オンライン商談のマナーとは？準備から終了までのポイントを徹底解説

オンライン商談は、インターネットさえあれば簡単に実施できるため、近年急速に普及・拡大しています。しかし対面の商談とは異なるマナーもあり戸惑うことも多いでしょう。この記事では、オンライン商談の事前準備・商談中・終了までにおけるマナーを詳しく解説します。

目次

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1. オンライン商談とは
2. オンライン商談のマナー【事前準備】
3. オンライン商談のマナー【商談中】
4. オンライン商談のマナー【商談後】
5. オンライン商談での話し方のポイント
6. オンライン商談のその他の注意点
7. まとめ

オンライン商談とは

オンライン商談とは、Web会議システムなどを用いて、インターネット上でオンラインの商談を行う方法を指します。対面しなくてもインターネット環境があればどこでも商談ができるため、近年急速に普及してきました。

オンラインの商談は気軽に実施できますが、対面の商談とは異なるマナーも多く存在するため、事前に把握しておくことが必要です。それらを知らずにオンライン商談を実施した場合、顧客に対して失礼な振る舞いをしてしまう可能性があります。

また、マナーを知らずに臨むと、商談の成否や企業イメージに影響を及ぼす可能性もあります。オンライン商談の事前準備・商談中・終了後までさまざまな注意点やポイントがあるため、しっかりと確認しておくと良いでしょう。

オンライン商談のマナー【事前準備】

オンライン商談の事前準備の段階でもいくつかのマナーがあります。共通URLや資料の事前送付、ツールの使い方の確認、商談相手に合わせた通信環境や時間設定などが必要です。また、商談中の背景の確認や、身だしなみにも配慮しなければなりません。

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資料・URL・ツールの使い方を共有しておく

オンライン商談を実施する前の事前準備として、商談内容の資料や共有URL、ツールの使い方についてあらかじめ相手に送っておくのがベターです。事前準備を行っていることを相手も把握できると、優先度が高まり、キャンセルされにくくなるといった効果もあります。

特に、共有URLについてはメールで送っておいたり、資料にQRコードを載せたりすると、約束の時間に繋ぐのが容易になります。資料などを送ったら、届いたかどうかの確認とともに、ツールが使えるかを確認すると良いでしょう。

相手に配慮した時間設定を行う

オンライン面談にかける時間は、30〜40分が適切と言われています。それ以上長くなると間延びした内容になったり、相手が集中力を欠いて話が伝わらないうえに、相手の時間も奪ってしまうことになりかねません。

また、オンライン商談を行う時間帯についても、顧客の都合をヒアリングして設定すると良いでしょう。早め・遅めの時間帯など、生活スタイルによって希望する時間帯があるため、柔軟に対応できるようにさまざまな時間帯を用意しておくのが理想的です。

相手の通信環境に合わせる

オンライン商談を行う際は、商談相手の通信環境に合わせたプレゼン内容を設計するのもマナーの1つです。相手がインターネット環境にあっても、通信容量が十分でないケースも考えられます。

そのため、相手の通信容量が少ない場合やWi-Fi環境でない場合、容量の大きい動画ではなくイラストを見せるなど、容量に配慮したプレゼン内容にすると良いでしょう。必ずオンライン商談を行う前に、接続方法や容量に不安がないか確認するのがベストです。

当日にリマインドメールを送信する

オンライン商談は時間や場所の制限が少なく、手軽に行えるのがメリットですが、その分、当日キャンセルや担当者が商談を忘れてしまうケースが発生しやすいのが注意点です。そのため、当日にリマインドメールを送信することが重要になります。

当日のリマインドメールで日程や所要時間・資料を再共有すれば、担当者が商談を忘れている事態に対処できるだけでなく、商談の重要性や自社の熱意を取引先にアピールしてキャンセル率を下げることが期待できます。

背景にも配慮する

オンライン商談を行う際は、担当者のフレームとなる背景への配慮も必要です。背景の情報が多かったり暗かったりすると、商談の妨げになる可能性があります。背景はすっきりと明るくして、映り方をチェックしておくのがベターです。

また、背景から担当者の人柄も連想され、背景に映り込むものや暗さなどが原因で信頼関係に影響する場合もあります。特にリモートワークの場合は注意が必要です。背景が気になる際は、バーチャル背景を利用するのも1つの手段となります。

身だしなみを整える

オンライン商談を行う際は、対面での商談と同様に身だしなみをチェックするのがマナーです。ジャケットは必ず着用し、シャツはシワがないか確認しましょう。画面を通してもシワは見えます。男性はクールビズの意識も重要なポイントです。

また、女性の場合は画面を通すとメイクが濃く見える場合もあるため、派手にならないようにナチュラルなメイクを心がけましょう。髪も軽くまとめたり、ワックスなどで整えたりして清潔感のあるヘアスタイルにするのがベストです。

オンライン商談のマナー【商談中】

オンライン商談中に気を付けたいマナーは、相手よりも先に入室して待機するだけでなく、挨拶や自己紹介・名前の表示などもあります。また、参加者が複数の場合は、自分以外が話す際にマイクをミュートにしたり、カメラを常にオンにするなども心がけましょう。

プレゼンの内容にも、画面共有を活用して見やすくすることや、理解しやすい工夫をするなどのマナーがあります。以下では商談中のマナーについて具体的に解説します。

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相手よりも先に入室する

オンライン商談においては、自分が提案側である場合、取引先よりも先に入室しておくのがマナーです。先に入室しておくことで、カメラやマイクの動作のチェックを行えます。万が一に備えて、ほかのデバイス（タブレットなど）も準備しておくと安心です。

商談の際は対面の場合もアポイントよりも早めに到着するのがマナーです。オンライン商談も対面同様、最低でも5分前には入室しておくと良いでしょう。また、トラブルに備えて相手の電話番号なども控えておくこともおすすめします。

挨拶・簡単な自己紹介をする

オンライン商談が始まったらすぐに自分から挨拶するのがマナーです。名刺交換の代わりに簡単な自己紹介を行います。必要な情報を簡単に紹介しながら、容姿や特徴など、ユーモアを交えながら行うと雰囲気も和みます。

堅苦しさを感じさせない自己紹介を冒頭で行うことで、相手の警戒心を解き、話しやすい雰囲気を作ることが可能です。その後の商談にも耳を傾けやすくなり、有意義なプレゼンが行えるため非常に重要なポイントとなります。

使用するオンライン会議システムに名刺交換機能が搭載されている場合は、その機能を活用して名刺交換を行うのもおすすめです。名刺交換機能では一般的に、QRコードやURLを用いて名刺を表示させます。

営業担当者の名前を表示させておく

オンライン商談中は、相手に覚えてもらうためにも担当者の名前を表示させておくのがベターです。名刺交換を行わない場合も多いため、手元に担当者の名前を表示したものがないと記憶に残りにくくなります。

また、参加者が複数いる場合は、どの担当者が発言しているのか把握できなくなることも防ぎます。企業名・部署名・氏名を表示させておくと相手もわかりやすく、顔と名前を一致させることが叶います。

自分以外が話すときはマイクをミュートにする

オンライン商談中は、周りの社員の声や雑音を拾わないように、自分以外が話しているときは、マイクをミュートにしておくと良いでしょう。ほかの人の発言が聞こえやすくするための配慮でもあります。

また、参加者がほかのデバイスを利用して近くにいる場合、ハウリングを起こしやすいので注意しなければなりません。ハウリング・空調や外の雑音は顧客の気分を害する恐れがあるため、音声の注意が必要です。

カメラは常にオンにしておく

オンライン商談中は、顔を常に見せておくことで、相手に安心感や信頼感が生まれます。オンライン商談は対面と比較して、表情やしぐさなどから感情を読み取りにくいといったデメリットがあります。顔を見せ、リアクションを適宜入れておくと感情が伝わりやすいです。

また、カメラを下に置くと見下しているように見えてしまうため、置く場所にも気を付けなければなりません。できるだけカメラが顔の正面にくるように、高さを調整すると良いでしょう。椅子の高さ調整を利用するのも1つの手段です。

画面共有を活用して伝える

オンライン商談を実施する際は、話をするだけでなく、画面共有を活用して必要な資料を共有しながら進めるのが効果的です。人は言語情報よりも視覚情報の方が理解しやすいため、画面で資料を共有しながらプレゼンすると効果的に理解を促せます。

画面共有はスライドのように言葉・イラスト・グラフ・画像・動画を用いながらプレゼンするのに役立ちます。表示する時間はごく短時間である必要があるため、ひと目で理解できる資料でなければなりません。

オンライン商談のマナー【商談後】

オンライン商談後は、退室のタイミングやアフターフォローに関するマナーもあります。商談が終わったら、相手が退室してから自分も退室し、お礼のフォローメールを送るのもポイントです。以下でオンライン商談後のマナーについて解説します。

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退室は相手が先

オンライン商談終了後は、退室のタイミングにもマナーがあります。相手が退室したのを確認できてから、退室してツールを切るのがベストです。相手よりも先に退室することは失礼に当たり、悪い印象を持たれかねません。

万が一、相手が聞き忘れたことを思い出した場合、先に退室していると質問できない状況を作ってしまいます。終了する際はお辞儀を丁寧に行い、先に退出することを遠慮させないようにするため、相手が退出しやすい雰囲気やテロップを表示させるのも1つの手段です。

フォローメールを送る

商談後は、オンライン・対面問わず、すぐにお礼メールを送ることが重要なプロセスです。迅速なフォローメールを送ることで信頼関係が生まれ、今後のコミュニケーションに大きな影響を与えます。

フォローメールでは、商談中の言葉の受け取り方やニュアンスが顧客とズレることを避けるため、商談の要点にも触れておくと良いでしょう。また、顧客の興味に合わせた補足資料を添付したり、顧客が検討段階へ進みやすく後押しする工夫を行います。

オンライン商談での話し方のポイント

オンライン商談は、対面での商談と比較して表情やしぐさなどから感情が伝わりにくいといった特徴があります。オンラインでも顧客との良好な関係性を保って商談を行うためには、話し方を工夫する必要があります。

担当者が一方的に話さないよう間を取ることや、聞き取りやすい話し方を心がけること、感情を伝えやすくするためにリアクションを大きめにすることなどのポイントがあります。以下で具体的に解説します。

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一方的に話さず間を取る

オンライン商談中は、担当者が商品の説明などを一方的に話すケースが必然と多くなりがちです。しかし、一方的に話していると相手は飽きてしまい、商品の魅力が伝わりにくくなってしまいます。

そのような状況を予防するために、「ここまで質問はありますか」などこまめに相手の様子を確認して、相手にも発言させるタイミングを作ると良いでしょう。また、発言が重なった場合は、相手を優先するのが当然のマナーです。

聞き取りやすさを心がける

オンライン商談は、声の高低・話す速さなど、相手が聞き取りやすいか配慮することも重要です。また、タイムラグで映像よりも声が遅れて届くことがあるため、適宜ゆっくり・はっきりと話すことがポイントになります。

相手が聞き取りにくかった場合、商談内容に認識のズレが発生したり、意思疎通ができなくなったりするなどのデメリットが発生します。マイクを通して音声を伝えるため、聞こえにくい状態ということを意識して、聞き取りやすさを心がけましょう。

リアクションは大きめにする

オンライン商談は、対面での商談と比較して感情や表情が伝わりにくいといったデメリットがあります。画面上でも表情をわかりやすくするために、ややオーバーリアクションを心がけると良いでしょう。

身振り手振りを加えたり相づちを大きめに行ったりすると、相手も積極的になって発言してくれるといった効果があります。感情を読み取ることで、顧客との信頼関係も築きやすくなり、次の商談へも繋がるなどの期待ができます。

オンライン商談のその他の注意点

オンライン商談を行う際は、上記以外にも注意したいいくつかのポイントがあります。オンラインの質を左右する通信環境やツールの扱いや、画面共有の際に表示されるデスクトップ画面の整理などの事前準備も注意したいポイントです。

また、マスクをした状態ではさらに表情が見えず、相手の警戒心も強まるため外しておくのが望ましいです。オンライン商談におけるマナーは、プレゼン側だけでなく取引先にも共有しておくと、トラブルを避けた商談を進行できます。

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通信環境を整えてツールの扱いに慣れておく

オンライン商談の質は、通信環境に大きく左右されるため、事前に整備しておくと良いでしょう。通信環境が悪い場合、映像が乱れたり音声が途切れたりするため、商談の質に大きく影響します。

また、ツールの操作は事前に慣れておくことが必要です。商談の最中にツール操作で手惑うと進行の妨げとなり、顧客の信頼低下を招く恐れもあります。スムーズな進行のためにも、事前にロープレを行うのがおすすめです。

デスクトップを整理しておく

オンライン商談中は、誤って関係のない資料を開いてしまうことを防ぐため、あらかじめ必要なファイル以外はデスクトップから削除しておくと良いでしょう。また、画面共有を行う際、アイコンやファイル名を顧客に見せてしまうケースも少なくありません。

中には、見られなくないアイコンやファイルも存在するため、オンライン商談にも利用するパソコンなら、デスクトップのアイコンは必要最低限に整理しておく必要があります。散らかったデスクトップ画面は印象が悪くなるため避けましょう。

マスクは外すのが望ましい

オンライン商談中は、マスクを外しておくのが望ましいです。オンライン商談は、ただでさえ表情や感情を画面を通して伝わりにくいといったデメリットがあります。マスクを付けた状態では、表情がさらに見えにくく、相手の警戒心を強めてしまいます。

また、マイクを通した音声は聞き取りにくいケースもあるため、話をする口の動きがなくなると、さらに言葉を認識しにくくなる場合もあります。表情や口の動きを見せておくことが、オンライン商談では必要不可欠なポイントです。

取引先にもマナーを共有しておく

オンライン商談を実施する際は、取引先にも商談中のマナーについて共有しておくとトラブルのない進行ができます。たとえば、「自分が発言する以外はミュートにする」「カメラは常にオンにしておく」など、マナーを事前に提示しておきましょう。

自分が気を付けていても、相手のマイクが常にオンの状態で雑音が入ったり、カメラがオフになっていると参加状態が不明になったりするため、商談の進行を妨げる状況を事前に予防するためにもマナーの共有は重要です。

商談後は議事録を作成して共有する

自社におけるマナーとして、オンライン商談後は遅くとも24時間以内に議事録を作成して、社内の必要な部署に共有する必要があります。議事録はなるべく情報が新鮮なうちにまとめることが重要なため、商談後に議事録作成の時間を取っておくのがおすすめです。

早急に議事録を共有するためにも、作成フォーマットの統一や会議中のメモの取り方など、事前に対策を取っておくといいでしょう。

まとめ

オンライン商談は、Web会議システムなどを利用してオンラインで商談を行う方法です。対面することなく、インターネット環境さえあればどこからでも気軽に商談ができるため、時間やコストがかからないこともあり、オンライン商談を取り入れる企業が増えています。

しかし、オンライン商談には対面での商談とは異なる多くのマナーが存在し、それらを把握せずに実施するとスムーズな商談ができず、顧客との信頼関係や取引の成否に影響する場合もあるため、注意が必要です。

オンライン商談を実施する際は、事前準備・商談中・商談後のマナーをそれぞれ確認し、スキルを身に付けることで質のいい商談ができます。利便性の良いオンライン商談を実施し、効率良く商談を進められる環境づくりを行いましょう。