【2024年最新】おすすめの工数管理ツール6選｜選ぶポイントなどを詳しく解説

工数管理ツールとは、プロジェクトに要する工数や業務量、人員を管理できるツールのことです。しかし、同時に進めるプロジェクトの数などは企業によって異なり、自社に適したツール選びは困難です。本記事では、おすすめの工数管理ツールと選び方・注意点を解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 工数管理ツールでできることとは
2. 工数管理ツールはタイプ・提供形態・入力方式で選ぶ
3. おすすめの工数管理ツール6選
4. ツール選びのポイント①ツールタイプ
5. ツール選びのポイント②提供形態
6. ツール選びのポイント③入力方式
7. 工数管理ツール選びのその他の比較ポイント
8. 工数管理ツールの導入の仕方と注意点
9. まとめ

工数管理ツールでできることとは

工数管理とは、プロジェクトにかかった作業時間から労務費を算出することで、その際に使用されるのが工数管理ツールです。プロジェクトメンバーの動きや工数などの進捗状況を可視化できるため、業務効率化や生産性の向上に繋がります。

工数管理が正しく行えていないと、1つの作業に対し、人件費をかけすぎてしまう可能性があります。スケジュールと人的リソースを管理することで、プロジェクトを円滑に進められるのが、工数管理を行うメリットです。

管理者は、工数管理ツールを使用することによって、チームメンバー1人1人がどの業務を行っているのか、どの程度業務が進んでいるのかなどを把握できます。把握した内容によって、人員の適正人数の配置や、無駄な工数を減らすことで業務の効率化が期待できます。

また、チームメンバー同士が工数や業務量を把握できるため、社員のモチベーションアップに繋がるのも利点です。プロジェクト等の進捗状況によって、課題が発見できれば、収益改善など素早く経営戦略に活かすことができるのも強みです。

＼より詳しい工数管理の解説はこちら／

工数管理ツールはタイプ・提供形態・入力方式で選ぶ

工数管理ツールを選ぶ際は、ツールのタイプや提供形態、工数の入力方式を確認するのが基本です。また、その他の比較ポイントも確認し、自社に合った工数管理ツールを選定してください。工数管理ツール選びに重要な3つのポイントについては、記事の後半で解説します。

【重要なポイント3つ】

1. ツールのタイプが自社に合っているか
2. 提供形態を確認
3. 工数の入力方式を確認

⇒【重要な3つのポイント詳細】へジャンプ

【その他の比較ポイント】

1. 従業員が使いやすい操作性か
2. セキュリティ対策が万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

⇒【その他の比較ポイント詳細】へジャンプ

おすすめの工数管理ツール6選

ツール選びのポイント①ツールタイプ

工数管理ツールは、強みや特徴によってタイプが異なるため、自社に合ったものを選ぶことが重要なポイントです。ここでは、工数管理特化型・プロジェクト管理対応型・勤怠管理機能搭載型に分けて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

工数管理特化型

工数管理特化型とは、工数の管理のみを行うシンプルで扱いやすいツールのことです。工数の入力やデータ表示のみの機能でも工数状況をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト作業が効率化できるのがメリットです。

入力に関してはエクセルなどで管理する方法とほとんど変わらず、導入しやすいのもメリットでしょう。エクセルの工数管理では、都度別のファイルを開く手間などが課題でしたが、工程管理ツールではツール上でデータを一元管理できます。

ただし、社内メンバーや取引先とのコミュニケーション手段のチャットツールがないため、プロジェクトを円滑に進めたいなどの目的がある場合は、機能がシンプルすぎる可能性があります。

そのため、「工程を素早く入力・把握したい」「工数を見やすくしたい」という目的の企業におすすめします。

プロジェクト管理対応型

プロジェクト管理対応型は、プロジェクトの管理業務に幅広く対応しているのが特徴です。工数管理、プロジェクト管理、タスク管理、コミュニケーション機能など、プロジェクトの進行に必要なさまざまな機能が搭載されています。

例えば、チャットツールが備わっていれば、社内メンバーや社外の取引先と円滑にコミュニケーションが取れるようになり、工数管理と紐付けることも可能です。

また、プロジェクトごとのガントチャートの作成機能やリソースの管理機能などは、プロジェクト全体を把握しやすくなり、管理業務機能が大幅に削減できるでしょう。

そのため、工数管理だけではなく、プロジェクト全般の管理を行いたい企業におすすめです。ただし、機能が多いほど導入コストが高くなる可能性があります。自社の目的に沿った機能なのかを判断し、費用対効果を検討して選ぶことが大切です。

勤怠管理機能搭載型

工数管理機能と勤怠管理機能の2つを搭載しているタイプは、従業員の勤怠と工数の両方を同時に管理ができます。工数と勤怠を一元管理することで、プロジェクトの進捗や工程にかかる作業時間などを把握できるのがメリットです。

勤怠管理と工数管理を同時に行うことで、長期労働の特定や工数の記録が明らかになるため、従業員の作業負担の軽減やコストの見直し・改善に役立ちます。

そのため、まだ勤怠管理システムを導入していない企業や、労働時間や作業負担の改善をしたい企業におすすめのタイプです。勤怠管理システム導入済みの場合は、連携可能な工数管理ツールをえらびましょう。

ツール選びのポイント②提供形態

工数管理ツールの提供形態は、オンプレミス型とクラウド型の2種類あります。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社の目的に合ったものを選びましょう。

オンプレミス型（インストール型）

オンプレミス型の工数管理ツールは、自社のサーバー内にインストールして使用します。自社のネットワークを利用するため、セキュリティレベルが高い傾向にあります。

また、オフライン環境で利用できるため、通信が切れたり動作が遅くなったりなどの通信トラブルのリスクも軽減します。自社内のサーバーでシステムを構築できるため、カスタマイズ性が高いのもメリットです。

ただし、導入費用が高額で、システム構築などの準備が必要になるため、ある程度の導入期間を要する上に、システムを構築できるエンジニアなどの人材も必要です。

そのため、セキュリティ性を重視したい企業や、専門のエンジニアなどが在籍する大手企業におすすめのタイプです。

クラウド型

クラウド型の工数管理ツールは、インターネット環境があればいつでもどこでも利用できるシステムです。PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用でき、出張先などでも手軽に工数管理ができます。

また、クラウド型は月額制・年額制のため、導入コストを抑えられるのもメリットです。システムの構築なども必要なく、メンテナンスも提供元が行うため、手軽に導入できるのが強みです。

ただし、オフライン環境では利用できず、通信障害などのリスクがあります。また、カスタマイズ性もオンプレミス型と比較して制限があり、メンテナンスなども提供元の対応になるため、一時システムが利用できない可能性があるため注意が必要です。

そのため、クラウド型は導入コストや管理の手軽さを優先する企業におすすめです。上記のようなデメリットもあるため、サポートが充実していたり、セキュリティ対策を手厚く行っていたりする信頼性の高いツールを選びましょう。

ツール選びのポイント③入力方式

工数管理ツールは、工数の入力方式を確認しましょう。カレンダーと連携できるものやドラッグ&ドロップによって簡単に予定表が作成できるものなど、ツールによって工数の入力方法が異なるため、使いやすいものを選ぶ必要があります。

例えば、OutlookカレンダーやGoogleカレンダーなどのカレンダー連携機能があれば、スケジュールを自動で工数管理ツールに入力でき、入力の手間を減らすことができます。

他にも専用のアプリでスマートフォンから入力できる方式は、外出先でもタイムリーに工数の操作ができるようになります。このようにツールによってさまざまな入力方式があるので、自社に合ったものを選びましょう。

工数管理ツール選びのその他の比較ポイント

上記で紹介したツール選びのポイント以外にも、操作性やセキュリティ性などについて確認する必要があります。ここでは、工数管理ツール選びのその他の比較ポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

従業員が使いやすい操作性か

工数管理ツールは、従業員が使いやすい操作性か確認しましょう。工数管理ツールは、チームメンバー全員が使わなければ導入する意味がありません。

例えば、チームメンバーの1人が操作できなければ、プロジェクトの進捗状況を正確に把握できません。また、操作の方法がわかりにくいものは、学習コストがかかる可能性もあります。既存ツールと連携できず工数が増えるのであれば、従業員に負担がかかる一方です。

そのため、工数入力にどのくらいの時間がかかるのか、スムーズに使いこなせるのかなど、無料トライアルなどを活用して具体的に確認しましょう。従業員の操作性はもちろん、管理者側が管理しやすいかも確認することで、導入後もスムーズに運用することが可能です。

マネジメントに活用できるか

従業員にとって使い勝手が良いことは必須ですが、プロジェクトマネージャーや上司にとっても活用できるツールであるかが重要です。メンバーやスケジュールの遅延・問題を早期発見できるかは、プロジェクト成否に大きく影響します。

工数確認に時間を取られることがなく、いかに問題特定が簡単にできるか、複数同時にプロジェクト進行した場合でも問題なく使えるのかなど、マネジメントの観点からも精査が必要です。

セキュリティ対策が万全か

工数管理ツールのセキュリティ対策についても要チェックです。セキュリティ対策がしっかりしていれば、通信内容の情報漏洩を防ぐことができます。

特にクラウド型は、通信環境で情報共有を行うため、セキュリティ面についてしっかりと確認しておきましょう。工数管理ツールにおいて個人情報などの機密情報を扱う企業は、インストール型などセキュリティレベルが高いツールを選ぶのも1つの方法です。

サポート体制は充実しているか

ベンダーのサポート体制が充実しているかは、導入前に必ず確認しましょう。工数管理ツールのサービスでは、導入支援や運用時のトラブル・疑問点に対するサポートを行ってくれます。サポートが充実していれば、不具合が生じた際も慌てずに対応することが可能です。

しかし、ツールによってサポートの範囲や問い合わせの方法などが違うため、なるべくサポートが充実しているシステムを選ぶことが大切です。具体的には、365日24時間問い合わせができるツールは、トラブル時も素早く対応してもらえるため安心でしょう。

無料トライアルがあるか

工数管理ツールは、無料トライアルを上手く活用するのがおすすめです。無料トライアルでは、工数管理ツールを実際に一定期間利用できるため、操作性を確認することができます。

前述の通り、工数管理ツールは従業員が操作しやすいかどうかが非常に重要です。データ反映に遅れが生じていないか、入力が簡単か、他のシステムと連携が可能かなど、細かい操作性も確認しましょう。

また、今まで利用したことのない機能を実際に利用してみることで、生産性が向上する可能性もあります。無料トライアルではさまざまな機能を試せることがメリットなため、運用してみたい機能などもチェックしておきましょう。

工数管理ツールの導入の仕方と注意点

工数管理ツールの導入には、導入の仕方やコストなど注意すべき点があります。ここからは、工数管理ツールの導入の仕方と注意点について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入目的の明確化

工数管理ツールの導入では、導入の目的を明確化することが重要です。工数管理ツールによって得意分野が異なるため、自社の課題を整理し、導入の目的を明確化しましょう。

例えば、工数管理のみを効率化したい場合は、入力作業やタスク管理など工数管理特化型のシステムで十分でしょう。しかし、プロジェクト管理の全般を効率化したい場合、コミュニケーション機能やガントチャート作成機能などがあると便利です。

また、多くの機能が搭載されていても、実際には使いこなせず、無駄なコストがかかる可能性もあります。自社の工数管理における課題を明確にし、必要な機能が備わったものを選びましょう。

コスト・料金体系が自社に合っているか

工数管理ツールは、コスト・料金体系が自社に合っているかも注意すべきポイントです。工数管理ツールは、買い切り型・従量課金型・定額制などツールによって、料金体系が異なります。

買い切り型や定額制でも、利用する人数やオプションの機能によって追加料金がかかる場合があるため、確認しておきましょう。

また、月額制などのツールは初期費用は抑えられますが、長期的に使うとランニングコストが高くなるケースもあるため、注意が必要です。初期費用やランニングコストの計画をしっかりと立て、費用対効果があるのか慎重に検討しましょう。

無料トライアルでテスト運用を行い導入を検討

工数管理ツールを導入する際は、無料トライアルでテスト運用を行った上で導入を検討するのがおすすめです。テスト運用では、基本機能や細かい機能を実際に利用することができるため、導入後のイメージがつきやすくなります。

システムを実際に従業員が試用すれば、実際の使い勝手を確認することができ、問題が起こるリスクを軽減することができます。また、無駄な導入費用もかけなくて済むため、コストの削減にも繋がるでしょう。

導入目的の周知・研修

工数管理ツール導入による恩恵を十分に得るためには、従業員への周知や研修が必須です。ツールを実際に使用するのは管理職員ではなく従業員のため、入力する意味がないと思われないように導入目的を丁寧に周知しなくてはなりません。

また、操作方法がわからなければツールを使用することができず、正確な工数管理が実現できないため、運用前に研修を行いましょう。

工数管理ツールは1人でも入力を怠ると正確な工数管理が行えなくなり、ツールを導入した意味すらなくなってしまうため、周知と研修は徹底する必要があります。

＼工数管理ツールとExcelの比較はこちらで解説／

まとめ

工数管理ツールは、プロジェクトに要する工程や業務量、人員などを管理できるツールです。プロジェクトの進捗状況が可視化できるため、業務効率化や生産性の向上に繋がるのがメリットです。

工数管理ツールは、工数管理に特化したシンプルなタイプや、プロジェクトの管理業務に幅広く対応したタイプなどさまざまなシステムがあります。また、オンプレミス型やクラウド型なども提供形態によっても使い勝手が違うため、自社に合ったものを選びましょう。

工数管理ツールを導入する際は、導入目的の明確化をし、コストや料金体系が自社に合っているかなどに注意する必要があります。

工数管理ツールを導入する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や導入準備を行い、業務効率化や生産性の向上といったメリットを実感できる環境作りを行いましょう。