オンライン商談で名刺交換を行うメリットとは？やり方やマナーも解説

オンライン商談の際も名刺交換を行うことで、商談相手の連絡先や情報を把握し、双方の緊張をほぐす手法としても役立ちます。本記事では、オンライン商談において名刺交換を行うメリットと注意点、オンライン商談で名刺交換を行う方法やマナーについて解説します。

目次

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1. オンライン商談でも名刺交換が必要な理由
2. オンライン名刺交換のメリット
3. オンライン名刺交換の注意点
4. オンライン商談での名刺交換のやり方
5. オンライン商談で名刺交換を行う際のマナー
6. まとめ

オンライン商談でも名刺交換が必要な理由

オンライン商談では相手と直接顔を合わせることがないため、物理的な名刺交換ができません。従来まで、名刺交換はビジネスの場で当たり前のように行われてきましたが、オンライン商談においても必要性があると言われています。

名刺交換によって正しい情報のやり取りを行えるだけでなく、場の緊張をほぐす効果があります。ここでは、オンライン商談でも名刺交換が必要な理由について詳しく解説します。

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公式の正しい情報を得られる

オンライン商談において、使用するオンライン会議サービスによっては、相手の社名・所属・氏名などの情報が表示されない場合があります。また、会議を開始する時にはプロフィールが表示されても、商談中は見られないというケースも考えられます。

このような場合、名刺交換を行うことで相手の所属部署や氏名に関する正しい情報を手元で確認できます。また、オンライン商談では商談終了後の連絡先がわからなくなる場合がありますが、名刺交換によって連絡できないといった事態を回避することができます。

緊張をほぐすことができる

名刺交換は、商談の場において双方の緊張をほぐす良いきっかけになります。名刺から読み取れる相手の情報に興味を示すことで、会話の糸口を掴みつつ雰囲気を和ませる効果が得られます。

特に、オンライン商談においては、当日の天気や商談場所のインテリアなどに関する話題を作りにくいため、名刺交換が重要な役割を果たします。商談の雰囲気を軟化させ、相手との距離感を縮めることで、スムーズな商談進行に期待できます。

商談のタイミングを見逃さない

商談を行う営業担当者にとって、商談相手が増えるほど名刺管理は煩雑化しやすいです。そのため、どのような相手と商談を行ったのか、相手が必要とするタイミングを把握して再度商談を行う際などには、名刺情報が必要となります。

オンライン商談で交換した名刺は、専用のソフトなどを活用することで適切に管理できます。よって、紙による管理とは違い商談のタイミングを見逃さず、効果的な商談の成立へとつなげることが可能です。

オンライン名刺交換のメリット

オンライン名刺交換にはさまざまなメリットがあります。たとえば、紙の名刺のように名刺切れが起こらず紛失リスクを抑えられ、情報量が豊富で更新・管理が容易であるという点が挙げられます。ここでは、オンライン名刺交換のメリットについて詳しく解説します。

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名刺切れが起こらない

紙の名刺は印刷を必要とし、常に必要な枚数を持ち歩かなければなりません。そして、名刺を配る人数が多い場合や、印刷の発注が遅れた場合などは名刺切れが起こり、相手に後から名刺を送付するなどの対応が必要になります。

対して、オンライン名刺交換では紙の名刺を使用しないため、名刺切れのリスクが発生しません。一度に沢山の相手と名刺交換を行う場合でも、データのやり取りでスムーズに対応できます。また、名刺印刷の費用がかからない点も大きなメリットと言えます。

情報を手軽に更新できる

紙の名刺の記載情報を更新する場合、必要な情報を提示し、新たな名刺が刷り上がるのを待つ必要があります。名刺印刷は依頼日の翌日から翌々日に仕上がるものが多いですが、更新内容の確認や古い名刺との入れ替えといった手間が発生します。

オンライン名刺交換では、データを自分で簡単に編集できるため、手間と時間をかけずに迅速な情報更新ができるというメリットがあります。また、誤って古い名刺を渡してしまう心配もありません。

名刺管理をしやすい

紙の名刺の管理には、ファイリングやコピーなどの作業が必要です。また、五十音順や社名順に並べ替えてインデックスを付けるなど、独自の管理方法が採用されている企業も多いです。名刺は処分のタイミングが難しく、保管スペースを圧迫してしまう場合もあります。

その点、オンライン名刺はペーパーレスで管理できるため、保管にかかる作業が不要です。さらに、紛失などのリスクも起こりにくく、検索を含め不要となったデータの削除なども簡単に行えます。

紙よりも情報量が多い

紙の名刺は表記サイズが定められており、枠内に収まる範囲でしか情報を記載できません。一方、オンライン名刺では表記サイズにとらわれず、さまざまな情報を記載できるというメリットがあります。

オンライン名刺なら、古い情報を更新することで常に最新の情報を共有できます。また、必要に応じて企業のサイトや商品紹介ページのURLを記載し、企業PRにつなげるといった活用も可能です。

紛失リスクがない

紙の名刺はサイズが小さいことから、紛失しやすい特徴があります。しかし、名刺には相手の個人情報が記載されているため、第三者が取得することで先方に迷惑がかかる危険性が高まります。

オンライン名刺は物理的な保管が必要ないため、現物を紛失するリスクがありません。したがって、セキュリティ面でも効果を発揮します。

オンライン名刺交換の注意点

オンラインで名刺交換を行う際は、システムに依存しがちになる点やコストが発生する点に注意が必要です。以下では、オンライン名刺交換の注意点について解説します。

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コストがかかる

オンライン名刺交換を行うためには、名刺管理ソフトなどを使用する必要があります。このようなシステムでは、従量課金制を取り入れているものが多く、従業員数が多い企業では紙の名刺よりも管理コストが高くなってしまう場合があります。

一方、従業員数が少ない企業や紙の名刺を大量に使用している企業では、相対的なコストを抑えられるケースも考えられます。よって、導入の際はオンライン名刺を必要とする従業員を絞り込み、自社に合ったシステムを選ぶのがおすすめです。

システムに依存してしまう

オンライン名刺はシステム上で作成や管理を行うため、システムの状態が商談に影響を及ぼします。たとえば、システムがメンテナンス中でサービスを利用できない期間や、通信障害が発生してサービスにアクセスできない場合は名刺交換ができません。

特に、オンライン名刺はクラウド型のサービスのものが多いため、サービスを利用している関係者全員に影響を及ぼします。したがって、サービスの終了時や他社サービスへの移行時に、データの取り出しやバックアップが可能かどうかなどを確認しておきましょう。

オンライン商談での名刺交換のやり方

オンライン商談における名刺交換には、さまざまなやり方があります。手渡しができない代わりとして、PDFや画像による送付、QRコードの使用が一般的です。また、URLの発行や名刺管理ソフトの導入なども用いられています。

ここでは、代表的な名刺交換のやり方を5点取り上げ、それぞれについて解説します。

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名刺情報をPDFや画像で送付

専用システムを使わず最も手軽に導入できるのが、現在使用している紙の名刺をPDFや画像などに変換して送付する方法です。この方法は、紙の名刺をスキャナでデータ化して相手に送るだけであるため、特別な費用がかからないというメリットがあります。

しかし、受け取った名刺のデータベース化には対応できないという点はデメリットです。そのため、名刺の記載情報をPDFや画像ではなく、一元管理できるデータとして保存したい場合は、情報を手入力するといった対応が必要になります。

また、記載情報の更新ができないため、自身の情報が変更になった場合は再度紙の名刺をデータ化し、やり取りを行わなければなりません。

QRコードを利用

URLを二次元コードに変換したQRコードを利用して名刺交換を行う方法もあります。この方法では、Web上に掲載した名刺情報のURLを専用ツールを使ってQRコードに変換し、相手に読み取ってもらいます。

QRコードによる名刺交換は、名刺の情報更新が容易です。また、スマートフォンなどの端末で読み込んでもらうため、手軽に内容を確認できます。

一方、二次元コードの画像は読み取りにくい場合があるため、画面背景の明度を上げる・読み取りやすい画像サイズで掲載するなどの配慮を心がけましょう。

URLを発行

オンライン名刺やプロフィールページを作成し、掲載されているURLの共有によって名刺の情報を交換することもできます。この方法ではWeb会議ツールのチャット機能やメッセージ送信などで相手にURLを送信し、リンクにアクセスしてもらいます。

URLをクリックするだけで内容を確認できるため、QRコードの発行や読み込みなどの手間を省けるのがメリットです。また、内容の変更や更新なども行いやすいです。

バーチャル背景を活用

オンライン商談ツールなどで使用できるバーチャル背景も、名刺交換に役立てることができます。バーチャル背景には任意の画像を設定できるため、自分の名刺やプロフィールなどの画像を設定することで相手に情報を共有できます。

この方法では、顔と名前を一致させて覚えてもらえる点や、会社情報などのさまざまな内容を盛り込むことができるという点がメリットです。背景は商談時に必ず目に入るため、プロモーション効果にも期待できます。

ただし、背景に適したレイアウトの名刺データを作成する手間がかかる点と、相手が同じ方法で名刺の情報を共有してくれるとは限らない点に注意が必要です。つまり、名刺交換というよりは、自分の情報を提供する1つの手段という意味合いが強いでしょう。

名刺管理ソフトを導入

名刺管理ソフトとは、受け取った名刺の管理やデータベース化などを行うツールです。名刺管理ソフトにはオンライン名刺交換に対応しているものもあり、オンライン名刺のデータを簡単に作成・交換できます。

名刺管理ソフトはクラウド型のサービスが多く、サービスへのログインやアプリなどを利用して、オンライン上で自分の名刺を作成することができます。作成したデータは、必要に応じてQRコードや画像データなどに変換し、好みの方法で交換することが可能です。
名刺管理ソフトの利用によって、名刺の情報をリアルタイムで更新できます。また、相手の名刺情報を自動的にデータベース化できるソフトや、名刺データのキーワードから検索を行えるものもあり、名刺管理を効率化できるというメリットもあります。

オンライン商談で名刺交換を行う際のマナー

オンライン商談で名刺交換を行う際、対面時のようなマナーは存在しませんが、オンライン商談ならではの心掛けておきたいマナーはあります。ここでは、商談前のマナーとURLの有効期限について解説します。

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商談前に行う

オンライン商談で名刺交換を行う際は、商談を始める前に交換を済ませておきましょう。事前に名刺の情報を共有しておくことで、商談前にお互いの情報を把握でき、商談開始時の自己紹介がスムーズかつ簡潔に遂行します。

対して商談中に交換を行うと、読み込みや内容確認などを行う時間が必要になります。重要な商談の時間をしっかりと確保するためにも、URLの共有などで事前に交換を行うのがおすすめです。

URLの有効期限を伝える

セキュリティ対策などでオンライン名刺のURLに有効期限を定めている場合は、名刺交換時に申し添えるようにしましょう。

相手のタイミングで確認した際に有効期限が切れていると、問い合わせの手間をかけさせてしまうため、こちらから事前に伝えておくことが大切です。

商談後のフォローを行う

オンライン商談では、対面の商談と同様に名刺を渡しただけで終わらせず、商談後にフォローアップをすることが大切です。商談時に話した内容を踏まえつつ、名刺情報と照らし合わせながら、新たな気付きやトークテーマをメール・電話で相手に伝えましょう。

それにより、相手は自身に興味を持ってくれたと感じ、自社のアフターフォローに関しても丁寧な印象を抱きます。

まとめ

近年では、オンライン商談においても名刺交換が必要とされています。名刺交換で双方の正しい情報を把握し、相手のプロフィールから会話を広げる効果が得られます。紙の名刺のように物理的な交換はできませんが、オンライン商談に適したさまざまな方法があります。

たとえば、名刺データをPDFや画像で送付する方法、QRコードやURLの発行といった方法があります。オンライン名刺交換では印刷が不要なため、名刺の発行にかかるコストが少なく、情報更新にかかる刷り直しなども必要ありません。

なお、名刺切れや紛失といったリスクを削減できる一方で、システムの利用には費用が発生する点には注意が必要です。中でも、名刺管理ソフトを利用することで、オンライン名刺の作成・交換・保管にかかるさまざまな業務の効率化が期待できます。

オンラインで名刺を交換するには、名刺データをPDFや画像で送付する方法に加え、QRコードやURLの発行などの方法があります。名刺管理ソフトによってオンライン名刺の作成・交換・保管にかかるさまざまな業務の効率化が期待できます。