プロジェクト管理の手法をまとめて紹介｜管理成功のポイントも解説

プロジェクト管理では、スケジュール管理や進捗管理だけではなく、コスト管理や品質管理といった項目も含めた、本質的な内容を管理することが重要です。本記事では、プロジェクト管理の代表的な手法・方法論から、管理する項目や成功させるポイントを交えて解説します。

目次

開く

閉じる

1. プロジェクト管理とは
2. プロジェクト管理で管理する主な5項目
3. プロジェクト管理の基本的な流れ
4. プロジェクト管理の代表的な手法・方法論
5. あわせて知りたい：4つの開発手法
6. 適切なプロジェクト管理がもたらす効果・メリット
7. プロジェクト管理を成功させるポイント
8. まとめ

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標を達成するための計画を管理することを指し、プロジェクトを定められた期限と予算の中で、設定された以上のクオリティでやり遂げることが目的です。したがって、プロジェクト管理はプロジェクト成功の大きな鍵となります。

プロジェクト管理の目的達成のためには、コスト・人員・品質・時間・スケジュールなどの多岐に渡る細かなマネジメントが必要であり、その役割を担うのがプロジェクトマネージャ（PM）です。PMはプロジェクト全体を監督する責任者となります。

また、企業によっては、プロジェクトマネージャの下に実際にプロジェクトを実行するプロジェクトリーダ（PL）を指名する場合もあります。特に大きなプロジェクトでは、営業・調達・会計などの各領域にPLが置かれる場合もあります。

プロジェクト管理にはさまざまな手法があります。今から始めるプロジェクトの内容に最適な手法を選んで管理していくことが重要です。

プロジェクト管理で管理する主な5項目

プロジェクト管理で管理すべき事項は大きく分けると5つあり、いずれも主にプロジェクトリーダーの仕事となります。ここでは、プロジェクト管理で管理する主な項目について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

コスト管理

コスト管理は、プロジェクト管理の目的の1つである、プロジェクトを予算内で完了するために必要な重要な管理です。期限内にプロジェクトが完了したとしても、予算がオーバーしていると、計画していた企業の利益は得られません。

具体的な業務としてはコストの見積りや予算設定などがあり、その中には物的コストばかりでなく人的コストも含まれます。しかし、プロジェクトは予定通りに進むとは限りません。つまり、状況に応じてコスト調整が必要な場合もあるため、柔軟な対応が求められます。

要員管理

要員管理は適切なスキルやリソースの確保、人員の配置、モチベーション維持などを行います。プロジェクトに適切な人材を割り当て、その人材が効果的に作業できるようにサポートすることが重要です。

要員管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、スケジュールや予算を遵守し、品質を確保する役割を果たします。また、コミュニケーションやチーム形成も要員管理の一部であり、円滑なプロジェクト進行を支援します。

品質管理

品質管理は、設定された以上のクオリティでプロジェクトを完了するために必要な管理です。工程や成果物の品質管理をしっかりと行い、顧客満足度を高めることが次の受注へと結びつき、企業の利益にもつながります。

品質管理では、顧客が求めているクオリティの把握が大切です。仮に把握が不十分であると、プロジェクトの途中で大幅な方針転換が必要になったり、顧客とのトラブルの原因となったりします。

そのような事態を避けるためにも、顧客とのすり合わせと確実な品質計画が必要です。

スケジュール管理

スケジュール管理は、定められた期限でプロジェクトを完了するために重要な管理です。また、スケジュール管理を行う中で、一人ひとりの業務遂行の状況や、トラブルの発生状況なども把握できます。

スケジュール管理の基本は無駄をなくし、企業利益を最大化することです。スケジュール管理をしっかり行うことで仕事の優先順位が明確になり、タスクのスムーズな進行が可能になります。特に、複数部署に渡るプロジェクトでは、スケジュール管理が重要視されます。

リスク管理

プロジェクトを円滑に遂行するためには、さまざまなリスクを想定し、管理しなければなりません。例えば、人的な作業ミスをはじめとして、誤ったスケジュール管理や品質管理によって、納期遅れや品質の低下が発生してしまうことなどがリスクとして挙げられます。

こういったリスクを回避するための対策を行わないと、必要以上の無駄なコストが発生したり、企業の信用問題にも関わる大きな問題に発展する可能性があります。そのため、プロジェクト管理においてはリスク管理も大切な管理事項です。

プロジェクト管理の基本的な流れ

プロジェクト管理は、プロジェクト全体の成功に広く寄与する一方で、失敗すれば企業に大きな損失を与えることになります。ここでは、プロジェクトを成功に導くための基本的な流れを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

1.プロジェクトの目標設定

プロジェクト管理を考える際に第一に行わなければならないことは、そのプロジェクトの目標設定です。設定する目標は、達成可能であること・具体的であること・達成度が数値で表せること・期限が明確であることの4つの条件を満たすものを設定します。

それらの目標にしたがってプロジェクトを進めることで、業務の無駄を省いた効率的な業務が進められるようになります。また、プロジェクトメンバーが共通認識を持って取り組めると、何らかの障害が発生した場合にも協力して乗り越えられる強いチームができます。

そして、チーム内で何らかの壁に遭遇した際には目標を見失いがちであることから、常に設定された目標を見失わない取り組みも必要です。なお、その際にも設定した目標に立ち返って解決方法を探ってみると、簡単に解決策が見つかることがあります。

2.タスク整理

目標設定ができたら、次の作業は目標到達に必要なタスクの洗い出しと整理です。タスクの洗い出しは、できるだけ具体的な内容を細分化して行います。その際に大切なのは、プロジェクト全体を具体的にイメージして、タスク漏れがないようにすることです。

タスク漏れは、プロジェクトのスケジュール変更やコストの見直しが必要となり、期限までのプロジェクト完了が危ぶまれる事態へとつながりかねません。よって、適切なタスク整理は、より良いスケジューリングの基となり、プロジェクトの成功の鍵となります。

3.進捗の確認

プロジェクトが実際に始まっても、プロジェクトが予定通りに進むとは限りません。そのため、常に各部署での進捗状況の確認が必要です。確認の際には、プロジェクトの目標とタスク完了期限を比較しながらズレが生じないように調整します。

場合によっては、人員配置を変更したり資材の調達方法を変更したりしなくてはならない場合もあります。したがって、チームを活かしつつ業務を1人で抱え込まないようにすることが大切であり、チームのコミュニケーション能力を発揮させることが求められます。

プロジェクト管理の代表的な手法・方法論

プロジェクト管理の手法にはさまざまな種類があり、そのプロジェクトに適した手法を使いこなすことで、効果的なプロジェクト管理ができます。ここでは、よく使われる10種類の手法を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

WBS

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト管理では基本的な手法とされており、作成された図表は作業分解構成図とも呼ばれています。プロジェクト全体を細かなタスクに分解し、優先順位も含めたツリー状の構成図に表して整理する手法です。

WBSはタスクが構造化され、工数の把握や効率的なスケジュールの検討がしやすくなる手法です。しかし、細かな優先順位の把握や整理が必要であり、作成には一定程度の時間が必要となります。また、大きなプロジェクトの場合、全体が見渡せなくなる場合があります。

ガントチャート

ガントチャートは、日時を横軸に取り、その日時に行うべきタスクを横帯として表示した一覧表で、スケジュール管理をする方法です。行うタスクの数だけ横帯が縦に並び、縦長の表になります。誰にとっても日程や工程が見やすいため、顧客に示す表としても使われます。

ガントチャートには、タスク遂行の期間・担当者・マイルストーンなどが表示され、各タスクの視覚化と依存関係が明確になり、プロジェクトの見える化が実現します。しかし、タスクの中にどのような工程があるのかは分からないなどのデメリットもあります。

カンバン

カンバンは、元々製造業で使われていた手法ですが、プロジェクト管理にも適用されます。「未着手」「進行中」「完了」の3つのリストを作成し、各タスクを進捗状況に応じたリストに割り当て管理する手法です。プロジェクトメンバーは、現在のタスクの進捗・整理がスムーズに共有できます。

タスクの可視化と流れの最適化により、業務の効率が向上します。一方で、3つのリストだけで管理するためタスクの優先順位や重要度、関係性などは把握しづらいのがデメリットでもあります。タスク数が多くなるほど煩雑になり、大規模なプロジェクトでは適用しづらいでしょう。

PMBOK

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）は、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたもので、1996年に初版が発行されて以来改訂を重ね、現在は第7版が最新となっています。

プロジェクトを統合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理・品質管理など10種類の知識エリアに分割します。10種類の知識エリアをさらに「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分類したものを基盤として管理します。

PMBOKでは、QCD（品質・コスト・納期）の効率的な管理が可能です。しかし、プロセスの枠組みが明確化される反面、柔軟性や想定外の事態への対応には不向きとされています。

プロジェクトマネジメントは世界の様々な現場で重要視され、PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）の国際資格が設けられると共に、年々注目度が高まっています。

CCPM

CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクト完了までの期間を短く設定し、プロジェクト進行に余裕を持たせる手法です。例えば、3つのタスクで通常30日間かかるプロジェクトに関して、各タスクの完了を1日短縮して27日間で完了させます。

その結果、3日の時間的な余裕（バッファ）が生まれ、バッファの消費と進捗状況を総合的に考えた業務進行の調整が可能となります。また、プロジェクト進行中に何らかのアクシデントが発生しても、精神的に追い詰められることなく、落ち着いた対処が行えます。

PERT

PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、タスクのつながりを矢印で示し、タスクの関係性を見える化したPERT図を使ってプロジェクトを管理する方法です。PERT図を作成すると、プロジェクトの流れの理解が進み、適切な進捗管理に役立ちます。

PERT図には、プロセスの所要時間・開始日・終了日なども表示され、スケジュール管理が簡単になります。大規模なプロジェクトでは関わるチーム数や人数も多く、プロジェクトの流れを正確に伝えるのは難しいですが、PERT図を用いれば容易に伝えられます。

PPM

PPM（Project Portfolio Management）は1つのプロジェクトを管理するものではなく、複数のプロジェクトを総括的に捉え、組織全体のプロジェクトの効率化を図る管理手法で、プロジェクトポートフォリオ管理とも呼ばれています。

PPMでは、組織全体でどのようなプロジェクトがどのように進行しているのか、そしてそれらが組織経営にどのような影響を与えているのかを分析します。また、分析結果から、自社が目指す方向に合った資源投資が行われているかなどの判断材料を抽出します。

P2M

P2Mは「Project ＆ Program Management」の略で、プログラムマネジメント（Program Management）の考え方を取り入れた、日本発祥のプロジェクト管理手法です。ここでいうプログラムマネジメントとは、複数のプロジェクトを連携させて管理します。

特に、大きなプロジェクトでは、複数のプロジェクトに分割して管理する場合が多くあります。しかし、それぞれのプロジェクトが目指す目的は同じであり、お互いのプロジェクトの連携を密に取りながら進めなければなりません。そのような場合にP2Mが用いられます。

マインドマップ

マインドマップ（Mind map）は思考整理における1つの手法で、プロジェクト管理にもよく使われる手法です。マインドマップの書き出し方法には、放射状マップ・右型マップ・ツリー型マップ・組織図マップなど、さまざまな方法があります。

放射状マップでは、中央にプロジェクトのメインテーマを置き、メインテーマを達成するためのサブテーマやキーワードをその周りに書き加え、放射線状に広げていきます。そして、外周には必要なタスクが書き加えられます。

このようなマインドマップは、各タスクを可視化することで作業工程の整理に役立ちます。また、会議などの提案資料として使えば、内容理解のしやすい説得力のある資料となります。新規プロジェクトで新しいアイデアが必要な場合にもよく使われる手法です。

あわせて知りたい：4つの開発手法

プロジェクト管理の代表的な手法にあわせて、知っておきたい4つの開発手法をご紹介します。システムやソフトウェア開発に用いられることが多く、時代背景にも合わせて採用されています。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

アジャイル開発

アジャイルは、システムやソフトウェアの開発で用いられるプロジェクト管理手法です。アジャイルでは、設計・開発・テスト・改善を短期間のサイクル（イテレーション）で何度も繰り返す開発方法です。

短期間の繰り返しで問題点の発見や改善が容易になり、途中の仕様変更にも柔軟に対応できるのがメリットです。しかし、全体像が把握しづらくなるため、長期に渡るプロジェクトには不向きとされ、早期のサービス開始を目指すプロジェクトによく用いられます。

ウォーターフォール開発

ウォーターフォールは、水が上流から下流へ流れるように開発を進めていく手法です。基本的に1つのタスクが終了するまで次のタスクに進みません。ウォーターフォールで管理する場合も、ガントチャートやフローチャートなどで業務を見える化するのが一般的です。

元々は製造業や建設業で用いられる手法でしたが、次第に大規模なシステム開発や、複雑なソフトウェア開発にも用いられるようになりました。なお、同時進行が可能なタスクがある場合は、アジャイル手法の方が効果的な場合があります。

ウォーターフォールはシンプルで分かりやすく、長期間かかる大規模プロジェクトに適しています。しかし、仕様変更などの柔軟性に欠け、後戻りすると余分なコストがかかってしまうことから、変化の激しい現代社会には適合していないという指摘もあります。

リーン開発

リーン開発は、日本のトヨタ自動車が編み出した「トヨタ生産方式」から派生した手法で、プロジェクトや開発から無駄な活動を省き、シンプルな構造作りを図ります。以下の「3つのM」を指標に無駄を省いていきます。

【3つのM】

1. 無駄（Muda）：付加価値がなく、従業員の創造性が活かされない過剰な活動
2. ムラ（Mura）：標準化されていない過剰な活動
3. 無理（Muri）：過度の負担がかかる活動

より少ない資源で多くの成果をあげられるよう、効率とチームワークを最大化させることが目的となるため、生産性向上を目指す場合や新規事業の立ち上げ時にも有効です。

XP（エクストリームプログラミング）開発

XP（エクストリームプログラミング）開発は、アジャイル開発の一種で、最初に綿密な計画を立てず、顧客の要望へ臨機応変に対応しながら開発を進める手法です。しかし闇雲なままでは思うように進行できないため、指針となる「5つの価値基準」と「19のプラクティス」へ重きをおいて、変化に対応します。

価値基準と表していますが、5つの重要視するポイントがあると捉えるとよいでしょう。厳格なルールに則りながら常に顧客へ接触し、課された要望へ柔軟に対応・進行する開発手法です。

適切なプロジェクト管理がもたらす効果・メリット

プロジェクト管理を適切に行うことで、さまざまなメリット・効果を得ることができます。主に挙げられるのは以下の2点です。

1. 従業員に負担をかけず製品・サービスの品質向上を実現
2. 属人化を防ぎながら業務効率を向上

プロジェクト管理におけるコスト管理や人員管理を徹底して行うことであらゆる無駄が省け、品質向上に向けた取り組みに時間と労力をかけることができるようになります。適切な管理の元で製品やサービスの提供にあたるため、従業員の負担を増やすことなく品質向上が図れます。

また、スケジュール管理を正確に行うことで、業務における属人化を防ぎながら全体的な効率化を実現することができます。なお、企業利益のためには定期的な製品・サービスの見直しや、管理体制のチェックが必要です。

業務をスムーズに遂行しながら、企業価値を高めるためにも、適切なプロジェクト管理によって企業の信頼性や競争力を高めていくことが求められます。

プロジェクト管理を成功させるポイント

プロジェクト管理において、どの手法を選択したとしても、プロジェクト管理自体を成功させないと自社の利益には結びつきません。ここでは、プロジェクト管理を成功に導くための、どの手法にも通じる基本的なポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

要件定義を行う

要件定義はプログラム開発などでよく使われる言葉ですが、ここで伝える要件定義は、プロジェクトの目的を達成に導くのに必要な要件を明確化する作業のことです。仮に適切な要件定義が行われないと、プロジェクトで設定した期限を越えてしまう恐れがあります。

したがって、要件定義では、各プロセスの目標や優先順位を明確化するとともに、必要なリソースとなる人・モノ・お金を明確に設定しておくことが重要です。長期間かかるプロセスでは、大きな目標設定下で具体的な短期目標を設定すると、全体がスムーズに進行します。

工程を細分化する

プロジェクトのタスクを細分化することで、そのタスクに必要な時間を正確に見積もることができるようになります。そして、全てのタスクにかかる時間を累計すれば、プロジェクトにかかる期間を客観的に予想できるようになります。

さらに、タスクの細分化は、タスク全体の仕事量や進捗状況の把握がしやすくなるメリットがあります。ただし、細かくしすぎて頻繁に報告しなくてはならない状況を作ると、メンバーのモチベーションの低下につながることもあるため、注意しなくてはなりません。

リーダーを設定する

プロジェクト全体の管理を行うプロジェクトマネージャはもちろんのこと、プロジェクトマネージャの方針を現場に反映し、プロジェクト管理を現場で実践するプロジェクトリーダーの設定も有効です。なお、小さなプロジェクトでは両方を兼任する場合もあります。

プロジェクトリーダーは現場を統括する立場のため、コミュニケーションスキル・マネジメントスキル・統率スキル・問題解決スキル・危機管理スキルなどを持ち合わせた人材が必要になります。また、次代のプロジェクトマネージャとして育てていくことも重要です。

コミュニケーションを密にする

どのようなプロジェクトでも、欠員が出てタスクが停止するような状況を作ってはいけません。そのため、チーム内のコミュニケーションを密にして常に情報共有することが大切です。

コミュニケーションツールとして、プロジェクト管理システムを使うのも有効ですが、それぞれのタスクを取りまとめるリーダーの指名も、コミュニケーションの活発化には大切です。

タスクリーダーはタスクの中で起こっている問題点や遅延などを確実にプロジェクトリーダーに報告し、早期の対処でタスクの進行をスムーズに進められるように行動します。

リスクマネジメントを行う

どのような優れた計画でも、プロジェクトの進行中に予期しない事態が起こることがあります。そのような事態を想定し、しっかりとしたリスクマネジメントを行わなくてはなりません。まずは、プロジェクトで考えられるリスクを徹底的に洗い出すことが大切です。

洗い出したリスクの中で、プロジェクト遂行に影響が大きいものや、発生確率が高いものから順に対応策を考えます。特に発生しやすいリスクには、人材の欠員、仕様変更、建設現場などの事故発生リスクなどが考えられます。予測不可能な事態に備えることが大切です。

途中経過で見直しを図る

プロジェクトの遂行では、天候や取引先のトラブルなど、さまざまなことでスケジュールに遅延が生じる場合があります。小さな見直しは随時必要ですが、予定する最終目標が達成できなくなることもあります。そのような場合には、目標設定の見直しも必要です。

目標を見直す際は、変更理由を明確にし、新たな目標を達成するプロセスを作成します。見直しにおいては、プロジェクトマネージャをはじめ各種リーダーを含めたチーム全体で行い、見直し点を共有して一致団結してプロジェクトの改善に努めることが大切です。

管理ツールを導入する

プロジェクト管理を行うには、ツールの活用が非常に効果的です。プロジェクト管理ツールには、プロジェクトのタスク管理・進捗管理・スケジュール管理・案件管理・情報共有など多くの機能があり、効率的な管理を実現します。

特に、大きなプロジェクトではプロジェクト全体が把握できず、個人がプロジェクトのどこを担当しているのかを見失いがちです。しかし、ツールを使うことでプロジェクトの進行具合をガントチャートなどで確認でき、タスクの関係性の把握もしやすくなります。

まとめ

プロジェクト管理では、スケジュールや進捗の管理だけではなく、コストや成果物のクオリティも含めた本質的な内容を管理することが重要です。プロジェクト管理の手法には、WBSやCCPMなど多くの種類があり、プロジェクトに合った手法の選択が求められます。

また、効率よくプロジェクトを進めるための「プロジェクト管理ツール」もあります。特に大きなプロジェクトに対して有効であり、プロジェクトのコストダウンやクオリティの向上を可能にします。その結果、企業価値の向上につなげられるおすすめのツールです。