チームでタスク管理を行うメリットや問題点とは？管理のコツも解説

チーム単位で業務にあたる企業では、個人だけでなくチームでのタスク管理が必要です。チームでタスク管理することで、コミュニケーションが活性化され業務効率化に繋がります。この記事では、チームでタスク管理を行うメリットや起こりがちな問題、管理のコツなどを解説します。

目次

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1. そもそもタスク管理とは
2. チームでタスク管理を行うメリット
3. チームのタスク管理で起こりがちな問題
4. チームでタスク管理を行う際のコツ
5. チーム向けタスク管理ツールの導入で得られる効果
6. チーム向けタスク管理ツールを選ぶ際のポイント
7. まとめ

そもそもタスク管理とは

タスクとは、プロジェクト遂行のためにチームメンバーに割り当てられる小さな単位の業務のことで、円滑なプロジェクトの進行には適切なタスク管理が必要です。例えば、タスクの内容・量や進捗状況の把握のほか、タスクの進め方・緊急度や優先順位の決定などがタスク管理に含まれます。

一つのタスクに取り組む「シングルタスク」、複数の作業の同時進行を「マルチタスク」、時間や日時が定められたものが「ルーチンタスク」と呼ばれ、これらタスクが複合され「プロジェクト」になります。

従来のタスク管理はエクセルやスプレッドシートなどを用いるのが一般的でしたが、手動のタスク管理には限界があります。そこで注目されているのが、タスク管理ツールです。ツールを導入することでチームメンバー各人のタスクを一元的に管理することができ、プロジェクト全体の進捗状況の把握も容易になります。

チームでタスク管理を行うメリット

タスク管理は個人でも行えますが、チームで行うことで多くのメリットが得られます。ここでは、チームでタスク管理を行うメリットを5つに分けて詳しく見ていきましょう。

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仕事量が均等になる

タスク管理をチームで行うと、各メンバーに均等に仕事を振り分けられるようになり、仕事量を調整しやすくなります。しっかりとタスク管理をしていない場合、従業員によって仕事量や難易度が大きく異なってしまう場合もあります。

各メンバーが公平に仕事をこなせるようにするためにも、チームでのタスク管理がおすすめです。例えば、納期が迫っている仕事を同じ人にばかり振ると、間に合わない可能性があります。一方で、複数人に振り当てれば納期に間に合わせられるでしょう。

責任感が生まれる

タスク管理を個人で行うと自分だけの管理となり、雑になってしまうことも少なくありません。一方で、チームでタスク管理を行っている場合、ほかの人から見られている意識が強くなるため、自然と責任感が生まれます。

期限や仕事の質を守ることはもちろん、それぞれの業務に関する意識も違ってきます。各業務をスムーズにこなし、質や納期を守るためにもタスクはチームで管理するのがおすすめです。複数人で管理し、一人ひとりが責任感を持てるようにしましょう。

コミュニケーションが活性化する

タスクを個人で管理する場合は周りとコミュニケーションをとる必要はありませんが、チームで管理するとなると一定のコミュニケーションが必要です。そのため、個人よりもチームでタスク管理を行ったほうが、コミュニケーションがより活発になります。

チーム全体の進捗状況にあわせてコミュニケーションを取ったり、お互いに報告し合ったりすることで、社内の雰囲気も明るくなります。各従業員がしっかりとコミュニケーションを取れていれば、認識のズレや勘違いによるミスなども減ります。

業務が見える化され進捗状況を共有できる

チームでタスク管理を行うと、業務が見える化されチーム全体で進捗状況を共有できるようになります。それぞれのタスクに対して、「誰が」「どこまで」進めたのかが一目で把握できるため、メンバー同士で常に進捗状況を把握しながら業務を遂行できます。

進捗状況が共有できると、どこの作業が遅れているのかもわかりやすくなり、協力し合いながら効率よく作業を進められるのも大きなメリットです。

予定以上に作業が進んでいる部分は一旦ストップし、遅れている部分に手を貸すなど、状況に応じた判断ができるようになります。進捗状況の共有はチームワークの向上にも繋がるため、常にお互いの状況を把握しながら進めていきましょう。

トラブルに対処しやすくなる

個人でタスク管理を行っている中で遅れやミスが出た場合、基本的に自分でカバーしなければなりません。しかし、チームでタスク管理を行えば、想定外のトラブルや遅延が起こった際でもチーム全体でカバーすることができます。

進捗状況を見れば遅れやミスも一目で分かり、大きなトラブルになる前にヘルプを出せるでしょう。チームでのタスク管理は作業効率をアップさせられるだけでなく、遅延やミスを早急に見つけ出して被害を最小限に抑えられるのも大きなメリットです。

チームのタスク管理で起こりがちな問題

チームでのタスク管理には、進捗状況の共有やコミュニケーションの活性化など多くのメリットがありますが、さまざまな問題が起こるケースもあります。ここでは、チームのタスク管理で起こりがちな問題を3つに分けて見ていきましょう。

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目標が曖昧

チームのタスク管理で起こりがちな問題として、チームのメンバーが目標を把握していないことが挙げられます。メンバー全員が何のためのタスクなのか把握していない場合、優先順位がつけにくくなったり、進捗状況を把握しにくくなったりします。

また、目標が頭に入っていないことで、タスクの成果を評価しにくくなるのもデメリットです。評価されなければメンバーのモチベーションも下がり、業務効率がどんどん悪くなってしまいます。

何を優先すべきか、何を基準に評価するべきなのかを明確にするためにも、目標の設定や浸透はしっかりと行わなければなりません。チーム全体のパフォーマンスを向上させるためにも、目標は明確に設定しましょう。

工数の見積もりが甘い

チームで行うタスク管理において、工数の見積もりが甘いとタスクの遅延やチームメンバーの負担増加などのデメリットが発生します。また、予算をしっかりと把握しておくためにも、工数の見積もりは正しく行わなければなりません。

工数の見積もりが甘いとタスクの完了までに必要な時間が長くなり、遅延につながります。また、チームメンバーは本来の仕事に加えて遅れたタスクの対応に追われ、負担が増加します。

チームでタスク管理を行う際には、工数の見積もりを慎重に行うことが重要です。タスクを細かく分解しながら工数を正しく把握し、難易度や複雑さを考慮しながら過去のデータに基づいて見積もりを行いましょう。

コミュニケーション不足

コミュニケーション不足は、チームのタスク管理において最も大きな問題の1つです。コミュニケーションが不足すると誰が何の作業をしているのかわからなくなり、タスクの進捗状況が把握できません。

また、タスクの依存関係を把握したり、変更や調整を行ったりするのも難しくなります。コミュニケーションを密に取っていない場合、トラブルや問題が発生した際に対応が遅れることもあり、結果的にチームワークが低下していくでしょう。

チームワークが低下すると、チーム全体のパフォーマンスが低下し、プロジェクトの成功が難しくなります。チームでタスク管理を行う際には、コミュニケーションを積極的に行うことが重要です。定期的なミーティングや会議なども行いましょう。

チームでタスク管理を行う際のコツ

チームでタスク管理を行う際には、目標達成までのタスクを細分化するなど、さまざまなポイントに注目しましょう。ここでは、成功させるためのコツを5つに分けて解説します。

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目標達成までのタスクを細分化する

チームでのタスク管理を成功させるためには、目標達成までのタスクを細分化させることが重要です。タスクの抽象度が高いとタスクの目的やゴールが明確にならず、タスクの進捗状況を把握しにくいほか、タスクの依存関係が把握しにくいなどのデメリットが発生します。

また、タスクの優先順位を決めにくく、タスクの変更や調整が難しい点にも注意が必要です。トラブルや問題が発生した際に対応の遅れを出さないためにも、タスクを細分化して抽象度を下げ、タスク管理の目的・ゴールを明確にしましょう。

適切な優先順位・期限を設ける

細分化したタスクに優先順位をつけ、期限を設けることはチームでタスク管理を行う上で非常に重要です。優先順位をつけると、チームメンバーはどのタスクを優先して取り組むべきか判断しやすくなります。

期限を設けるとタスクを期日までに完了するためのスケジュールを立てられるようになり、スムーズに業務が進められます。優先順位をつけるときには、タスクの重要度と緊急度を判断し、タスクの依存関係を考慮することが大切です。

期限を設ける際は、タスクの難易度や必要時間、チームメンバーのスケジュールを考慮しましょう。優先順位と期限を適切に設定すれば、チームメンバーはタスクを効率的に進めることができ、プロジェクトの成功に繋がります。

状況に応じてスケジュールを修正する

チームでタスク管理を行う際は、状況に応じてスケジュールを修正することも大切です。不測の事態が発生した際は、最初に設定した期限に縛られず、全体のスケジュールを確認しながら臨機応変に対応しましょう。

設定した期日に囚われすぎると、全体のスケジュールが崩れる可能性もあります。今一度、優先順位などをつけながらリスケジュールを行いましょう。

メンバー同士でタスクの状況を配慮し合う

チームでタスク管理を行う際には、メンバー同士でタスクの状況を配慮し合うことが重要です。本人が抱えているタスクだけでなく、他のメンバーのタスクにも遅れが生じていないかなど、常にフォローし合うことでタスクの遅延やトラブルの対策を早期に行えます。

また、チームメンバーの負担を軽減しながら、全体のパフォーマンスを向上させられるのもメリットです。常に進捗状況を把握しながら、お互いに配慮しあって進めていきましょう。

タスク管理ツールを活用する

チームでタスク管理を行う際には、タスク管理ツールを活用しましょう。タスク管理ツールとは、タスクの管理に特化したソフトウェアです。タスクの作成・割り当て・進捗状況の把握・報告・コミュニケーションなど、タスク管理に必要な機能を備えています。

従来のエクセルでのタスク管理は、管理表に日付などを入力することで進捗を管理していましたが、エクセルはあくまでも表計算ツールなため、タスク管理に必要な機能が網羅されてはいません。

タスク管理を効率的に行うには、エクセルなどではなく、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

チーム向けタスク管理ツールの導入で得られる効果

チーム向けタスク管理ツールは、個人ではなくチームでタスク管理を行うために必要な機能が網羅されています。ここからは、チーム向けタスク管理ツールの導入で得られる効果を解説します。

コミュニケーションツールの導入コストを削減できる

メッセージ機能のあるタスク管理ツールを選べば、コミュニケーションツールを別で導入する必要がなくなり、導入コストの削減が可能です。

また、タスクを管理している中で確認したいことが発生した際は、コミュニケーションツールを開かずにタスク管理ツール内でメッセージを送り、確認できます。複数のツールやシステムを使い分ける手間と、タイムロスがなくなります。

部下のタスク管理がしやすくなる

チーム向けタスク管理ツールの導入により、チームリーダーは部下のタスク管理がしやすくなります。リーダーや管理職の経験が少ない場合、適切なタスク管理ができず、プロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性があります。

タスク管理ツールを使用すれば部下の進捗状況などをリアルタイムで確認できるため、リーダー経験が少なくても適切なタスク管理が行えます。

チームリーダーにとって部下のタスク管理は重要な業務でもあるため、経験の少なさをカバーしてくれるタスク管理ツールを活用するメリットは、プロジェクト全体にも影響します。

チーム向けタスク管理ツールを選ぶ際のポイント

タスク管理ツールをチームに導入する際には、チームの人数に対応しているツールを選ぶほか、機能面にも注目する必要があります。ここでは、チーム向けタスク管理ツールを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

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チームの人数に対応しているか

タスク管理ツールは個人や少人数で使えるようなものから、10人以上の大人数で使えるものまで幅広く用意されています。プロジェクトのチームメンバーの人数にあわせ、対応しているタスク管理ツールを選びましょう。

「同時にアクセスできるか」「何人まで権限を与えられるか」などに注目しながら選ぶのがおすすめです。チームメンバーが増える可能性がある場合には、対応できる人数に余裕のあるものを選びましょう。

ノート機能があるか

チームでタスク管理する際は、ノート機能がついたものを選ぶのがおすすめです。ノート機能があると、タスクの目的や背景を記録しておくことができます。また、タスクの進捗状況や課題などを書き留めておけるのがメリットです。

タスクに関する議論やフィードバックも残しておけるため、管理する際に役立ちます。進捗状況や課題を記録しておくと、チームメンバー間でのコミュニケーションを円滑に行うことが可能です。また、フィードバックを記録しておくとタスクの改善に役立ちます。

メッセージ機能があるか

チームでタスク管理する際は、メッセージ機能の有無にも注目しましょう。メッセージ機能があると、タスクに関する情報を簡単にやり取りできるほか、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握することが可能です。

トラブルや問題が発生した際に迅速に対応できるため、大きなトラブルになる前に解決できます。タスクに関する情報を簡単にやり取りすることができるため、チームメンバー間でのコミュニケーションを円滑に行えるのもメリットです。

メンバー全員が使いやすいか

チームでタスク管理ツールを導入する際には、チームメンバーのITツールへの親和度も配慮しながら選びましょう。ITツールへの親和度が高いツールを選ぶと、チームメンバーはツールを使いこなすための時間を短縮可能です。

メンバー全員が簡単に使いこなせれば、タスク管理に集中できます。また、ツールの使い方が簡単であれば、チームメンバーの負担を軽減可能です。ITツールへの親和度が低いツールを選ぶと、チームメンバーへの負担が大きくなる可能性があるため注意しましょう。

まとめ

タスク管理は個人で行うだけでなく、プロジェクトのチームメンバーと共に管理する方法もあります。全員で管理することで進捗状況がリアルタイムで把握できるようになり、遅延や大きなトラブルを未然に防げるようになるでしょう。
チームでタスク管理を行う際には、タスク管理ツールの導入がおすすめです。タスク管理ツールにも多くの種類があるため、機能面や操作性などに注目しながら自社のスタイルに合ったものを選びましょう。