メール共有とは？メリットや注意点、共有方法について詳しく解説

メール共有とは、1つのメールアドレスを複数名で共有し、メールの送受信を行うことを指します。メールの共有を行うことで、メールの対応漏れの防止や担当者の負担軽減につながります。本記事では、メール共有の概要やメリット、メール共有システムについて解説します。

目次

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1. メール共有とは
2. メール共有を行うメリット
3. メール共有を行う際の注意点
4. メールを共有する方法
5. メール共有を行うならメール共有システムがおすすめ
6. メール共有システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

メール共有とは

メール共有とは、企業などで同じメールアドレスを複数の人間が使うことです。メールを共有することで、特定のアドレス宛に送られたメールに複数人で対応できます。企業宛ての問い合わせメールは受信件数が多く、対応件数も膨大です。

通常、返信できる担当者が不在または忙しくて対応が難しい場合、返信が遅れてしまいますが、メールを共有していればメールアドレスを共有している他の従業員が、代わりにメールの返信を行うことができます。

会社の問い合わせ窓口や代表メールアドレスのドメインは「contact@」「info@」などが一般的です。問い合わせ先を1つに絞ると、顧客は問い合わせしやすくなります。

メール共有を行うメリット

複数人でメールアドレスを共有することで、個人での対応とは異なるメリットを得られます。ここでは、メール共有を活用するメリットについて詳しく解説します。

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メールの対応漏れの防止

メールを共有することで情報共有が容易になり、対応漏れを防げます。各担当者がその都度対応や返信をしている場合、他の従業員との情報共有は非常に困難です。

いつ・誰が・どの人に対してメール対応を行ったのかがわかりにくく、問題が発生した際は1つずつ内容を確認してから対応しなければなりません。しかし、メールの共有をしていれば誰がどのメールに対応したかが確認でき、やり取りの流れを把握するのも容易です。

その結果、対応漏れや重複対応を防ぎつつ、メール対応の品質向上にも期待できます。

メール対応業務の負担軽減

メールを共有すると、メール対応のための時間や業務が減り、担当者の負担を減らせます。メール共有を設定するときには、どの担当者がどのメールに対応するかなどのルールを事前に決めておくと、効率的な対応につなげることが可能です。

メール共有ができていない場合、アドレスを管理する担当者はメールツールへの切り替え業務などで日々の負担が増え、労働時間も増加してしまいます。

しかし、メール共有の設定を行えば業務負担が解消され、他の業務に多くの時間を割けるようになります。このように、メール共有は仕事の効率化や売上増加も見込めます。

迅速なメール対応の実現

メールを共有すると、担当者以外でもメールの返信ができるようになり、迅速なメール対応が実現します。過去のメール履歴を素早く参照できるため、担当者以外の従業員も対応が可能です。

緊急性の高いメールが届くことを想定し、担当者以外が代理で対応できるのは大きなメリットです。また、顧客への返信が大幅に遅れるといった事態も避けられるため、クレームの減少にも役立ちます。

メール対応スキルの向上

社内でメール共有を行うと、教育面においても大きなメリットがあります。例えば、ベテランの従業員が過去に対応したメール内容を新人社員が参照し、顧客対応が発生した際の参考資料として活用できます。

メールを共有していると、自分以外の担当者が普段どのような対応をしているかを確かめられ、自然とメール対応スキルの向上を図れる環境作りが整います。

テレワークを推進できる

近年、増大しているテレワークを採用している企業においても、メール共有は非常に便利です。まず、メールの共有設定をしていると、業務内容についてその都度担当者に確認を取る手間が省けます。

また、各々がメールの対応内容を自宅からもリアルタイムで確認することが可能です。より円滑な業務の遂行を実現できるメール共有は、今後テレワークの導入を検討している企業にもおすすめです。

メール共有を行う際の注意点

メール共有を行う際には、機密情報の取り扱いに注意し、社内外のルールを遵守する必要があります。ここでは、メール共有を行う際の注意点を解説します。

機密情報の取扱いに注意する

メール共有では、引用される過去のメール内容に注意しましょう。過去のやり取りが残っている場合、振り返りには便利ですが機密情報や個人情報が漏れるリスクを抱えています。不要な引用部分は削除しつつ、必要な部分だけ転送することを心掛けることが大切です。

また、メールに添付するファイルは間違いがないよう、ファイル名や内容を十分に確認してから添付し、送信前に再確認しましょう。特に、機密性の高い情報を送る際には、ファイルにパスワードを設定するなど、情報漏洩リスクを抑えることが重要です。

社内外のルールを遵守して信頼関係を維持する

企業や組織では、それぞれに情報の取り扱いに関するルールが定められていることがほとんとです。例えば、顧客情報・契約情報・営業に関するデータなどを外部に共有する場合、社内の承認フローに応じた特別な許可が必要なことがあります。

自社の規則・ルールを遵守するのはもちろんのこと、取引先との信頼関係を維持するためにも、適切なメール共有の徹底が大切です。ルール違反による誤解やトラブルを防ぎながら、円滑なコミュニケーションを図るようにしましょう。

メールを共有する方法

メールの共有には、主にメールソフトのGmailとOutlookを使った共有方法があります。導入前や実際に使用する際に、2つのメールソフトでメール共有をする方法を理解しておくことが大事です。

ここでは、GmailとOutlookでメールを共有する設定方法について説明します。

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Gmailでメール共有を行う方法

Gmailを使ったメール共有には、「共同トレイを使った方法」と「メール委任を設定する方法」の2つがあります。それぞれの概要と共有手順は、以下のとおりです。

1.共同トレイを使うやり方

共同トレイを活用することで、会社の代表メールアドレスを複数の従業員で共有できます。複数人でメールを共有できるだけでなく、外部からの受信メールに対して別々の担当者が処理できるなどのメリットもあります。

メール共有は、「完了」「重複」「対応不要」などの共同トレイを設定することで、ステータスを表示させた管理ができます。なお、共同トレイの設定手順は以下のとおりです。

1. ツールのGoogleグループを作成する
2. 共同トレイ用のグループを作る（または既存グループの共同トレイ機能を有効設定にする）
3. グループ管理者は、共同トレイに入った受信メールを各従業員に割り振る

2.メールを委任するやり方

会社の代表メールアドレスを管理する担当者のGmailアカウントから、メールを代理処理する人（委任先）のアカウントに対してアクセスの許可設定を行い、メールを共有する方法です。

特定の人を指定して対応する方法で、複数で共有する方法よりも管理者へのメールに代理で対応したい企業に適しています。以下は、メールを委任する際の手順です。

1. Gmailを開き、右上の「設定」をクリックする
2. 設定画面「アカウントとインポート」をクリックする
3. 「アカウントのアクセス許可」から「別のアカウントを追加」を選んでクリックする
4. メールのアクセス権限を与える人（相手）のメールアドレスを入力し「次のステップ」をクリックする
5. 「メール送信してアクセスを許可」の項目をクリックする

なお、権限を付与される側は、受信したメール内のリンクをクリックすると使用できるようになります。

Outlookでメール共有を行う方法

Outlookを使う方法の場合、共有メールボックスの設定を行うことで各自に共有メールボックスが自動的に作成されます。なお、設定の変更は管理者のみに権限が与えられています。Outlookでの共有手順は、以下のとおりです。

1. 管理センターの「チームとグループ」から「共有メールボックス」ページを開く
2. 「＋共有メールボックスを追加」を選びメールボックス名を入力する
3. 「変更を保存」をクリックし「次のステップ」そして「このメールボックスにメンバーを追加する」を選択する
4. 「＋メンバーの追加」を選択
5. メールボックスを使うユーザーにチェックを入れ「保存」をクリックする
6. 「ユーザー」「アクティブなユーザー」を順番に選ぶ
7. 追加されたユーザー名をクリックし「プロパティ」ウィンドウを開く
8. 「メール」タブの「メールボックスへのアクセス許可の管理]」を選ぶ
9. 「差出人を指定して送信する」の横位置の「編集」を選ぶ
10. 「アクセス許可を追加する」を選ぶ
11. 追加ユーザー名を選択し「追加」ボタンをクリックする
12. 追加ユーザー側がメール送信のアクセス許可を行うと設定完了

メール共有を行うならメール共有システムがおすすめ

すでに使っているGmailやOutlookを活用してメールを共有することも可能ですが、受信メールの数が多い場合や共有したい従業員の数が多い場合は、対応と管理が十分に行えない可能性が高いです。

その場合、メール共有に特化したメール共有システムの導入がおすすめです。メール共有システムは、共有のメールアドレスを管理できる便利なシステムです。

大人数でメールを共有して業務上で活用すると、問い合わせメールの見落とし・重複対応などのトラブルが起きる可能性が高くなります。しかし、メール共有システムにはそれらの防止機能が搭載されており、ミスを事前に防止する効果にも期待できます。

また、部署異動や退職などで共有を解除する際には、簡単な操作で設定し直すことが可能です。

メール共有システムを選ぶ際のポイント

メール共有システムはさまざまな企業が提供しており、どのシステムが自社に適しているかが判断できないというケースも多いです。ここでは、自社に適したメール共有システムを選ぶためのポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

メール共有システムは、機能が多ければ良いという訳ではありません。自社で不要な機能ばかり搭載しているシステムでは、導入のメリットを十分に得られません。メール共有システムを導入する前に、まず導入の目的を明らかにしておくことが大事です。

自社がメール共有システムを導入する目的を明確にし、必要な機能を洗い出しましょう。メール共有システムの一般的な導入目的は、以下のとおりです。

1. メールでの問い合わせを効率よく管理するため
2. 顧客管理にも同時に行いたい
3. 自社の複数サイトへの問い合わせを一括管理するため

対応しているチャネルを確認

メール共有システムには、メールに特化したタイプとさまざまなチャンネルに対応した多機能タイプがあります。例えば、ショッピングサイトを運営している企業では、ECサイトに装備されたチャットツールを活用し、顧客からの問い合わせへの対応が必要です。

また、複数のショッピングサイトがある企業では、複数のECサイトと連携し、一括管理・共有ができるメール共有システムを導入すると便利です。

コストが適切か

メール共有システムにかかる費用には、月額料金以外に初期費用・オプション費用などが挙げられます。中には無料のシステムもあるため、発生する費用をすべて把握した上で、コストに見合った導入効果を得られるか確認しましょう。

特に、月額料金はユーザー課金するタイプと定額プランに分かれています。メール共有を利用する頻度や、システムの内容に対して料金が適切であるかを調べてからの導入がおすすめです。

また、自社でメール共有システムを導入しない場合と活用した場合を比較し、導入した際のメリット・デメリットを明確にしておくことも重要です。

外部システムと連携できるか

メール共有システムの中には、ビジネスチャットやSFAなどと連携ができるサービスもあります。

チャットやコメント機能が搭載されたメール共有システムは、各メールに対してコメントが可能となり、チャットを通して複数の担当者に連絡や申し送りができるのがメリットです。

また、メールだけでなくLINEやスマートフォン、アプリに対応しているシステムは、出張やテレワークなど、さまざまな働き方にも対応しています。スマートフォンに対応しているものを選ぶ際は、iPhoneやAndroidといった対応機種も確認しましょう。

まとめ

メール共有とは、社内などで1つのメールアドレスを複数の従業員同士が共有し、メールの送受信を行うことです。

メールアドレスを複数人で共有して対応することで、共有を許可された全員がメールの連絡事項や、外部との実際のやり取りをメールで把握できます。メールの可視化によってサービスと品質の向上にもつながります。

GmailやOutlookなど、既存のメールソフトを設定する方法でもメール共有ができますが、確実性やスピード性を求める場合、メール共有システムのサービス導入がおすすめです。