イベント管理システムとは？機能と導入のメリット、選ぶポイントを解説

イベント管理システムとは、自社でイベントやセミナーを開催する際の管理業務を効率化できるシステムです。例えばスケジュール管理や来場者リストの作成を簡潔化できます。本記事では、イベント管理システムの機能やメリット・デメリット、導入する選び方のポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. イベント管理システムとは
2. イベント管理システムの主な機能
3. イベント管理システムのメリット
4. イベント管理システムのデメリット
5. イベント管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、イベントの企画・運営・イベント終了後の対応に至るまで、効率的な情報管理を目的としたシステムです。

イベントは規模や種類を問わず、企業なら、会議・研修・セミナー・ローンチイベント・交流イベントなど、さまざまなイベントを一元管理できます。

その他、展示会・コンペティション・コンサートなどの管理もでき、いずれも情報管理や手続きの際にかかる時間コストの削減や、運営の負担軽減が大きなメリットです。また、次回のイベントに活かすために、データの集約や分析も行えます。

イベント管理システムの主な機能

イベント管理システムには、イベント開催に関わる業務を効率化する、さまざまな機能が備わっています。システムやプランによって機能は異なりますが、おおまかには以下5つの機能に分類されます。ここでは、それぞれの機能の特徴について一覧で解説します。

機能	特徴
集客機能	・イベントサイトや申し込みページの作成
受付機能	・来場者の受付リストを自動作成・自動受付 ・名札や資料などのプリントアウト
情報管理機能	・参加者や支払情報などデータの一元管理
決済機能	・支払い状況のステータス確認・支払い用端末との連携 ・オンライン事前決済
お礼メールなどの顧客対応機能	・顧客対応の自動化・自動送信メールの内容変更 ・送信タイミングの設定

集客機能

集客機能は、イベント参加者の獲得を目的とした効率的な機能を提供します。機能はさまざまで、SNSやメールなどによるプロモーション活動の強化や、参加者のデータ分析なども含まれます。中でも特に便利な機能は、イベントサイトや申し込みページの作成機能です。

近年は、プログラミング・ウェブデザインのスキルなしでも、必要な項目を入力するだけで自動的にイベントサイトや申し込みページを作成できる、イベント管理システムが主流です。

初期利用からテンプレートが用意されている場合が多く、イベントに適したデザイン・レイアウトを見つけやすくなっています。

開催するイベントによっては、チケットのような販売プロセスを伴う場合もありますが、申し込みページから直接チケットを購入できるような販売ページも作成可能です。集客機能は、効果的かつ効率的な集客を図り、管理者の負担軽減や参加者の拡大に寄与します。

受付機能

受付機能は、データベース内にあるイベント参加者のリストを自動的に作成できます。その参加者リストに基づき、来場者の受付状況を管理できるため、受付業務を簡潔かつ効率的に行えます。

これは主催者や受付担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、受付の順番待ち解消に役立ち、来場者にとっても大きなメリットとなります。また、システムによっては、QRコード付きの来場票を作成して、自動受付ができる場合もあります。

その他、受付業務の負担を軽減する機能として、参加者の名札や必要な資料をプリントアウトできたり、イベントに関わるチームメンバーへタスクを振り分ける機能が備わっていたりする場合もあります。

情報管理機能

イベントの主催者は、イベント情報をバラバラに扱うと、どれが正しい情報でどれが最新の情報なのか、混乱しやすくなります。しかし、データベースで一元管理できる情報管理機能があると、イベントや参加者に関する詳細情報を効率的に扱うことができます。

情報管理機能では、参加者の氏名・連絡先などの情報や、イベントの日時・内容などの情報を管理できます。また、イベント内で販売を伴う場合には、支払い方法や情報に至るまで、統合的に管理可能です。

例えば、データベースの日時情報を更新すれば、イベントサイトにも自動的に反映させることができ、素早く情報の更新・提供が可能となります。
そして、参加者に対して、自動的に確認メールや最新情報を通知できるのも情報管理機能の利点です。さらに、システムやカスタマイズ次第では、参加者の行動データやアンケート結果の分析もでき、次回のイベントの際の改善案の立案に役立ちます。

決済機能

有料イベントや販売を伴う場合には、決済機能もイベント管理システムの重要な機能です。受付で参加費を支払う場合は、精算済みか否かをステータス上で確認でき、決済用の端末と連携することで、手作業での手続きよりもミスを減らせるのも利点です。

また、クレジットカード・QR決済が可能なシステムなら、オンラインでの事前決済も可能です。支払いデータは一元管理でき、売上の集計や収益レポートの作成、商品のキャンセルや返金処理についてもシステム上で手続きできます。
決済機能は、支払い処理の正確性が向上し、手続きも簡略化できるため、開催者・参加者双方にとって、支払い手続き上の負担を軽減する効果があります。

お礼メールなどの顧客対応機能

参加者の連絡先がデータ管理されていれば、顧客対応機能によって参加登録の完了メールやイベント参加後のお礼メールなどを自動化できます。

メッセージはテンプレートの設定だけでなく、カスタマイズも可能なため、イベント内容や参加者に合わせた内容に変更して、より心のこもったメッセージも送信可能です。また、システムによっては、参加者ごとにメッセージ内容や送信のタイミングを変えられます。

顧客対応の自動化によって、手作業でのメール送信など、個別対応に費やす時間と労力を大幅に削減可能です。そのメッセージの内容次第では、参加者との関係性の強化や満足度向上の効果も生まれます。また、新たなイベントの告知や宣伝にも活用できます。

イベント管理システムのメリット

イベント管理システムは、業務を簡略化するだけでなく、ミスを軽減してデータの正確性を保ちやすく、より満足度の高いイベントへとつなげやすい、などのメリットがあります。ここでは、具体的にどんなメリットがあるのかを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

クラウド上での管理で社内共有が簡単になる

イベント管理システムはクラウド型が主流であり、イベントの主催者はインターネットを通じてどこからでもシステムを利用できます。そのため、チームでイベントを管理している場合は、チーム内での情報共有も簡単です。

クラウド上で一元化されたデータベースは、リアルタイムに更新が可能なため、複数の関係者がアクセスしても情報の正確性は損なわれません。また、クラウド型のシステムはメール送信のミス防止にも役立ちます。

これは、必要情報を入力するだけでメールを自動作成できるテンプレートがあることによって、一度に多くのメールを一括送信できるためです。よって、手作業による間違いが起こりにくくなり、書類や手作業で管理する場合と比べて、時間やコストもかかりません。

イベント当日の作業を効率化

イベント管理システムには、イベント当日の作業負担を大幅に軽減できる便利な受付機能が備わっています。例えば、イベント参加者はイベントの参加申し込みと同時に、自動でイベント管理システムのデータベースに登録されます。

データベースの情報はデータリストとして自動作成され、参加者リストを手作業で作る手間が不要となります。この参加者リストは、当日の来場者の受付状況や支払い状況を一目で確認しやすいように設定でき、当日の受付業務の負担軽減にも寄与します。

また、QRコードやバーコードによる自動受付が可能なケースでは、参加者情報の確認すら不要です。さらに、オンラインでの事前決済が可能なら、より受付を簡略化できます。

参加者名簿の作成と個人情報によるトラブル防止

イベント管理システムによってデータリスト化された情報から、参加者名簿を作成することができます。この名簿を利用することにより、参加者の連絡先、年代やイベントへの参加理由、大切な個人情報の管理も一括で行うことができます。

イベント開催において、個人情報の管理は非常に重要なものとなり、個人情報の流出といったトラブルを防ぐためには、管理を徹底する必要があります。それがシステム上では、書面による記載よりも管理の手間を省くことができ、セキュリティ面でも強化ができます。

こういった、個人情報の管理については大きなトラブルや今後のイベント開催の可否にもつながるため、イベント管理システムを利用する利点が大いにあります。

メール配信で今後のマーケティング活用

一元化されたデータベースの中には、参加者の連絡先情報が含まれているため、メール配信によるマーケティングが可能です。参加者のデータベースを年齢層やニーズに合わせてリスト化し、一斉にメール送信することができます。

このように、メールによる広告は、宣伝や次回のイベントの告知にも活用できますが、参加者のデータに基づいて、ターゲットを絞ったメール配信もできます。

集客層のデータ化で集客率の向上

参加者のデータを分析して、次回のイベントまでの改善や新たなイベントの企画立案に活用できます。例えば、参加者の性別・年齢・職業などの集客層や、アンケートの回答をデータ化すれば、次回はより参加者の関心度が高いイベント内容にすることができます。
反省点・改善点を基に、今後の集客率を向上させるためには、参加者の属性や傾向にあてはまるターゲットを絞った宣伝が必要です。よって、イベント管理システムは、このような次回以降のイベント集客率の向上を支援する機能が備わっている点も、大きなメリットです。

イベント管理システムのデメリット

イベント管理システムを利用すれば、イベントを効率的に開催できるのは間違いありません。しかし、システムは万能ではないため、気をつけなければいけないポイントもあります。ここでは、イベント管理システムのデメリットと対策について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

新しいシステムへの適応に準備が必要

イベント開催日に間に合わせるため、ギリギリのスケジュールでイベント管理システムを導入すると、失敗のリスクが高くなります。システムの中には、直感的な操作が可能なシステムもありますが、使いこなせるかはユーザーの経験に左右されるところが大きいためです。

運営に関わるスタッフが多くなるほど、事前に操作方法を周知するための研修や、当日のイベントをスムーズに行うためのシミュレーションなど、事前準備をしっかりと行う必要があります。また、操作性以外にも、システムの設定・カスタマイズも重要なポイントです。

参加者のどんな情報をデータとして管理するのか、メールのメッセージ内容はどうするかなど、イベントに合った設定に時間を要する場合もあります。なお、個人情報を扱うため、データの取扱いについてガイドラインを定めて、チーム内で共有することも必要です。

導入にはコストがかかる

イベント管理システムは、ライセンス料・カスタマイズなどの導入費用を始め、定期更新・メンテナンス・バックアップなどの運用費用もかかります。また、利用する機能やイベントの参加者数が多くなるほど費用は高額になる傾向があります。

無料プランを提供するサービスも存在しますが、お試しのみの場合が多く、基本的にはごく小規模なイベント向けです。それ以上の規模では無理が生じるため、本格的に利用する場合は有料のシステムに頼らざるを得ません。

システム導入を決める前に、利用料金とイベントの規模・予算を見比べて、システム導入によって得られる利益と削減できるコストを検討しましょう。自社の状況によっては、システムの一部機能だけを利用するのも1つの方法です。

セキュリティリスクがある

通常、イベント管理システムは参加者の個人情報を扱います。参加者が身内ではなく、顧客の場合は、情報漏洩によって企業の信頼を著しく損なったり、法的問題に発展したりするリスクがある点を考慮する必要があります。

セキュリティ対策には、データの暗号化・アクセス制御などの不正アクセス対策や、ウィルスやマルウェア対策があります。一方で「参加者が他の参加者の個人情報についてスタッフに聞いても安易に答えない」などのチーム内のルールを徹底することも重要です。

また、イベント当日にシステムエラーや停電などのトラブルが起きた際に、迅速に対応できるよう、事前に対応策を計画しておく必要があります。例えば、システムエラー時の受付業務を滞りなく行うなら、印刷した紙媒体の参加者リストを用意しておくのが有効です。

イベント管理システムを選ぶ際のポイント

効果的なイベント管理システムを選ぶためには、イベントに合ったシステムであるか、従業員が使いやすいかなどのポイントを押さえる必要があります。ここでは、イベント管理システムの選び方の要点をまとめています。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社の目的に合っているか

イベント管理システムはさまざまなサービスがあるため、選ぶ前に自社の目的と必要な機能を明確にしましょう。そのためにはイベントの規模・内容・イベント開催後の方向性などを明らかにしておくと、理想的なシステムを探しやすくなります。

汎用性の高いシステムは、どんなイベントにも対応しやすい反面、費用が高くなる傾向があります。そのため、必要な機能の優先順位を決めて、優先度の高い機能だけを選んでコストを抑えるのも1つの方法です。

従業員が使いやすいか

機能性とは別に、操作性もシステム選びの重要なポイントです。システムを操作するのは経験や知識のあるユーザーだけとは限りません。イベントに携わる従業員の誰もが操作しやすいシステムであることは業務効率の向上に直結します。

では、操作性をどのように確かめるかというと、1つは無料トライアルで確認する方法が有効です。トライアル版は一部機能が制限されるものの、操作性についての実用的な評価を従業員から集められます。

ただし、どのシステムにも無料トライアルが用意されているわけではありません。その場合は、システムを提供するベンダーのウェブサイトやレビューサイトで、操作性に関する情報を集めるのも1つの判断基準となります。

サポート体制は手厚いか

システム運用中にトラブルが生じた際、迅速に対応できると安心してそのシステムを利用できます。1つの判断基準として、ベンダーが土日祝日や夜間でもサポートを行ってくれるかどうかがポイントです。

休日や夜でも対応してくれるベンダーなら、いつでも安定した運用ができます。サポート体制については、事前の契約やSLA(Service Level Agreement)などでしっかり確認しておきましょう。また、ベンダーに関するレビューサイトが参考になる場合もあります。

まとめ

イベント管理システムは、イベントの企画・運営を効率化するツールです。主な機能には、集客機能・受付機能・情報管理機能・決済機能などがあります。それぞれの機能を活用することで、メール配信によるデータ分析といった、イベント集客率向上にも期待できます。

ただし、システムの導入には相応の費用がかかり、多くのメリットとは別にセキュリティ面でのリスクが高まるなど、デメリットも存在するため注意が必要です。

システム選びの際には、無料トライアルやレビューなどを活用しつつ、自社のニーズを明確にしておきましょう。また、本記事を参考に、自社の目的に合ったシステムの導入を検討してください。