プロジェクト管理ツールの導入手順｜3STEPの進め方・ポイントを解説

プロジェクト管理ツールの導入を検討している企業の中には、企業のDX化やツール導入の進め方をどうしたら良いかと悩む担当者も多いでしょう。本記事では、プロジェクト管理ツールを導入する進め方や、導入の際に失敗しないためのポイントについても解説しています。

目次

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1. プロジェクト管理ツールを導入する際の進め方
2. プロジェクト管理ツールの導入で失敗しないポイント
3. まとめ

プロジェクト管理ツールを導入する際の進め方

プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクトの成功率を高める有効な手段ですが、導入を成功させるためには、導入前の準備が重要です。

導入前に準備をしっかり行うことで、プロジェクト管理ツールを効果的に活用でき、プロジェクトの成功率を高めることができます。

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現状の課題を明確にする

プロジェクト管理ツールを導入する際には、適合するツールを正しく選ぶためにも、現状の課題を明確にすることが重要です。社内で進んでいる既存プロジェクトの管理体制や、ワークフローなどを改めて見直してみましょう。

また、それらの課題には優先順位を付け、特に課題したい部分がどこかを明確にしておきましょう。明確化することで、以下で解説する要件定義やツールの選定がスムーズに行えます。

要件定義をする

プロジェクト管理ツールを導入する際は、まず現状分析を行い、プロジェクト管理の課題を洗い出します。そして、課題を解決するために必要な機能や仕様を、優先順位をつけて整理します。

課題の具体例として、進捗管理・スケジュール管理・コミュニケーション・データの可視化が挙げられます。要件を整理する際には、具体的でわかりやすい表現を使う、機能や仕様の詳細まで記載して内容の不足や重複がないか確認する、といった点に注意しましょう。

ツールの選定や必要な機能を洗い出す

ツールを選定する際・必要な機能を洗い出す際には、要件定義で整理した内容を踏まえて複数のツールを比較検討し、自社に合ったツールを選定することが重要です。

必要な機能の洗い出しでは、課題を解決するために必要な機能・プロジェクトの規模や種類に合った機能・利用者のニーズに合った機能などを考慮しましょう。業種に特化したツールを選ぶことで、自社に必要な機能や性能をより確実に備えたツールを選ぶことができます。

プロジェクト管理ツールの導入で失敗しないポイント

プロジェクト管理ツールを導入する際には、事前の準備と導入後の適切な運用が重要です。事前の準備が不足していると、導入後に想定外の課題が発生し、失敗につながる可能性があります。

ここでは、プロジェクト管理ツールの導入で失敗しないためのポイントを解説します。

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全従業員に周知する

プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクトの効率化や成功率の向上につながる有効な手段です。しかし、導入後にうまく活用できなければ、導入前よりも状況が悪化する可能性があります。

そのため、プロジェクト管理ツールを効果的に活用するためには、導入前後の準備と運用が重要です。導入前の準備では、現状分析と課題の明確化・要件整理・適切なツールの選定を行う必要があります。

プロジェクト管理ツールの導入は、DX化を推進する上で重要な取り組みです。全従業員に導入の目的と意義を周知し、全部署を巻き込んでDX化を進めることでツール活用の理解が深まり、プロジェクトや業務の総体的向上を図ることができます。

ツールを推進するチームを設立する

プロジェクト管理ツールの導入にはさまざまな課題があります。これらの課題を解決するためには、ツール推進チームが先頭に立って、プロジェクト管理ツールの導入を推進することが重要です。

推進チームは、プロジェクト管理ツールの導入を成功させるための専門知識やノウハウを有しており、ツール選定・導入・運用をスムーズに進めることに貢献します。また、活用方法を研修やマニュアル作成で従業員にわかりやすく伝えて、活用を促進させます。

ツール推進チームがプロジェクト管理ツールの活用方法を積極的に啓蒙することで、全従業員の専用ツールを活用したプロジェクト管理の重要性へ理解が深まるでしょう。積極的に活用する習慣が身に付くと同時に、DX化推進も図れます。

定着するまでフォローアップする

プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクトの効率化や成功率の向上につながる有効な手段ですが、導入後にツールが定着しないケースも少なくありません。そのため、研修や定期的な利用調査アンケートも、導入プログラムに組み込む必要があります。

ツールの機能や操作方法、プロジェクト管理の基本的な考え方をはじめ、ツールの活用事例などについて、従業員のレベルやスキルに合わせた内容で実施しましょう。

定期的にアンケートを行い、状況によっては旧ツールへの回帰も視野に入れる必要があるかもしれません。利用するマネージャー・従業員の目線に立ち、ツールの定着を図ることが重要です。

導入の効果検証を行う

プロジェクト管理ツールを導入しても、その効果が十分に得られていないケースは少なくありません。このような状況を避けるためにも、定期的に効果検証を行うことが重要です。

効果検証では、導入前後のプロジェクトの進捗状況やコスト、品質などを比較することで、ツールの導入効果を定量的に評価することができます。具体的な効果検証項目としては、プロジェクトの進捗率・完了率・コスト・品質・納期・リスクなどが挙げられます。

定期的な効果検証の共有により、従業員もツール導入の効果を身近に実感でき、より有効的な改善点やニーズが寄せられるでしょう。良好なコミュニケーションを保ちながら、プロジェクト成功率を高めていけます。

一定のコストがかかることを理解しておく

プロジェクト管理ツールには無料トライアル期間やフリープランがあるものもあります。しかし、企業の導入目的や課題解決を円滑に達成するにはこれらでは物足りず、有料プランへの登録が必要となる場合が多いです。

そのため、一定の導入費用やランニングコストがかかることを理解しておく必要があります。必要なコストは契約内容やプロジェクト規模などにより異なるため、自社にとって費用対効果が高いシステムを選定することが重要です。

導入直後は活用する機能を制限する

プロジェクト管理ツールを社内にスムーズに定着させるには、なるべく社員に負担をかけず、まずは慣れることに徹する取り組みが重要です。そのために、まずは業務に必要な機能だけに限定して活用し、慣れてきたら徐々に利用機能を拡大していくといいでしょう。

はじめから無理にすべての機能を使いこなそうとすると、社員に「操作が難しくてわからない」「使いづらい」と感じさせてしまい、離脱につながりかねません。また、システムに定着支援のサービスがある場合にはサポートを受けるのも効果的です。

まとめ

プロジェクト管理ツールの導入には、現状把握と課題整理・機能要件の洗い出し・ツール選定・導入と運用の4つのステップがあります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの進捗状況を可視化できたり、タスクの管理を効率化させたりすることが可能です。コミュニケーションが円滑になったり、プロジェクトの成功率が高まるなどのメリットが期待できます。

プロジェクト管理ツールの導入を成功させるためには、自社の課題やニーズをしっかりと整理して複数のツールを比較検討し、導入計画をしっかりと策定しましょう。ツールの使い方や運用方法を社員に周知し、導入後の運用を継続することが重要です。