直接主題に入ることで、相手との対話がより効果的に進行することもあります。

ラポールスキルが必要

ラポールスキルとは、相手との信頼関係を築く能力のことで、高いラポールスキルを持つ人は他者との信頼関係の構築が上手い人といえます。商談では信頼を得ることが重要なため、対面・オンラインを問わず商談ではラポールスキルが求められます。

しかし、オンラインでは画面越しであることから、対面での商談よりも高いラポールスキルが必要です。

キャリブレーション

ラポールスキルでは、相手の発言以外で相手の状況や心理状態を察する「キャリブレーション」が重要です。キャリブレーションは本来「調整する」という意味ですが、ラポールスキルにおいては察することを指します。

「ありがとう」という言葉に対して、声のトーンや表情、仕草などから本当に感謝しているかどうかを察することがキャリブレーションであり、ラポールスキルを鍛えるには欠かせないスキルです。

オンライン商談においては、「アイスブレイクに乗ってはいるが本題に入りたそうにしている」というような相手の心情をすばやく察知して商談を進行できるスキルです。

手短に終わらせる

アイスブレイクは緊張をほぐす目的で行うため、手短に済ませるのが基本です。相手との親睦を深めるために行うものではなく、商談を円滑に進めるための手法のため、必要以上の時間をかけるのは好ましくありません。

オンライン商談の場合は集中力が切れやすいこともあり、長すぎるアイスブレイクが原因で集中力を切らしてしまっては本末転倒です。特に、商談前のアイスブブレイクは本題を話し切れないミスに繋がるため、手短に終わらせましょう。

雑談は商談後に行う

オンライン商談におけるアイスブレイクは、緊張感をほぐすために商談前に行われますが、商談後においても有効な場合もあります。商談後に雑談を行うことで、お互いがリラックスし、気軽に日常の話題を楽しむ余裕が生まれます。

商談中に雑談を挟むと商談が間延びし、効果的なコミュニケーションが難しくなる可能性があります。したがって、商談自体を効率的に進行させ、重要なポイントをカバーした後に、商談後の雑談を楽しむことがお互いにとってプラスとなるでしょう。

礼節を守る

対話が盛り上がったとしても、相手に対する尊重と礼儀を忘れてはいけません。軽い冗談や軽口を交えることは、コミュニケーションを活性化させる手段として有効ですが、相手の感情や価値観を尊重することが大切です。

冗談が相手に不快感を与えたり、敬意を欠いた発言で信頼を傷つけたりしないよう注意が必要です。

また、アイスブレイクにおいても、相手のプライバシーや個人的なトピックに踏み込む際には、相手の節度や快適さを尊重しましょう。礼儀正しさは信頼を築き、円滑なコミュニケーションを支える基盤となります。

対立するネタは避ける

アイスブレイクの際に特に避けるべきなのは、対立を招く可能性のあるトピックです。宗教・政治・スポーツなどは人々の意見や情熱が高まり、意見の対立が生じやすい領域です。

商談では協力的な雰囲気を築くことが重要であり、こうしたトピックを避けることで、対話が円滑に進行しやすくなります。商談相手の信条や価値観に関するトピックに触れる際には、慎重になり、相手が不快に感じないように注意しましょう。

代わりに、共通の興味を共有できるトピックや軽い話題を選ぶことで、対話がより建設的に進行し、良好な関係を築くことができます。

オンライン商談ツールのプロフィール機能が便利

オンライン商談ツールは、ビジネスコミュニケーションや仕事の効率化に役立つプラットフォームです。ビデオ通話、チャット、ファイル共有、画面共有などの機能を提供し、遠隔地の相手とのコミュニケーションを効果的に行うことができます。

特にプロフィール機能は便利で、ユーザーの情報をプロフィールとして収集・表示することができ、ビジネスコミュニケーションにおいて多くのメリットがあります。

まず、プロフィール情報を共有することで、相手との導入や自己紹介がスムーズに行え、コミュニケーションが円滑に始まります。また、スケジューリングと連動させることで、商談の予定や適切な時間帯を共有しやすくなり、効率的なスケジュール調整が可能です。

プロフィールにスキルや業務経験を掲載することで、専門知識を把握しやすくなり、相手との専門的な協力が促進されます。プロフィールを活用することで、ビジネスコミュニケーションの効果を高め、ビジネスの成功に貢献します。

アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選

その他のオンライン商談ツールの選び方

オンライン商談ツールを選ぶ際は、以下に掲載しているポイントを考慮し、自社ニーズに合致したツールを選定しましょう。「重要な3つのポイント」「その他の比較ポイント」の項目に分けて紹介しているため、ツールを選定する際は参考にしてください。

【重要な3つのポイント】

1. 接続方式を確認
2. 通話方法を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. 料金体系を確認
3. 商談以外にも利用できるか
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制は充実しているか

まとめ

アイスブレイクは、商談の冒頭で緊張をほぐし、相手との信頼関係を築くためのコミュニケーション術です。相手の背景や共通の興味を話題にすることで、お互いにリラックスしやすくなります。

ただし、プライベートなトピックに触れる際には注意が必要で、相手の快適さを尊重することが大切です。また、政治や宗教など対立を招く可能性のあるトピックは避けましょう。

オンライン商談ツールは、ビデオ通話、チャット、ファイル共有、画面共有などの機能を提供し、遠隔地の相手とのコミュニケーションを支援します。また、プロフィール機能を活用することで、ビジネスコミュニケーションがより効果的になります。

相手との共通の興味を見つけ、信頼感を高めることで、より建設的なビジネス関係が築かれます。商談の成功に向けて、アイスブレイクを上手に活用し、有意義なオンライン商談を実施しましょう。