購買管理とは？業務フローやメリット、必要な内部統制についても解説

購買管理とは、企業が生産活動に必要な製品やサービスを適切に購入し管理することです。購買管理を行うことで、原価の低減による利益向上や社内の不正防止に繋がります。この記事では、購買管理の業務フローや必要な5原則、内部統制などについて解説します。

目次

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1. 購買管理とは
2. 購買管理の5原則
3. 購買管理を実施するメリット
4. 購買管理の業務フロー
5. 購買管理の前に行うべき内部統制
6. 購買管理のポイント
7. まとめ

購買管理とは

購買管理は、組織が効果的かつ効率的に物品やサービスを調達し、資源を最適に活用するためのプロセスです。調達計画・ベンダー選定・価格交渉・発注・在庫管理・支払い処理などの業務があります。

購買管理は、品質を維持しコストを最小化するために、信頼性のあるベンダーやサプライヤーを選定し、供給チェーンを最適化します。

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製造業における購買管理の重要性

製造業において購買管理は特に重要です。なぜなら、製造業は原材料・部品・機械・労働力など多くのリソースを効率的に調達し、生産プロセスをスムーズに運営する必要があるからです。

適切な購買戦略とベンダー選定により、品質の確保・コストの最適化・生産の安定性が実現します。また、調達プロセスの最適化は在庫管理・リードタイム短縮・競争力の向上にも貢献します。

調達管理との違い

調達管理は、購入したアイテムが効率的に納品され、適切に運用されることを確保するプロセスです。調達管理は購入決定を実行可能なアクションに変え、サプライチェーン全体の効率性を確保します。

一方、購買管理は特定のモノやサービスをどのようにして購入するかを決定するプロセスで、主に価格交渉やベンダー選定に焦点を当てます。

購買管理は「何を」「いくらで」購入するかに関与し、調達管理は「何を」「いくらで」「いつ」「どのように」納品されるかまでを広範に管理します。

つまり、購買管理は購入決定を導くプロセスであるのに対し、調達管理は購入から納品までの全体的なサプライチェーンプロセスを管理し、購入したアイテムの効果的な運用を確保するという違いがあります。

購買管理の5原則

購買管理にはいくつかの重要な原則が存在し、これらの原則を遵守することが効果的な購買戦略の構築に必要不可欠です。以下では、これらの5つの原則を解説していきます。

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適切な取引先の選定

適切な取引先の選定は、品質と信頼性を確保するために、取引先の実績や品質評価を詳細に検討します。また、コスト効率を最適化するために価格競争力を評価し、リスクを最小限に抑えるために信頼性や安定性を重視します。

戦略的パートナーシップの観点では、長期的な協力関係を築くために相性や戦略的利益を考慮します。最後に、持続可能性を考慮して環境や倫理的要因に敏感に対応します。

以上の要素をバランスよく検討し適切な取引先を選定することは、組織の成功と競争力の向上に貢献します。

適切な品質の確保

品質は製品やサービスが顧客の期待を満たすかどうかを決定し、信頼性と評判を築きます。適切な品質の確保には、取引先の品質管理プロセスの評価・品質基準の策定・検査とテストの実施・品質証明書の確認などが含まれます。

品質に焦点を当てることは、不良品や欠陥品のリスクを最小限に抑え、顧客満足度を高め、再加工や修正コストを減少させます。品質は製品の競争力にも直結し、信頼性のある取引先とのパートナーシップを築く基盤となります。

適切な数量の決定・確保

適切な数量の決定と確保は、正確な需要予測と在庫管理がポイントとなります。正確な需要予測に基づいて、必要な数量を決定し、過不足なく調達します。過剰在庫は資本を拘束し、保管費用を増加させる可能性があり、不足在庫は生産停滞を招くリスクがあります。

適切な数量の確保は、生産計画・供給チェーン効率・リードタイムの最適化にも影響を与え、組織の競争力を向上させます。

適切な納期の決定・確保

製造業では、納期を正確に決定し、納品の遅れや生産停滞を防ぐことが重要です。正確な納期の設定には、需要予測・生産スケジュール・在庫管理・ベンダーの実力評価などが関与します。

適切な納期の確保は、生産計画のスムーズな実行と顧客満足度の向上に貢献します。遅延や納期未達はコスト増加や信頼性を低下させる可能性があります。組織の生産性と競争力を高めるために、適切な納期の決定と確保は重要な原則です。

適切な価格の決定

適切な価格の決定は購買管理の根本的な原則であり、組織の収益性や競争力に直結します。この原則では、競争力のある価格を交渉し、コスト効率を最大化するために慎重に取り組みます。

適切な価格の決定には、市場調査・ベンダー評価・価格交渉・契約条件の明確化などが関与します。過度な支出を避け、購入コストを最小限に抑えることが、組織の収益性を高め、競争優位性を維持するために必要不可欠です。

購買管理を実施するメリット

購買管理は組織に多くのメリットをもたらす重要な機能の一つです。適切に実施されると、組織の効率性、収益性、および競争力を向上させることができます。以下では、購買管理の主要なメリットについて詳しく解説していきます。

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原価を抑えられる

購買管理は、適切な購買戦略とプロセスを通じて、良質な資材やサービスを競争力のある価格で調達できるようになります。これにより、製品やサービスの製造コストを最小限に抑えることが可能です。
原価を抑えることで、組織の利益を最大化し資本を効率的に活用する手段となります。組織は投資・成長・イノベーションへの資源を適切に割り当てることができ、持続可能な成功を実現する基盤が築かれます。

生産性が向上する

適切な購買戦略を採用することで、必要な原材料や資材を適切な時期に調達し、在庫を最適化できます。生産プロセスの中断や遅延を最小限に抑え、生産ラインの効率を高めることが可能になります。

また、適切な供給業者との関係を築き、交渉力を発揮することで、コストを削減し、予算を効果的に管理できます。さらに、購買データの分析を通じてトレンドや需要の変化を把握することで迅速に対応できるため、市場競争力が向上します。

社内の不正を防止する

購買管理は社内の不正を防止するために有効な手段です。不正行為の例として、過大な価格での資材の購入、取引先との癒着による不当な利益供与、誤った請求による経費不正などが挙げられます。

購買管理は適切なプロセスと監視を通じてこれらのリスクを軽減します。適正な価格設定と競争入札の実施により、不正に高額な契約を結ぶリスクが低減し、コストコントロールが向上します。

また、透明性のある契約条件と取引履歴は、取引先との不正行為を防ぎ、証拠を提供します。さらに、監査と厳格な経費精査は経費不正を検出し、不正行為への抑止力となります。

購買管理の業務フロー

購買管理の業務フローは、組織が効果的に資材やサービスを調達し、適切に運用するための重要なプロセスです。このフローは、購買活動の計画から納品と支払いまでの一連のステップで構成されています。以下では、購買管理の業務フローを詳しく解説していきます。

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取引先の選定・見積もり依頼

購買管理の業務フローにおいて、取引先の選定と見積もり依頼は重要なステップです。まず、適切な供給者を選ぶために、組織のニーズや要件を明確にし、市場調査を実施します。次に、選定された供給者に対して、要件に基づいた見積もり依頼を行います。

この際、価格・品質・納期・契約条件などを含む詳細な情報を提供し、競争入札を促進します。選定と見積もり依頼の適切な実施は、適正な契約の締結につながり、購買プロセスの効率性とコストコントロールを確保します。

発注・入荷

発注では、選定された取引先に対して正確な発注書を発行し、契約条件や納期を確定させます。発注書には数量・価格・品質要件・納期・支払条件などが含まれ、供給者との明確な合意を確保します。

入荷では、品物の受け入れと品質の検査が行われ、発注通りの仕様と品質が満たされていることを確認します。この段階で不具合や不足があれば、適切に対処し、支払い前に問題を解決します。

検収・支払い

検収と支払いのプロセスは組織の資金管理と供給者との良好な関係を維持するために重要なステップです。

検収では、入荷された品物やサービスが発注書や契約条件に適合しているかを確認します。品質検査や数量の照合が行われ、問題があれば供給者に対して返品や修正を要求します。検収が完了すると、支払いの準備が始まります。

支払いは、供給者への正確な金額の支出を含み、契約に基づき支払い条件に従います。これにより、取引の透明性と信頼性が確保され、供給者との間での取引が円滑に進行します。

保管・移動

検収が終了した商品を倉庫に移動する際、温度や湿度を管理しながら保管する場合があります。発注した商品はすぐに使用されないこともあり、使用時までに品質が劣化しないように管理することも購買管理の業務の1つです。

そのため、品質を維持することが難しい商品の場合は、適切な発注日を考慮した購買計画を立てる必要があります。また、保管場所が途中で変更する場合があるため、その際の移動手段の確保なども購買管理の業務になります。

棚卸管理

棚卸し管理も購買管理の大切な業務です。商品や原材料の在庫、継続的な売上の可能性がある商品の在庫状況を把握します。

また、定期的に棚卸しを行い、商品や原材料の品質などもチェックすることにより、過剰調達を防げます。さらに、商品や原材料などの過剰在庫の早期発見にもつながり、その場合には購買計画の見直しが必要になります。

購買管理の前に行うべき内部統制

内部統制は、組織内での適切な運用とリスク管理を確保するための仕組みやプロセスです。購買管理の前に内部統制が必要で、誤った取引や不正行為の防止・資産の保護・情報の信頼性確保に貢献します。ここでは、購買管理の前に行うべき内部統制について解説します。

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購買基準を明確にする

購買基準を明確にすることは、品物やサービスの購入における指針を確立する重要なステップです。明確な基準を持つことで、適切な選択が容易になり、誤った取引やコストの浪費を防ぎます。

購買基準は品質・価格・納期・サプライヤー評価などを包括的に考慮し、組織のニーズに合致した選択を支援します。

また、法的規制やコンプライアンス要件にも適合させることで、リスクを最小限に抑え、組織の信頼性を向上させます。購買基準の明確化は、効果的な資材調達とコスト管理の基盤となります。

購買管理のルールを設定する

購買管理のルールは、購買プロセスの透明性と一貫性を確保し、不正行為や過度な支出を防ぐ役割を果たします。ルールは購買活動に関する方針・手続き・承認プロセス・予算制限などを含み、組織内での購買の標準的な取り決めを提供します。

これにより、誤った購買行動を防ぎ、資産の適切な管理とコスト管理を支援します。また、法的要件や業界標準にも適合させ、リスクを軽減します。

購買管理規定の作成・周知

購買管理規定の作成と組織内での周知が必要です。これにより、購買プロセスや方針が明確になり、全ての関係者がそれに従うことが保証されます。

規定は品物やサービスの購入に関する基準や手続き・承認プロセス・予算制限・コンプライアンス要件を定め、違反を防ぐ役割を果たします。組織内での周知は、スタッフが規定を理解し、遵守するための重要なステップであり、透明性と一貫性を確保します。

購買管理のポイント

購買管理は組織にとって重要なプロセスであり、効率的に運用するためにいくつかのポイントがあります。これらのポイントを理解し、実行することが資材調達の成功につながります。以下、これらのポイントを詳しく解説します。

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発注者と支払担当者を分ける

発注者と支払担当者を分けることは、購買管理における重要なポイントです。このアプローチは内部統制を強化し、不正行為やミスを防ぐのに役立ちます。

発注者は品物やサービスの購入を承認し、調達プロセスを監視し、支払担当者は請求書の審査と支払いを担当します。

この分離により、相互のチェックとバランスが生まれ、誤った支払いや不正な支出を防ぎます。また、購買活動の透明性と財務プロセスの信頼性も向上し、組織全体の資産保護と効率性が高まります。

定期的に購買管理担当者を配置換えする

定期的な購買管理担当者の配置換えは、内部統制とリスク管理を強化し、不正行為や発見されにくいミスを防ぐための戦略です。

定期的な配置換えにより、1人の担当者が購買プロセス全体を長期間にわたって独占することを防ぎます。また、異なる視点やアプローチが導入され、悪意ある行動や不正が発生する可能性が低減します。

さらに、知識やスキルの共有が促進され、組織全体の購買活動の透明性と信頼性が向上します。組織が持続的な改善とリスク軽減を追求するために、このアプローチは非常に有効です。

第三者がチェックする仕組みを作る

購買管理における重要なポイントの1つは、第三者がチェックする仕組みを導入することです。これは内部統制の一環として、購買プロセスや取引の透明性と信頼性を高める手段です。

第三者は独立した視点で購買活動を監査し、適切な手続きとコンプライアンス要件が遵守されているかを確認します。これにより、不正行為や誤った取引が発生するリスクを軽減し、組織の資産保護を強化します。

また、外部監査人やコンサルタントを利用することで、中立性と客観性が確保され、組織内の忠実性と透明性が高まります。第三者監査は信頼性の向上とリスク軽減に寄与し、組織全体の健全な運営を支援します。

購買管理システムを導入する

購買管理の効率性を高めるには、購買管理システムの導入をおすすめします。このシステムは購買プロセスを効率化し、透明性を高め、コスト管理を最適化する役割を果たします。

購買管理システムは、調達・発注・在庫管理・支払い処理などの機能を一元化し、リアルタイムで情報を提供します。これにより、適切な取引先の選定・品質管理・数量と価格の最適化・納期管理が容易になります。

また、データの集約と分析を通じて意思決定をサポートし、リスクの早期識別や効果的な戦略策定が可能になります。購買管理システムの導入は、組織全体の効率性と競争力向上に寄与し、経営における重要なツールとなります。

購買管理システムの選び方

購買管理システムには様々なタイプがあるため、効果的に活用するには自社に最適な製品を選ぶ必要があります。具体的には、以下のような項目に注目して選定しましょう。

1. 必要な機能を搭載しているか
2. 既存システムと連携できるか
3. 操作しやすいか

必要な機能を洗い出すためには、まず現状の課題や目的を明確にする必要があります。例えば、無駄な発注を防ぎたい場合には、在庫をリアルタイムで把握できる機能があると便利です。

また、既存システムとの連携性も重要なポイントです。会計ソフトや生産管理システムなどと連携できれば、異なる部署間での情報共有も容易になるため、業務全体の効率化に繋がります。

まとめ

購買管理は、組織が資材やサービスを効率的に調達し、コストを最適化するためのプロセスです。このプロセスの成功にはいくつかのポイントがあります。適切な取引先の選定・品質の確保・数量と価格の最適化・納期の管理・内部統制の強化などが重要です。

また、発注者と支払担当者を分けたり、第三者による監査を導入することでリスクを軽減できます。さらに、購買管理システムの導入は効率化と透明性の向上に寄与します。

これらの要点を組み合わせて、組織は生産性を向上させ、競争力を高め、資産を保護するための強力な戦略を構築していきましょう。