バーコードが使える在庫管理システムとは？仕組みやメリットを解説

在庫管理システムには、バーコードやQRコードで管理が行えるものもあります。バーコードで在庫管理すればリアルタイムで在庫が把握でき、入出庫作業が迅速化します。本記事では、バーコード・QRコードで在庫管理を行う仕組みやメリット・デメリットなどを解説します。

目次

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1. バーコード・QRコード管理ができる在庫管理システムとは
2. バーコード・QRコードによる在庫管理の仕組み
3. バーコードとQRコードの違い
4. 在庫管理に使われるバーコードの種類
5. バーコード・QRコードで在庫管理をするメリット
6. バーコード・QRコードで在庫管理をするデメリット
7. バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法
8. バーコード・QRコードで在庫管理を行う際のポイント
9. まとめ

バーコード・QRコード管理ができる在庫管理システムとは

在庫管理システムは、企業や組織が保有する商品・資産の在庫を効果的に追跡しながら、正確に管理するためのツールです。このシステムは、商品の入出庫・在庫レベルの監視・需要予測・発注の最適化など、さまざまな機能を提供します。

バーコード・QRコードを各商品や資産に付与し、機械でスキャンすればリアルタイムで在庫情報を把握できます。バーコードやQRコードを活用した在庫管理は、管理業務が効率化するため多くの企業が採用しています。

バーコード・QRコードによる在庫管理の仕組み

バーコード・QRコードを使用した在庫管理は、アイテムに固有の識別子を付与し、スキャナーやスマートフォンを活用して各識別子を読み取るシステムです。スキャナーを使用すれば、即座にバーコードやQRコードを読み取ってデータベースにアクセスできます。

スマホアプリを通じても同様の操作が可能です。読み取った識別子には商品情報や数量が関連付けられ、リアルタイムで在庫データが更新されます。これにより、在庫の追跡が容易になり、過剰在庫や品切れを防ぎます。

バーコードとQRコードの違い

バーコードとQRコードは、情報を表現するための符号化形式です。バーコードは1次元の線状コードで、通常数字と英字の組み合わせを表現します。

一方、QRコードは2次元のコードで、数字や英字だけでなく、テキスト・URL・画像・バイナリデータなど、多様な情報を保持できます。QRコードは高い情報容量と柔軟性を提供し、スマホアプリなどを介して情報を読み取りつつ、追加の操作が可能です。

バーコードは主に商品識別に使用され、QRコードは広告・Webリンク・チケット・連絡先情報をはじめ、多岐にわたる用途に適しています。

在庫管理に使われるバーコードの種類

在庫管理には、商品やアイテムを識別するためにさまざまなバーコードが使用されます。これらのバーコードは、商品の識別や在庫の追跡に使用され、スキャナーやバーコードリーダーを介して情報を読み取り、データベースへと記録していきます。

それにより、在庫の管理や品目の識別が効率的に行え、正確な在庫状況を把握できます。各バーコード規格は異なる用途に適しており、業界や国によって異なる標準が採用されています。

種類	内容
JAN・EAN・UPC	商品の一意な識別と価格情報を含む、世界的に普及した標準識別子
ITF	箱や荷物の識別に用いられる工業用バーコード
CODE39	誤読が少なく工業分野で広く使用されているバーコード
NW-7	血液管理や宅配便伝票、図書の管理などで使用されるバーコード
CODE128	多様な文字をコンパクトに表現できるバーコード

バーコード・QRコードで在庫管理をするメリット

バーコードとQRコードを活用した在庫管理には多くのメリットがあります。これらのテクノロジーを導入することで、効率的な在庫管理が実現します。以下では、バーコード・QRコードで在庫管理をするメリットについて解説します。

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リアルタイムで在庫状況を把握できる

バーコードやQRコードを活用すれば、リアルタイムで正確な在庫状況を管理できます。例えば、バーコードスキャンは人的ミスを最小限に抑え、読み取りエラーや入力ミスのリスクを大幅に低減します。 

また、リアルタイム更新によって在庫レベルは常に最新かつ、商品の受発注・在庫調整・製品の追跡が迅速に行えます。これは、品切れや過剰在庫の最適化に役立ち、業務の効率性を向上させます。

バーコードやQRコードを用いた在庫管理は、正確性と効率性を高め、事業の競争力を向上させる重要なツールです。

入出庫作業が迅速化する

バーコードやQRコードを活用すれば、どの製品がどの場所にあるのか、何がどれだけ在庫として存在するのかが一目瞭然でわかります。これにより、倉庫内の製品を探す手間が省かれ、作業時間が節約されます。

また、正確な在庫情報を基に必要な製品をすばやく取り出し、不要な在庫を効率的に管理できるため、入出庫作業が迅速化されます。その結果、顧客の注文への対応や生産プロセスの最適化に寄与し、企業の競争力を向上させます。

誤出荷を防げる

システムによっては出荷指示と異なる作業を検知し、警告する機能を搭載しているツールもあります。この機能により、誤ったアイテムや数量の出荷を事前に防止できます。間違いのない正確な出荷は顧客満足度を向上させ、返品やクレームのリスクを最小限に抑えます。

出荷に関する作業工程は企業の信頼性に直結するため、誤出荷を防げるというメリットは大きいです。

バーコード・QRコードで在庫管理をするデメリット

バーコードとQRコードを用いた在庫管理には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。デメリットについても把握した上で、システムの導入を検討しましょう。

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貼り付けの作業がある

流通用のバーコードがない商品の場合、独自にバーコードやQRコードを生成して貼り付ける必要があります。その際、各商品に固有の識別子を生成し、ラベルに印刷する手間と時間がかかります。

また、誤ったコードが生成される可能性があるため、ラベルが正確に貼られているかの確認が必要です。もし商品にバーコードが存在しない場合、自動化の利点が制限され、手作業のコストやエラーのリスクが増加する可能性がある点に留意しましょう。

システムの導入費用・ランニングコストがかかる

バーコード・QRコードによる在庫管理を実現するには、専用の在庫管理システムを導入する必要があり、このシステムの導入と運用にはコストがかかります。

エクセルなどの一般的なソフトウェアを使用して簡易的なバーコード管理システムを自作することも可能ですが、これにも制限があります。自作システムは機能が限定的であり、大規模な在庫管理には向いていません。

また、エクセルなどの汎用ソフトウェアは、専用の在庫管理システムと比べて利便性が低く、効率性が劣ります。専用の在庫管理システムは、リアルタイムで正確な在庫情報を提供し、多くのタスクを自動化します。

マニュアル作成や教育が必要

新たなシステムを効果的に活用するためには、詳細なマニュアルが必要です。マニュアルはシステムの機能や操作手順を提供し、従業員が適切に理解して使用できるようにサポートします。

また、従業員にトレーニングやハンズオンのサポートを提供し、実際の操作に慣れさせることも大切です。適切な教育とトレーニングを行うことで、システムの効果的な運用を実現できます。

バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法

バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法は、製品にバーコードがあるかないかで手順が異なります。ここからは、管理方法を個別に解説します。

製品にバーコード・QRコードがある

バーコードやQRコードがある製品の在庫管理は、読み取りたい内容をシステムに登録するだけで準備が完了します。登録さえ完了すればスキャンをするだけで管理が可能なため、在庫管理をスムーズに開始できます。

このように、簡略化された管理によってミスが発生しにくいという利点があります。工程は少なければ少ないほどミスが起きにくいため、正確な在庫管理が実現します。

製品にバーコード・QRコードがない

製品にバーコードやQRコードがない場合は、自社で作成・貼り付けを行います。手順は以下のとおりです。

1. バーコード・QRコードを作成する
2. 製品に貼り付ける
3. スキャンし、在庫管理する

スキャンをして管理するという部分は、バーコード・QRコードがある製品と同じですが、自社でバーコード・QRコードを作成して貼り付けるという手間が生じます。すべての製品に貼り付ける作業は貼り漏れなどのミスが起きやすく、効率的とは言い難いです。

そのため、製品を保管する棚に各バーコードを貼り付けるなど、ミスを防止する対策を取っている企業が多いです。製品の仕様に合わせて、製造・入荷されたすべての製品に貼り付ける手間がなくなり、ミスも軽減できます。

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際のポイント

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際は、いくつかのポイントに留意しましょう。主に挙げられるポイントとしては以下のとおりです。

システムに合わせた運用ルールを徹底する

まず、自社独自のニーズや要件を詳細に理解することが大切です。各システムには異なる機能や特性があるため、自社の業務に合ったものを選ぶのが成功のポイントとなります。

また、システムの導入と並行して、現状の業務フローを見直し、新しいシステムに合わせたプロセスの設計も重要です。従業員に対するルールの周知やガイドラインの策定を行い、トラブルの防止に努めましょう。

新しいシステムの効果的な運用を保証するためには、運用ルールを徹底し、適切なトレーニングの提供が求められます。

スマートフォンなど使用する端末を確認する

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際には、必ずバーコード・QRコードを読み取るための機器が必要です。最近ではスマートフォン・タブレット端末の使用が主要となっていますが、システム・端末ごとに読み取り性能には差があります。

また、ハンディターミナルとスマホなど、端末ごとに購入金額に大きな差が生じることも考えられるため、各々の特性を理解し、どのような運用体制を敷くのかを明確化しておきましょう。

まとめ

バーコード・QRコードを利用した在庫管理システムは、効率的で正確な在庫管理を実現します。このシステムは、製品や商品にバーコードやQRコードを付け、読み取り機器でスキャンしてデータを記録します。

バーコード・QRコードを活用した在庫管理のメリットは、リアルタイムで在庫状況を把握できることです。品切れや過剰在庫を最小限に抑え、受発注プロセスが効率化されます。また、スキャン作業は手動よりも迅速で正確であり、人的ミスを低減します。

一方、バーコードやQRコードを製品に貼り付ける手間や、システムの導入コストと運用費用、従業員への教育が必要といったデメリットも存在します。システムのメリットを上手く活用しながら、在庫管理の正確性と効率性を高め、企業の競争力を向上させましょう。