生産管理システムの導入失敗例と原因｜失敗しない選び方も解説
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- 生産管理システムを導入しても、自社の運用に合わず、返って工数が増えることがある
- 導入目的が曖昧なまま導入すると、思ったような効果を得られず、失敗する原因となる
- 生産管理システムを選ぶ際は、生産方式や機能が自社に合っているかなどを確認する
生産管理システムとは、計画・生産・品質などを一括管理できるシステムのことを言います。導入することで生産性の向上に繋がりますが、システムの選び方などを注意しないと導入を失敗するリスクもあります。本記事では、生産管理システムの導入失敗例や原因などを解説します。
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生産管理システムの導入失敗例
生産管理システムは、製造業界における生産・計画・品質管理などの業務を一元的に管理するツールです。
このシステムは、生産計画の策定から生産ラインや設備のスケジュール最適化、在庫のトラッキングと管理に至るまで、さまざまな業務領域にわたって活用されます。
具体的には、生産管理システムは生産計画を効果的に立て、需要の予測やリソースの最適な配置をサポートします。
また、在庫の追跡と管理も行い、過剰在庫や不足在庫を防ぎながら適切なレベルを維持することで、製造業者は在庫コストを削減し、需要に迅速な対応ができるようになります。
このように、生産管理システムの導入には多くの利点がありますが、導入において注意が必要なポイントが多く、適切に計画や実施が行われない場合、失敗する可能性が高まります。
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生産管理システムの導入失敗例
業務を効率化できずに工数が増えてしまう
生産管理システムを導入したにもかかわらず、業務効率化が期待通りに実現できず、工数が増加してしまうケースがあります。
その主な原因は、自社のニーズに合わない生産管理システムを導入した場合です。自社のニーズに適していないシステムを導入すると、業務プロセスをシステムに合わせるために無理な変更や運用が必要となり、結果的に工数が増加してしまいます。
工数が増加すると作業が滞りやすくなり、従業員はシステムの問題に対処しなければならなくなります。そのため、タスクの完了に時間がかかり、プロジェクトの進行が遅れる可能性が高まります。
スペックは高いが一部の機能しか使えていない
スペックが高いシステムは通常、多くの高度な機能やツールを提供しますが、全ての機能が企業のニーズに適しているわけではありません。
導入段階で全ての機能を導入した場合、従業員が使いこなすことが難しくなり、一部の機能しか活用されないことがあります。
さらに、機能が豊富なシステムは高価であることが多く、それに伴うライセンス費用や保守費用がかかります。そして、企業の予算を圧迫する恐れがあるため、高スペックのシステムを選ぶ際には、必要な機能に焦点を当てながら無駄なコストを避けることが重要です。
システムの操作が複雑で従業員が使いこなせない
生産管理システムが複雑なユーザーインターフェースを持つ場合、従業員は使える機能について把握できず、操作画面がどこにあるのかを理解するのが難しくなります。
その結果、操作が複雑で使いこなせなくなり、従業員の作業時間が増えて作業効率が低下します。本来の業務に十分な時間を割けなくなり、仕事が遅れたり、ストレスが増加したりする可能性が高まります。
生産管理システムの導入が失敗する原因
生産管理システムの導入は、企業の効率向上や品質管理の強化を目指す重要なステップですが、上手く活用できないと導入プロジェクトが失敗するケースも多く見られます。
ここからは、なぜ生産管理システムの導入に失敗してしまうのか、その原因と回避策について探究していきます。
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生産管理システムの導入が失敗する原因
導入目的が明確になっていない
導入目的が明確でないままシステムを導入すると、システムが実際の業務に適合しないといった事態が発生します。そして、業務プロセスに合わせるために追加の工数や労力が必要となり、作業効率が低下してプロジェクトの進行が遅れる可能性が高まります。
要するに、システム選定時に適切な調査や要件定義が行われないと、業務に合わせるための過度な修正や調整が必要になります。その結果、コストやスケジュールに悪影響を及ぼす可能性があります。
システムが自社に適していない
システムが自社の特定要件や業務プロセスと適していない場合、従業員はシステムの効果的な操作が難しくなります。その結果、業務効率が低下し、作業が遅くなる可能性が高まります。
また、システムのカスタマイズ性が低いと、自社の要求に合わせて調整することが困難です。したがって、特定の業務プロセスやワークフローに合わせてシステムを調整できないと、制約に縛られて業務遂行が難しくなる可能性があります。
そして、システムが企業の成長や変化に適応できなくなり、将来的なニーズに対応するのが難しくなる要因となります。
そもそもシステムを利用していない
生産管理システムの導入によって得られる効果を測定する以前に、そもそも社内の人間がシステム自体を利用していないと、導入が失敗していると考えられます。システムを利用しない理由として考えられるのは、管理者側と現場側を比較した際の理解度などです。
管理者側としては、生産管理システムの活用によって、社内全体の生産管理に関わる業務を効率化したいと考えて導入を行います。しかし、従来までの方法との違いやシステム導入によるメリットを現場の人間が感じられないと、既存の方法で業務を行ってしまいます。
部門間のコミュニケーション不足
部門間のコミュニケーションが不足すると、各部門が自身のニーズを適切に共有できず、問題が正しく把握されないことがあります。その結果、システムの要件が不明確になり、効率化したい業務プロセスをサポートできない可能性が高まります。
また、データの整合性も損なわれることがあります。例えば、異なる部門が別々にデータを扱う場合、情報の一貫性が欠如し、データの重複や矛盾が生じやすくなります。そして、情報の信頼性が低下し、ヒューマンエラーのリスクが増加する場合があります。
現場への周知や研修を怠っている
現場の従業員に対する、導入目的や操作方法などの周知と研修が不適切である場合、生産管理システムの導入に失敗するリスクが著しく高まります。つまり、従業員がシステムの適切な操作方法や使い方を理解できないと業務が滞り、ミスが発生しやすくなります。
また、問題解決に対するスキルが不足していると、従業員がシステムのエラーに対処できず、生産プロセスでのエラーや障害が増加する可能性が高まります。その結果、生産性が低下して品質に悪影響を及ぼします。
そのため、生産管理システムの導入においては、従業員への適切なトレーニングと研修が欠かせません。従業員がシステムを効果的に活用し、エラーや問題を適切に対処できるようなサポートを心掛けましょう。
経営陣との関心の違いによる温度差
生産管理システムには、本来経営陣にも深く関わるメリットなどが含まれていますが、新しい製品の開発や即座に収益へとつながること以外は、経営陣の関心度が低い場合があります。
つまり、経営陣とシステムを利用・導入する側との温度差が生まれることで、導入が成功したとはいえない状況が発生する可能性があります。そして、稟議の承認を得る際にも、システム導入におけるコスト面での利点を詳細に説明することなどが求められます。
生産管理システムの導入を失敗しないための選び方
適切なシステムを導入できなかった場合、導入プロジェクトは失敗し、予期せぬ問題が生じる可能性があります。そこで、ここからは生産管理システムの導入を失敗しないための選び方について詳しく紹介します。
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生産管理システムの導入を失敗しないための選び方
導入目的の明確化・周知を徹底する
システムの導入によってどのような課題を解決し、どのような目標を達成するかを明確にすることで、導入プロジェクトの方向性が明確になります。そして、システム選定から導入、運用までのステップを効果的に計画することができます。
また、導入目的の周知を徹底することで従業員の理解が深まり、システム導入に関する疑念や不安が解消されます。このように、従業員がなぜ新しいシステムが必要であるのかを理解することは、システムを効果的に活用するために重要です。
自社の生産方式に合っているか確認する
自社の生産方式に合わないシステムを使うと、データの混乱や生産の遅延など、多くの問題が生じます。しかし、自社の生産方式に適した生産管理システムを選ぶことで、業務を効率的にサポートし、品質や生産性を向上させることができます。
生産プロセスがスムーズに進むことにより、問題を最小限に抑えることができます。また、システムの操作やトレーニングも簡単になり、新しい仕事環境に適応しやすくなるため、生産管理システムを導入する際には、自社の生産方式との適合性を確認しましょう。
自社に必要な機能を精査する
自社に必要な機能を明確にすることで、無駄な機能や機能を削減でき、ライセンス料やカスタマイズにかかるコストを最小限に抑えることができます。
また、不必要な機能があると、ユーザーがシステムを使いこなすのが難しくなることがあります。よって、必要な機能のみを選定することで使いやすさが向上し、トレーニングやサポートの負担が軽減されます。
必要な機能を明確にしてシステムを構築することで、コスト削減と業務の効率化が可能となります。
現場の従業員の意見を取り入れる
システムのユーザーは現場の従業員であるため、従業員の意見を尊重することは非常に重要です。なぜなら、使いやすいシステムはトレーニングコストを削減し、ユーザーエラーを減少させる要因となるからです。
従業員からの意見やフィードバックを積極的に受け入れることで、システム設計に実務経験を活かすことができ、従業員がスムーズに作業できる環境を築くことができます。
ユーザー視点からのアドバイスや改善提案は、システムの使い勝手や機能性向上に非常に役立ちます。
無料トライアルなどでテスト運用を行う
無料トライアルを利用することで、システムの機能や適用性を実際にテストできます。導入前にシステムが企業のニーズに合致しているかどうかを試すことができ、導入後のリスクを軽減します。
また、ユーザーがシステムを操作し、その使い勝手や機能を評価することができます。これは最終的な導入の判断材料となるため、無料トライアルが提供されている場合は、積極的に試してみることをおすすめします。
生産管理システムを導入する手順
生産管理システムの導入には、正しい手順を踏まないと失敗や問題が生じることがあります。ここからは、生産管理システムをスムーズに導入するための手順について詳しく解説します。
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生産管理システムを導入する手順
現状の課題を整理
生産管理において問題点を正確に把握しない限り、それらを解決するための効果的な策を見つけることは困難です。そのため、現状の課題を整理・把握することは、生産管理システムの導入において非常に重要です。
まず、現状の課題を整理することで、どの部分が最も改善の余地があるのかを明確にしましょう。
例えば、生産ラインでの作業が過剰に時間を要しているのか、在庫管理が効率的でないのか、品質管理に問題があるのか、それとも他の要因が影響しているのか、具体的に把握することが必要です。
必要な機能・提供形態を確認
次に、必要な機能を確認します。生産管理においては、在庫管理、生産計画、品質管理、出荷管理など、さまざまな機能が必要ですが、企業ごとにその重要性や優先順位は異なります。
自社のニーズに合った機能を選択しないと、システムが本来の役割を果たせず、効果を発揮することができません。
また、提供形態としてクラウド型とオンプレミス型があります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、企業のインフラやセキュリティポリシーに合致するかどうかを検討する必要があります。
予算を決めてシステムを選定
予算を決めてシステムを選定することで、不必要な支出を抑制し、予期せぬコストオーバーを防ぐことができます。
また、予算を明確にすることは、費用対効果を考慮するために欠かせません。システムを選定する際、機能や提供形態に応じてコストが異なるため、あらかじめ予算を決めておくことで、費用対効果の高い最適なシステムを選択することが可能です。
導入準備・設定
生産管理システムを導入する際は、システムを自社のニーズに合わせてカスタマイズや設定する必要があります。カスタマイズや設定の方法を以下に紹介します。
FIT&GAP分析
FIT&GAP分析（フィット＆ギャップ分析）は、企業が新しいシステムを導入する際に、既存の業務プロセスと新しいシステムの機能との適合度（Fit）と不適合度（Gap）を評価するための方法です。
この分析を行うことで、導入するシステムが企業のニーズや要件をどれだけ満たしており、どのようなカスタマイズや調整が必要かを明確にすることができます。企業が生産管理システムを導入する際には、FIT&GAP分析を適切に実施することが重要です。
カスタマイズ開発
カスタマイズ開発は、標準の生産管理システムには含まれていない機能や要件を導入し、システムをより適切に運用できるようにします。このカスタマイズ開発により、システムが企業固有の要求事項やプロセスに合致し、運用効率が大幅に向上します。
さらに、企業は競合他社との差別化を図り、競争力を維持・向上させるための独自の機能や特徴を統合することが可能です。カスタマイズ開発は、企業の独自の要件に対応し、長期的な運用をサポートします。
マスタ登録
マスタ登録は、重要なデータや情報を一元的に管理し、データの品質を確保することができます。企業では、さまざまな部門やプロセスでデータが使用されますが、マスタ登録により、データの混乱や誤りを最小限に抑えることができます。
主に登録する項目は以下の3項目です。
- 品目マスタ
- 構成マスタ
- 品目手順マスタ
これらのマスタ登録は、生産プロセス全体の効率性と品質の向上に関わるため、生産管理システムの正確な運用に不可欠です。
テスト運用・運用開始
テスト運用を通じて、システムの安定性を評価し、必要に応じてシステムの調整を行います。システムが予期せぬエラーや障害を引き起こさないかどうかを確認し、問題を事前に発見して修正します。
また、従業員がシステムを効果的に活用できるように、操作方法マニュアルを作成しましょう。このマニュアルには、スクリーンショットや図解を含め、操作手順をわかりやすく詳細に説明することが必要です。
そして、運用開始後も新しい機能の追加や変更、新入社員のトレーニングなど、継続的なトレーニングとサポートを提供し続けることが大切です。
まとめ
生産管理システムの導入は、生産プロセスを自動化してデータを一元管理し、業務効率化を促進します。しかし、正確な導入が行われない場合、失敗する可能性があるため、慎重な計画が必要です。
具体的には、自社のニーズや目標を明確にし、システムの選定からテスト運用までのステップを着実に進めることが重要です。導入に際しては、FIT&GAP分析を行い、システムが要求事項を満たすかどうかを確認しましょう。
さらに、マスタ登録やカスタマイズ開発を通じてシステムを最適化しましょう。なお、運用開始前には操作方法のマニュアルを整備し、運用開始後も継続的なトレーニングとサポートを行う必要があります。
生産管理システムの導入にはコストと労力がかかりますが、正しく運用すれば、業務プロセスの効率化と品質向上、競争力の強化といった成果が実現できます。
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