「出張」と「社用外出」の違いとは｜日帰りor宿泊の判断基準や各種手当、出向など類似項目についても解説

出張管理をする際、出張費や出張手当、社用外出との違いで区別に迷うことも多いでしょう。本記事では、「出張」「社用外出」の定義や日帰り・宿泊出張の判断基準を詳しく解説。異動・出向・出張研修など誤用されがちな項目とも区別し、経費精算時に起こる日常的な躓きを解消します。

目次

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1. 出張管理システムの始め方
2. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
3. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
4. 出張管理システムとは
5. 「出張」と「社用外出」の違い
6. 出張での「日帰り」or「宿泊」の判断基準とは
7. 出張や社用外出における賃金の考え方
8. 異動・出向・出張研修との違い
9. 出張や社用外出を適切に管理する方法
10. まとめ

出張管理システムの始め方

経費精算・会計業務のデジタル化に伴い、企業のペーパーレス化やSDGsへの取り組みが加速しました。さらなる業務効率化、生産性向上を目指すために、自社の体系・ワークフローに適応した出張管理システムの選定が求められます。

出張管理システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な出張管理システムを選びましょう。

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

出張管理システムとは

出張管理システムとは、出張に関わるさまざまな業務を一元管理し、最適化するシステムです。英訳のBusiness Travel Managementを略して「BTM」とも呼ばれます。

日常的に使用しているエクセルを活用して出張管理を行っている企業も多いですが、上司や経理とのやり取りが煩雑で非効率的です。また、経費の申請や精算などで入力ミスや不正が起こるリスクもあります。

その点、出張管理システムは、出張の申請から承認・出張報告・出張費精算といった一連のプロセスを効率化でき、出張者・管理者・経理担当者の負担軽減につながります。最近では新幹線などの手配ができる機能を搭載したものもあり、ますます利便性が高まっています。

出張管理システムが広まった背景

出張管理システムの需要が高まった背景には、管理側と従業員で出張に関する規定にズレがあったり、細かな規定がなく慣例で運用されていた実態があります。そこで、公平な出張の仕組み作りが行われました。

日本での出張管理システムの普及は他国に比べて遅れていますが、最近では日本のビジネスに適したシステム開発が進み注目を集めています。業務の効率化・コスト削減・リスクマネージメントを図る際も、出張管理システムが最適です。

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出張管理システムのメリット

あらゆる機能を持つ便利な出張管理システムですが、企業が導入する大きなメリットには、大きく分けて下記の5つがあります。

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手配業務の効率化

出張管理システムは、出張手配機能を搭載しているのが大きな特徴です。出張者が自分で行程や宿泊施設を決めるには、多くのサイトを検索して比較検討したり、旅行業者に相談したりする手間がかかり、業務に専念できる時間が減ってしまいます。

その部分をシステムが代行してくれるため、出張の準備作業が短時間で終了し、その分通常業務に集中して取り組めます。また、システムが出した複数のプランを比較して手配することもでき、経費削減も可能です。

経理の出張業務効率化

出張管理システムを使っていない出張管理は非効率なばかりでなく、トラブル発生の危険もあります。トラブルには、出張経費申請のミスや承認フローの進みが遅いことなどが挙げられます。これらのトラブルが、企業内の人間関係を悪化させることもあります。

出張管理システムでは、出張関連の業務が電子化・可視化されるため、承認ルートも速やかに回ります。また、システムで出張規程に合わない出張経費は自動的にチェックされ、業務の効率化とともにトラブルの防止にもなります。

出張費用の立替が不要になる

出張手配機能での交通機関や宿泊費の請求は、出張者ではなく企業宛に届きます。したがって、出張者は出張費用の立替をしなくて済みます。少額ならともかく、高額になると出張者の立替の負担は大きくなります。

出張費用の立替が発生した場合、よく行われるのは立替た分を経理担当者が現金精算することです。特に、出張が多い企業では頻繁に精算が発生し、業務量が増加します。出張費用の立替がないことは、出張者だけでなく経理担当者にとっても大きなメリットです。

出張コストの最適化

出張管理システムは出張にかかった費用のすべてを把握できるため、無駄な出費がないか確認し、コスト削減に向けた分析を行えます。出張は企業において重要な業務の1つではあるものの、通常オフィスでの業務と比較するとコストがかさみます。

そのため、出張にかかっている費用を分析し、無駄な出費を減らすことは企業にとって大きなメリットとなり得ます。

コンプライアンス強化に繋がる

出張管理システムの多くは、出張手配機能を持っています。出張規程で出張手配はシステムの中で行うことを決めておけば、故意かどうかにかかわらず、水増し請求や出張規程外の交通費や宿泊費の請求を防げます。

また、データが可視化されているため、出張の手配状況や出張状況も旅程管理機能で確認可能です。したがって、カラ出張の防止につながる上に、企業内や出張先での緊急事態にも素早い対応ができます。特に海外出張時に有効と言えます。

「出張」と「社用外出」の違い

企業や組織に勤務していると、よく出張や社用外出を依頼されることがありますが、この両者の違いは何でしょうか。わかりやすく解説します。

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出張の定義

「出張」とは、普段の勤務地とは異なる場所に出向き就労することです。会議や商談・イベント参加、業務に関する旅行も含まれます。宿泊を伴うことが多い一方で、最近の交通機関の発達により日帰り出張も少なくありません。

会社の業務計画などに基づいて事前に計画される、もしくは組織の承認を受けて一定の期間にわたり宿泊することが一般的ですが、トラブル処理など突発的な対応を求められるケースもあります。

社用外出の定義

「社用外出」とは就業時間中に仕事上の必要性により、社外に出掛けることを指します。例えば、銀行での業務取引や郵便局での郵便物の発送、オフィス用品の調達などが該当します。

営業職の場合は外に出るのが当たり前の勤務スタイルとなっており、業務時間の半分以上が外回りになる場合がありますが、あえて社用外出の表現を使うことは少ないです。

社用外出の際に電車やバス、タクシーなどの交通機関を利用して料金を支払った場合には、交通費として精算されますが、社用外出としての手当は特に設定されていません。

出張での「日帰り」or「宿泊」の判断基準とは

出張のように社外で就労する場合、休憩時間や移動時間が不明瞭のため、正確な労働時間の算出が難しくなります。そのような不明瞭さを解消すべく、各企業では出張に関する項目への基準として「出張旅費規程」を定めます。

日帰りか宿泊、どちらの手立てとするかは各企業の出張旅費規程によって異なりますが、【会社からの直線距離・移動距離が100km以上】【会社からの移動時間が90分以上】などが宿泊出張へ切り替える判断基準となっている事例が多いです。

出張先での就労内容にも左右しますが、当日中の帰宅・帰社が可能な範囲なのかなども判断基準とし、出張管理システム導入などを機に規程見直しを図るのもよいでしょう。

出張や社用外出における賃金の考え方

出張と社用外出を判断する基準は、会社や組織によって異なっています。それでは、出張と社用外出における賃金の考え方はどのようになっているのでしょうか。それぞれの賃金面に焦点をあてて解説します。

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出張手当とは

出張手当とは、企業や組織の従業員が勤務地から離れた地域に出張する際に支払われる手当のことです。出張手当は法的に規定されているものではなく、企業や組織が独自の制度として出張手当の日毎の額などを設定し、運用している場合が多いです。

企業側のメリットとしては、社員が出張先で費用負担を心配せずに業務に専念できるようにサポートし、社員のモチベーションを高められることです。また、優れた人材を引き続き採用し、競争力を維持するために必要な要素の一つとして位置付けられます。

社員側のメリットとしては、出張手当により出張に伴う追加の費用や経費がカバーされ、経済的な負担が軽減される点が挙げられます。また、出張中に費用面で気を使う必要がなくなることで仕事に集中しやすくなり、出張の成果を高めることができます。

出張手当と出張経費の違い

出張手当は、出張者に対して出張日数などに応じて支給される金額です。一般的に、企業から出張者に、あらかじめ定められた金額が具体的な支出に関係なく支給されます。出張者は主に出張中の食事などの費用を賄うために使用し、領収書や経費の精算は不要です。

一方、出張経費は出張者が出張中に発生した必要費用をカバーするために支給されます。出張経費は、出張後に実際に発生した経費を元に精算され、精算申請書類に領収書などを添付して支出に対する払い戻しを受けることが一般的です。

出張手当は、出張者に出張中の生活のための費用を固定金額の前払いという形で支給する手当であり、出張経費は出張者が実際に発生した経費をカバーするために、出張後の精算処理により支給されます。

社用外出における手当の考え方

社用外出における手当の考え方は、企業や組織の社内規程によって異なります。通常、社用外出に関する手当は外出の性質や目的に応じて、異なるルールが適用されることが多いです。

一般的に、社内規程により単なる外出にあたる場合には、日当は支払われません。業務に関連する社用外出で交通費などの費用が発生した場合には、交通費として精算されます。

また、社用外出が業務に関連しており、仕事上の必要性がある場合は、交通費に加えて食事代などの追加経費がカバーされることがあります。この場合は、社内規程に基づいて外出先で支払った費用が精算されることが一般的です。

労働時間に関する注意点

出張中に時間外労働が発生した場合は、通常の労働時間外の勤務とみなされます。時間外労働には残業代や割増賃金が適用され、社内の規則や法律に基づいて時間外労働の処理と賃金支払いを行う必要があります。

また、出張中に上司や管理監督者から業務に関する指示や命令を受ける必要がある場合、移動時間であっても労働時間とみなされることがあります。移動中に仕事に関連する資料作成などの作業を行う場合も、その時間は労働時間に含まれます。

異動・出向・出張研修との違い

出張と混同しやすい項目として社用外出をあげてきましたが、他の類似項目についても解説します。誤用しないよう正しく把握しましょう。

上記のいずれにおいても、各企業の「出張旅費規程」がベースとなります。日帰り出張の手当、もしくは出張手当自体の支給がないなど規程内容は企業ごとに異なるため、都度確認が必要です。無駄な経費が発生しないことはもちろん重要ですが、従業員が不満なく働ける就業規則を整備することも忘れてはいけません。

出張や社用外出を適切に管理する方法

出張と社用外出を適切に管理することは、組織や企業にとって効率的な業務遂行と労働者の権利保護を行うために重要な要素です。的確な管理により、出張や社用外出がスムーズに行われます。ここでは、適切な管理を行う方法として以下の2点について解説します。

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規程をきちんと定める

組織や企業にとって「出張旅費規程」を明確に定めることは非常に重要です。的確な規程を定めることにより、出張活動が適切に管理され、組織と従業員の間で透明性と公平性が確保されます。

規定の内容としては、出張の定義や申請・承認プロセスを定義することが必要です。また、出張日当として支給金額や日数ごとの支給などの支給条件を規定します。さらに、宿泊費に関する規定として、宿泊先の選択や制限事項、宿泊費の支給条件などが定められます。

交通費に関する規定としては、移動手段(飛行機・電車・車など)の選択肢と制限、交通費の支給条件(実費精算・定額支給など)、駐車料金や高速道路料金などの扱いが定められます。また、経費の精算方法や労働時間と休憩時間などについての規則が定められます。

出張管理システムを導入する

出張管理システムは、出張活動全般を一元管理するためのオンラインプラットフォームやソフトウェアです。機能の1つに、出張する際に上司や管理者から承認を取得するプロセスのサポートがあり、出張の目的・日程・予算などを入力して承認フローを迅速に実行します。

システムの利用により、出張活動のデータを中央集約し管理者がリアルタイムで確認できるため、予算超過や規程違反の早期警告が可能となります。また、手動プロセスの削減により、ミスが減り出張手続きや経費精算が迅速かつ正確に行えます。

出張管理システムは、出張活動を効果的に管理し、企業と社員の双方にとって利益をもたらすツールです。特に出張が多く発生する企業や組織にとって、出張管理システムは非常に有効に利用できるのでおすすめです。

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まとめ

出張は、通常の勤務地から離れて業務目的で別の地域に移動する活動を指します。一方、社用外出は就業時間中に仕事上の必要性により社外に出る活動を指します。ただ、目的や期間・経費・労働時間などは企業や組織によって規定が異なります。

最近では、出張を効率的に管理するために出張管理システムが注目され、特に出張の多い企業や組織に多く導入されています。出張を効率的に管理するためには、出張管理システムの導入も視野に入れて検討しましょう。