オンライン商談の際の背景の選び方｜使用してはいけない背景も解説

近年、コロナ禍や効率化などの理由から、商談をオンラインで行う企業が増えてきています。オンライン商談において背景は営業担当者の印象にも影響を与えるため、慎重に背景選択が必要です。本記事では、オンライン商談の際の背景の選び方や背景選びの注意点を解説しています。

目次

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1. オンライン商談では背景が重要
2. オンライン商談を成功させる背景の選び方
3. オンライン商談で使用してはいけない背景
4. オンライン商談で背景を使用する際の注意点
5. 背景設定にはオンライン商談ツールの機能が便利
6. まとめ

オンライン商談では背景が重要

新型感染症の感染防止のために在宅勤務が広がり、普段なら直接会って行う商談もオンラインで行う機会が増え、自宅や外出先から商談に参加することも多くなりました。

しかし、オンラインでは対面より表情の変化など非言語の視覚情報が伝わりにくいという欠点があります。そのため、対面の際より相手にどのように見えているかをより重視しなければなりません。

特に背景は画面内の大きな範囲を占めることから、人の印象を左右する重要ポイントと言えます。長時間になるほど目に入る時間も長くなるため、背景から受ける影響はより大きなものとなります。

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商談相手に与える印象を左右する

人間が視覚から得る情報は非常に大きく、相手の第一印象や周囲の様子が行動に影響を与えることは少なくありません。そのため、商談内容が重要なのはもちろんですが、印象の良し悪しも取引に影響を与えています。

たとえば、明るい背景はポジティブな印象を与えます。一方、暗めの背景は落ち着いた印象を与えますが、同時にネガティブな印象を与えることもあります。

特にオンラインでは限られた面積の画面を見ていることから、人物以外に映っている背景の印象が重要になってきます。長時間になりやすい商談では影響度が高くなるため、背景選びはより一層の注意が必要です。

場所を選ばない

オンラインでは、在宅勤務などオフィス以外の場所でも商談が可能です。しかし、特に自宅の場合、部屋の様子や家族の姿など相手に見られたくないプライベートな部分が背景として映りこむことがあります。

自営業やフリーランスでもない限り、自宅に専用の仕事部屋を持っている方が少ないのが現状です。そのため、背景に映るものが原因で、商談に集中できなかったりトラブルになったりすることがあります。

このような場合、バーチャル背景作成ツールを利用し、実際とは異なる背景を映し出すのがおすすめです。多種多様な背景が用意されているため、ビジネスに向いた背景を設定しておくと、周囲の環境に邪魔されず商談に集中できます。

会社のブランディングになる

オンライン商談に使うWeb会議ツールには、背景を好みの画像に変更できるバーチャル背景機能が搭載されています。この背景は付属している画像のほか、任意の画像をアップロードして使用できます。

自社のロゴやキャッチコピーの画像を使ったオリジナル背景を作成して使用すると、自社の情報をPRするのに非常に効果的です。

また、おすすめする自社商品やサービスの情報を一緒に載せたり、バーチャル名刺を作成したりすると、自社のブランディングだけでなく個人の人柄を印象付けやすくなります。

オンライン商談を成功させる背景の選び方

人間は多くの情報を視覚から得ており、オンライン商談での背景も相手に与える印象を大きく左右します。そのため、背景選びは慎重に行う必要があります。ここでは、オンライン背景を成功させる背景の選び方を解説します。

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会社や商品のイメージを反映したものを選ぶ

長時間になることが多い商談では、背景が目に入る時間も長く、背景そのものが印象に残りやすいです。そのため、背景に会社や商品のイメージに合わせた色合いや模様・風景などを選ぶと、より印象も良くなり会話のきっかけにもなります。

背景に自社ロゴや商品・サービス名を入れるほか、社会貢献に力を入れている企業であればSDGsの画像を入れておくのも効果的です。自社が取り組んでいる活動を相手へ自然にPRでき、相手の印象も向上します。

名刺を背景にする場合はQRコードにする

オンライン商談はどんな場所でも開けるのがメリットです。しかし、オンライン商談では相手との重要なコミュニケーションの1つである名刺交換ができないという難点があります。

この名刺問題を解決するには「バーチャル名刺」を作成し、オンライン会議ツールのバーチャル背景機能で画面に表示するのも一手です。しかし、多くの文字を書き込みすぎると、文字を読むことで商談に集中できず、逆効果になります。

画面に表示する文字は社名や個人名など最小限にとどめ、ほかの情報はQRコードなどを使って見られるようにすると、背景がすっきりして商談の邪魔になりません。

オンライン商談で使用してはいけない背景

バーチャル背景には多種多様な風景や模様がありますが、背景は対面での商談で言えば身だしなみであり、TPOをわきまえる必要があります。ここでは、オンライン商談を行う上で使用してはならない背景について解説します。

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仕事と関係のない背景

背景を活用すると、自分のイメージを相手に伝えるのに役立ちます。そのため、家族やペットなど、プライベートな写真を背景に使うこともよく見られます。また、人気キャラクターなど、自分の趣味嗜好に関する写真を背景にする場合もあります。

相手が親しい間柄ならば、そのような背景でも関心を持たれ会話のきっかけになります。しかし、商談を行う場合は親しくない相手であることが多いため、ビジネスにまったく関係のない背景はかえって印象を悪くする恐れがあります。

明らかに使い回した背景

自社の印象を相手に残すのは重要なことですが、長期間同じ画像のままだと新鮮味がなくなり、相手に使い回しをしているとマイナスの印象をもたらす可能性があります。

特に自社ロゴなどを交えて背景作成ジェネレーターで作成したオリジナルの背景は、作り直すのが面倒でつい長期間そのままにしがちです。相手にどう見られているかを考え、背景をこまめに変更するようにしましょう。

暗いイメージやネガティブな背景

一般的に明るい色の背景はポジティブな印象、暗めの背景は落ち着いた印象、またはネガティブな印象を与えるとされています。しかし、オンライン会議でのバーチャル背景では、そうとは限らない場合があります。

たとえば、商談のように厳粛な場面の場合、あまりに明るくポップな背景は会議に合いません。相手にふざけている印象を与えたり、背景に気を取られて集中できなかったりするなどマイナス面が目立ちます。

バーチャル背景を使う場合は、会議の内容や重要度などを鑑みて、相手にネガティブな印象を与えないよう注意して選びましょう。

オンライン商談で背景を使用する際の注意点

オンライン商談でバーチャル背景を使用する場合、技術的な面とマナーの面とで注意すべき点があります。これらを守らないと、相手に不快感を与えることになりかねません。ここでは、オンライン商談で背景を使用する際の注意点を解説します。

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背景の色と被る服装を選ばない

オンライン会議ツールのバーチャル背景には、映像の一部から特定の色を分離し別の映像を埋め込む「クロマキー合成」が使われています。このクロマキー合成は、映像同士が補色であるほど合成しやすいのが特徴です。

そのため、身体や服装が背景と同じ色になると背景の一部と誤認され、顔や身体の一部が透けて輪郭がぼやけることがあります。服装は背景と違う色系統のものを選ぶと、バーチャル背景がきれいに映りやすくなります。

なお、実際の背後は緑色の壁（グリーンバック）が推奨されますが、それ以外の色でも問題ありません。ただし、背後に何かがあると上手く表示されないことがあるため、なるべく無地で平らな壁を後ろにするようにしましょう。

目立つ背景や情報量の多い背景は避ける

原色を大胆に使用したような目立つ背景や、文字の多い背景での商談は避けましょう。人間は五感の中でも視覚から得る情報量が多いため、主張の強い目立つ背景を設定すると耳から得る情報が薄れてしまい、商談に影響を与えます。

プライベートでのオンライン会議では自由にZoom背景を使用しても問題はありませんが、商談はビジネスのため、商談の邪魔になるような背景は選択すべきではありません。商談に集中できるよう、視線を集めるものがない自然な背景を選びましょう。

TPOを考慮して選ぶ

対面での商談の場合、相手に失礼がないよう服装や身だしなみを整えるのが基本です。また、会議室など商談に適した場所を用意するのが一般的です。オンラインでは場所こそ自由ですが、対面と同じくTPOに適したビジネスマナーを守る必要があります。

何度も会っている親しい相手ならば、多少インパクトのある背景を使用しても問題ないかもしれません。しかし、初対面や目上の相手の場合、あまりに奇抜なデザインや必要以上のポップさを感じる背景を選ぶと、悪い印象を与える可能性が高くなります。

直接対面できないオンライン商談は、第一印象がより影響を持ちます。常識的な範囲でTPOに適した背景を選ぶようにしましょう。

PCが重い場合は背景を設定しない

PCが古いなどの理由で円滑な商談が行えるか不安な場合は、背景を設定しないことがおすすめです。背景を設定することで多少なりとも負荷が増えるため、PCの動作の重さが心配であれば、背景設定は行わないほうが無難です。

ただし、生活感のある背景は商談の雰囲気を壊してしまうため、家具などが映り込まないよう注意しましょう。

背景設定にはオンライン商談ツールの機能が便利

オンライン商談ツールとは、遠隔地にいる相手とインターネットを利用して商談を行えるツールのことです。PCやスマートフォンなどのデジタル端末に内蔵、または外付けのWebカメラとマイクを使用することで、リアルタイムでの会話が可能になります。

オンライン商談ツールにはバーチャル背景を設定できる機能があり、バーチャル名刺を表示できます。また、ツールによっては名刺交換の機能を搭載したものもあり、ツール内で名刺交換が可能です。

これらの機能を活用することで自分や自社の良い印象を相手に伝えやすくなり、商談が成功しやすくなります。

まとめ

オンラインの商談では、対面での商談より人物の背景に気を使う必要があります。特に自宅などオフィス以外の場所で商談を行う場合、実際の背景を隠すバーチャル背景がないと商談に集中できないといったトラブルが起きがちです。

バーチャル背景は単に隠すだけでなく、オリジナル背景をアップロードして自社のPRやイメージ向上にも利用できます。しかし、あまりに奇抜なデザインや情報過多な背景は、反対に印象を悪くするため注意が必要です。

オンラインといえども、商談をすること自体は対面で行う場合と同様です。対面の場合と同じく、TPOに合ったビジネスマナーを守るようにしましょう。