マスクを着用してオンライン商談を行う際のポイント｜注意点も解説

オンライン商談でもマスクを着用した方がいいのか迷う方もいるでしょう。マスクを着用してオンライン商談を行うと、相手に表情が伝わりにくい・声が聞き取りにくいなどのデメリットがあります。本記事では、マスクを着用してオンライン商談を行う際のポイントなどを解説します。

目次

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1. オンライン商談でマスクは着用した方がいいのか
2. オンライン商談でマスクを着用する際の注意点
3. マスクを着用しながらオンライン商談を行う際のポイント
4. オンライン商談でマスク着用時に気をつけたい注意点
5. オンライン商談で気をつけたいその他のポイント
6. まとめ

オンライン商談でマスクは着用した方がいいのか

新型感染症が流行していた時期に、オンライン商談でもマスクを着用することが世間に認められるようになりました。今でもその習慣はある程度残っているため、商談相手に合わせてマスクを着用するのは問題ありません。

しかし、新型感染症の拡大が落ち着いている現在では、相手が未着用なのに対して、こちらだけ着用するのは相手への第一印象を悪くしてしまいます。

それでも、体調不良などで商談中にマスクを着用したい場合は、言葉や表情が伝わりにくくなることを考慮して行う必要があります。

オンライン商談でマスクを着用する際の注意点

マスクを着用してオンライン商談する際には、下記のような2つのデメリットがあります。ここでは、これらのデメリットに対処するための注意点を解説します。

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お互いの表情変化が伝わりにくい

マスクを着用しての商談は、お互いの表情が伝わりにくいのが、最大のデメリットです。特に、画面に映る顔は実際よりも小さくなるため、対面と比べて伝わりにくいです。したがって、マスクを着用していないときよりも、さらに大きめに顔を映すような工夫も必要です。

商談では、相手の表情を見て提案方法を変える場面もありますが、相手がマスクを着用していると、その対応が難しくなる場合があります。よって、相手の顔ばかりでなく、手や体の動き・細かな表情の変化を見落とさないようにすることが大切です。

また、自分がマスクを着用している場合は、自分の表情も相手に伝わりにくくなっていることを理解し、商談を進める必要があります。マスク着用時には、より大きく表情を変化させたり、顔以外でアクションを取ったりすることを意識するのがおすすめです。

大きな声で話さないと聞き取りにくい

マスク着用のもう1つのデメリットは、声が聞き取りにくくなることです。例えば、マスクで音がこもるというだけでなく、オンラインの場合はマイクを通すことから、音量制限で声が認識されなかったり、口が隠れて口の動きが分からなかったりします。

人は声の音だけでなく、無意識の内に口の動きを感じて人の声を聞いています。マスクを着用すると、口の動きが分からない分、さらに聞き取りにくくなるということです。そのため、聞こえやすさを意識しながら普段より少し大きな声でゆっくりと話すことが大切です。

なお、相手がマスクを着用している場合、普段と同様に話されると聞き取りづらくなります。聞き取れなかった言葉を想像して商談を進めるとトラブルにもつながるため、聞き直す場合は丁寧かつ慎重な対応を行いましょう。

また、聞こえやすくするためにヘッドセットなどを使うのも1つの対処法です。

マスクを着用しながらオンライン商談を行う際のポイント

マスクを着用しながらオンライン商談を行うには、コツが必要です。ここでは、マスクを着用しながらでも、少しでもいい商談を行うポイントを解説します。

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はっきりと滑舌を意識して話す

オンライン上での商談は、対面での商談に比べて話し方に臨場感がなくなり、相手との意思疎通が上手くできなくなる可能性があります。マスク着用時は、さらにそのリスクが高まるため、はっきりと滑舌を意識して話すことが大切です。

滑舌をよくするための方法の1つに、正しい姿勢で話すことが挙げられます。姿勢が崩れると深い呼吸ができなくなり、声が小さくなるとともに、発声が不安定になるなどの障害が出ます。また、早口になると滑舌が悪くなり、聞きづらい発音になります。

なお、マスク着用時に限らず、滑舌の悪さの修正には舌を前に突き出して大きく回すなどして舌のトレーニングをしたり、自分の商談を録音して自身の話し方を分析したりするのもおすすめです。それにより、今まで知らなかった自分の話し方の欠点に気付けたりします。

ワントーン高い声で話す

低めの声は相手に安心感を与えますが、言葉が不明確になりがちです。したがって、マスクを着用した場合は、ワントーン高い声で早口にならないことを意識して話すといいです。

ただし、元々声が高い人がトーンをあげると慌てた印象を与える場合があります。一般的に快く聞こえる声の高さは中低音で、音階の「ソ」の音だといわれています。テレビやラジオのアナウンサーも「ソ」の音で話す訓練を受けています。

マスクを着用していても笑顔を意識

人は40種類以上の表情筋を使って、さまざまな表情を作っています。その中で笑顔を作る重要な筋肉は5種類程度です。

マスクをした場合、口の周りの筋肉で作る笑顔はマスクで隠れてしまいますが、目と口をつなぐ小頰骨筋と目全体を覆う眼輪筋はマスクに隠れない部分であり、笑顔として認識されます。つまり、目と眉で笑顔を作ることが大切です。

笑うと目は三日月型になり、それに連動して眉が動きます。難しく感じるかもしれませんが、目と眉を意識しながら顔全体で笑顔を作るように心掛けると実践しやすいでしょう。鏡の前でトレーニングしてみるのもおすすめです。

ジェスチャーを織り交ぜる

マスクの着用で表情が伝わりにくいからこそ、自分の感情を体で表現することも重要になります。多少オーバーに思える程度のリアクションでも、相手に不快感を与えることはないでしょう。

手や腕ばかりでなく、上半身全体でリアクションやジェスチャーを織り交ぜると伝わりやすくなります。

顔に髪がかからないヘアスタイルにする

笑顔は目と眉で作ることが大切だと紹介しました。しかし、その眉や目を髪で隠してしまっては、折角努力して目と眉で笑顔を作っても無駄になってしまいます。そのため、髪が顔に落ちてこないように固めるか、女性ならピンで止めておきましょう。

なお、マスク着用時に限らず、商談中に頻繁に髪を触るのは顧客の集中力を削ぐ原因となります。したがって、特に髪が長い方は注意が必要です。そして、例え男性でも清潔感のある髪型に心掛けることが商談には大切です。

対面での商談と同様の気持ちで取り組む

マスクをしていると、どうしても他者からの見え方を重視しなくなり、少し気が緩んでしまうことがあるでしょう。そして、オンライン商談においては直接的な対面ではないことから、さらに気が緩みがちです。

そのため、オンライン商談であっても大切な商談であることを決して忘れず、対面での商談と同様の気持ちで取り組むべきです。

また、緊張感も大切にしながら、相手からの自分の見え方、言葉の伝わりやすさなど、社内でシミュレーションを行い、フィードバックで定期的に改善することも重要です。

オンライン商談でマスク着用時に気をつけたい注意点

最近はマスクの種類も多くなり、白やクレーの単色ばかりでなく、柄のついたファッション性の高いマスクもあります。画面に映って顧客がまず目に入るのはマスクの場合が多いため、マスクの種類にも気を遣いましょう。ここでは、マスクの選び方について解説します。

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マスクのデザイン・色は控えめなものを選ぶ

商談でマスクを着用する場合の色は、ベーシックで控えめなものがおすすめです。派手な色のマスクの着用は、相手の視線がマスクに集中し、商談内容に集中できない恐れがあります。具体的には、ホワイトや淡いベージュ・グレー・ブルーなどが無難です。

また、最近は柄のついたマスクも販売されていますが、目立ち過ぎないように注意する必要があります。なお、目立たない細かな柄のものを選ぶと、カメラを通したときに縞模様のモアレが発生して逆に目立ってしまうため、なるべく無地のものがおすすめです。

マスクが汚れていないか確認

最近のカメラは優秀で、服のシワや汚れなども鮮明に映ってしまいます。特に、相手が大画面の場合は服のシワや汚れ、化粧の乱れなども目立ちます。そのため、マスクをする場合にはマスクの汚れにも配慮しましょう。

なお、何日も同じマスクを使用していたり、飲食の後であったりした場合には毛羽立ちや汚れが目立つ場合もあるため、特に注意が必要です。

オンライン商談で気をつけたいその他のポイント

ここでは、マスク着用時にかかわらず、オンライン商談を行う前の準備に必要な3つのポイントを解説します。

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画面内の映り込みに注意する

オンライン商談をする際には、パソコンに内蔵されているインカメラや外付けのWebカメラを使用することになります。その際、商談をする前に相手側からどのように見えているかを確認することが大切です。

特に、下から見上げるような位置にカメラがあると、相手からは見下されているように感じてしまいます。また、背景はなるべく無地で綺麗な壁紙を用意し、機密情報に該当するような資料を画面には映さない、商談者以外は画面に映り込まないといった工夫も重要です。

通信状況は安定しているか

オンライン商談を始める前に、通信状況やパソコン周辺機器の設定を確認して、スムーズに接続ができるようにしておくことが重要です。約束の時間になっても、商談が始められないといった状況は絶対に避けなければなりません。

特に、カメラスイッチの入れ忘れに注意をし、フリーWi-FiやポケットWi-Fiで行う場合は、高速で安定した通信ができる場所への移動がおすすめです。回線が安定している有線接続は通信トラブルも少なく、安心して商談が進められます。

プレゼン資料は事前に共有する

オンライン商談では、商談を効率的に進めるために、事前に共有URLとともに資料も送付し、商品やサービスの概要を知らせておくのがマナーです。また、商談中に提示する資料も、相手の通信環境に応じられるように何種類か用意しておくことをおすすめします。

例えば、相手の通信速度が遅いと動画などのデータ量が多い資料はスムーズな共有ができない場合があります。そのため、画質を落としたり画像を小さくしたりして、データ量を落とした資料やテキスト資料などを何種類か用意しておくと安心です。

商談相手よりも早めに入室する

オンライン商談でも、対面の商談と同じように遅刻は禁物です。予定時刻より早く入室し、相手の入室を待つのがマナーです。そして、相手が入室する前に、カメラへの映り方や背景のチェックをすませ、しっかりと準備をして顧客を迎え入れます。

まとめ

オンライン商談時のマスクの着用は、相手に表情や声が伝わりにくいため、可能であれば外すのがおすすめです。しかし、時と場合に応じて使い分けることも大事であり、相手がマスクを着用している場合は、こちらも着用して構いません。

マスク着用しての商談では、はっきりとした発音でゆっくり話すことや、目や眉で笑顔を演出するなどの工夫をすると、スムーズに進めやすくなります。また、マスクも悪目立ちしない、目立ちにくい淡い色で無地のものを選ぶのがおすすめです。