採用管理システムで内定辞退を防ぐ方法｜課題や防止策を解説

内定辞退は企業にとって大きな痛手です。内定辞退を防ぎつつ、入社までの流れをスムーズにするには、採用管理システムがおすすめです。本記事では、内定辞退が起きる理由と内定辞退を防ぐ方法を解説し、内定辞退防止に役立つ採用管理システムの機能や活用方法を解説します。

目次

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1. 内定辞退を防ぐために採用管理システムがおすすめな理由
2. 採用管理システムを導入するメリット
3. 内定者フォローに関する課題
4. 内定辞退が起きる理由
5. 内定辞退を防ぐために必要なこと
6. 内定辞退を防止するための施策
7. 内定辞退を防ぐために有効な採用管理システムの機能
8. 採用管理システムを利用して内定辞退を防ぐ方法
9. まとめ

内定辞退を防ぐために採用管理システムがおすすめな理由

採用管理システムとは、求人募集・採用スケジュール管理・選考・内定通知など、採用業務全般を一元管理できるシステムです。内定者のフォロー機能を備えたものも多く、採用者の内定辞退の防止に役立ちます。

優秀な人材をつなぎとめるためにも、採用管理システムを駆使して手厚い内定者フォローを行いましょう。

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムを導入すると、採用活動の効率化や応募者とのやり取りをスムーズに行えるなど、多くのメリットがあります。ここでは、採用管理システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

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情報の一元管理で採用戦略を最適化できる

採用管理システムは応募者情報や面接スケジュールを一元化し、データの整合性を保つ重要な役割を果たします。一元管理によって採用業務が簡素化され、リアルタイムでの情報共有が可能となり、応募者の情報を迅速かつ正確に把握できます。

さらに、統合されたデータは分析に活用でき、戦略的な意思決定の強化につながります。データに基づいた洞察を行えることにより、採用戦略の最適化や改善が可能です。

応募者とのやり取りがスムーズになる

採用管理システムの導入により、応募者との円滑なやり取りが実現し、連絡の漏れ・遅れなどの課題が解消されるため、人為的ミスや情報の食い違いを最小限に抑えられます。その結果、正確で迅速な対応が保証され、採用プロセスをスムーズに進行可能です。

採用担当者は、応募者とのコミュニケーションに多くの時間を割くことなく、プロフェッショナルかつ一貫性のある対応を提供でき、応募者に良い印象を与えられます。つまり、企業側・応募者側双方にとってメリットがあります。

内定者フォローに関する課題

近年の採用活動では、新型感染症の拡大に伴った採用フローの変化などにより、内定者フォローが重視されています。しかし、内定者フォローにはいくつかの課題があります。ここでは、内定者フォローに関する課題について解説します。

働き方の多様化による人材不足

近年では、通年採用の増加や採用活動開始の早期化により、内定後のフォロー期間が長期化しています。そして、働き方の多様化で人材不足が発生し、応募者もさまざまな企業から自身に適した環境を選択するようになっています。

その中で、企業側から積極的な内定者フォローがない場合、企業と内定者の関係は希薄化し、内定辞退につながりやすくなります。

一方、長期にわたって念入りな内定者フォローを行う場合、人事部の負担が大きくなります。特に、大規模な企業は採用者の人数が多い傾向にあるため、限られた人材ではカバーしきれず、人的なリソース不足に陥るケースも多いです。

内定者とのコミュニケーション不足

感染症防止対策のために企業訪問を控える内定者が増え、企業と内定者の接点が従来よりも少なくなっており、双方におけるコミュニケーション不足が課題となっています。

従来までは、会社説明会やオフィス見学などを通じて、実際に働く環境と従業員の雰囲気を確かめることができました。しかし、対応できる応募者の数が限られることにより、選考まで進む意識が薄れやすくなってしまいます。

また、直接的な対面でのコミュニケーションが減り、テキストや会話でのやり取りが増えることで、内定者の企業への関心度が低下しやすいのも課題です。

内定辞退が起きる理由

内定辞退を防ぐには、まず原因を理解しておく必要があります。次の3つのポイントを確認し、自社に当てはまるものがある場合は対策を講じましょう。

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選考時の就業条件と実際の条件が違う

内定辞退の大きな理由の1つが、内定後の就業条件のミスマッチです。内定後に改めて就業条件を確認したところ、勤務地・勤務時間・福利厚生が希望条件と違い、不信感から内定を辞退するケースが多く見られます。

あるいは、企業風土や職場の雰囲気・人間関係が想像と違ったというのも、内定辞退でよく挙げられる理由です。情報のミスマッチは、企業が不都合な条件を故意に黙認していたという印象を与えます。企業への信用が低下すれば、内定辞退が発生しやすくなります。

就業条件の確認は、面接などの選考過程でも可能です。しかし、求職者は立場が弱いため、選考中に就業条件を質問するのをためらう傾向があります。その結果、内定後にミスマッチが生じて内定辞退に至りやすいです。

内定後のフォローに不安が生じる

内定後、企業からのフォローに不安を感じると、内定者が内定辞退に踏み切る恐れがあります。内定者は新しい会社や同僚に対して、少なからず不安を抱えます。本来、内定者フォローとは、そういった内定者の不安な心情に寄り添い、ケアするためのものです。

しかし、内定者フォローがない・充実していない場合は、「従業員を大事にしていない」という印象を内定者に与えます。特に、内定から入社までの時間が長い場合は、自分の将来について考える時間を十分に与え、他の企業に心移りする確率が高くなります。

他社からの内定が出て流れてしまう

他社から内定をもらったというのも、内定辞退の主な理由の1つです。つまり、簡単にいえば自社が競り負けたことを意味し、理由としてはスピード不足や魅力不足が挙げられます。

一般的に、内定者はできる限り早く就職先を決めたいものであり、同程度の希望条件の企業であれば、先に内定通知をもらった企業を優先する傾向があります。そのため、選考フローが非効率化・停滞化している企業は不利になりやすいです。

また、自社よりも魅力的な企業が他にある場合も、内定者は他社へと流れてしまうでしょう。したがって、必ず自社に入社したいという意欲を湧かせるような施策が求められます。

内定辞退を防ぐために必要なこと

内定辞退率が増えるほど、優秀な人材が他社に流れる可能性も高くなります。また、内定辞退者が多い場合は選考自体をやり直さなければならないことも多く、人事部にとって二度手間になります。

一度の選考で優秀な人材を囲い込むためにも、次のようなポイントを押えて内定辞退を防止する策を講じましょう。

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募集要項に正確な情報を載せる

内定後の就業条件においてミスマッチが発覚し、内定者都合による内定辞退を防止するには、募集・選考の段階で、できるだけ詳細な情報を求職者に開示しなければなりません。求職者が早い段階でミスマッチに気づけることにより、内定前の自発的な辞退を促せます。

例えば、給与・就業条件・福利厚生をはじめ、職場の雰囲気や人間関係などは、求職者が気にしやすいポイントのため、企業側から積極的に情報提示します。なお、情報の誤解もミスマッチにつながるため、誰が見てもわかりやすい表現や情報開示の方法を意識しましょう。

求める人材を明確に提示する

ミスマッチ発覚による内定辞退を防ぐには、企業が求める人材を明確に提示しておくことも大切です。例えば、チームワークができる人材・1人でも積極的に新しい仕事に挑戦していける人材など、わかりやすいイメージを求職者に伝えましょう。

選考時点で自身に合ってないと判断されれば、内定を出す前に応募者が途中で辞退する可能性が高まります。

内定者フォローをしっかり行う

内定辞退を防ぐには、充実した内定者フォローが必須です。内定者フォローを疎かにすると、大事にされていないという印象を内定者に与えてしまい、内定辞退につながる恐れがあります。

内定者は入社に対する不安を感じています。そういった不安感を払拭しつつ、入社へのモチベーションを維持し続けられるような内定者フォローを行いましょう。

例えば、企業からの積極的なコミュニケーションは、内定者の企業に対する愛着を高め、入社意欲の向上につながります。また、社員と内定者の交流会や内定者同士の懇親会なども、内定者と企業の結びつきを高めるのに有効な方法です。

ツールで選考スピードを速める

内定者辞退率を下げるには、可能な限りスピーディーな選考が重要です。具体的には、面接と面接の間や最終面接から内定までの間隔が空きすぎると、求職者の入社へのモチベーションが下がったり、先に内定が出た他社に流れたりする可能性が高まります。

従来のような手動での採用管理は、どうしても選考スピードが落ちやすいです。特に、近年は採用管理システムで採用活動を効率化している企業が多いため、手動の採用管理では対応力とスピードの面で競り負けやすいでしょう。

したがって、現状の選考スピードに課題を抱えている場合は、採用フローを見直したり専用ツールを導入したりなどの対策を講じるのがおすすめです。

内定辞退を防止するための施策

内定辞退を防ぐには、企業と内定者の信頼関係を高めることが大切です。ここでは、企業と内定者のコミュニケーション強化に役立つ、いくつかの施策例を挙げて解説します。

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入社前研修

入社前研修とは、入社後に必要なビジネスマナーや仕事の知識・スキルを内定者に習得してもらうための施策です。場合によっては、入社後に役立つ資格もあらかじめ取得できます。

入社後、すぐに即戦力として働くための知識・スキルをあらかじめ習得しておくことで、求職者が自信を持ちやすくなります。入社への不安が払拭されると同時に、入社へのモチベーションを維持しやすくなるでしょう。

入社前研修を効果的に行うには、eラーニングを利用するのもおすすめです。eラーニングとはオンライン上で行う学習形態であり、参加者は自分の都合に合わせて、自由な時間・場所で研修を受けられます。

従来の集合型研修のように、研修日時に合わせて会場に集合する必要がないため、遠方の内定者でも無理なく研修に参加できます。また、企業側にとっても、会場と研修者の確保をはじめ、設営・資料の配付にかかるコストを削減できる点がメリットです。

内定者インターンシップ

内定者インターンシップとは、内定後から入社までに行われるインターンです。新卒採用の内定者に対し、内定から卒業まで実施することが一般的です。勤務パターンや仕事内容・職場の雰囲気について、身をもって知ってもらうのが内定社インターンの主な目的です。

インターンでは、内定者は本採用後とほぼ同じ条件で実際に職務にあたるため、内定者が本採用後のイメージを描きやすいでしょう。その結果、入社への不安や、就業条件・仕事内容のミスマッチによる内定辞退を防ぎやすくなります。

社内見学会

社内見学とは、実際に従業員が働いている現場を内定者に見学してもらうものです。職場の雰囲気などを肌で感じられるため、内定者が抱えている入社後の不安を減らせるでしょう。

インターンのように本格的に内定者を受け入れるわけではないため、企業側の負担が小さい点もメリットです。

交流会・懇親会

経営陣・従業員との交流会や、内定者同士の懇親会も内定辞退防止策として有効です。入社後に上司・同期となる相手にあらかじめ自己紹介し、互いの人となりを知っておくことで、内定者が抱える入社後の人間関係への不安を払拭できます。

また、経営陣との対話により、企業の在り方・従業員に対する考えを直に聞けます。企業が持つビジョンを具体的にイメージできれば、入社に対するモチベーションや企業への興味・愛着が高まりやすくなるでしょう。

内定辞退を防ぐために有効な採用管理システムの機能

内定辞退を防ぐには、採用管理システムを導入するのも1つの方法です。採用管理システムは求人案件・求職者情報・選考の進捗状況などを一元管理できるツールで、導入によって採用活動の効率化を見込めます。

スピード感のある採用活動が可能となるため、内定者の囲い込みにも役立つでしょう。また、採用管理システムには、内定者管理機能や内定者フォロー機能を備えたものも多くあります。例えば、次のような機能が代表的です。

1. 掲示板機能・チャット機能：企業と内定者または内定者同士のコミュニケーションを促進
2. eラーニング機能・コンテンツ配信機能：内定者向けの学習コンテンツなどを配信
3. 志望度スコアリング機能：内定者の入職への温度感別に適切なフォロー・アプローチが可能

内定辞退防止には、企業と内定者が信頼関係を築くことが大切です。チャットツールや掲示板機能など、コミュニケーション機能が強化されたシステムを選びましょう。

採用管理システムを利用して内定辞退を防ぐ方法

採用管理システムは、ただ導入するだけでは内定辞退の防止にはなりません。次の2つのポイントを押えて適切に運用しましょう。

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応募者とのコミュニケーションの質をあげる方法

内定辞退を防ぐには、企業側が内定者と綿密なコミュニケーションを取ることが大切です。一般的にはコミュニケーションが深まるほど企業への信頼・愛着が強くなるため、自然と内定辞退が起こりにくくなるでしょう。

コミュニケーションの質の向上に役立つ採用管理システムの機能としては、次のようなものがあります。

1. 掲示板機能
2. チャット機能
3. SNS連携機能
4. 問い合わせ機能

掲示板機能やチャット機能では、アプリを通じて企業と内定者・内定者同士が気軽にメッセージをやり取りできます。SNS連携機能では、普段の職場風景や現場従業員の雰囲気などに関して、SNSを通じて内定者向けに紹介できます。

普段から馴染みのあるSNSというツールを使って職場紹介を行うことで、内定者により親しみを感じてもらえるでしょう。楽しそうな雰囲気が伝われば、「ここに入社したい」という意欲が向上しやすくなります。

採用管理システムの中には、内定者向けのイベント開催機能に力を入れたものもあります。上手く活用しながら内定者とのコミュニケーションを後押ししましょう。

人材のミスマッチを防ぐ方法

採用管理システムには、人材のミスマッチを低減する効果も期待できます。例えば、次のような機能が役立ちます。

1. 内定辞退者分析機能：過去の内定辞退者の行動などを分析し、合致する応募者を割り出す
2. 応募者データ確認機能：応募者の履歴書やSNSなどを基に人物像を浮き彫りにする

企業が求める人物像と求職者の乖離を選考段階で防ぐことで、内定後のミスマッチが減り、内定辞退の減少につながるでしょう。

まとめ

内定辞退の理由は、内定後のミスマッチの発覚・不十分な内定者フォロー・選考スピードの遅れなど多岐にわたります。内定辞退を防止するには、就業条件や求める人物像の詳細な開示・適切な内定者フォロー・選考のスピードアップといった対策が必要です。

内定者辞退の防止に役立つのが採用管理システムです。採用活動の効率化でスピーディな採用が可能になり、チャットツールやコンテンツ配信機能などを活用して、手厚い内定者フォローを行えます。

過去の内定辞退者のデータを分析し、内定辞退になりそうな応募者をあらかじめ選別できるシステムもあります。採用管理システムで採用活動全般を効率化しつつ、内定者に個別のフォローを行い、優秀な人材を効率的に囲い込みましょう。