出張手配のやり方｜個々で出張手配の注意点や効率化する方法も解説

出張手配を行う際は、社内規定の確認や出張の目的やスケジュールなどのチェックは滞りない出張のために重要です。本記事では、個々での出張手配のやり方から注意点、また、よりスムーズに効率よく手配する方法も交えて解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
2. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
3. 出張手配のやり方
4. 出張手配の注意点
5. 出張手配を効率化する方法
6. 出張手配には出張管理システムが有効
7. 出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
8. 年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM
9. まとめ

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

出張手配のやり方

出張手配を自分で一から行うと、自己都合に合わせて手配をすることができ、コスト削減などにもつながります。しかし、初めての出張手配の場合には、準備や手続き、計画を立てるなど、普段はあまりやらない・馴染みのないことを行うことになります。

また、チケットの手配や宿泊先の予約、社内規定の確認などに戸惑うことがあるかもしれません。ここでは、出張手配のやり方として、以下の4項目を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

出張内容を確認する

出張手配を行う際には、出張の目的を明確に把握して理解することが重要です。出張がビジネスミーティングや研修、営業訪問、クライアントとの打ち合わせ、イベントや展示会への参加、プロジェクト実施など、何のために行われるのかの目的を確認しましょう。

また、1人の出張なのか同行者のいる出張なのかを確認します。そして、同行者がいる場合は、人数や役割などを確認しましょう。宿泊施設や移動手段の調整、会議や予定の調整などを誰が行うのかを明確にし、同行者のスケジュールや特別な要望にも注意を払いましょう。

出張の目的や、1人または同行者がいる出張なのかがはっきりしていれば、後の手続きやスケジュール管理もスムーズに行えます。

スケジュールを立てる

出張手配を行う際にスケジュールを立てることは、効率的な出張を実現するために非常に重要です。例えば、出張のスケジュールを計画的に立てることで、会議やアポイントメント、業務の実行などを、どのような順番で対応するかを事前に組み立てることができます。

スケジュールを立てることにより、移動手段(航空券、列車、バスなど)を適切に利用でき、また、出発と帰宅の日程、移動時間、乗り継ぎ時間などをスケジュールに組み込むことにより、移動プランの最適化ができます。さらに、出張先での宿泊施設予約時にも役立ちます。

なお、出張のスケジュール作成には余裕を持ち、予期せぬトラブルや遅延に備えることが重要です。スケジュール全体の柔軟性を高め、予定のズレや変更に対応するための時間的な余裕を確保しましょう。

交通機関や宿泊場所を予約する

出張手配を成功させるためには、交通機関と宿泊場所の予約が必須です。例えば、出張先への移動手段として新幹線や列車を利用する場合に、早めに予約することで、混雑への対応や特定のルートにおける移動時に対応しやすくなります。

よって、鉄道会社のウェブサイトなどを利用して、適切な列車や日程、席を早めに予約しましょう。また、長距離バスや空港シャトルバスなどを予約することで、待ち時間が短縮でき、予定通りの移動が可能となります。その際、出発・到着時刻や出発場所、到着地を確認して予約しましょう。

出張中の宿泊場所を予約することは、快適な滞在とセキュリティの確保に不可欠です。人気なホテルは満室になりやすいため、早めの予約がおすすめです。ホテル予約サイトなどを活用し、希望のホテルや部屋タイプを選択して予約しましょう。

出張申請や領収書の管理をする

出張手配を行う際には、出張申請や領収書、請求書などの書類を保管して管理することは非常に重要です。それは、出張費の前払いや精算における処理において、組織内の承認を得るためには出張申請書を提出する必要があるからです。

出張申請書は、組織内の指定されたフォーマットや、オンライン申請システムを使用して作成・提出を行います。出張中の宿泊施設や交通費、食事などの支出に関する領収書は、出張後の経費精算や経理処理に必要なため、失くさないように保管しておきましょう。

出張手配の注意点

出張手配は、出張で成果を上げるための重要なステップです。ただし、計画的に行わないと、予算を超えるコストの発生などの予期せぬトラブルにつながる可能性があります。そのため、出張手配の際には慎重さと注意深さが求められます。

ここからは、出張手配の際にポイントとなる重要な注意点を5点、詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内規定を確認する必要がある

出張手配を行う際には、社内規定を事前に確認することが非常に大事です。社内規定は、組織における、出張に関する方針や手続きに関するガイドラインを示しています。これを守ることにより、後々のトラブルを回避することができます。

まず、出張に行く前には、組織内で承認を得なければなりません。社内規定に沿って用意された出張申請書に、出張先や目的、日程、予算などの必要事項を記入し、申請して所属長の承認をもらいましょう。

また、社内規定に従い、出張予算や経費の規定を確認しておくことも重要です。出張に関連する経費の種類や許容額、経費報告の手続き方法などを確認しましょう。仮に、規定にそぐわない支払いなどが発生した場合は、経費精算してもらえず自費で払うことにもなります。

現地のイベントを確認する必要がある

出張時期と同じタイミングで、出張先でのイベントの有無などを確認することも大事です。地域の大規模なコンサートやスポーツ大会、祭りなどのイベントが出張時期と重なると、交通渋滞や交通規制が発生し、業務に影響を及ぼす可能性があります。

しかし、情報を事前に知ることで、スケジュールの再調整、適切な移動手段や宿泊施設の早期予約などができます。その際、イベント情報などは、現地の観光局やイベント関連の公式ウェブサイトをチェックし、でのイベントカレンダーを確認します。

このように、現地のイベント情報を確認することは、出張計画をよりスムーズに進行させ、予期せぬトラブルを回避するために必要です。地域のイベントカレンダーやイベント情報を事前にリサーチして、出張の日程やプランを適切に調整しましょう。

海外出張の場合は早めに手配する必要がある

海外出張を計画して手配する際には、パスポートの取得が必要です。すでに取得している場合には、残存有効期間の確認を行い、出張先の国でビザが必要な場合は、早めに申請・取得を行いましょう。

海外出張の際には、予期せぬ事故や疾病、交通機関の遅延、盗難や紛失などの不測の事態に備えて、海外旅行保険に加入することをおすすめします。保険加入により、出張中の安全と安心が確保されます。

予防接種が必要かを確認する

海外出張の際は、予防接種が必要かも合わせて確認しましょう。また、出張先の安全情報などを事前調査し、さらに万が一に備えて、大使館・領事館など現地の緊急時の連絡先を調べておきましょう。これにより、出張滞在中の安全性と安心感の向上につながります。

変更・キャンセルの条件を確認する

出張のために新幹線や飛行機などの交通機関や、宿泊施設を予約する際は、必ず変更・キャンセル料するかを確認するようにしましょう。

例えば、出張者の直前のスケジュール変更や、出張そのものの時間・日程が変更・キャンセルにされることがあります。そのような事態を想定し、キャンセル料についても把握しておけば、予定の変更時にもスムーズに対応が可能です。

出張手配を効率化する方法

出張手配を効率化することは、多忙なビジネスシーンにおいて非常に重要です。効率的に出張計画を立てることで、時間とリソースの節約につながり、出張の成功を支える要因になります。ここでは、効率化の方法として以下の3点を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

総務部や秘書に一任する

大規模な組織における出張や複雑な出張の場合、総務部や秘書に一任することで、出張手配を効率化することができます。総務部や秘書は、出張手配に関する専門知識を持っており、航空券や宿泊施設、交通手段などを迅速かつ効率的に手配できます。

具体的には、総務部や秘書に対して、出張の目的や日程、予算、特別なリクエストなどの詳細を説明し、情報を共有します。これを基に、総務部や秘書は専門知識を駆使し、出張先のアポイントメントレターの作成や、航空券などのチケット・宿泊施設を予約します。

また、現地でのレンタカー・空港送迎などの移動手段の調整・手配も専門チームに一任できます。さらに、ビザが必要な場合はビザ申請手続きをサポートし、出張中に予期せぬ問題が発生した場合にも、総務部や秘書が迅速に対応し、問題解決に動いてくれます。

出張手配の代行会社を手配する

出張に関する業務には、チケットの手配や調整、費用の確認といった多くの部署が関わり、多くの確認作業が必要になります。こういった、出張手配や出張に関するデータの管理を一元的に行うのが、出張手配の代行会社です。

出張手配の代行会社を利用することで、出張におけるコストの削減が実現し、効率的な出張が可能となります。具体的には、国内や海外出張の対応において、航空券や宿泊施設、バスやレンタカーなどの手配を旅行のプロとして迅速に手配してくれます。

出張手配の代行会社の料金に関しては、サービスを提供している会社ごとにシステムが違うので相場を提示や一概に解説することは難しい状況にあります。出張手配の代行会社の利用は、特に団体での出張のような場合に有効で、強力なパートナーとなるでしょう。

出張管理システムを導入する

出張手配を効率化するために利用される出張管理システムは、組織や企業が出張プロセスを自動化し、統合的に管理するためのソフトウェアプラットフォームです。出張管理システムには、出張業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。

主な機能としての出張手配では、新幹線や飛行機、レンタカーといった交通手段の予約から、宿泊予約までシステム上で一括検索して予約します。また、規定外の申請や精算があった場合にアラートを配信する機能もあります。

旅程管理として、出張手配した交通手段やホテルなどの予約情報を、旅程に合わせて管理して容易に確認できる機能もあり、モバイルアプリを使って、出張中に旅程の確認も可能です。また、出張データをもとに出張費用の経費精算を行う機能も搭載されています。

出張手配には出張管理システムが有効

出張管理システムは、組織や企業が出張プロセスを効率化し、統合的に管理するためのツールです。出張管理システムのできる項目としては、出張予約と計画として、出張者が航空券、宿泊施設、交通手段などをオンラインで予約し、出張計画を立てることができます。

出張管理システムのメリットとしては、出張プロセスの自動化や統合により、手動作業の削減とプロセスの効率向上が実現されます。また、予算管理とコスト分析が容易になり、無駄な支出を削減するのに役立ちます。

さらに、出張データと情報が中央で一元管理されるので、管理者にとっても出張データが可視化され、透明性が増します。出張管理システムは、出張プロセスをより効率的かつ効果的に管理し、組織の経費削減やコンプライアンス遵守などの目標を達成するのに役立ちます。

出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM

年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM

まとめ

出張手配として、出張の計画を立てるために、いくつかの重要なステップがあり、それに沿って行う必要があります。出張の目的と同行者を確認し、出発日程を決定する段階で、スケジュールの調整と柔軟性を持たせることは、出張の成功につながります。

また、出張管理システムの導入は、出張プロセスの自動化や統合により、手動作業の削減とプロセスの効率向上が実現されます。さらに、予算管理とコスト分析が容易になり、無駄な支出を削減するのに役立ちます。

今後、出張手配の効率化やコスト削減を目指す場合には、出張管理システムの導入も視野に入れて検討してください。