受発注業務が難しい原因と慣れるコツ｜受発注管理システムについても解説

受発注業務は電話対応に時間がかかったり、取引先によって受注対応が異なったりなどの理由から難しさを感じやすい業務ですが、慣れたり効率化したりするにはいくつかのコツがあります。本記事では、受発注業務が難しいと感じる原因と慣れるためのコツなどを詳しく解説します。

目次

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1. 受発注業務を難しい・辞めたいと感じる理由
2. 受発注業務が向いている人・向いていない人の特徴
3. 受発注業務に慣れる・効率化するためのコツ
4. 受発注管理システムを選ぶ際のポイント
5. まとめ

受発注業務を難しい・辞めたいと感じる理由

受発注業務は、注文の受け付けから発送までの一連の流れ、発注から納品までのステップをきめ細かく管理しなければならず、煩雑な作業が多い業務です。

特に、コンビニなどの店舗では、店舗運営と発注業務を毎日こなさなければならず、忙しい上に休みづらいなどの問題も抱えています。ここでは、受発注業務の煩雑さや難しさについて解説します。

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電話での受注は手間や時間がかかる

電話での受注業務は、受注時に確認しなければならない項目が多く、その確認作業に時間を要します。商品名、個数、納期など、通話中にさまざまな情報を確認しなければならないため、手間がかかります。

特に、新商品や新サービスの場合は詳細な説明が必要とされ、時間を取られる要因です。通話中の説明作業は手間となり、双方の誤解や意思疎通の難しさにもつながります。これらの要因から、電話での受注業務は難しさや煩わしさを感じることが多いです。

取引先によって製品の呼称が異なる

取引先ごとに製品の呼称が異なる場合、いくつかのデメリットを招きます。まず、従業員が異なる呼び名をすべて覚えなければならず、混乱とミスが生じやすくなります。仮にミスが発生した場合、本来不要な時間と労力が求められ、業務効率が低下します。

さらに、信頼性も損なうリスクがあるため、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性が高いです。

紙による管理に負担がかかる

紙による注文書管理は、管理スペースの確保や紛失のリスクなど、さまざまな負担が発生します。大量の紙文書を保管するスペースを確保しなければならず、事務スペースの圧迫や整理整頓の難しさが問題です。

また、紙の注文書は紛失のリスクが高く、必要なときにすぐ見つからないことがあります。さらに、紙文書のファイリングやアーカイブ作業には時間と手間がかかり、業務が煩雑化します。

数字やデータに苦手意識がある

受発注業務は注文数や価格、顧客情報などの数字データを正確に取り扱う必要があります。数字への苦手意識があると、確認やデータ入力時にミスが発生しやすく、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼします。

また、数字を扱う作業が難しいと感じてしまうと、業務へのモチベーション低下やストレスを引き起こす要因となります。

ミスによる心的負担が大きい

受発注業務は小さなミスでも企業利益に大きく影響することから、ミスが発生した際の心的負担が非常に大きいです。受注業務で数量や商品を間違えた場合、取引先に多大なる迷惑をかけてしまいます。

必要以上に多く発注した場合はロスが増え、不要なコストが発生します。特に、期限の短い食品を過剰に発注するとロスが生まれやすいです。受発注業務では10個を100個にするといった桁のミスが起きやすく、ミスのない受発注業務を実現するのは非常に大変です。

在宅勤務での対応が難しい

電話やFAXによる文書管理はオフィスでの特定の機器に依存し、在宅勤務ではスムーズに行えないことがあります。このような制約下において、業務の効率性やコミュニケーションの円滑さに影響を及ぼすことから、在宅勤務の受発注業務を難しくしています。

また、新規顧客開拓を対面で行う場合も、在宅勤務では対応が困難です。新規顧客開拓には情報収集やデモンストレーションの作業を必要とし、リモートでは制限を受けてしまいます。

受発注業務が向いている人・向いていない人の特徴

受発注業務はルーティンワークとなることが多く、人によっては向いていないと感じることもあります。主に、受発注業務が向いている人・向いていない人の特徴としては、以下のようなものが挙げられます。

受発注業務が向いている人

受発注業務では、正確な数字の把握と需要予測ができる能力が求められるため、細かな気配りが可能な人が業務に向いているといえます。例えば、電話での受発注のやり取りは取引先と会話をするため、コミュニケーション能力の高い人が重要視されます。

自社のニーズを伝えながら、信頼を獲得できるような業務の遂行によって、長期的な関係性の構築に寄与するでしょう。また、ツールを活用した受発注業務を行う場合、数字の扱いにおいて正確性を極められる人も向いているといえます。

受発注業務が向いていない人

対人のコミュニケーションが苦手な従業員は、電話での受発注業務にはあまり向きません。電話での受発注はコミュニケーション能力が必須なため、会話に苦手意識を持っている従業員にとっては苦痛になり、ストレスを感じてしまいます。

そして、取引先には信頼性が低いと判断されてしまい、円滑なやり取りができない可能性も考えられます。なお、通常業務で数字・データの扱いが雑な人、ミスが多い人も受発注業務には向いていないといえるでしょう。

受発注業務に慣れる・効率化するためのコツ

受発注業務を効率的に行うためには、いくつかのコツがあります。ここでは、受発注業務に慣れるため・効率化するための実用的なアドバイスについて解説します。受発注プロセスを円滑化し、業務のストレス軽減に向けて実践してみましょう。

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業務の可視化・標準化を行う

受発注業務を効率化して作業に慣れるためには、業務の可視化と標準化が必要です。業務の可視化では、プロセスマップを作成し、業務フローを明確にします。また、各工程のタスクを詳細に分析し、どのような業務が行われているのかなどのデータを収集します。

業務の標準化には、プロセスの最適化・作業手順のドキュメント化・トレーニングと教育・フィードバックの収集が含まれます。標準化を行うと業務プロセスが最適化され、従業員は一貫性のある手順に従って作業できるようになります。

可視化と標準化を組み合わせることで、受発注業務が効率的に遂行され、従業員のヒューマンエラーを軽減できます。

タスクに優先順位をつける

受発注業務を効率化するために、タスクに優先順位をつけましょう。最も重要なタスクから順を追って取り組むことで、効率的な時間管理が可能となります。なお、優先順位を設定する際には、緊急性と重要性を考慮するのが大切です。

タスクを細かく分割し、小さなステップに分けてアクションを起こすことで、大きな課題も取り扱いやすくなります。

情報管理を適切に行う

顧客情報と商品情報を適切に管理することも重要です。正確かつ包括的な情報は、注文処理や顧客対応をスムーズにします。データベースや専用ソフトウェアを利用して情報を整理しつつ、検索性を高めましょう。

また、更新作業を定期的に行い、情報の鮮度を保ちましょう。これにより、間違った商品の発注や受注ミスを減少できます。最新の情報に素早くアクセスできるようにすることで、業務の効率化と精度向上につながります。

Excelを活用

データの整理・計算・リストの作成などに優れており、カスタマイズ性も高いことから業務に合わせて柔軟に利用できます。

また、直感的な操作性を持ち合わせ、多くの人が使い慣れているため、導入コストが低い点も魅力です。しかし、大量のデータや複雑な業務には限界があり、ヒューマンエラーやデータの整合性の問題が生じやすい点には注意が必要です。

受発注業務の規模や要件に合わせて、Excelを有効に活用し、業務プロセスを改善するようにしましょう。

受発注管理システムを導入

受発注管理システムは、企業が受注と発注プロセスを効率的に管理するためのソフトウェアです。このシステムは、注文受付から請求書発行、在庫管理までを一元管理します。

システムを導入するメリットは、業務プロセスの自動化によってヒューマンエラーや遅延を軽減し、正確なデータを提供することにあります。また、リアルタイムな在庫管理と追跡が可能であり、過剰在庫や品切れを防止できます。

さらに、データの分析に基づいた意思決定をサポートし、業績向上にもつながります。受発注管理システムは、業務の効率化と品質向上に非常に有効なツールです。

受発注管理システムを選ぶ際のポイント

受発注管理システムを選ぶ際、適切な選択を行うためにはいくつかのポイントを考慮する必要があります。ここでは、受発注管理システムを選ぶ際の重要なポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

受発注管理システムを選ぶ際には、システム内に必要な機能が十分に揃っているかどうかを確認しましょう。特に、請求書や納品書などの重要な文書のテンプレートがシステム内に用意されているか、自動生成機能があるかを確認するのが大切です。

自社のビジネスモデルや業務フローに合わせて、カスタマイズ可能なテンプレートや自動作成機能が備わっていると、請求書の作成や発送などが効率的に行えます。そして、手間と時間を節約しつつ正確な請求が可能となり、収益の最大化に貢献します。

したがって、システムが自社のニーズに合致するかどうかを詳細に検討し、必要な機能が十分に提供されているかを確認しましょう。

誰でも使いやすい操作性か

受発注管理システムを選ぶ際は、誰でも使いやすい操作性であるかが重要です。使い勝手が悪いシステムは、従業員が効率的に業務をこなす際に問題を引き起こす可能性があります。

例えば、操作が複雑で理解に時間がかかる場合、従業員はシステムに適応するのに苦労し、業務の遅延やミスが生じやすいです。また、使い勝手が悪いシステムは、トレーニングやサポートへの時間と労力を増加させる傾向があり、コストの増大にもつながります。

対して、操作性が良い受発注管理システムは直感的に操作できるため、従業員は効率的に業務を遂行し、受発注プロセスの円滑な進行に期待できます。

リアルタイムでデータを管理・共有できるか

システムを活用するなら、リアルタイムでデータ管理と共有ができるかが大切です。この機能を備えたシステムは、ビジネスプロセスの迅速な進行が可能となり、情報をリアルタイムで関係者と共有できます。

データ共有により、受注状況や在庫状況などの最新情報を把握しやすくなれば、スムーズな意思決定が実現します。また、データの整合性が保たれ、受発注ミスや重複を防ぎながら業務の効率化を促進します。

カスタマイズ性・拡張性が高いか

カスタマイズ性と拡張性の高いシステムは、ビジネスの成長や変化に柔軟に対応できます。カスタマイズ性が高ければ、独自の業務プロセスに合わせてシステムを調整でき、効率的な業務遂行が可能です。

さらに、拡張性が高いシステムは、新たな機能やモジュールを追加し、将来のニーズに対応できます。カスタマイズ性と拡張性が高いシステムのメリットは多岐にわたり、特定の業界や業種に合わせた適切なソリューションを構築できるため、競争優位性が向上します。

また、業務プロセスの改善や効率化が容易であることから、コスト削減に寄与します。将来の成長に対応し、新たな市場や顧客への対応もスムーズに行えるでしょう。カスタマイズ性と拡張性は、受発注プロセスの柔軟性と長期的な運用に重要なポイントといえます。

まとめ

受発注業務は多くの企業にとって不可欠なプロセスですが、その作業は複雑化しやすく、煩わしく感じる場面も多いです。特に、電話やFAXによるやり取りは時間と手間を要し、業務が属人化しやすく在宅勤務の妨げにもなります。

また、取引先ごとの商品呼び名の違いや紙の管理も、ストレスの原因です。こうした課題を解決して業務を効率化するためには、受発注管理システムの導入がおすすめです。システムは業務の可視化と標準化を促進し、リアルタイムなデータ管理と共有を実現します。

受発注管理システムの選定に際しては、自社のニーズに最適なソリューションを選び、カスタマイズ性と拡張性を重視することが大切です。適切なシステムを選定して、受発注業務の煩雑化を防ぎつつ、より効率的で正確な業務プロセスを確立させましょう。