運送業における販売管理システムの役割とは？選定ポイントも解説

業務が煩雑化・多様化する運送業では、品物を管理できるだけでなく、乗務員の日報や勤怠なども一括で管理できる販売管理システムの導入が進んでいます。本記事では、運送業における販売管理システムの導入メリットや選定ポイントなどを詳しく解説しています。

目次

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1. 運送業の販売管理における課題
2. 運送業の販売管理には販売管理システムがおすすめ
3. 運送業の販売管理システムが向いている企業とは
4. 運送業で販売管理システムを導入するメリット
5. 販売管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ
7. 更なる業務の効率化！関連サービス記事はこちら

運送業の販売管理における課題

運送業界における販売管理は、さまざまな要因により、その複雑性が増しています。未確定運賃が発生することで、業務はますます煩雑化し、迅速な収支管理や業務の標準化が難しくなっています。ここでは、運送業の販売管理における課題について解説します。

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管理がアナログ化・属人化している

販売管理における運送業の課題として、アナログ化と属人化が挙げられます。運送業では、伝票や記録などの業務データが紙ベースで管理され、デジタル化が進んでいない状況です。データの集計や分析が煩雑で時間がかかり、正確性にも課題があります。

属人化は、特定の個人や従業員に業務が依存し、その個人が不在の場合に業務が滞ります。特定の従業員が特定の情報やスキルを持ち、それを共有していないため、情報の共有や業務の連携が不十分です。属人化により、業務の非効率性やミスのリスクが高まります。

このようなアナログ化と属人化の課題に対処するためには、デジタル化と自動化の導入が必要であり、情報の効率的な管理と共有が求められます。

物流の2024年問題が表面化してきている

「2024年問題」とは、2024年4月1日より日本のトラックドライバーの時間外労働が年960時間に制限されたことで、徐々に表面化しつつある物流業界の課題です。この制限により、商品の配送遅延や人手不足が懸念され、物流コスト増加も考えられます。

対応策として、自動化技術の導入や運転効率の最適化が重要です。また、トラックドライバーの待遇改善と新たな人材の育成も必要です。企業は効率的なルートプランニングや在庫管理を強化し、協力関係を強化することが求められます。

参考：物流の２０２４年問題について｜国土交通省

需要の予測やスケジューリングが難しい

運送業は、市場の変動に影響を受けやすく、需要が急増することもあれば急減することもあります。この変動に対応するためには、正確な需要予測が必要ですが、予測が外れると在庫の過不足や車両の余剰が発生し、コスト増加やサービス品質の低下につながります。

また、適切なスケジューリングも重要です。需要のピーク時に十分な車両やドライバーを配置することができないと、顧客への適時な配送が難しくなります。このため、需要の予測精度を向上させることや、柔軟なスケジューリングが求められます。

運送業の販売管理には販売管理システムがおすすめ

運送業において販売管理システムの導入は非常に有益です。まず、乗務員の日報や勤怠、車両の稼働状況などのデータを一括管理できるため、業務の可視化が実現され、効率的な運営が可能になります。

一括管理により、ドライバーのスケジュール調整や業務の透明性が向上するため、運送プロセスもスムーズです。また、販売管理システムは需要予測やスケジューリングにも対応し、需要と供給を最適に調整します。在庫の最適化や無駄な運送コストの削減が実現します。

また、顧客とのコミュニケーションも強化し、正確な納期情報を提供できるため、顧客満足度が向上します。販売管理システムは運送業の業務効率化、コスト削減、サービス品質向上に貢献し、競争力の強化を促進するために有益なシステムです。

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運送業の販売管理システムが向いている企業とは

具体的な機能やメリットを紹介する前に、運送業の販売管理システムはどういった企業に向いているのかを解説します。以下の項目に当てはまっていれば、システムの導入を検討してみるのがおすすめです。

取引量が多い企業

全国に拠点があったり、多種多様な商品を取り扱ったりしている企業は、必然的に取引量も多くなります。毎日大量の受注と出荷をこなさなければならず、請求書の発行や在庫管理もより複雑になるでしょう。

また、取引量が多い企業は車両の数も多くなるため、運行や配車管理に労力がかかっている可能性があります。このような企業はシステムを導入により、管理業務の効率化が期待できます。

手書きの日報を採用している企業

以前は、走行時間や走行距離などの日報を、手書きで記載することが一般的でした。しかし、運転終了後にこれらを細かく記載するのは労力がかかる上、記載漏れが発生してしまう恐れもあります。

一方、販売管理システムでは運行管理機能とデータ連携することで、面倒な日報を自動作成できるケースがあります。さらに、その日報を売上管理に繋げれば、ドライバーの事務的負担を大幅に軽減できるでしょう。

運送業で販売管理システムを導入するメリット

運送業において販売管理システムの導入は、効率的な業務運営と競争力の向上に大きく貢献します。ここでは、運送業で販売管理システムを導入するメリットについて解説します。

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業務の効率化

販売管理システムは、乗務員の日報や勤怠情報を一元管理し、リアルタイムでデータを把握できます。また、需要予測やスケジューリング機能を備えており、最適な運送ルートを計画するのに役立ちます。

これにより、燃料消費を最小限に抑え、コスト削減を支援します。さらに、正確な納期情報の提供や法令順守支援など、顧客満足度向上と法的規制への遵守も実現します。

在庫管理

販売管理システムは、運送業における在庫管理にも大きく貢献します。まず、在庫最適化において、在庫レベルをリアルタイムで把握し、需要予測に基づいて適切な在庫量を維持するのに役立ちます。

また、販売管理システムは当面の情報も把握できます。システムを活用することで、配送状況、トラックの位置、納期変更などの情報がリアルタイムで入手可能になります。これにより、効率的なスケジューリングや配送プロセスの最適化が実現可能です。

コストの削減

運送業の販売管理システム導入によるコスト削減は、効果的なルートプランニングや在庫最適化を通じて実現されます。具体的には、まず燃料コストが削減されます。最適なルートの計画により、走行距離や運転時間を最小限に抑え、燃料コストを削減できます。

さらに、効率的なスケジューリングや作業の自動化により、人件費を節約できます。販売管理システムは効率化と精度向上を通じてコスト削減を実現するため、運送業における競争力強化に有効なシステムです。

顧客管理の強化

販売管理システムを導入することで、顧客情報を一元化し、リアルタイムでアクセスできるため、顧客管理を強化します。顧客の連絡先情報、注文履歴、支払い履歴など、重要な情報を一つのデータベースに保存し、簡単に検索・更新できます。

一元管理することで、情報の断片化や紛失を防ぎ、迅速な対応が可能となります。また、リアルタイムな情報共有が可能です。営業担当者やカスタマーサポートが顧客情報にアクセスし、問い合わせや注文に迅速に対応できます。

ヒューマンエラーの防止

手作業でデータを入力する際、誤った数字や情報を入力しやすく、その結果、注文の取り違えや配送の遅延などが生じる可能性があります。しかし、販売管理システムはデータの精度を高めます。

自動化されたデータ入力と計算プロセスは、人為的なミスを排除し、注文と配送の正確性を向上させます。また、在庫管理や運賃計算などの重要な業務においても、システムは正確な情報を提供し、トラックドライバーや管理者が迅速で正確な判断を下すのに役立ちます。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムを選ぶ際には、慎重な検討が必要です。運送業において、適切な販売管理システムの選択は、業務の効率化やコスト削減に直結します。ここでは、販売管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社の利用環境に合っているか

販売管理システムを選ぶ際、自社の利用環境に合ったシステムを選びましょう。自社の利用環境に合ったシステムを選ぶためには、まず現行の業務プロセスやニーズを詳細に分析する必要があります。

どの部分で問題が発生しているのか、どの業務を効率化したいのかを明確に把握することがポイントです。また、自社の規模や業種によっても適したシステムが異なります。以下は、2つの導入形態について解説しているので確認しておきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型の販売管理システムは、システムが企業内のサーバーやインフラストラクチャに設置され、データは社内で完全に管理されます。これにより、データのセキュリティとプライバシーが高い水準で保たれます。

また、企業の特有の要件に合わせてシステムや機能を細部までカスタマイズできるのも利点です。大規模企業やデータセキュリティに重きをおく企業に適している一方で、導入コストが高く、運用・保守にもリソースが必要なことが課題です。

クラウド型

クラウド型の販売管理システムは、ベンダーのクラウドサーバーでホスティングされ、ユーザーはウェブブラウザを介してアクセスします。クラウド型は、インフラストラクチャの構築やメンテナンスの手間が省かれ、迅速な導入が可能です。

また、スケーラビリティが高く、需要に合わせてリソースを拡張できます。初期投資が低く、月額のサブスクリプションベースで利用できるため、コスト効率が良いです。

データのセキュリティもプロバイダーに委ねることができ、セキュリティ機能が充実しているため、データ保護にも対応します。クラウド型は、特に中小企業やスタートアップ企業に向いています。

既存システムと連携できるか

既に車両管理や経理ソフトなどのシステムを使用している場合、これらのシステムとのスムーズなデータ連携が業務の効率化につながります。 例えば、販売管理システムが注文情報を自動的に経理ソフトに転記できれば、請求書の作成や収支の追跡が容易になります。

既存のシステムとの連携を考慮することで、データの一元化が実現し、業務プロセスがスムーズになります。

サポート体制が充実しているか

サポートが充実していると、システム導入後に問題が発生した際や質問が生じた際に、迅速で適切なサポートを受けることができます。

サポート体制を確認する際には、サポート窓口の対応時間、コミュニケーション手段（電話、メール、チャットなど）、専門知識を持つスタッフの有無を確認しておきましょう。

充実したサポートがあれば、トラブルに対処し、システムの最適な利用方法を習得するのに役立ちます。

共通の課題を持つ企業への導入実績があるか

自社が抱える課題と似た課題を抱えている企業への導入実績があるかも、重要な選定ポイントです。運送業とひと口に言っても、ヒューマンエラーの防止や顧客管理の強化など、抱える課題はさまざまなので、課題への成功事例に注目して選定しましょう。

自社が抱える課題と似た課題を抱える企業への導入実績が豊富であれば、その課題を解決するにあたって、豊富で専門性の高いノウハウを持っていることが期待できます。

自社に必要な機能が備わっているか

運送業向け販売管理システムにはさまざまな機能が備わっているため、その中から自社が必要としている機能を搭載したシステムを選定する必要があります。求められる機能としては以下のようなものが挙げられます。

• 複数のフォーマットに対応可能な請求管理機能
• 指示書や配車表の作成機能
• デジタコ連携機能
• 運転外時間にも対応した労務管理機能

運送業での請求書は荷主ごとに帳票フォーマットを変更したり、規格・重量・距離などで運賃計算が求められます。複雑な請求作業の負担を軽減できる機能が備わったものを選びましょう。ですが、機能が豊富になるほどコストも高くなる傾向もあるため、必要な機能を絞り込むことが大切です。

システムによって受注管理や請求管理・配車管理など強みとなる機能が異なるため、より自社の導入目的とマッチした強みを持つシステムを選定することが重要であると言えます。

まとめ

運送業界における販売管理には多くの課題が存在します。需要の予測やスケジューリングの難しさにより、無駄な在庫が発生し、コストがかさんでしまうことがあります。

また、アナログな情報管理や属人化が進んでいるため、情報の取得や共有が非効率的であり、業務の遅延や誤りが生じることも珍しくありません。さらに、2024年問題に備えた労働時間の管理が課題となっています。

このような課題に対処し、運送業の業務を効率化するためには、販売管理システムの導入が有効です。販売管理システムを導入することで、業務プロセスが効率的になり、需要予測や在庫管理が正確に行えます。

販売管理システムを導入し、運送業務の効率的な遂行やリソースの最適活用、顧客との円滑なコミュニケーションを実現させましょう。

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