受発注システムを取引先に導入してもらう方法とは？必要な条件も解説

受注・発注の業務を効率化できる受発注システムは、自社だけでなく取引先にも導入してもらう必要があります。しかし、取引先の同意を得るのには苦労する場合があります。本記事では、受発注システムを取引先に導入してもらうための条件や方法、導入後のポイントを解説します。

目次

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1. 受発注システムとは
2. 受発注システムを取引先に導入してもらう重要性
3. 受発注システムを取引先に導入してもらうための条件
4. 受発注システムを取引先に導入してもらう方法
5. 受発注システムを取引先に導入してもらえない場合
6. 受発注システム導入後のポイント
7. まとめ

受発注システムとは

受発注システム（受発注管理システム）は、企業が注文と在庫を効率的に管理するためのソフトウェアです。

従来は電話やFAXによる受発注が主流でしたが、受発注システムでは、受発注におけるプロセスを自動化・デジタル化することで、注文の受け付けから商品の出荷、請求書の作成、在庫管理までを一元的に管理できるようにします。

受発注システムの導入におけるメリット

受発注システムの導入にはさまざまなメリットがあります。例えば、注文処理の自動化によって作業のエラーが減少し、業務効率が向上します。また、正確な在庫情報をリアルタイムで把握できるため、在庫の過不足や廃棄リスクを軽減し、コスト削減につながります。

しかし、受注発注システムは、自社だけが導入してもメリットを得られないため、取引先にも導入してもらう必要があります。よって、受発注システムを取引先に導入してもらうための条件や方法についても、しっかりと理解しておくことが重要です。

受発注システムを取引先に導入してもらう重要性

受発注システムの導入において、取引先の同意が必要です。なぜなら、受発注システムは受注と発注の両方に関わるからです。つまり、自社だけが導入しても、発注を行う取引先が同じ方法で情報を共有しない限り、最適な効果を得ることができません。

よって、受発注システムの導入を検討する際には、まず取引先からの合意を得る必要があります。

受注側と発注側の協力が重要

受発注システムの導入目的は、自社と取引先両者の業務効率化にあります。例えば、自社が受発注システムを導入して注文処理を効率化できても、取引先が依然として電話やFAXを通じて注文を発注し、紙の書類を使用していてはシステムが本来持つ効果を発揮できません。

そのため、受発注システムの導入は、受注側と発注側の双方が協力して行う必要があります。お互いに協力し合うことで、受発注システムの導入がより効果的なものとなります。

受発注システムを取引先に導入してもらうための条件

取引先に導入してもらうための条件は、双方にとってメリットのある協力体制を築く上で極めて重要です。ここからは、受発注システムを取引先に導入してもらうための条件を解説します。

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取引先にもメリットがある

受発注システムを取引先に導入してもらうためには、取引先にとって魅力的なメリットが存在することが必要です。メリットが認識されなければ、取引先が従来の方法から受発注システムに移行することは難しいでしょう。

システムの導入によって、具体的に取引先にどのようなメリットがあるのか、以下で詳しく解説します。

メリットの具体例

以下にメリットの具体例を紹介します。

1. システムから受発注を行うことで、取引先の従業員は受注にかかる手間を大幅に削減できる
2. 受発注業務のデジタル化によって、ペーパーレス化が実現し、紙の書類や印刷代などのコストを削減できる
3. 手作業から自動化への移行によって、正確な商品情報や数量・配送先情報が自動的に処理され、注文ミスのリスクが低減する

取引先への負担・迷惑をかけない

受発注システムを取引先に導入する際、取引先の状況確認が重要です。特に、受発注システムの導入にはコストがかかることがほとんどであるため、システムの導入によって取引先に負担や迷惑がかからないかを検討する必要があります。

この負担を最小限に抑えるために、導入費用や月額利用料の詳細を事前に説明し、取引先が納得の上で導入を検討できるようにしましょう。また、費用対効果の高いプランを提案することも大切です。

システムの導入によって何を期待できるのか、どのような業務の効率化に役立つのか、導入後の効果について明確に説明を行い、取引先の理解を深めましょう。

受発注システムが使える環境である

発注システムを利用するには、適切なハードウェアが必要です。よって、取引先がシステムを実行できるコンピューターやデバイスを所持しているかを確認しましょう。また、システムの動作に必要なスペックや要件に合致しているかも確認します。

そして、システムの使いやすさも十分に考慮すべき事項です。取引先がシステムを直感的に操作できるかどうか、複雑な操作が必要ないかを確認しましょう。

受発注システムを取引先に導入してもらう方法

受発注システムを取引先に導入してもらうためには、取引先に課題のヒアリングを行い、メリットを伝えることが必要です。ここからは、受発注システムを取引先に導入する方法について詳しく解説します。

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課題をヒアリングする

受発注システムの導入においては、取引先のニーズや課題を正確に理解することが重要です。一般的な課題として、手書きの注文書やFAXを使用している場合、注文処理に時間と手間がかかり、エラーや遅延が生じる可能性があることが挙げられます。

さらに、電話を使用した受発注では通話内容が記録されず、情報の透明性が不足しています。その結果、注文内容の確認やトラブルシューティングが難しくなります。取引先が正確かつ迅速な受発注プロセスを望む場合、これらの課題を克服する必要があります。

ヒアリングの手順

長年、従来の方法で発注業務を行ってきた取引先にとっては、何が課題となっているのか

分からない場合もあります。そのような場合は、まず1日あたりの発注業務にかかっている時間を尋ねてみましょう。

時間的なコストを認識してもらえたら、発注業務の中のどんな作業に時間をとられているのか、また不便に感じていることはないか、よく起こるミスは何かなどを確認します。

まずはヒアリングを通して、取引先に業務における課題を認識してもらうことが大切です。受発注システムでそれらが解決可能であることを伝えられれば、導入に対する前向きな返答がもらえるでしょう。

メリットを伝える

いくつかの課題を解決するためには、受発注システムが効果的であるというメリットを伝えることが重要です。メリットを伝えることにより、取引先がシステム導入に賛同する動機づけにつながります。

例えば、注文処理の自動化で人的エラーが大幅に減少し、その結果納期遵守率が向上します。また、過去の受発注ログに即座にアクセスできることは、問題のトラッキングや解決を助け、業務の円滑な進行に寄与します。

その他にも、費用削減や生産性向上など、具体的なメリットを取引先に伝えましょう。さらに、取引先にとって使いやすい受発注システムであることも重要です。操作性に優れているため、導入・利用がスムーズに行えることをアピールしましょう。

成功事例を伝える

成功事例を伝えることは、取引先にそのシステムの信頼性や実績を示す手段です。他社がシステムを導入し、どのような効果を得られたかを知ることで、取引先は導入に対する不安を軽減できます。

他社の事例を具体的に挙げ、どのような課題が解決され、どれくらいの効果が得られたかを詳しく説明しましょう。成功事例を取り上げて解説すると、取引先に導入のメリットを理解してもらいやすくなります。

受発注システムを取引先に導入してもらえない場合

さまざまなメリットや他社での成功事例を伝えても、受発注システムを導入してもらえない場合もあるかもしれません。

そのような場合は、受注したFAXをOCR（光学文字認識）でデータ化できるシステムや、電話での受注業務にも対応できるシステムなど、自社の業務効率化を実現できるシステムの導入を検討してみましょう。

受注データを蓄積できるため、収集したデータを分析してマーケティングに活かしたり、業務効率化で空いたリソースを営業活動に充てたりすることが可能になります。

受発注システム導入後のポイント

取引先が受発注システムを導入してくれた場合、その後のポイントを理解することは、システムの効果的な活用に欠かせません。ここから、受発注システムの導入後に注意すべきポイントを解説していきます。

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取引先が使いやすい環境を用意する

取引先が受発注システムをスムーズに利用できるよう、取引先のスタッフへ使い方をレクチャーしましょう。システムの操作方法や機能についての教育を行い、スタッフが自信を持ってシステムを活用できるようにサポートします。

また、自社内でシステムを適切に運用するためのサポート体制を整え、問題やトラブルが生じた場合に迅速に対応できるようにしましょう。さらに、取引先のニーズに合わせてシステムをカスタマイズすることも重要です。

そして、特定の機能やレポートが必要な場合、システムを調整してそれに対応できるようにし、取引先の要求に応えられるようにします。

実演による説明を行う

取引先が受発注システムを導入した後、メールや文書だけでは伝えきれない情報や操作方法を伝えるためには、実演による説明が非常に重要です。

複雑なシステムの操作や設定は、実際に画面を見ながら説明されることで、取引先のスタッフがより直感的に理解できます。メールや文書では、質問への回答が遅れて不明瞭になることがあるため、訪問やオンラインによるリアルタイムなコミュニケーションが効果的です。

まとめ

受発注システムは、企業の注文と在庫管理プロセスを効率化するためのツールです。このシステムは、従来の手法である電話やFAXに代わり、デジタルな取引プラットフォームを提供します。

受発注システムの導入には、取引先の協力と理解が必要です。自社だけでなく取引先にもシステムを導入してもらうため、取引先の課題をヒアリングし、システムを使いやすい環境を整えることが必要不可欠です。

取引先に受発注システムの導入を理解してもらうためには、導入することで得られる効果や他社での成功事例を紹介し、取引先へのメリットを明確に示しましょう。受発注システムを導入することで、両者にとって効果的で正確な受発注を実現できるでしょう。