プロジェクト管理とは｜目的や管理手法・PMBOKまでわかりやすく解説

プロジェクト管理とは、プロジェクトが計画通りに進むようにプロジェクトに関わる業務を管理することで、プロジェクトを成功させるための取り組みです。本記事では、プロジェクト管理の目的やメリット、代表的な手法や管理の流れの他、おすすめのツールを解説します。

目次

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1. プロジェクト管理とは
2. プロジェクト管理で管理すべき項目
3. プロジェクト管理の目的
4. プロジェクト管理：基本の流れ
5. プロジェクト管理：代表的な手法
6. プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点
7. プロジェクト管理を行うメリット
8. プロジェクト管理を効率化するサポートツール
9. まとめ

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理は、ビジネスや組織におけるプロジェクトを計画的かつ効率的に遂行し、成功に導くための総合的なアプローチです。適切な計画と実行により、無駄を減らし、リスクを軽減し、プロジェクトの成功確率を高めます。

組織がプロジェクト管理を効果的に活用することで、戦略的な目標の達成や成長を支え、競争力を維持・強化することができます。プロジェクト管理は、組織の効率性、競争力、顧客満足度の向上に貢献します。

プロジェクト管理で管理すべき項目

プロジェクト管理において、成功に向けて順調な進行と品質の確保を実現するためには、さまざまなリソースを管理する必要があります。ここでは、プロジェクト管理で管理するべきリソースについて解説します。

代表的な5項目

コスト管理

プロジェクト管理におけるコスト管理は、プロジェクトの予算と実績の分析、コストの効果的な制御、予算内でプロジェクトを完了させるためのプロセスです。まず、プロジェクト開始前に詳細な予算を策定し、各フェーズでの予算を設定します。

プロジェクトが進行するにつれ、実際のコストを追跡し、予算内で進行しているか確認します。また、コスト管理はリスク評価にも関連しています。予期せぬ問題や変更が発生した場合、それがコストにどのような影響を与えるかを評価し、対応策を策定します。

コスト管理により、予算内でプロジェクトを効果的に実行し、無駄なコストを削減し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

要員管理

要員管理は適切なスキルやリソースの確保、人員の配置、モチベーション維持などを行います。プロジェクトに適切な人材を割り当て、その人材が効果的に作業できるようにサポートすることが重要です。

要員管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、スケジュールや予算を遵守し、品質を確保する役割を果たします。また、コミュニケーションやチーム形成も要員管理の一部であり、円滑なプロジェクト進行を支援します。

品質管理

品質管理は、プロジェクトの成果物やプロセスが設定された品質基準や要件を満たしているかどうかを確認し、必要に応じて品質の向上を図る業務です。

品質管理は品質計画の策定、品質保証の実施、品質管理の実行と監視など、さまざまなステップで構成されます。品質管理により、プロジェクト成果物の品質が確保され、顧客満足度が向上し、プロジェクトの目標達成に貢献します。

スケジュール管理

スケジュール管理は、プロジェクトの進行とタイムラインを効果的に管理するプロセスです。プロジェクトのタスクや活動を計画し、優先順位をつけ、時間的に配置します。また、進捗を追跡し、予定通りに進行しているかどうかを監視します。

スケジュール管理は、プロジェクトの遅延やリソースの適切な割り当て、リスクの管理などにも関連します。適切なスケジュール管理により、プロジェクトは予算内で完了し、品質を維持することができます。

リスク管理

リスク管理は、潜在的なリスクを特定し、適切な対策を策定します。リスクを最小限に抑え、プロジェクトの目標達成を確実にするためのプランニングとモニタリングに焦点を当てます。

プロジェクトの進行中は継続的に行われ、新たなリスクの特定や変更に柔軟に対応します。

適切なリスク管理は、予算超過やスケジュール遅延などの問題を最小限に抑え、プロジェクトの進行をスムーズにするための戦略が確立されます。

その他の項目

上記で紹介した他にも、プロジェクト管理のQCD（品質・コスト・納期）を効率的に管理するため、「PMBOK」では次のような要素が項目として設定されています。

PMBOKとは？

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、複雑なタスクや活動を統合し、計画的かつ効果的に実行して、プロジェクトの成功を支援します。ここでは、プロジェクト管理の主な目的として3つの項目について解説します。

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要件を達成するため

プロジェクトは通常、特定の目標や要求事項を満たすために実施され、要件は納期、予算、品質、スコープ、リスクなど、多岐にわたります。プロジェクト管理はこれらの要件を確実に満たすために計画、実行、監視、調整のプロセスを通じてプロジェクトを推進します。

一方で、プロジェクト管理を適切に行わない場合、納期の遅延、予算超過、品質低下などのリスクが生じる可能性があります。これらの問題はプロジェクトの成功を危うくし、結果として企業やプロジェクトチームに深刻な影響を及ぼす可能性があります。

したがって、プロジェクト管理は要件達成に焦点を当て、同時にリスクを最小限に抑え、プロジェクトの健全性と成功を確保するための有効な手法です。

利益を最大化させるため

プロジェクト管理の主要目的は、組織や利害関係者に対して利益を最大化することです。プロジェクトが予算内で効率的に進行し、納期を守り、品質を確保することで、コスト削減や収益増加が実現されます。

また、競争力を高め、市場シェアを拡大するための新製品やサービスの開発、改善もプロジェクトによって達成されます。さらに、プロジェクト管理は顧客満足度を向上させ、信頼性を築く重要な手段です。

発生しうるリスクへ対策を講じるため

プロジェクト管理を行わずに業務を進行した場合、以下のようなリスクが考えられます。

1. 各フェーズの時間配分がままならず、納期に間に合わない
2. 想定外のリスクや費用が発生し、予算オーバーになる
3. クライアントの求める品質を維持・達成できない

リスクが発生しては、プロジェクトの完遂は見込めないでしょう。クライアントの信頼が揺らぐ状況は、次の取引も危ういと言えます。このような状態を未然に防ぐためにも、プロジェクト管理がいかに重要か理解できます。

世界基準のプロジェクトマネジメント技法：PMBOKとは

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）は、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたもので、1996年に初版が発行されて以来改訂を重ね、現在は第7版が最新となっています。

プロジェクトを統合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理・品質管理など10種類の知識エリアに分割します。10種類の知識エリアをさらに「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分類したものを基盤として管理します。

PMBOKでは、QCD（品質・コスト・納期）の効率的な管理が可能です。しかし、プロセスの枠組みが明確化される反面、柔軟性や想定外の事態への対応には不向きとされています。

プロジェクトマネジメントは世界の様々な現場で重要視され、PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）の国際資格が設けられると共に、年々注目度が高まっています。

プロジェクト管理：基本の流れ

ここでは、プロジェクト管理の流れについて詳しく解説します。以下の3つの項目を参考にして、効果的なプロジェクト管理を実行しましょう。

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プロジェクトの目標設定

プロジェクトの目標設定では、まずプロジェクトのスコープを明確に定義し、何を達成すべきかを明示します。次に、ステークホルダーの期待と要件を考慮に入れ、利益を満たすように目標を策定します。

そして、目標が明確になったら、それをプロジェクト計画やリソース割り当てに反映させ、プロジェクト全体が目標達成に向けて進行する基盤を築きます。

目標設定はプロジェクトの成功に向けた第一歩であり、それを適切に実行することがプロジェクトの方向性と成果に大きな影響を与えます。

タスク整理

タスク整理では、プロジェクト内の全タスクと活動を明確に整理し、プロジェクト全体の構造を構築します。まず、プロジェクトのスコープを確認し、必要なタスクを特定します。次に、これらのタスクを依存関係に基づいて整理し、優先順位を設定します。

依存関係を理解することで、タスクの進行順序が明確になり、効率的なプロジェクト進行が可能となります。

タスク整理により、プロジェクトの全体像が明確になり、計画の実行とコントロールが円滑に進行し、プロジェクトの成功に向けた基盤が整備されます。

進捗チェックと軌道修正

進捗チェックは、プロジェクトが計画通りに進行しているかどうかを定期的に評価するプロセスです。実績と計画を比較し、問題点や遅延を早期に発見します。

進捗チェックの結果、問題が浮上した場合、軌道修正が行われます。軌道修正は、計画やスケジュールの変更、リソースの再配置、優先順位の調整など、問題に対処するための措置を指します。

これにより、プロジェクトは課題を乗り越え、目標達成に向かう方向へ修正されます。進捗チェックと軌道修正は連続的なプロセスであり、柔軟性とコミュニケーションが不可欠です。

プロジェクト管理：代表的な手法

プロジェクト管理には、さまざまな手法やアプローチが存在します。これらの手法は、プロジェクトの性質や目標に合わせて選択され、効果的なプロジェクトを支援します。ここでは代表的なプロジェクト管理として、以下の3つの手法について解説します。

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WBS

WBSは「作業分解構造図」とも呼ばれ、プロジェクト全体を細かなタスクや作業パッケージに分解し、優先順位も含めツリー状で整理します。プロジェクトの全体像が明確になることで、コスト・スケジュール・リスクなど各項目の管理も容易になり、タスク間の依存関係も確認できます。

一方でツリー状に構造化する前に、各項目の優先順位を決めるなどの事前準備も多いので、作成に時間がかかるのが難点です。過度の詳細化や過度な変更がプロジェクトの複雑さを増加させ、逆に管理を難しくする可能性があります。

ガントチャート

ガントチャートはプロジェクト管理のための視覚的なツールで、タスクとその進捗状況を棒グラフで表現します。縦軸にタスクの内容、横軸に日時を記載して管理し、タスク間の依存関係、進捗管理が容易にできます。

しかし、大規模・複雑なプロジェクトには向かず、詳細な情報提供やリアルタイムな更新が難しく、進捗の正確な把握には限界があります。

カンバン

カンバンは、元々製造業で使われていた手法ですが、プロジェクト管理にも適用されます。「未着手」「進行中」「完了」の3つのリストを作成し、各タスクを進捗状況に応じたリストに割り当て管理する手法です。プロジェクトメンバーは、現在のタスクの進捗・整理がスムーズに共有できます。

タスクの可視化と流れの最適化により、業務の効率が向上します。一方で、3つのリストだけで管理するためタスクの優先順位や重要度、関係性などは把握しづらいのがデメリットでもあります。タスク数が多くなるほど煩雑になり、大規模なプロジェクトでは適用しづらいでしょう。

プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点

プロジェクト管理を効果的に行っていくために、作業内容や進捗状況などの見える化は大前提にあります。プロジェクト作業の平準化が図れていない状態では、問題が発生しても適切な対応ができないだけでなく、プロジェクト全体に歪みが生じかねません。

プロジェクト管理を行う際の主要5つの注意点

プロジェクトを見える化した上で、主要な5つの注意点についても解説していきます。問題や課題が発生した場合、これらのバランスが崩れており、すぐ近くに改善点が隠されているかもしれません。

1. プロジェクトの範囲は明確化か
2. リスクへの即時対応、管理・対応策に備えがあるか
3. 現実的・効果的なスケジュール管理ができているか
4. 透明性のある予算管理を徹底できているか
5. 各所と重点的にコミュニケーションが取れているか

プロジェクト成功において、スコープ定義が明確であることは非常に重要です。スコープとは、プロジェクト完了のために必要となるタスクや時間、リソースなどあらゆるものが含まれます。プロジェクトの範囲を誤り、監視するべき対象を見逃しているならば、適切な管理・調整は不可能です。

リスクへの対応、スケジュール・予算管理など、事前計画を怠らないことはもちろんですが、各所とのコミュニケーションもプロジェクト成否に大きく影響します。

プロジェクトメンバーや顧客、関係者間に問題が発生した際は、密なコミュニケーションを行い、しっかりとフィードバックを受けましょう。そのフィードバックを反映させることで信頼関係を築き、プロジェクトをより前進させていくことができます。

プロジェクト管理を行うメリット

プロジェクト管理には数多くのメリットがあります。組織の競争力を高め、効率的なリソース活用を実現するために不可欠な業務です。ここでは、プロジェクト管理のメリットについて解説します。

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品質管理が行いやすくなる

プロジェクト管理により、品質基準や期待値を明確に定義し、それらに従った成果物の開発・提供を計画的に進めることができます。品質管理のプロセスやチェックポイントを組み込んだ計画を策定し、進捗に合わせて監視・評価を行います。

これにより、品質に関する問題や逸脱が早期に検出され、迅速かつ効果的に対処できます。プロジェクト管理を通じて品質管理が強化されることで、品質に関するリスクが最小限に抑えられ、信頼性の高い成果物を提供できます。

コスト管理が行いやすくなる

プロジェクトは予算内で実施される必要があり、計画的なコスト管理はプロジェクトの成功に不可欠です。プロジェクト計画において予算を設定し、各活動やリソースに対する予算割り当てを明確にします。

進捗をモニタリングし、予算との比較を行うことで、コストの逸脱が早期に検出されます。さらに、コスト逸脱が発生した場合、適切な是正措置を講じるための手順や予備予算を用意しておくことができます。

工程管理が行いやすくなる

プロジェクトは複数の工程やタスクから成り立っており、これらの工程を効率的に管理する必要があります。プロジェクト管理においては、各工程の計画、スケジュール、リソースの割り当て、進捗のモニタリングが綿密に行われます。

また、工程管理を適切に行うことで、リソース（人員、予算、資材など）の効果的な配分と調整が行われ、無駄な待ち時間や資源の過度な使用を防ぎます。

プロジェクト管理によって工程管理が効果的に行われ、プロジェクトの進行がスムーズ化し、品質向上、コスト削減、納期達成が実現します。

プロジェクト管理を効率化するサポートツール

プロジェクト成功のためには、品質やコスト、リソースなど多くの要素を効率的に管理しなければなりません。現在はツール開発やテクノロジーの進歩により、さまざまなサポートツールが展開されています。

プロジェクト管理ツールを始めとし、以下のようなツールが代表的です。

• プロジェクト管理ツール：プロジェクト全体を可視化し一元管理できる
• コラボレーションツール：チーム間でリアルタイムの情報共有ができる
• レポーティングツール：成果や課題に関するデータ分析ツール
• ERPシステム：企業全体のデータを一元管理し、プロジェクト情報と統合

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの効率的な遂行を支援するための多彩な特徴と機能を備えています。タスク管理、スケジュール管理、リソース割り当て、コラボレーション、リアルタイムの進捗監視などを提供し、チーム全体の協力を促進します。 

プロジェクト管理ツールの導入により、チームメンバーはタスクとスケジュールにアクセスし、進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、リソースの効率的な割り当てと管理が可能で、プロジェクトのリソース制約に対処します。 

コラボレーションツールは「Slack」「Microsoft Teams」など、チーム間でリアルタイムに情報・ファイル共有が可能なものです。部門やタスクごとにスレッド化ができるので、コミュニケーションの状態も明確化できます。

各ツールを的確に取り入れ情報共有とコミュニケーションを効果的に行うことで、プロジェクトチームの生産性向上とプロジェクトの課題の解決に貢献します。

まとめ

プロジェクト管理は、プロジェクトの目標達成を支援し、品質、コスト、納期を最適化するために重要なプロセスです。適切なプロジェクト管理により、リソースの効率的な割り当て、リスクの最小化、スケジュールの遵守が実現します。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体を一元管理し、リアルタイムの情報共有を促進します。これにより、ステークホルダーやチームメンバーとのコミュニケーションが円滑になり、意思決定が迅速化します。

プロジェクト管理ツールは、効率的なプロジェクト遂行と競争力を向上させるために欠かせないツールと言えます。