オンライン商談におけるセキュリティリスクとは？適切な対策も解説

オンライン商談は、インターネットがあれば簡単に導入できるため、近年急速に普及しています。しかし、個人情報や機密情報の漏洩といったセキュリティリスクもあるため注意が必要です。本記事では、オンライン商談におけるセキュリティリスクや対策について解説します。

目次

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1. オンライン商談のセキュリティリスク
2. オンライン商談のセキュリティ対策
3. まとめ

オンライン商談のセキュリティリスク

オンライン商談とは、ビデオ通話機能などを利用してオンライン上で行う非対面式の商談です。デバイスと通信環境さえあれば、自身の都合に合わせて自由な時間・場所で商談に臨める点が大きなメリットです。

オンライン商談には、上記以外にもさまざまなメリットが見込めますが、インターネット経由で実施する性質上、従来の対面式の商談にはないセキュリティリスクも抱えています。

有効な対策を講じるためにも、まずはオンライン商談の具体的なセキュリティリスクを理解しましょう。

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個人情報や機密情報の漏洩

オンライン商談の代表的なセキュリティリスクが、機密情報の漏洩です。商談の際は個人情報や自社の財政状況・営業戦略といった重要な情報を開示することもあり、これらの情報が外部に漏洩すると甚大な損害につながる恐れがあります。

例えば、商談の様子を覗き見・盗み聞きされるケースが代表的です。公共の場所でオンライン商談に臨むと衆目を集めてしまい、情報漏洩のリスクは高くなります。

その他にも、商談に利用したパソコンやスマートフォンがハッキングに遭い、商談中に利用した資料などから情報漏洩が起こることもあります。また、パソコンやスマートフォンそのものの盗難にも注意しなければなりません。

サイバー攻撃

オンライン商談にはオンライン商談ツールを利用するのが一般的です。このオンライン商談ツールの提供元がサイバー攻撃に遭うと、オンライン商談が実施できなくなったり、過去のオンライン商談データが流出したりする恐れがあります。

また、オンライン商談ツールを自社の既存システムに連携させている場合、オンライン商談ツール経由で他システムまでサイバー攻撃に遭う可能性もあります。したがって、被害を最小限に留めるには、各システムごとに適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

オンライン商談のセキュリティ対策

オンライン商談ツールには、情報漏洩やサイバー攻撃などのセキュリティリスクがありますが、適切な対策を講じることで、リスクの低減が可能です。以下のようなセキュリティ対策を行い、オンライン商談を安全に実施しましょう。

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データを暗号化して安全性を高める

データの暗号化は、オンライン商談に伴うセキュリティリスクの低減に有効です。データの暗号化とは、受け手と送り手で共有する情報を暗号化し、外部から簡単に読み取れないようにする仕組みです。

オンライン商談ツールの多くはデータの暗号化に対応しています。ただし、暗号化技術の質やレベルはツールによって異なるため、導入前に安全性の高い暗号化技術が利用されているかを確認するのがおすすめです。

セキュリティ認証を取得したツールを選ぶ

オンライン商談ツールは、セキュリティ認証の有無で選ぶのも良い方法です。例えば、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO 27001（ISMS）」を取得したものが挙げられます。

ISMSを取得していると、一定のセキュリティ精度が認証機関によって担保されているため、安全なツールの運用が可能です。また、その他の情報セキュリティ認証としては、プライバシーマーク（Pマーク）などがあります。

社員にセキュリティの重要性を理解させる

セキュリティ対策を強化するには、オンライン商談ツールを利用する従業員が、情報セキュリティに対して高い意識を有することも重要です。どれほど高セキュリティなツールを導入しても、ユーザーのセキュリティ管理も適切に行われなければリスクを回避できません。

例えば、情報セキュリティに関するセミナーや研修の実施がおすすめです。従業員一人ひとりが当事者意識を持てるような施策を工夫しましょう。

商談前にデスクトップを整理する

見落としがちなのが、デスクトップの整理です。オンライン商談では、資料やレポートを画面で共有しながら進めるのが一般的です。

その際、デスクトップに機密性の高いファイルなどを並べておくと、誤ってオンライン商談中に先方に開示してしまう恐れがあります。したがって、商談に不要なファイルやデータは、商談用の資料とは別の場所で保管しましょう。

オンライン商談ではこういった人為的ミスによる情報漏洩も起こりうることを意識し、必要な対策を講じることが大切です。

オンライン商談専用の場所を用意する

人的なミスを避けるためには、オンライン商談専用の場所を用意してしまうのが得策です。企業の規模によっては不可能かもしれませんが、社内での会議と同様、取引先・クライアントと密な商談をするオンライン商談であれば、社内でも厳重に管理する必要があります。

また、相手からしても、毎回別の場所からオンラインで商談を行っているよりも、綺麗に整えられたスペースで商談を行う方が印象は良くなります。

よって、可能であればオンライン商談専用の場所を確保し、相手からの見え方も意識しながら大切な商談を行うようにしましょう。

ツールのアップデートには必ず対応する

使用しているオンライン商談ツールにアップデートが発生した場合は、なるべく早急に対応する必要があります。例え機能面における使い勝手だけのアップデートであっても、中には告知なくセキュリティ面のアップデートを行っている場合があります。

また、商談相手と同じツールを使う特性上、お互いにアップデートを行っていないと不具合が生じる可能性もあります。そのため、ツールのアップデート通知が届いた際には、迅速なアップデート対応を行いましょう。

まとめ

オンライン商談はWeb上で行う非対面式の商談です。さまざまなメリットがあるだけでなく、情報漏洩やサイバー攻撃といったセキュリティリスクも存在するため、企業は必要な対策を講じなければなりません。

対策としては、データの暗号化が可能なツール・セキュリティ認証を取得したツールの導入がおすすめです。セキュリティ面や機能性・使いやすさにも注目しながら、安全に運用できるオンライン商談ツールを導入しましょう。