オンライン商談における自己紹介の方法とは？自己紹介の順番も解説

オンライン商談の機会が増え、初対面の相手とオンラインで商談を行う機会も増加しましたが、第一印象を左右するオンライン商談での自己紹介は難しく感じることが多いです。です。本記事では、オンライン商談で自己紹介を行う方法や、好印象を与えるポイントなどを解説します。

目次

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1. オンライン商談とは
2. オンライン商談で自己紹介を行う方法
3. オンライン商談の自己紹介で好印象を与えるポイント
4. オンライン商談の自己紹介の順番
5. まとめ

オンライン商談とは

オンライン商談とは、コミュニケーションツール（ソフトウェアやアプリなど）を使用し、顧客と直接対面せずに、インターネットを介して商談を進める営業手法です。一般的にはコミュニケーションツールとして、Web会議システムやチャットツールなどが用いられます。

遠隔地にいる顧客とリアルタイムでコミュニケーションがとれる利点を生かし、地理的な制約を超えて商談を進められます。また、紙の資料を用意する必要がない点や、営業の効率性が向上する点などもメリットとして挙げられます。

しかし、商談の効果を高めるために、顧客に好印象を与える努力を要する点は対面と変わりません。本記事では、オンライン商談を円滑に進めるために、好感の持てる自己紹介に焦点をあてて解説します。

オンライン商談で自己紹介を行う方法

まず、オンライン商談における自己紹介にはさまざまな方法があります。ここでは自己紹介の際に用いられるテクノロジーやツールについて代表的なものを取り上げて解説します。扱う商品や商談の性質などを考慮して、適切な方法を選びましょう。

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QRコードを利用

自己紹介の手法の1つに、QRコードがあります。これは、予め用意しておいた自己紹介用の動画やWebページなどにアクセスできるQRコードを生成し、顧客に提供する方法です。顧客はモバイルデバイスでQRコードを読み込み、自己紹介ページを閲覧します。

ただし、メールやチャットなどで直接連絡を取れる場合は、直接URLを送ることでQRコードを読み込む手間が省け、顧客に好まれます。そのため、Web会議ツールのようにテキストを使わない場合に、QRコードを利用するのがおすすめです。

バーチャル背景を活用

Web会議ツールのバーチャル背景機能を利用し、簡単な自己紹介や前述のQRコードを背景に埋め込むのも1つの方法です。バーチャル背景を利用する方法は、ケースとしては多くないため、顧客に強い印象を与えることができます。

しかし、情報量が多いと見ていて疲れてしまったり、くどさや品位の低下などを招いたりするため、バランスとセンスが問われます。必要最低限の情報に絞る場合は、自己紹介の基本情報として、名前・肩書・連絡先などでとどめましょう。

商談冒頭は派手な背景でも、本題に入る時には別なものに切り替えることでメリハリが生まれ、商談への集中を妨げない工夫となります。

自己紹介スライドを利用

自己紹介スライドは、オンライン商談時に表示する資料の一部として自己紹介の情報を載せたスライドを用意して表示する手法です。初めての顧客との商談では、警戒心を解いてもらうために商談前の自己紹介が効果的で、スムーズに本題へと移行しやすくなります。

身振りや音声だけでも自己紹介は可能ですが、スライドを用意することで、自身の情報を魅力的に伝えることができます。紹介の内容に合わせて、写真・図表・グラフィックスなどを用いて視覚的に豊かに表現することが効果的な場合もあります。

名前・肩書・略歴・目標・業務など、さまざまな情報を盛り込むことが考えられますが、相手の関心を引きやすく、商談につなげやすいスライドが理想的です。商談を重ねながら、自身の持ち味を生かせるスライドになるようブラッシュアップさせていきましょう。

自己紹介ツールを導入

自己紹介ツールは、必要な情報を入力するだけでプロフィールページや自己紹介用のバーチャル背景などを作成できるツールです。Webページ作成の知識やデザイン技術不要で作成できるため、時間と労力の削減ができます。

自己紹介の手間を減らすことで商談をスムーズに進めるための計画や準備に時間をかけられるため、ツールを利用することはスマートな選択肢です。

また、ツールにはプロフェッショナルなデザインやフォーマットが用意されているため、高品質で一貫性のある自己紹介コンテンツを作成できます。

オンライン商談の自己紹介で好印象を与えるポイント

どのような自己紹介が好印象かは、顧客によって異なり一概に断言できるものではありませんが、マイナスイメージとならないためのポイントは、ある程度共通しています。ここでは、商談へとスムーズに移行するための自己紹介のポイントを解説します。

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特徴や実績を端的に伝える

オンライン商談において自己紹介は重要な役割を持ちますが、大事なのはあくまでも商談の目的を達成することです。自己紹介に力を入れ過ぎると、顧客にとって不必要な情報まで長々と提示し、不快感を与えてしまうことになりかねません。

自己紹介は顧客のために行うものであることも、前提として忘れてはいけません。自己紹介では情報を選別し、顧客が最も興味を持ちそうな情報を優先的に提示します。不必要な情報は省略し、要点を強調することで相手に印象づけましょう。

また、自社の特徴や自身の実績を提示する際は、商談に関係があるものを提示するのが基本です。顧客にとっては、自分に価値を提供してくれる可能性が見えない実績の提示は自慢話でしかありません。顧客にとって価値ある情報を簡潔に伝えましょう。

大きな声ではっきりと話す

心理学で紹介されるメラビアンの法則によると、話し方や声が人の印象に与える割合は38％と大きい割合を占めています。これは、会話の内容以上に声のトーンやボリュームが相手に与える印象は大きいとする一説であり、ビジネスシーンでもしばしば利用されます。

実際には、顧客と商談に至った経緯も含めて、さまざまな要素が印象に影響を与えるため、単に話し方のテクニックで商談がうまくいくとも限りません。しかし、それでも大きな声ではっきりと話すことは、伝えたいことを明確に伝えるための基本的な作法です。

声が聞き取りづらいことは、それだけで相手にとって負担が大きく、聞き返したり相手のトーンに合わせたりなど、余計な労力を使わせてしまいます。顧客に気を遣わせるのではなく、こちらが気を利かせて顧客にとって聞きやすい話し方を心がけましょう。

明るい表情を維持する

自己紹介中は、明るい表情をキープするよう心がけましょう。商談は対面・オンライン問わず第一印象が重要です。自己紹介は、目で見て感じた第一印象のすり合わせが行われます。

明るい表情での自己紹介は好印象を与えることができるため、その後の商談にも影響します。自己紹介中だけでなくオンライン商談が終了するまでは明るい表情を維持し、相手に好印象を与えましょう。

カメラを見て話す

自己紹介をはじめオンライン商談中に発言をするタイミングでは、カメラを見ましょう。対面で商談を行う際に相手の目を見て話しますが、オンライン商談ではカメラを見ることで聞いている側と目を合わせることができます。

常にカメラを見ていると相手の表情などが確認できないため、時折カメラから目を離す必要はありますが、基本的に発言中はカメラを見るのがベターです。

聞いている側は目線が合わないだけで「キョロキョロしている」「集中していなさそう」といった印象を抱きます。相手の表情を確認できないため慣れるまでは難しく感じることもありますが、対面商談で相手の目を見るタイミングは、カメラを見るよう意識しましょう。

相手に合わせて自己紹介を調整する

商談では、自社の商品やサービスの魅力を伝えようと頑張り過ぎて、自分が主役になってしまうというケースがよくあります。しかし、判断して意思決定するのは顧客であり、商談の主役は顧客です。自己紹介も、この点を意識して行うことが大切です。

顧客の表情やリアクションを注意深く観察しながら、顧客の興味関心に合わせて自己紹介を調整しましょう。話す内容・内容の長さを調整しながら、必要に応じて顧客が質問する時間を作る配慮も必要です。商談前に、議題や関心を明らかにしておくのも1つの方法です。

自己紹介も商談も、主役となる顧客の判断を支援するための情報提供と捉え、顧客が自己紹介を望んでいない場合は、省略して本題に入ることも大切です。一方的に紹介するのではなく、顧客が質問やフィードバックをしたくなるよう、顧客のニーズを軸に展開しましょう。

オンライン商談の自己紹介の順番

参加者が複数人のオンライン商談では、一般的な順序として「司会進行の挨拶や自己紹介」→「自社の自己紹介」 → 「顧客（取引先）の自己紹介」の流れで行います。司会進行の挨拶や自己紹介は会議の進行役は誰なのかを明確にし、参加者を歓迎する役割を果たします。

自社の自己紹介は、ビジネスマナーに従い役職の高い人から順番に自己紹介を行います。これは、自社が顧客（取引先）に敬意を示すための慣習です。顧客（取引先）もまた、役職の高い人から順番に自己紹介を行います。

これらの形式は「立てたい相手を自分より後に紹介する」ことが要点です。仮に顧客の地位が自社の参加者より低くても、取引においては立てたい相手は顧客であり、後に紹介するのが基本です。

まとめ

オンライン商談には、QRコードやスライドなどさまざまな方法があり、顧客にとって価値ある情報を提供しやすい方法を選ぶことが大切です。

商談時の自己紹介においては、顧客を立てることを前提に、大きな声ではっきりと話し、商談へと円滑に移行するのが望ましいです。双方向のコミュニケーションを実現させ、商談の目的を達成しましょう。