プロジェクト管理ツールの導入手順｜現状の課題･要件定義を明確にして最適なツール選びをするポイントとは

プロジェクト管理ツールの導入を検討している企業の中には、企業のDX化やツール導入の進め方をどうしたら良いかと悩む担当者も多いでしょう。本記事では、プロジェクト管理ツールを導入手順をご紹介。各ステップでのポイント・注意点を解説し、業績向上がかなう最適なツール選びをサポート。おすすめツールが一目でわかる比較表も。

目次

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1. プロジェクト管理ツールの始め方
2. プロジェクト管理ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
3. プロジェクト管理とは
4. プロジェクト管理で管理すべき項目
5. プロジェクト管理の目的
6. プロジェクト管理：基本の流れ
7. プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点
8. プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点
9. まとめ

プロジェクト管理ツールの始め方

プロジェクト管理ツールの一般化により、プロジェクトの進行状況が可視化され、効率的なタスク追跡やリソース管理ができるようになりました。AI（人工知能）を取り入れ、各業務の最適化の精度も向上し、今後はより高度かつ柔軟で、自社の体系・ワークフローに適応したプロジェクト管理ツールの選定が求められます。

プロジェクト管理ツールの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なプロジェクト管理ツールを選びましょう。

プロジェクト管理ツールを検討するならこのサービスがおすすめ

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、ビジネスや組織におけるプロジェクトを計画的かつ効率的に遂行し、成功に導くための総合的なアプローチです。「人・もの・お金・時間・情報」を適切にコントロールし、プロジェクトの成功確率を高めます。

プロジェクト管理には「プロジェクトマネージャー（PM）」の存在も欠かせず、需要が高まる昨今ではプロジェクトマネジメントに係るスキルや資格も注目されています。

人員配置、スケジュール管理、予実管理、各部門とのコミュニケーションなど、プロジェクト全体を細部まで把握することが求められます。それらを効率的に遂行し計画達成に導くツールとして、多くのプロジェクト管理ツールが展開されています。

プロジェクト管理で管理すべき項目

プロジェクト管理において、成功に向けて順調な進行と品質の確保を実現するためには、さまざまなリソースを管理する必要があります。ここでは、プロジェクト管理で管理するべきリソースについて解説します。

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代表的な5項目

コスト管理

プロジェクト管理におけるコスト管理は、プロジェクトの予算と実績を分析し、コストの効果的な制御と予算内でのプロジェクト完了を実現するために重要なプロセスです。まず、プロジェクト開始前に詳細な予算を策定し、各フェーズでの予算を設定します。

プロジェクトが進行するにつれ、実際のコストを追跡し、予算内で進行しているか確認します。また、コスト管理はリスク評価にも関連しています。予期せぬ問題や変更が発生した場合、それがコストにどのような影響を与えるかを評価し、対応策を策定します。

コスト管理により、予算内でプロジェクトを効果的に実行し、無駄なコストを削減し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

要員管理

要員管理は適切なスキルやリソースの確保・人員の配置・モチベーション維持などを行います。プロジェクトに適切な人材を割り当て、その人材が効果的に作業できるようにサポートすることが重要です。

要員管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、スケジュールや予算を遵守し、品質を確保する役割を果たします。また、コミュニケーションやチーム形成も要員管理の一部であり、円滑なプロジェクト進行を支援します。

品質管理

品質管理は、プロジェクトの成果物やプロセスが設定された品質基準や要件を満たしているかどうかを確認し、必要に応じて品質の向上を図る業務です。

品質管理は品質計画の策定、品質保証の実施、品質管理の実行と監視など、さまざまなステップで構成されます。品質管理により、プロジェクト成果物の品質が確保され、顧客満足度が向上し、プロジェクトの目標達成に貢献します。

スケジュール管理

スケジュール管理は、プロジェクトの進行とタイムラインを効果的に管理するプロセスです。プロジェクトのタスクや活動を計画し、優先順位をつけ、時間的に配置します。また、進捗を追跡し、予定通りに進行しているかどうかを監視します。

スケジュール管理は、プロジェクトの遅延やリソースの適切な割り当て、リスクの管理などにも関連します。適切なスケジュール管理により、プロジェクトは予算内で完了し、品質を維持することができます。

リスク管理

リスク管理は、潜在的なリスクを特定し、適切な対策を策定します。リスクを最小限に抑え、プロジェクトの目標達成を確実にするためのプランニングとモニタリングに焦点を当てます。

プロジェクトの進行中は継続的に行われ、新たなリスクの特定や変更に柔軟に対応します。適切なリスク管理は、予算超過やスケジュール遅延などの問題を最小限に抑え、プロジェクトの進行をスムーズにします。

その他の項目

上記で紹介した他にも、プロジェクト管理のQCD（品質・コスト・納期）を効率的に管理するため、「PMBOK」では次のような要素が項目として設定されています。

世界基準のプロジェクトマネジメント技法：PMBOKとは

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）は、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたもので、1996年に初版が発行されて以来改訂を重ね、現在は第7版が最新となっています。

プロジェクトを統合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理・品質管理など10種類の知識エリアに分割します。10種類の知識エリアをさらに「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分類したものを基盤として管理します。

PMBOKでは、QCD（品質・コスト・納期）の効率的な管理が可能です。しかし、プロセスの枠組みが明確化される反面、柔軟性や想定外の事態への対応には不向きとされています。

プロジェクトマネジメントは世界の様々な現場で重要視され、PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）の国際資格が設けられると共に、年々注目度が高まっています。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、複雑なタスクや活動を統合し、計画的かつ効果的に実行して、プロジェクトの成功を支援します。ここでは、プロジェクト管理の主な目的として3つの項目について解説します。

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要件を達成するため

プロジェクトは通常、特定の目標や要求事項を満たすために実施され、要件は納期・予算・品質・スコープ・リスクなど、多岐にわたります。プロジェクト管理はこれらの要件を確実に満たすために計画・実行・監視・調整のプロセスを通じてプロジェクトを推進します。

一方で、プロジェクト管理を適切に行わない場合、納期の遅延・予算超過・品質低下などのリスクが生じる可能性があります。これらの問題はプロジェクトの成功を危うくし、結果として企業やプロジェクトチームに深刻な影響を及ぼす可能性があります。

したがって、プロジェクト管理は要件達成に焦点を当て、同時にリスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功させるために有効な手法です。

利益を最大化させるため

プロジェクト管理の主要目的は、組織や利害関係者に対して利益を最大化することです。プロジェクトが予算内で効率的に進行し、納期を守り、品質を確保することで、コスト削減や収益増加が実現されます。

また、競争力を高め、市場シェアを拡大するための新製品やサービスの開発、改善もプロジェクトによって達成されます。さらに、プロジェクト管理は顧客満足度を向上させ、信頼性を築く重要な手段でもあります。

発生しうるリスクへ対策を講じるため

プロジェクト管理を行わずに業務を進行した場合、以下のようなリスクが考えられます。

1. 各フェーズの時間配分がままならず、納期に間に合わない
2. 想定外のリスクや費用が発生し、予算オーバーになる
3. クライアントの求める品質を維持・達成できない

リスクが発生しては、プロジェクトの完遂は見込めないでしょう。クライアントの信頼が揺らぐ状況は、次の取引も危ういと言えます。このような状態を未然に防ぐためにも、プロジェクト管理がいかに重要か理解できます。

プロジェクト管理：基本の流れ

ここでは、プロジェクト管理の流れについて詳しく解説します。以下の3つの項目を参考にして、効果的なプロジェクト管理を実行しましょう。

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プロジェクトの目標設定

プロジェクトの目標設定では、まずプロジェクトのスコープを明確に定義し、何を達成すべきかを明示します。次に、ステークホルダーの要望や要件を考慮し、利益が出るように目標を策定します。

そして、目標が明確になったら、それをプロジェクト計画やリソース割り当てに反映させ、プロジェクト全体が目標達成に向けて進行する基盤を築きます。

目標設定はプロジェクトの成功に向けた第一歩であり、それを適切に実行することがプロジェクトの方向性と成果に大きな影響を与えます。

タスク整理

タスク整理では、プロジェクト内の全タスクと活動を明確に整理し、プロジェクト全体の構造を構築します。まず、プロジェクトのスコープを確認し、必要なタスクを特定します。次に、これらのタスクを依存関係に基づいて整理し、優先順位を設定します。

依存関係を理解することで、タスクの進行順序が明確になり、効率的なプロジェクト進行が可能となります。タスク整理により、プロジェクトの全体像が明確になり、円滑に計画を実行しやすくなります。

進捗チェックと軌道修正

進捗チェックは、プロジェクトが計画通りに進行しているかどうかを定期的に評価するプロセスです。実績と計画を比較し、問題点や遅延を早期に発見します。

進捗チェックの結果、問題が浮上した場合、軌道修正が行われます。軌道修正とは、計画やスケジュールの変更・リソースの再配置・優先順位の調整など、問題に対処するための措置を指します。

これにより、プロジェクトの課題をクリアし、目標達成に向かう方向へ修正されます。進捗チェックと軌道修正は連続的なプロセスであり、柔軟性とコミュニケーションが不可欠です。

プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点

プロジェクト管理を効果的に行っていくために、作業内容や進捗状況などの見える化は大前提にあります。プロジェクト作業の平準化が図れていない状態では、問題が発生しても適切な対応ができないだけでなく、プロジェクト全体に歪みが生じかねません。

プロジェクト管理を行う際の5つの主な注意点

プロジェクトを見える化した上で、主要な5つの注意点についても解説していきます。問題や課題が発生した場合、これらのバランスが崩れており、すぐ近くに改善点が隠されているかもしれません。

1. プロジェクトの範囲は明確化か
2. リスクへの即時対応、管理・対応策に備えがあるか
3. 現実的・効果的なスケジュール管理ができているか
4. 透明性のある予算管理を徹底できているか
5. 各所と重点的にコミュニケーションが取れているか

プロジェクト成功において、スコープ定義が明確であることは非常に重要です。スコープとは、プロジェクト完了のために必要となるタスクや時間、リソースなどあらゆるものが含まれます。

プロジェクトの範囲を誤り、監視するべき対象を見逃しているならば、適切な管理・調整は不可能です。リスクへの対応、スケジュール・予算管理など、事前計画を怠らないことはもちろんですが、各所とのコミュニケーションもプロジェクト成否に大きく影響します。

プロジェクトメンバーや顧客、関係者間に問題が発生した際は、密なコミュニケーションを行い、しっかりとフィードバックを受けましょう。そのフィードバックを反映させることで信頼関係を築き、プロジェクトをより前進させていくことができます。

プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点

プロジェクト管理ツールは、ただ導入するだけではその効果を実感できない恐れがあります。円滑な導入・運用につなげるために、次のような4つのポイントを押さえて事前準備を行いましょう。

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1. 導入目的の明確化

プロジェクト管理ツールは製品によって実装機能や強みが異なるため、あらかじめ導入目的を明確にしておきましょう。導入目的が曖昧なままでは、自社に必要な機能を的確に洗い出せず、自社の状況にそぐわないツールを選ぶ可能性があります。

たとえば、タスク管理の効率化を狙う場合は、ガントチャート機能やスケジュール管理機能が強化されたものが向いており、チーム内の連携を高めたい場合は、チャット機能やレポート機能を備えたものがおすすめです。

ただし、多機能なツールほど利用料金も高くなる傾向があります。機能が充実したツールはたしかに魅力的ですが、自社に不要な機能ばかりでは導入する意味がありません。

コストを無駄にしないためにも、自社が本当に必要とする機能を見極め、それらを備えたツールを選定することが大切です。

2. ツールの利用範囲とコストが適切か

プロジェクト管理ツールは、費用対効果を見極めることも大切です。費用対効果を見極めるポイントとして、ツールの利用範囲とコストのバランスは必ずチェックしましょう。

一般的にユーザー数やストレージ容量が大きいほどツールの利用料金は高額になります。自社の従業員規模やプロジェクト内容と照らし合わせて、最適なプランのものを選びましょう。

3. 従業員への周知・研修を行う

新しいツールの導入の際は、多かれ少なかれトラブルや混乱が生じます。特にITツールに不慣れな企業では、従業員が新しいツールに抵抗を覚える可能性が高いため、事前の周知や研修が重要です。

周知や研修を行うにあたって、操作方法のマニュアルの策定や利用ルールの整備を進めましょう。ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、利用方法の研修を実施するのも良い方法です。

また、プロジェクト管理ツールの重要性や導入のメリットを組織全体で共有することで、積極的な活用を後押しできます。

4. トラブルに備えた準備をしておく

プロジェクト管理ツールを導入する際は、ツールが使用できなった場合を想定した準備をしておきましょう。プロジェクト管理ツールに限らずですが、ツールやシステム側のトラブルによって一時的にツールを使用できなくなる可能性があります。

深刻なトラブルだった場合、数日間ツールが使用できなくなるといったケースも考えられるため、作成したガントチャートをツール以外のファイルに書き出しておくなどの対策が必要です。

ツールへの依存度が高いと、何らかの理由でツールが使用できなくなった際にプロジェクトの進行にも影響が出てしまうことから、ツールが利用できない場合のプロジェクト管理方法についても定めておきましょう。

まとめ

プロジェクト管理ツールの導入には、現状把握と課題整理・機能要件の洗い出し・ツール選定・導入と運用の4つのステップがあります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの進捗状況を可視化できたり、タスクの管理を効率化させたりすることが可能です。コミュニケーションが円滑になったり、プロジェクトの成功率が高まるなどのメリットが期待できます。

プロジェクト管理ツールの導入を成功させるためには、自社の課題やニーズをしっかりと整理して複数のツールを比較検討し、導入計画をしっかりと策定しましょう。ツールの使い方や運用方法を社員に周知し、導入後の運用を継続することが重要です。