在庫管理システムにかかる費用と料金・価格相場｜導入の注意点も解説

在庫管理システムの料金相場は、システムのタイプによって導入にかかる費用や製品価格が異なります。本記事では、在庫管理システムの料金相場をタイプ別に紹介し、在庫管理システムを導入するメリット・注意点の他、無料トライアルの活用方法も紹介します。

目次

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1. 在庫管理システムにかかる費用
2. 在庫管理システムの費用相場
3. 在庫管理システムを導入するメリット
4. 在庫管理システムの費用以外での選び方
5. 在庫管理システムを導入する際の注意点
6. 無料トライアルを活用しよう
7. まとめ

在庫管理システムにかかる費用

在庫管理システムの料金相場は、システムのタイプによって導入にかかる費用や製品価格が異なります。

主な費用としては、初期費用（ライセンス費用・カスタマイズ費用・ハードウェア費用）や運用保守費用（月額費用・サポート費用・セキュリティ費用・人件費）がかかります。

エクセルで在庫管理表を自作して在庫管理を行う場合に比べ、在庫管理システムの導入は初期費用が高くなることがあります。

しかし、エクセルでの在庫管理には限界があり、大規模な在庫管理やリアルタイムな情報共有が必要な場合は在庫管理システムの導入が求められます。自社の要件や予算に合わせて、コストと効率性を検討してシステムを導入するかどうか判断しましょう。

その他必要となるコスト

在庫管理システムを導入する際は、導入にかかる時間や従業員のトレーニングに関わるコストも考慮しましょう。システムの設定やデータの移行には、時間とリソースを要します。

また、他のシステムやツールと連携する場合、カスタムプログラムやAPI開発のための費用が発生することもあります。事前にこれらの費用を確認して、計画的に導入することで効果的な運用ができるでしょう。

在庫管理システムの費用相場

導入費用は、企業の規模・業界・要件・選択するシステムのタイプなどによって異なります。ここからは、在庫管理システムの導入費用に関する一般的な費用相場について詳しく解説します。

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クラウド型

クラウド型在庫管理システムは、インターネット経由でアクセスできるため、場所やデバイスを問わずに利用できる利便性の高い形態です。

特にリモートワーク環境やモバイルワーク環境に適しており、従業員はどこからでも必要な情報にアクセスできるため、在庫データを管理するためにオフィスに出勤する必要がありません。

クラウド型システムの価格は、一般的に初期費用が比較的低く抑えられます。導入に関連する初期費用は、カスタマイズや特定の機能の追加が必要な場合に増加することがありますが、一般的には数千円から数十万円程度の範囲内で抑えられることが一般的です。

これに加えて、月額料金がかかります。月額料金は、通常、利用するユーザー数や在庫アイテムの数に応じて設定され、数千円から数十万円まで幅広い価格帯が存在します。企業は自身の規模や必要性に合わせてプランを選択し、予算を適切に計画することが大切です。

オンプレミス型

オンプレミス型システムは、企業内のサーバーにシステムを構築するため、データとシステム全体が企業内に存在し、セキュリティが保たれるメリットがあります。

しかし、オンプレミス型システムの導入には高額な初期費用がかかります。ライセンス料・ハードウェアの購入・カスタマイズ作業・導入プロジェクトのコストなどが含まれ、初期費用は数百万円から数千万円に及ぶことがあります。

また、オンプレミス型の在庫管理システムは、導入後も保守費用が継続的に発生します。そのため、予算計画を適切に立てて資金を確保することが重要です。

スクラッチ型

スクラッチ型の在庫管理システムは、企業が独自にカスタムソフトウェアを開発し、在庫管理のニーズに合わせて設計・構築するシステム形態です。

このタイプのシステムは他の在庫管理システムとは異なり、ゼロから独自のシステムを構築することになります。スクラッチ型の在庫管理システムの費用は、企業のニーズ、規模、要件に大きく依存し、一般的な相場を指定するのは難しいです。

プロジェクトの規模や複雑さやカスタマイズの度合いに応じて、数百万円から数千万円以上に及ぶこともあります。企業はプロジェクトの要件を詳細に検討し、予算を適切に計画することが重要です。

オープンソース型

オープンソース型の在庫管理システムは、オープンソースソフトウェアとして提供され、一般のユーザーや開発者によって無料で利用、カスタマイズ、改良ができるシステム形態です。

このタイプのシステムはソースコードが公開されているため、企業が独自にカスタマイズして自社の在庫管理ニーズに合わせることが可能です。オープンソース型の在庫管理システムの費用は、基本的なシステムの利用には通常、ライセンス料がかかりません。

しかし、カスタマイズや導入、保守、トレーニングなどにかかる費用は企業のニーズや要件によって異なります。導入プロジェクトの規模やカスタマイズの度合いによって、数十万円から数百万円以上に及ぶことがあります。

また、オープンソース型のシステムを導入する際には、技術的な知識や開発リソースを持つことが求められます。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムの導入には一定のコストがかかりますが、そのメリットは数多く存在します。ここからは、在庫管理システムのメリットについて注目して詳しく解説します。

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人件費を削減できる

在庫管理システムは在庫データを効率的に収集・更新・追跡することができます。従来の在庫管理はすべて手作業・目視で行っていたため、在庫のカウントや記録に時間と手間がかかっていました。

在庫管理システムを導入することで従業員は手作業で在庫の監視や入出庫記録を取る必要がなくなり、業務効率が向上します。在庫管理の効率化によって、在庫管理にかかる人件費の削減が期待できます。

在庫ロスや機会損失を防げる

従来の手動の在庫管理方法では、在庫の誤差や過剰在庫、不足在庫が発生しやすく、これが在庫ロスを招く主要な原因です。しかし、在庫管理システムの導入により、正確な在庫情報と需要予測に基づいた在庫管理が可能となり、在庫ロスが大幅に削減されます。

このシステムは過剰在庫や品質に問題のある在庫を最小限に抑え、資本を効果的に活用できるため、企業にとっては貴重なメリットとなります。

正確な在庫情報に基づいて適切な発注や製造が行われ、需要と供給が最適化されることで、在庫ロスが減少し、企業のコスト削減と収益最大化が実現できます。

ヒューマンエラーを防止できる

在庫管理システムは、バーコードスキャナーやRFIDテクノロジーなどを活用し、商品や材料のデータを自動的に読み取り、正確に記録します。そのため、手動データ入力に伴うタイプミスや数字の逆転などのヒューマンエラーが防止できます。

また、在庫管理システムは在庫の状況をリアルタイムでアップデートし、従業員に即座に視覚的に表示することで、在庫の誤った管理・商品の過剰発注・在庫不足などが回避され、正確な在庫状況を明確に把握することが可能となります。

時間や場所を問わない

在庫管理システムの中には、スマートフォンやタブレットのアプリを通じて利用できるものもあり、時間や場所を問わずに在庫情報の管理が可能です。従業員はオフィス内にいる必要がなく、外出先からも在庫の監視や更新が可能です。

また、リアルタイムの在庫情報へのアクセスが可能となり、急な需要変動や問題に迅速に対応できます。在庫不足や過剰在庫が発生した場合でも、即座に適切な対策を講じることができます。

在庫管理システムの費用以外での選び方

在庫管理システムを導入する際、費用は重要な要因ですが、それ以外にも考慮すべきポイントがあります。選択肢が多く、各システムには異なる特長や機能が備わっているため、ここからは、費用以外の重要な要因と、どのように選ぶべきかについて解説します。

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自社の目的にあった機能か

在庫管理システムを選定する際には、システムが提供する機能を詳細に確認し、自社のニーズに合ったものかどうかを検討することが大切です。

具体的な機能として、在庫管理、発注、在庫追跡、報告書作成、バーコードスキャン、在庫評価法などが挙げられます。これらの機能が自社の業務プロセスに合致しているか確認しましょう。

また、システムが将来的な拡張やカスタマイズが可能かどうかも考慮すべきポイントです。選定したシステムが柔軟性を持ち、新しい機能やプロセスを容易に統合できるかどうか確認しましょう。

操作しやすいか

在庫管理システムを選ぶ際、操作手順の煩雑さや理解の難しさは、在庫管理プロセスにおけるエラーの発生を増加させる可能性があります。

一方で、シンプルで直感的なインターフェースを備えたシステムは、ヒューマンエラーを減少させ、正確な在庫管理が可能となります。

また、操作が容易な在庫管理システムは、従業員のトレーニングにかかる時間とコストを最小限に抑えることができ、従業員は操作にストレスを感じずに作業できます。

サポート体制は十分か

適切なサポート体制がなければ、システムのトラブルや問題発生時に迅速な対処が難しく、業務に支障をきたす可能性が高まります。

選んだ在庫管理システムが期待通りに機能しない場合、適切なサポート担当者が迅速かつ効果的に対応し、トラブルシューティングを行えることが大切です。

また、サポート体制の提供時間や対応方法（電話、メール、チャットなど）が、自社の業務スケジュールに合致しているか確認し、緊急時にもサポートを受けられることが重要です。

セキュリティ対策は十分か

在庫管理システムの選定において、データセキュリティが重要です。在庫管理システムは企業の貴重な在庫情報を扱います。システム導入後はデータの暗号化とバックアップをし、情報漏洩や喪失から保護する必要があります。

クラウド型のシステムを使用する場合、プロバイダーのセキュリティ対策とデータプライバシー規定を確認し、信頼性の高いプロバイダーを選択しましょう。

セキュリティ対策を満たしていることを確認することで、データの安全性を確保し、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

同業他社の導入実績があるか

在庫管理システムを導入する際は、同業他社の導入実績があるか確認しましょう。同業他社は自社と似た業務を行っていることが多く、必要な機能などが一致している可能性が高いです。

そのため、同業他社の導入成功実績があるシステムは、自社が導入した際も有効活用でき、導入によるメリットを十分得られる期待値が高いといえます。

特に規模も近しい企業での導入実績は非常に参考になるため、大企業は大企業の、小規模で運営している企業は中小企業の導入実績があるか確認しましょう。

在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムの導入によるメリットは多いですが、把握しておくべき注意点もあります。場合によってはシステムの導入に失敗してしまう可能性もあるため、注意点を確認しておきましょう。

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導入目的を明確にしておく

在庫管理システムを導入する前に、なぜその必要があるのか、どのような業務目標を達成したいのかを明確にしましょう。自社の要件や業界に合った機能を備えたシステムを選ぶために、目的と要件を具体的に把握する必要があります。

どのような目的でシステムを導入したいのかを明確にしないままシステムの選定や導入を行うと、本来の目的を果たせない可能性があります。

ミスを減らしたい場合は、ヒューマンエラーが発生しにくい機能が搭載されているシステムを、在庫の過不足をなくしたい場合は最適な在庫をキープする機能が搭載されているシステムを選定しなければ、導入目的を果たすことはできません。

把握していない費用がないか確認する

特にクラウド型の在庫管理システムにおいて、導入初期は安価でも、継続的に利用すると追加のライセンス料やアップグレード費用などが発生する場合があります。

これらの費用を把握しないまま、導入費用が安いというだけでシステムを決めてしまうと、コストと効果のバランスが取れなくなってしまいます。

一度導入したシステムから新たなシステムへの移行には、労力がかかります。必ず把握していない費用がないかを確認し、慎重にシステム選定を行うようにしましょう。

業務プロセスの見直しをする

在庫管理システムを導入する際は、これまでの業務プロセスやワークフローの見直しを行いましょう。システムの導入により手作業での入力が不要になったり、自身でカウントを行う必要がなくなったりします。

導入するシステムにもよりますが、システムを導入することで在庫管理業務のプロセスが大きく変わることもあるため、システム導入による変更点をふまえたプロセスに見直しましょう。

また、従業員がシステムを使いこなすためにはトレーニングが必要な上に時間もかかります。システムだけでなくハンディターミナルなどの端末の使用方法についても含めてトレーニングを行い、システムを効果的に活用できるようサポートも実施しましょう。

無料トライアルを活用しよう

無料トライアルを活用することで、システムの実際の操作感や機能を試すことができ、自社のニーズに合うかどうかを実際に確認できます。また、無料トライアルを通じて、システムの使いやすさや適応性を評価することも可能です。

無料トライアル中には、必要な機能が搭載されているか、使いやすい操作性かなどのポイントを必ずチェックしましょう。無料トライアルが提供されている場合には、できるだけ活用することがおすすめです。

まとめ

在庫管理システムにはさまざまな種類があり、導入タイプや機能、規模によって費用は大きく異なります。在庫管理システムの選定に際しては、導入費用だけでなくさまざまなポイントを考慮する必要があります。

システムの機能・適応性・操作性・サポート体制・セキュリティ対策など、企業のニーズや業界に合致するかどうかを検討し、無料トライアルを活用してシステムを比較しましょう。

また、システム導入には業務プロセスの見直しやトレーニング期間も必要になるため、計画的な導入を行うことが必要です。費用だけでなく、システムの総合的な適合性を検討し、ビジネスに最適な選択をしましょう。