チャットって何？チャットの意味・メリットをわかりやすく解説

チャットとは、インターネットを通じて、リアルタイムなやり取りができるコミュニケーションサービスです。本記事では、メールや電話と異なるチャットの魅力を理解するため、チャットの意味や特徴、種類や使い方を解説し、ビジネスで利用する際におすすめのシステムも紹介します。

目次

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1. チャットとは
2. チャットの特徴
3. チャットの種類
4. チャットの使い方
5. ビジネスでのチャットにはチャットシステムがおすすめ
6. まとめ

チャットとは

チャットとは、インターネット上において複数のユーザーがテキストメッセージをやり取りすることを指します。リアルタイムでコミュニケーションが取れるため、近年ではチャットを使ったやり取りを行う企業も増加傾向です。

そもそも、チャットの語源は英語の「chat」であり、「おしゃべり」を意味します。チャットは文字を使ってインターネット上でおしゃべりをする形なので、その名前がつけられました。基本的に送信者からのメッセージをサーバーが受け取り、受信者に転送します。

チャットを使うためには、送信者と受信者の双方がアプリやシステムをインストールし、利用可能にしておかなければなりません。アプリやシステムには、Web上で使えるものやスマホアプリなど多くの種類があります。

メールとの違い

チャットと似たものにメールがありますが、メールはリアルタイム性が低い点がデメリットです。送信してもすぐに閲覧される可能性が低く、すぐに見て欲しい内容や共有したいことを送信する際には向きません。

また、チャットと比べてメールの方がフォーマルな印象です。取引先とのやり取りや契約についてはメール、普段の業務連絡はチャットなどと使い分けている企業も多くあります。チャットの場合は、複数名で同時にやり取りすることもできます。

メールの主な機能はファイル添付ですが、チャットではスタンプや絵文字の利用に加え、ファイル共有や音声・ビデオ通話が行えるのも特徴です。メールとチャットはどちらもインターネットを介して行うやり取りですが、目的や機能に違いがあります。

チャットの特徴

チャットの大きな特徴として、リアルタイムでやり取りできる点が挙げられます。また、送信後の既読確認や削除ができるのも特徴と言えるでしょう。ここでは、チャットの特徴を4つに分けて解説します。

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リアルタイムなやり取りができる

チャットの主な特徴として、リアルタイムでやり取りできる点が挙げられます。メールやFAXなどリアルタイムでやり取りができないツールを使った場合、急ぎで共有したい内容や連絡事項を上手く伝えられません。

一方でチャットはリアルタイムで情報を伝えらえるため、すぐに相手と情報共有できます。チャットはメールや電話よりも気軽な印象があり、メッセージを送信した後にすぐ返事を貰いやすいのも大きなメリットです。

送信後の既読確認・削除や修正ができる

メールやFAXの場合、一度送信してしまった内容は削除・修正できません。相手が見たかどうかも分からないため、返事が来るまでモヤモヤとした時間を過ごす方も多いでしょう。一方でチャットは、送信後にメッセージの削除・修正ができて便利です。

誤った内容を送信した場合でも、すぐに対応すれば基本的には問題ありません。送ったファイルの削除なども行えるため、大きなトラブルを未然に防げるのがメリットです。また、多くのチャットツールには既読確認機能があり、相手が内容を読んだかどうか確認できます。

複数人での会話ができる

メールや電話は基本的に1対1のやり取りとなってしまいますが、チャットの場合は複数人で同時に会話ができます。音声やビデオで複数人と同時に会話ができるのはもちろん、メッセージのやり取りも複数人で一緒に行えて非常に便利です。

チームで仕事をしている場合には、グループチャットを作ることでチーム全体にメッセージを一括送信でき、それに対する反応もグループ全員で共有できます。1人ひとりに内容を送信・やり取りする必要がなくなり、業務の効率化も図れるでしょう。

外部ツールと連携できる

チャットツールの特徴として、外部ツールとの連携が挙げられます。GmailやGoogleカレンダーなどの外部ツールと連携すれば、より便利にチャットを使うことが可能です。チャット上でメールやカレンダーの情報を共有したり、タスクを管理したりできます。

外部ツールと連携することで情報共有がスムーズになるほか、タスク管理が効率化したり業務の自動化が可能になったりするでしょう。チャットは外部ツールと連携することで、業務効率化やコミュニケーションの向上に大きく貢献できます。

チャットの種類

チャットには、テキストチャット・ボイスチャット・ビデオチャットなど多くの種類があります。ここでは、チャットの種類と特徴を詳しく見ていきましょう。

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テキストチャット

テキストチャットとは、文字を入力してメッセージをやり取りするチャットです。メールや電話に比べてリアルタイム性が高く、スムーズなやり取りが行えます。文字を入力するだけで使えるため、短時間で気軽に使えるのもメリットです。

メッセージを送信する際はテキストだけでなく、ファイルなども送信できます。絵文字やスタンプなどが使えるチャットツールもあり、グループでのやり取りにもおすすめです。

ボイスチャット

ボイスチャットは声でやり取りを行うチャットであり、電話と似ています。ただし、電話は基本的に1対1で会話をしますが、ボイスチャットは複数人で同時に会話できるのが特徴です。軽いミーティングや打ち合わせなどを行う際にも用いられています。

しっかりとしたコミュニケーションがリアルタイムで取れるほか、途中退室・途中入室なども可能です。

ビデオチャット

ビデオチャットとは、音声と映像を使って会話するチャットです。ボイスチャットやテキストチャットに比べて、より臨場感のあるコミュニケーションが行えます。相手の表情や動きをリアルタイムで確認できるため、対面で会話している感覚で話せるのが魅力です。

ボイスチャットと同様に、複数人での会話も行えます。オンライン会議やセミナー、商談や営業などにもおすすめです。ただし、インターネットの環境により、映像が乱れるケースもあるため注意しましょう。

チャットの使い方

チャットを利用するためには、最初にアプリやシステムをインストールする必要があります。その後、チャットしたい相手を追加してメッセージを送信しましょう。詳しい流れについては、以下の通りです。

1. チャットアプリをインストールする
2. アカウントを作成する
3. 相手ユーザーをリストに追加する
4. チャットルームを作成する
5. メッセージを送信する

チャットの利用前にはアカウント作成が必要です。また、相手にも同様にアカウントを作成して貰い、お互いに「友だち登録」などを行った上でチャットを開始します。複数人で会話する場合は、チャットルームに該当のユーザーを招待しましょう。

ビジネスでのチャットにはチャットシステムがおすすめ

近年では多くの企業がチャットを活用していますが、ビジネスシーンでチャットを使いたい場合はチャットシステムの導入がおすすめです。チャットシステムとは、インターネット上で企業・顧客・社内の従業員がやり取りできるシステムを指します。

顧客との連絡や社内の従業員との連絡においては、チャットシステムを活用すると便利です。チャットボットやAIを活用した自動応答機能など、高度な機能が備わったシステムもあるため、自社に合ったものを探しましょう。

ビジネスシーンでチャットを利用するメリット

チャットの特徴を活かすことで、労働環境の改善やコスト削減といったビジネス上のメリットを得ることができます。チャットシステムの導入にはある程度のコストがかかりますが、以下のようなメリットを考えれば、費用対効果は高いと言えるでしょう。

リモートワークの促進に繋がる

チャットを使うことで、リアルタイムでのやり取りをスムーズに行うことができます。このことは、リモートワークの促進に繋がります。

働き方改革の一環としてリモートワークを推奨する企業も増えてきていますが、リモートでも円滑に業務を進めるためには、情報共有やコミュニケーションが簡単にできる仕組みが必要です。

チャットでは電話やメールよりも気軽にやり取りでき、ファイルの共有などもできるため業務を滞りなく行うのに役立ちます。チームメンバーがそれぞれ別の場所にいたとしても、チーム内のコミュニケーションが途切れることはないでしょう。

移動にかかる時間やコストを削減できる

従来は、会議や取引先との打ち合わせ、商談などを行う際は参加メンバーが同じ場所に集って実施するのが通常でした。そのため、その場所まで移動する時間やコストを捻出する必要がありました。

チャットの種類の中に「ボイスチャット」や「ビデオチャット」があるように、音声や映像によるやり取りができるチャットツールもあります。こうした機能を使えば、ツール上に仮想的な会議室を設けることができるため、移動時間や移動コストを気にせずに済みます。

ビジネスチャットなら業務支援機能も豊富

チャットツールの中には、ビジネスシーンに特化した「ビジネスチャット」もあります。ビジネスチャットには、タスク管理機能やスケジュール管理機能といった業務支援機能が豊富に搭載されており、セキュリティも強化されているため安心して利用できます。

また、ビジネス専用のチャットを用いることでプライベートチャットとの棲み分けができ、ワークライフバランスを適切に保てるというメリットもあります。

まとめ

チャットはリアルタイムでメッセージのやり取りができる点が大きな特徴であり、メールや電話よりも気軽にコミュニケーションが取れます。メッセージ送信後でも削除や修正ができるため、大きなトラブルを未然に防ぎやすいのもチャットのメリットです。
また、外部ツールと連携すれば、より便利にチャットを使うことができるでしょう。ビジネスシーンでチャットを活用したい場合には、チャットシステムの導入がおすすめです。ぜひ本記事を参考に、チャットシステムの導入を検討しましょう。