【図解】プロジェクト管理とは｜目的や管理手法・PMBOKまでわかりやすく解説

プロジェクト管理とは、プロジェクトが計画通りに進むように各業務やリソースを管理することで、プロジェクトを成功させるために欠かせない取り組みです。本記事では、プロジェクト管理の目的やメリット、代表的な手法や管理の流れをご紹介。失敗しないツール選びのポイントをおさえ、自社に最適なプロジェクト管理を展開しましょう。

目次

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1. プロジェクト管理とは
2. プロジェクト管理で管理すべき項目
3. プロジェクト管理の目的
4. プロジェクト管理：代表的な手法
5. プロジェクト管理：基本の流れ
6. プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点
7. プロジェクト管理ツールの選び方
8. プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点
9. プロジェクト管理を効率化するサポートツール
10. 【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方
11. まとめ

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、ビジネスや組織におけるプロジェクトを計画的かつ効率的に遂行し、成功に導くための総合的なアプローチです。「人・もの・お金・時間・情報」を適切にコントロールし、プロジェクトの成功確率を高めます。

プロジェクト管理には「プロジェクトマネージャー（PM）」の存在も欠かせず、需要が高まる昨今ではプロジェクトマネジメントに係るスキルや資格も注目されています。

人員配置、スケジュール管理、予実管理、各部門とのコミュニケーションなど、プロジェクト全体を細部まで把握することが求められます。それらを効率的に遂行し計画達成に導くツールとして、多くのプロジェクト管理ツールが展開されています。

プロジェクト管理で管理すべき項目

プロジェクト管理において、成功に向けて順調な進行と品質の確保を実現するためには、さまざまなリソースを管理する必要があります。ここでは、プロジェクト管理で管理するべきリソースについて解説します。

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代表的な5項目

コスト管理

プロジェクト管理におけるコスト管理は、プロジェクトの予算と実績を分析し、コストの効果的な制御と予算内でのプロジェクト完了を実現するために重要なプロセスです。まず、プロジェクト開始前に詳細な予算を策定し、各フェーズでの予算を設定します。

プロジェクトが進行するにつれ、実際のコストを追跡し、予算内で進行しているか確認します。また、コスト管理はリスク評価にも関連しています。予期せぬ問題や変更が発生した場合、それがコストにどのような影響を与えるかを評価し、対応策を策定します。

コスト管理により、予算内でプロジェクトを効果的に実行し、無駄なコストを削減し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

要員管理

要員管理は適切なスキルやリソースの確保・人員の配置・モチベーション維持などを行います。プロジェクトに適切な人材を割り当て、その人材が効果的に作業できるようにサポートすることが重要です。

要員管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、スケジュールや予算を遵守し、品質を確保する役割を果たします。また、コミュニケーションやチーム形成も要員管理の一部であり、円滑なプロジェクト進行を支援します。

品質管理

品質管理は、プロジェクトの成果物やプロセスが設定された品質基準や要件を満たしているかどうかを確認し、必要に応じて品質の向上を図る業務です。

品質管理は品質計画の策定、品質保証の実施、品質管理の実行と監視など、さまざまなステップで構成されます。品質管理により、プロジェクト成果物の品質が確保され、顧客満足度が向上し、プロジェクトの目標達成に貢献します。

スケジュール管理

スケジュール管理は、プロジェクトの進行とタイムラインを効果的に管理するプロセスです。プロジェクトのタスクや活動を計画し、優先順位をつけ、時間的に配置します。また、進捗を追跡し、予定通りに進行しているかどうかを監視します。

スケジュール管理は、プロジェクトの遅延やリソースの適切な割り当て、リスクの管理などにも関連します。適切なスケジュール管理により、プロジェクトは予算内で完了し、品質を維持することができます。

リスク管理

リスク管理は、潜在的なリスクを特定し、適切な対策を策定します。リスクを最小限に抑え、プロジェクトの目標達成を確実にするためのプランニングとモニタリングに焦点を当てます。

プロジェクトの進行中は継続的に行われ、新たなリスクの特定や変更に柔軟に対応します。適切なリスク管理は、予算超過やスケジュール遅延などの問題を最小限に抑え、プロジェクトの進行をスムーズにします。

その他の項目

上記で紹介した他にも、プロジェクト管理のQCD（品質・コスト・納期）を効率的に管理するため、「PMBOK」では次のような要素が項目として設定されています。

世界基準のプロジェクトマネジメント技法：PMBOKとは

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）は、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたもので、1996年に初版が発行されて以来改訂を重ね、現在は第7版が最新となっています。

プロジェクトを統合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理・品質管理など10種類の知識エリアに分割します。10種類の知識エリアをさらに「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分類したものを基盤として管理します。

PMBOKでは、QCD（品質・コスト・納期）の効率的な管理が可能です。しかし、プロセスの枠組みが明確化される反面、柔軟性や想定外の事態への対応には不向きとされています。

プロジェクトマネジメントは世界の様々な現場で重要視され、PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）の国際資格が設けられると共に、年々注目度が高まっています。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、複雑なタスクや活動を統合し、計画的かつ効果的に実行して、プロジェクトの成功を支援します。ここでは、プロジェクト管理の主な目的として3つの項目について解説します。

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要件を達成するため

プロジェクトは通常、特定の目標や要求事項を満たすために実施され、要件は納期・予算・品質・スコープ・リスクなど、多岐にわたります。プロジェクト管理はこれらの要件を確実に満たすために計画・実行・監視・調整のプロセスを通じてプロジェクトを推進します。

一方で、プロジェクト管理を適切に行わない場合、納期の遅延・予算超過・品質低下などのリスクが生じる可能性があります。これらの問題はプロジェクトの成功を危うくし、結果として企業やプロジェクトチームに深刻な影響を及ぼす可能性があります。

したがって、プロジェクト管理は要件達成に焦点を当て、同時にリスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功させるために有効な手法です。

利益を最大化させるため

プロジェクト管理の主要目的は、組織や利害関係者に対して利益を最大化することです。プロジェクトが予算内で効率的に進行し、納期を守り、品質を確保することで、コスト削減や収益増加が実現されます。

また、競争力を高め、市場シェアを拡大するための新製品やサービスの開発、改善もプロジェクトによって達成されます。さらに、プロジェクト管理は顧客満足度を向上させ、信頼性を築く重要な手段でもあります。

発生しうるリスクへ対策を講じるため

プロジェクト管理を行わずに業務を進行した場合、以下のようなリスクが考えられます。

1. 各フェーズの時間配分がままならず、納期に間に合わない
2. 想定外のリスクや費用が発生し、予算オーバーになる
3. クライアントの求める品質を維持・達成できない

リスクが発生しては、プロジェクトの完遂は見込めないでしょう。クライアントの信頼が揺らぐ状況は、次の取引も危ういと言えます。このような状態を未然に防ぐためにも、プロジェクト管理がいかに重要か理解できます。

プロジェクト管理：代表的な手法

プロジェクト管理には、さまざまな手法やアプローチが存在します。これらの手法は、プロジェクトの性質や目標に合わせて選択され、効果的なプロジェクト進行を支援します。ここでは代表的なプロジェクト管理として、以下の3つの手法について解説します。

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WBS（Work Breakdown Structure）

WBSは「作業分解構造図」とも呼ばれ、プロジェクト全体を細かなタスクや作業パッケージに分解し、優先順位も含めツリー状で整理します。プロジェクトの全体像が明確になることで、コスト・スケジュール・リスクなど各項目の管理も容易になり、タスク間の依存関係も確認できます。

一方でツリー状に構造化する前に、各項目の優先順位を決めるなどの事前準備も多いので、作成に時間がかかるのが難点です。過度の詳細化や過度な変更がプロジェクトの複雑さを増加させ、逆に管理を難しくする可能性があります。

ガントチャート

ガントチャートはプロジェクト管理のための視覚的なツールで、タスクとその進捗状況を棒グラフで表現します。縦軸にタスクの内容、横軸に日時を記載して管理し、タスク間の依存関係、進捗管理が容易にできます。

しかし、大規模・複雑なプロジェクトには向かず、詳細な情報提供やリアルタイムな更新が難しく、進捗の正確な把握には限界があります。

カンバン

カンバンは、元々製造業で使われていた手法ですが、プロジェクト管理にも適用されます。「未着手」「進行中」「完了」の3つのリストを作成し、各タスクを進捗状況に応じたリストに割り当て管理する手法です。

プロジェクトメンバーは、現在のタスクの進捗・整理がスムーズに共有できます。タスクの可視化と流れの最適化により、業務の効率が向上します。

一方で、3つのリストだけで管理するためタスクの優先順位や重要度、関係性などは把握しづらいのがデメリットでもあります。タスク数が多くなるほど煩雑になり、大規模なプロジェクトでは適用しづらいでしょう。

プロジェクト管理：基本の流れ

ここでは、プロジェクト管理の流れについて詳しく解説します。以下の3つの項目を参考にして、効果的なプロジェクト管理を実行しましょう。

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プロジェクトの目標設定

プロジェクトの目標設定では、まずプロジェクトのスコープを明確に定義し、何を達成すべきかを明示します。次に、ステークホルダーの要望や要件を考慮し、利益が出るように目標を策定します。

そして、目標が明確になったら、それをプロジェクト計画やリソース割り当てに反映させ、プロジェクト全体が目標達成に向けて進行する基盤を築きます。

目標設定はプロジェクトの成功に向けた第一歩であり、それを適切に実行することがプロジェクトの方向性と成果に大きな影響を与えます。

タスク整理

タスク整理では、プロジェクト内の全タスクと活動を明確に整理し、プロジェクト全体の構造を構築します。まず、プロジェクトのスコープを確認し、必要なタスクを特定します。次に、これらのタスクを依存関係に基づいて整理し、優先順位を設定します。

依存関係を理解することで、タスクの進行順序が明確になり、効率的なプロジェクト進行が可能となります。タスク整理により、プロジェクトの全体像が明確になり、円滑に計画を実行しやすくなります。

進捗チェックと軌道修正

進捗チェックは、プロジェクトが計画通りに進行しているかどうかを定期的に評価するプロセスです。実績と計画を比較し、問題点や遅延を早期に発見します。

進捗チェックの結果、問題が浮上した場合、軌道修正が行われます。軌道修正とは、計画やスケジュールの変更・リソースの再配置・優先順位の調整など、問題に対処するための措置を指します。

これにより、プロジェクトの課題をクリアし、目標達成に向かう方向へ修正されます。進捗チェックと軌道修正は連続的なプロセスであり、柔軟性とコミュニケーションが不可欠です。

プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点

プロジェクト管理を効果的に行っていくために、作業内容や進捗状況などの見える化は大前提にあります。プロジェクト作業の平準化が図れていない状態では、問題が発生しても適切な対応ができないだけでなく、プロジェクト全体に歪みが生じかねません。

プロジェクト管理を行う際の5つの主な注意点

プロジェクトを見える化した上で、主要な5つの注意点についても解説していきます。問題や課題が発生した場合、これらのバランスが崩れており、すぐ近くに改善点が隠されているかもしれません。

1. プロジェクトの範囲は明確化か
2. リスクへの即時対応、管理・対応策に備えがあるか
3. 現実的・効果的なスケジュール管理ができているか
4. 透明性のある予算管理を徹底できているか
5. 各所と重点的にコミュニケーションが取れているか

プロジェクト成功において、スコープ定義が明確であることは非常に重要です。スコープとは、プロジェクト完了のために必要となるタスクや時間、リソースなどあらゆるものが含まれます。

プロジェクトの範囲を誤り、監視するべき対象を見逃しているならば、適切な管理・調整は不可能です。リスクへの対応、スケジュール・予算管理など、事前計画を怠らないことはもちろんですが、各所とのコミュニケーションもプロジェクト成否に大きく影響します。

プロジェクトメンバーや顧客、関係者間に問題が発生した際は、密なコミュニケーションを行い、しっかりとフィードバックを受けましょう。そのフィードバックを反映させることで信頼関係を築き、プロジェクトをより前進させていくことができます。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツール選びを失敗しないための重要な比較ポイントを3点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方」をご覧ください。

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提供形態を確認

プロジェクト管理ツールの提供形態はクラウド型とオンプレミス型の2種に大別できます。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に適した提供形態を選択しましょう。

1. クラウド型：インターネット経由でサーバー・システムを利用する
2. オンプレミス型：組織内に設置したサーバー・システムを利用する

クラウド型

クラウド型は、ベンダーがインターネット上に設置したサーバーやシステムにアクセスして利用するという提供形態です。クラウド型のメリットとデメリットには次のようなものがあります。

クラウド型は、導入・運用・保守のコストが小さい点がメリットです。基本的にインターネット環境があれば社外からでも利用できるため、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。

ただし、利用料を支払うことでベンダーが用意したシステムやサーバーを使用する権利を得るようなツールのため、自社にあわせたシステムのカスタマイズやセキュリティ対策は難しいです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーやシステムを構築して利用する提供形態です。ネットワークも自社内で用意したものを利用し、運用や保守も社内の担当者が行います。オンプレミス型には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

オンプレミス型は、通信環境に左右されずに利用できます。また、自社に適したシステムを構築しやすい上に、インターネットに接続しないことから、クラウド型よりもサイバー攻撃や情報漏えいといったリスクが低いです。

ただし、システムの改修やアップデートは自社内で対応しなければならず、専門的な知識やスキルを持った人材の確保が必須です。

自社に必要な機能が揃っているか

プロジェクト管理ツールは、自社が必要とする機能が揃っているか必ず確認しましょう。自社の課プロジェクト管理において解決したい課題・達成したい目標を明確にすることで、それらの実現に必要な機能が明らかになります。

どのような機能を必要としているかは企業によって異なりますが、次のような機能は汎用性が高く、多くの企業で重宝されます。

カレンダー機能

カレンダー機能とは、タスクをスケジュールのように日程で管理できる機能です。個別のタスクやクライアントへの納期期限も一目で把握でき、プロジェクト全体の進行予定や進捗状況の管理に役立ちます。

また、予定変更などの情報もリアルタイムで共有できるため、メンバーが多くてスケジュールの変更などの連絡が行き届きにくい場合でも、カレンダー機能を使えば各自でスケジュール管理がしやすくなります。

レポート機能

レポート機能は、各メンバーのタスクの達成状況などを管理者に報告する機能です。メンバーやタスク別の空き工数・達成度・実績などを一目で把握でき、プロジェクト全体の達成率の把握に役立ちます。

数値の入力やプルダウンの選択でレポートを作成できるものが多く、従来のように一から手動で文書を作成する必要がないことから、レポートや報告書の作成業務を効率化したい場合などにおすすめです。

コメント・チャット機能

コメント・チャット機能は、プロジェクトメンバー同士のコミュニケーションを円滑にする機能です。メールや電話よりも手軽にコミュニケーションが取れるため、チームの団結力を強化できるだけでなく、緊密な情報共有も可能になります。

中には取引先とのやりとりや画像・音声の共有が可能なものもあり、資料の提示や共有も手軽に行えるため、さらに利便性が高いと言えます。

従業員が使いやすい操作性か

プロジェクト管理ツールは、現場の従業員が使いやすいものを選びましょう。使い勝手の悪いシステムは、社内に浸透しない恐れがあります。操作方法などの教育を行うのも1つの方法ですが、そのための時間の浪費や手間は避けられません。

使いやすさの基準は人それぞれですが、例えば次のようなポイントを抑えたツールは、どのような方にでも使いやすいでしょう。

1. 画面デザインがシンプル
2. 直感的に操作できる
3. 画面の切り替えが簡単
4. 画像や音声をワンタップで送信できる
5. 入力内容の編集がしやすい

社外で活動するメンバーが多い場合は、モバイル端末に対応したツールがおすすめです。取引先との商談状況・作業現場の状況などを迅速に社内と共有できるため、円滑なプロジェクト遂行が見込めます。

プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点

プロジェクト管理ツールは、ただ導入するだけではその効果を実感できない恐れがあります。円滑な導入・運用につなげるために、次のような4つのポイントを押さえて事前準備を行いましょう。

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1. 導入目的の明確化

プロジェクト管理ツールは製品によって実装機能や強みが異なるため、あらかじめ導入目的を明確にしておきましょう。導入目的が曖昧なままでは、自社に必要な機能を的確に洗い出せず、自社の状況にそぐわないツールを選ぶ可能性があります。

たとえば、タスク管理の効率化を狙う場合は、ガントチャート機能やスケジュール管理機能が強化されたものが向いており、チーム内の連携を高めたい場合は、チャット機能やレポート機能を備えたものがおすすめです。

ただし、多機能なツールほど利用料金も高くなる傾向があります。機能が充実したツールはたしかに魅力的ですが、自社に不要な機能ばかりでは導入する意味がありません。

コストを無駄にしないためにも、自社が本当に必要とする機能を見極め、それらを備えたツールを選定することが大切です。

2. ツールの利用範囲とコストが適切か

プロジェクト管理ツールは、費用対効果を見極めることも大切です。費用対効果を見極めるポイントとして、ツールの利用範囲とコストのバランスは必ずチェックしましょう。

一般的にユーザー数やストレージ容量が大きいほどツールの利用料金は高額になります。自社の従業員規模やプロジェクト内容と照らし合わせて、最適なプランのものを選びましょう。

3. 従業員への周知・研修を行う

新しいツールの導入の際は、多かれ少なかれトラブルや混乱が生じます。特にITツールに不慣れな企業では、従業員が新しいツールに抵抗を覚える可能性が高いため、事前の周知や研修が重要です。

周知や研修を行うにあたって、操作方法のマニュアルの策定や利用ルールの整備を進めましょう。ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、利用方法の研修を実施するのも良い方法です。

また、プロジェクト管理ツールの重要性や導入のメリットを組織全体で共有することで、積極的な活用を後押しできます。

4. トラブルに備えた準備をしておく

プロジェクト管理ツールを導入する際は、ツールが使用できなった場合を想定した準備をしておきましょう。プロジェクト管理ツールに限らずですが、ツールやシステム側のトラブルによって一時的にツールを使用できなくなる可能性があります。

深刻なトラブルだった場合、数日間ツールが使用できなくなるといったケースも考えられるため、作成したガントチャートをツール以外のファイルに書き出しておくなどの対策が必要です。

ツールへの依存度が高いと、何らかの理由でツールが使用できなくなった際にプロジェクトの進行にも影響が出てしまうことから、ツールが利用できない場合のプロジェクト管理方法についても定めておきましょう。

プロジェクト管理を効率化するサポートツール

プロジェクト成功のためには、品質やコスト、リソースなど多くの要素を効率的に管理しなければなりません。現在はツール開発やテクノロジーの進歩により、さまざまなサポートツールが展開されています。

プロジェクト管理ツールを始めとし、以下のようなツールが代表的です。

1. プロジェクト管理ツール：プロジェクト全体を可視化し一元管理できる
2. コラボレーションツール：チーム間でリアルタイムの情報共有ができる
3. レポーティングツール：成果や課題に関するデータ分析ツール
4. ERPシステム：企業全体のデータを一元管理し、プロジェクト情報と統合

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの効率的な遂行を支援するための多彩な特徴と機能を備えています。タスク管理・スケジュール管理・リソース割り当て・コラボレーション・リアルタイムの進捗監視などを提供し、チーム全体の協力を促進します。 

プロジェクト管理ツールの導入により、チームメンバーはタスクとスケジュールにアクセスし、進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、リソースの効率的な割り当てと管理が可能で、プロジェクトのリソース制約に対処します。 

コラボレーションツールは「Slack」「Microsoft Teams」など、チーム間でリアルタイムに情報・ファイル共有が可能なものです。部門やタスクごとにスレッド化ができるので、コミュニケーションの状態も明確化されます。

各ツールを的確に取り入れ情報共有とコミュニケーションを効果的に行うことで、プロジェクトチームの生産性向上とプロジェクトの課題の解決に貢献します。

【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツール選びでは先述した他、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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対応言語を確認

複数言語に対応したツールであれば、プロジェクトチーム内に海外出身の従業員がいる場合でも円滑に運用できます。外国人従業員が複数人いる場合は、それぞれの母国語に対応しているツールを選ばなければならない点に注意が必要です。

また、ツール自体は複数言語に対応していてもサポートは日本語のみといったケースもあるため、外国人従業員がサポートに問い合わせる可能性がある場合はサポートの対応言語も確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

プロジェクト管理ツールでは、取引先情報や商談内容、場合によっては個人情報などの機密性の高い情報を扱うことから、サイバー攻撃・外部への情報漏えいといったリスクを低減するためにも、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。

たとえば次のようなポイントを押さえたツールがおすすめです。

1. 通信の暗号化
2. 多要素認証（生体認証・ワンタイムパスワード・クライアント認証など）
3. アクセス権限の設定
4. アクセスログの管理
5. ファイヤーウォールの有無
6. データの自動バックアップ機能

特に自動バックアップ機能のあるものは、自然災害・サーバーダウン・デバイスの故障などによるデータ消失に備えられます。

サポート体制は充実しているか

ベンダーのサポートの有無も、重要な選定ポイントです。できる限り手厚いサポート体制を敷いているツールを選べば、運用開始後のトラブルもスムーズに解決できます。

操作方法の問い合わせ対応・トラブル対応などのほか、導入時の導入支援があるものがおすすめです。また、次のようなサポート範囲の確認も行いましょう。

1. サポート方法：電話・チャット・訪問
2. サポート日時：早朝・深夜・休日
3. 多言語対応：（海外製ツールの場合）日本語でのサポートが可能か

無料トライアルがあるか

プロジェクト管理ツールは、無料トライアルがあるものを選ぶのがおすすめです。本格的な導入前に機能性や操作性を確かめることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

特に操作性は使ってみて初めて評価できる観点のため、自社にとって本当に使いやすいツールを選ぶためにも、本格導入前の試験運用は重要です。

まとめ

プロジェクト管理は、プロジェクトの目標達成を支援し、品質・コスト・納期を最適化するために重要なプロセスです。適切なプロジェクト管理により、リソースの効率的な割り当て、リスクの最小化、スケジュールの遵守が実現します。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体を一元管理し、リアルタイムの情報共有を促進します。これにより、ステークホルダーやチームメンバーとのコミュニケーションが円滑になり、意思決定が迅速化します。

プロジェクト管理ツールは、効率的なプロジェクト遂行と競争力を向上させるために欠かせないツールと言えます。