オンライン商談の場所の選び方｜社内でできる場所がない時の対処法

テレワークが浸透し、オンラインでの商談も増えています。社内でオンライン商談ができる場所がない場合や外出先では、どのような場所で行ったらよいでしょうか。本記事では、オンライン商談に最適な場所・おすすめの場所を解説し、社内での対処法についても紹介します。

目次

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1. オンライン商談に最適な場所とは
2. 外出先でおすすめのオンライン商談の場所
3. 外出先でオンライン商談を行う際の注意点
4. 社内にオンライン商談をできる場所がない時の対処法
5. まとめ

オンライン商談に最適な場所とは

リモートワークの推進やICTツールの普及を背景に、オンライン商談が広まりを見せています。従来の対面式の商談と異なり、時間・場所の自由度が高いなどのメリットから、オンライン商談は今後ますます普及していくと予測されています。

しかし、自由な場所でオンライン商談に臨めるという点は、メリットの一方でデメリットも抱えています。例えば、商談内容の盗み聞きやフリーWi-Fiからのデータ抜き取りといった機密情報の漏洩などが代表的です。

また、公共の場所での商談は集中しにくい他、周囲の迷惑になる恐れもあります。こういったデメリットを避けるためにも、オンライン商談の場所選びは慎重に行いましょう。本記事では、オンライン商談に適した場所の特徴や具体的な例などを解説していきます。

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集中できる場所

オンライン商談は、商談に集中できる場所を選びましょう。例えば、周囲に人が多い環境では、雑音などが入り込みやすく、商談に集中できない可能性があります。これにより、思うような成果を上げられないこともあるでしょう。

また、雑音があると互いの声が聞き取りにくくなるため、物理的な面でも商談を妨害してしまいます。

一般的には、静かな場所・人気が少ない場所のほうが、何事にも集中しやすいとされています。ある程度の雑音や他人の存在が集中力・緊張感を高めることもありますが、ほどほどを守るのが無難と言えます。

セキュリティ対策がされている場所

オンライン商談には、さまざまなセキュリティリスクがあります。そのため、セキュリティ対策がなされている場所を選ぶことが大切です。例えば、個室ブースを利用する場合は、施錠ができるところが良いでしょう。

また、公共の場で採用されているフリーWi-Fiには、情報の抜き取りのリスクがあります。セキュリティ対策が強化されたフリーWi-Fiもあるため、そういったものを利用している施設を探すのがおすすめです。

あわせて、席を離れるときはパソコンや重要な資料を置きっぱなしにしないことや、フリーWi-Fi利用中はクレジットカード番号などの重要な情報の入力は控えるといったことも必要です。

利用コストとのバランスが良い場所

外出先でのオンライン商談の場所として代表的なのは、公園・カフェのほか、個室型ワークスペース・ホテル・レンタルスペースなどが代表的です。公園は基本的に利用料無料、カフェの場合は飲み物代程度が一般的であり、それほどコストはかかりません。

一方、個室型ワークスペース・ホテル・レンタルスペースは、上記に比べて利用料金が高額です。集中できる環境・ある程度のセキュリティ対策を担保できますが、頻繁に利用する場合はどうしても経費がかさむことになるでしょう。

そのため、商談の場所の選定では、コストとのバランスを見ることが大切です。具体的には、商談内容の重要度にあわせて使い分けましょう。例えば、重要度の高い商談であれば、ホテルや個室型スペースなど、静謐さを確保できる場所が適しています。

ある程度気心の知れた取引先との気軽な商談であれば、公園やカフェなどの公共の場も選択肢に入ります。商談レベルや相手との関係性を考慮しながら、その時々で最適な場所を選びましょう。

ネットワーク環境が安定している場所

オンライン商談は、ネットワーク環境が安定した場所を選びましょう。ネットワーク環境が悪い場合、ノイズや画面の乱れが起こりやすくなります。スムーズな会話や資料の共有が難しくなったり、商談が中断されたりすることも考えられます。

スムーズなビデオ通話の実現には、回線速度は上りが1Mbps・下りが10〜30Mbpsが望ましいとされています。どれくらいの通信速度があるのか、オンライン商談前にチェックしておくのがおすすめです。

外出先でおすすめのオンライン商談の場所

スケジュールの都合上、あるいは気分転換のために、外出してオンライン商談を行いたい場合もあるでしょう。ここからは、外出先でのオンライン商談におすすめの場所をご紹介していきます。

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ホテル

オンライン商談を行う場所として、ホテルの1室を借りるケースは多いです。1人だけの静かな環境を確保でき、ある程度自由に電源を利用できる点は、オンライン商談に適した環境といえるでしょう。

ただし、ホテルは他の場所と比べても利用料金が高額な傾向があります。最近はオンライン商談やテレワーク向けのリーズナブルなプランを提供するホテルも増えているため、そちらを検討するのもおすすめです。

個室型ワークスペース

個室型ワークスペースとは、個室型に区切られた作業用のスペースです。形態はさまざまですが、少し大きめの電話ボックスのような形態が一般的です。主に大型の駅・商業施設に設置されています。

ワークスペースのため、デスク・椅子・電源など、仕事に必要な最低限の設備は整っています。防音設備がされたものが多く、周囲の音を気にすることなく商談に臨める点もメリットです。

利用料金は立地や事業者によって異なりますが、時間貸しの場合が多いため、利用の仕方次第でコストパフォーマンスを上げられるでしょう。ただし、Wi-Fiがない場合や無料Wi-Fiを利用している場所も多いため、ネットワーク環境には自分で責任を持つ必要があります。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社・本拠地から離れた拠点に設置される小規模オフィスです。設置の目的として、従業員の通勤の負担軽減・地方での事業拡大などが挙げられます。

自社オフィスであるため、電源やWi-Fiなどの通信環境が整備されているほか、セキュリティ対策も施されている点がメリットです。また、利用料金の負担がかからない点も大きな魅力と言えます。

ただし、立地によっては移動の負担がかかることに注意が必要です。また、利用人数が多いサテライトオフィスでは、落ち着いて商談に臨めないこともあるでしょう。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、不特定多数と共同で利用するワークスペースであり、大型の駅や商業施設周辺に設置されていることが一般的です。

ビジネス向けの環境であるため、デスク・椅子・電源やWi-Fi完備のほか、プリンターやプロジェクターなどを備えている施設も多いです。また、ネットワークのセキュリティ対策も施されているため、商談以外にも利用できます。

しかし、コワーキングスペースの多くは、個室ブースがありません。さらに不特定多数の人が出入りする場所のため、雑音や画面への映り込みが起こりやすく、オンライン商談に集中できなくなる可能性があります。

貸し会議室

貸し会議室とは、社外で時間単位でレンタルできる会議室です。1人だけの静かな環境を確保できるほか、電源やWi-Fi、プリンターなど、商談に必要な設備が整っている点が魅力です。

一方で貸し会議室は、レンタル手続きの手間がかかることや、予約がいっぱいで借りられない場合があります。立地によっては、移動の手間・時間・お金もかかるでしょう。

また、コワーキングスペースや個室型ワークスペースに比べると、レンタル料金が比較的高い点にも留意が必要です。

カラオケ

オンライン商談を行う場所として、カラオケも挙げられます。新型感染症の影響から、一部のカラオケではテレワーク利用のプランも展開しています。

カラオケは防音対策が施された個室であり、店舗によっては壁紙もシンプルであるため、オンライン商談を行いやすくなっています。また、電源を使える場合もあり、充電切れによってオンライン商談ができないといった万が一のリスクを回避できます。

ただし、オンライン商談として静かに部屋を利用している分、隣や向かいの部屋の歌声が聞こえやすくなることに留意が必要です。また、店舗によってはWi-Fiの速度が遅く、タイムラグや音質に影響が出る場合がある点にも注意しましょう。

外出先でオンライン商談を行う際の注意点

外出先でのオンライン商談には、思わぬトラブルが発生することも多いです。スムーズな商談のためにも、次の3つのポイントに注意しましょう。

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顔の映り方に気をつける

外出先でのオンライン商談では、顔の映り方に注意しましょう。オンライン商談ではカメラを通して相対するため、些細な光の加減・カメラの角度によって、顔の印象が暗くなることがあります。

特にオンライン商談は、対面での商談に比べて相手の表情・顔色が読み取りにくく、コミュニケーションを取りにくいです。場合によっては話が弾まず、思うような成果が得られないこともあります。

円滑なコミュニケーションのためにも、オンライン商談の前はカメラの写り具合をチェックし、自分の顔が明るく映るような明度・角度を確認しておきましょう。カラオケボックスのような暗い場所では、スタンドライトなどの利用が望ましいです。

背景に気をつける

オンライン商談中に、互いの集中を乱すようなものが背景に映り込まないよう、あらかじめ確認しておきましょう。無地の壁の前が望ましいですが、カフェやコワーキングスペースなど、不特定多数が出入りする場所では、バーチャル背景の設定も検討しましょう。

なお、背景は顔映りにも影響します。逆光になる場所や背景が暗い場所（黒っぽい壁の前など）でのオンライン商談は、なるべく避けるのがおすすめです。

会話が伝わりやすくなる工夫をする

オンライン商談では、タイムラグが発生するケースが多いです。また、オンライン商談を行う場所の防音対策が完璧ではない場合、雑音が入りやすく会話が聞こえにくくなることもあります。これらの原因によって商談が上手く進まず、印象が悪くなる可能性があります。
そのため、パソコン内蔵のマイクではなく、性能の良いマイク付きイヤホンを使って声を聞き取りやすくすることや、タイムラグを考慮して長めに間を取ったりハキハキと話したりすることを意識することが重要です。

社内にオンライン商談をできる場所がない時の対処法

外出先でのオンライン商談には多かれ少なかれ経費がかかるため、できれば社内で済ませたいという企業も多いでしょう。一方で、社内にオンライン商談に適した場所が見当たらないケースも少なくありません。

社内でオンライン商談に適した場所がない場合は、次の2つのポイントを考慮しながら、商談スペースを確保するのもおすすめです。

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会議室の利用ルールを作る

社内でオンライン商談を行いたい場合は、会議室などの静かな場所を交代で利用する方法があります。ただし、数が限られているため、従業員が公平に利用できるようなルールを整備しましょう。

例えば、予約方法の確立や1回あたりの利用時間を決めるといった施策が大切です。予約方法については、紙やExcelのスプレッドシートで管理する方法があります。より利便性を高めたい場合は、会議室予約システムなどのITツールを検討しても良いでしょう。

防音対策をする

オンライン商談に社内の設備を利用する場合、他従業員に迷惑がかからないように防音対策を行いましょう。例えば、防音性・遮音性のあるパーティションやトークボックスの設置が代表的です。いずれも大がかりな工事が不要のため、比較的手軽に導入できます。

また、ノイズキャンセリング機能付きのイヤホン・ヘッドセットの利用も効果的です。ノイズキャンセリング機能とは、周囲の雑音を軽減できる仕組みです。

周囲の雑音が大きい場合、話し手はつい声が大きくなりがちです。結果、当の本人が雑音の発生源になることも少なくありません。ノイズキャンセリング機能のイヤホンをすれば、相手の声だけがクリアに聞こえるため、必要以上に声のボリュームを上げずに済みます。

まとめ

オンライン商談は、時間や場所にとらわれずに商談に臨める点が魅力ですが、一方で、集中しにくい・セキュリティリスクといったデメリットがあります。特に外出先でのオンライン商談では、こういったデメリットのリスクが高まります。

デメリットを回避するためにもオンライン商談は、集中できてある程度のセキュリティが担保されている場所を選びましょう。ただし、そういった場所はコストが高額になりやすいため、商談の内容にあわせて場所を使い分けるのがおすすめです。

外出先でのオンライン商談におすすめなのは、ホテル・個室型ワークスペース・サテライトオフィスなどです。社内の設備を利用する場合は、利用ルールの確立や防音対策が必須です。本記事を参考にオンライン商談に適した場所を探し、有意義な商談を行いましょう。