チームでのタスク管理成功のコツとは｜プロジェクト進捗の円滑化や情報共有もシームレスに◎無料ツールも

チーム単位で業務にあたる企業では、個人だけでなくチームでのタスク管理が必要です。本記事では、チームでのタスク管理・ToDo管理を成功させるコツや、タスク管理ツールの選び方をご紹介。コミュニケーションの活性化や業務効率アップには、最適なタスク管理ツール選びが重要です。

目次

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1. タスク管理ツールの始め方
2. タスク管理・ToDo管理ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
3. タスク管理とは
4. チームでタスク管理を成功させるコツ
5. タスク管理ツールの選び方（比較ポイント）
6. タスク管理ツール導入の仕方と注意点
7. 【もっと詳しく】タスク管理ツールの選び方
8. まとめ

タスク管理ツールの始め方

タスク管理ツールの一般化により、プロジェクトや業務の進行状況が可視化され、効率的なタスク追跡やリソース管理ができるようになりました。AI（人工知能）を取り入れ、各業務の最適化の精度も向上し、今後はより高度かつ柔軟で、自社の体系・ワークフローに適応したタスク管理ツールの選定が求められます。

タスク管理ツールの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なタスク管理ツールを選びましょう。

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タスク管理とは

タスクとは、プロジェクト遂行のためにチームメンバーに割り当てられる小さな単位の業務のことで、円滑なプロジェクトの進行には適切なタスク管理が必要です。タスクの内容・量や進捗状況の把握のほか、タスクの進め方・緊急度や優先順位の決定などがタスク管理に含まれます。

1つのタスクに取り組む「シングルタスク」、複数の作業の同時進行を「マルチタスク」、時間や日時が定められたものが「ルーチンタスク」と呼ばれ、これらタスクが複合され「プロジェクト」になります。

従来のタスク管理はエクセルやスプレッドシートなどを用いるのが一般的でしたが、手動のタスク管理には限界があります。そこで注目されているのが、タスク管理ツールです。ツールを導入することでチームメンバー各人のタスクを一元的に管理することができ、プロジェクト全体の進捗状況の把握も容易になります。

チームでタスク管理を行うメリット

タスク管理は個人でも行えますが、チームで行うことで多くのメリットが得られます。ここでは、チームでタスク管理を行うメリットを5つに分けて詳しく見ていきましょう。

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仕事量が均等になる

タスク管理をチームで行うと、各メンバーに均等に仕事を振り分けられるようになり、仕事量を調整しやすくなります。しっかりとタスク管理をしていない場合、従業員によって仕事量や難易度が大きく異なってしまう場合もあります。

各メンバーが公平に仕事をこなせるようにするためにも、チームでのタスク管理がおすすめです。例えば、納期が迫っている仕事を同じ人にばかり振ると、間に合わない可能性があります。一方で、複数人に振り当てれば納期に間に合わせられるでしょう。

責任感が生まれる

タスク管理を個人で行うと自分だけの管理となり、雑になってしまうことも少なくありません。一方で、チームでタスク管理を行っている場合、ほかの人から見られている意識が強くなるため、自然と責任感が生まれます。

期限や仕事の質を守ることはもちろん、それぞれの業務に関する意識も違ってきます。各業務をスムーズにこなし、質や納期を守るためにもタスクはチームで管理するのがおすすめです。複数人で管理し、一人ひとりが責任感を持てるようにしましょう。

コミュニケーションが活性化する

タスクを個人で管理する場合は周りとコミュニケーションをとる必要はありませんが、チームで管理するとなると一定のコミュニケーションが必要です。そのため、個人よりもチームでタスク管理を行ったほうが、コミュニケーションがより活発になります。

チーム全体の進捗状況にあわせてコミュニケーションを取ったり、お互いに報告し合ったりすることで、社内の雰囲気も明るくなります。各従業員がしっかりとコミュニケーションを取れていれば、認識のズレや勘違いによるミスなども減ります。

業務が見える化され進捗状況を共有できる

チームでタスク管理を行うと、業務が見える化されチーム全体で進捗状況を共有できるようになります。それぞれのタスクに対して、「誰が」「どこまで」進めたのかが一目で把握できるため、メンバー同士で常に進捗状況を把握しながら業務を遂行できます。

進捗状況が共有できると、どこの作業が遅れているのかもわかりやすくなり、協力し合いながら効率よく作業を進められるのも大きなメリットです。

予定以上に作業が進んでいる部分は一旦ストップし、遅れている部分に手を貸すなど、状況に応じた判断ができるようになります。進捗状況の共有はチームワークの向上にも繋がるため、常にお互いの状況を把握しながら進めていきましょう。

トラブルに対処しやすくなる

個人でタスク管理を行っている中で遅れやミスが出た場合、基本的に自分でカバーしなければなりません。しかし、チームでタスク管理を行えば、想定外のトラブルや遅延が起こった際でもチーム全体でカバーすることができます。

進捗状況を見れば遅れやミスも一目で分かり、大きなトラブルになる前にヘルプを出せるでしょう。チームでのタスク管理は作業効率をアップさせられるだけでなく、遅延やミスを早急に見つけ出して被害を最小限に抑えられるのも大きなメリットです。

チームのタスク管理で起こりがちな問題

チームでのタスク管理には、進捗状況の共有やコミュニケーションの活性化など多くのメリットがありますが、さまざまな問題が起こるケースもあります。ここでは、チームのタスク管理で起こりがちな問題を3つに分けて見ていきましょう。

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目標が曖昧

チームのタスク管理で起こりがちな問題として、チームのメンバーが目標を把握していないことが挙げられます。メンバー全員が何のためのタスクなのか把握していない場合、優先順位がつけにくくなったり、進捗状況を把握しにくくなったりします。

また、目標が頭に入っていないことで、タスクの成果を評価しにくくなるのもデメリットです。評価されなければメンバーのモチベーションも下がり、業務効率がどんどん悪くなってしまいます。

何を優先すべきか、何を基準に評価するべきなのかを明確にするためにも、目標の設定や浸透はしっかりと行わなければなりません。チーム全体のパフォーマンスを向上させるためにも、目標は明確に設定しましょう。

工数の見積もりが甘い

チームで行うタスク管理において、工数の見積もりが甘いとタスクの遅延やチームメンバーの負担増加などのデメリットが発生します。また、予算をしっかりと把握しておくためにも、工数の見積もりは正しく行わなければなりません。

工数の見積もりが甘いとタスクの完了までに必要な時間が長くなり、遅延につながります。また、チームメンバーは本来の仕事に加えて遅れたタスクの対応に追われ、負担が増加します。

チームでタスク管理を行う際には、工数の見積もりを慎重に行うことが重要です。タスクを細かく分解しながら工数を正しく把握し、難易度や複雑さを考慮しながら過去のデータに基づいて見積もりを行いましょう。

コミュニケーション不足

コミュニケーション不足は、チームのタスク管理において最も大きな問題の1つです。コミュニケーションが不足すると誰が何の作業をしているのかわからなくなり、タスクの進捗状況が把握できません。

また、タスクの依存関係を把握したり、変更や調整を行ったりするのも難しくなります。コミュニケーションを密に取っていない場合、トラブルや問題が発生した際に対応が遅れることもあり、結果的にチームワークが低下していくでしょう。

チームワークが低下すると、チーム全体のパフォーマンスが低下し、プロジェクトの成功が難しくなります。チームでタスク管理を行う際には、コミュニケーションを積極的に行うことが重要です。定期的なミーティングや会議なども行いましょう。

チームでタスク管理を成功させるコツ

チームでタスク管理を行う際には、目標達成までのタスクを細分化するなど、さまざまなポイントに注目しましょう。ここでは、成功させるためのコツを5つに分けて解説します。

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目標達成までのタスクを細分化する

チームでのタスク管理を成功させるためには、目標達成までのタスクを細分化させることが重要です。タスクの抽象度が高いとタスクの目的やゴールが明確にならず、タスクの進捗状況を把握しにくいほか、タスクの依存関係が把握しにくいなどのデメリットが発生します。

また、タスクの優先順位を決めにくく、タスクの変更や調整が難しい点にも注意が必要です。トラブルや問題が発生した際に対応の遅れを出さないためにも、タスクを細分化して抽象度を下げ、タスク管理の目的・ゴールを明確にしましょう。

適切な優先順位・期限を設ける

細分化したタスクに優先順位をつけ、期限を設けることはチームでタスク管理を行う上で非常に重要です。優先順位をつけると、チームメンバーはどのタスクを優先して取り組むべきか判断しやすくなります。

期限を設けるとタスクを期日までに完了するためのスケジュールを立てられるようになり、スムーズに業務が進められます。優先順位をつけるときには、タスクの重要度と緊急度を判断し、タスクの依存関係を考慮することが大切です。

期限を設ける際は、タスクの難易度や必要時間、チームメンバーのスケジュールを考慮しましょう。優先順位と期限を適切に設定すれば、チームメンバーはタスクを効率的に進めることができ、プロジェクトの成功に繋がります。

状況に応じてスケジュールを修正する

チームでタスク管理を行う際は、状況に応じてスケジュールを修正することも大切です。不測の事態が発生した際は、最初に設定した期限に縛られず、全体のスケジュールを確認しながら臨機応変に対応しましょう。

設定した期日に囚われすぎると、全体のスケジュールが崩れる可能性もあります。今一度、優先順位などをつけながらリスケジュールを行いましょう。

メンバー同士でタスクの状況を配慮し合う

チームでタスク管理を行う際には、メンバー同士でタスクの状況を配慮し合うことが重要です。本人が抱えているタスクだけでなく、他のメンバーのタスクにも遅れが生じていないかなど、常にフォローし合うことでタスクの遅延やトラブルの対策を早期に行えます。

また、チームメンバーの負担を軽減しながら、全体のパフォーマンスを向上させられるのもメリットです。常に進捗状況を把握しながら、お互いに配慮しあって進めていきましょう。

タスク管理ツールを活用する

チームでタスク管理を行う際には、タスク管理ツールを活用しましょう。タスク管理ツールとは、タスクの管理に特化したソフトウェアです。タスクの作成・割り当て・進捗状況の把握・報告・コミュニケーションなど、タスク管理に必要な機能を備えています。

従来のエクセルでのタスク管理は、管理表に日付などを入力することで進捗を管理していましたが、エクセルはあくまでも表計算ツールなため、タスク管理に必要な機能が網羅されてはいません。

タスク管理を効率的に行うには、エクセルなどではなく、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

タスク管理ツールの選び方（比較ポイント）

タスク管理ツール選びを失敗しないための重要な比較ポイントを3点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】タスク管理ツールの選び方」をご覧ください。

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ツールのタイプを確認

タスク管理ツールのタイプは、「カンバン方式」と「ガントチャート」の2種に大別できます。それぞれの特徴は以下の通りです。

1. カンバン方式：「カンバン」というカードでタスクを管理する
2. ガントチャート方式：タスクの進捗状況を棒グラフ化する

それぞれの特徴や強みを理解し、自社に適した方式のツールを選びましょう。ここからは、カンバン方式とガントチャート方式について詳しく解説します。

カンバン方式

カンバン方式は、タスクをカンバンというカードで管理する方法です。カードには誰が・何をすべきかというタスク情報が記載されており、終了次第アーカイブされていきます。

掲示板にタスク内容を書いた付箋を並べるようなイメージです。各付箋をタスクの進捗状況に応じて「未着手」「進行中」「完了」に分類し、完了になった付箋は取り除きます。カンバン方式には、次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 誰が何をすべきかが一目でわかる
2. 他メンバーの進捗状況が可視化でき、個別の声かけなどのコミュニケーションを促進できる
3. 未着手・遅れが出ているタスクをチーム全体で把握でき、タスクの抜け・漏れを防止できる
4. フォーマットが統一されているため、入力すべき情報を統一化できる
5. 各人の実績が可視化しやすく、適正な人事評価が可能になる

【デメリット】

1. タスクごとの重要性・比重が把握しづらい
2. タスクの時系列を整理できないため、スケジュール管理が難しい

カンバン方式は、今やるべきタスクをわかりやすく整理したい場合に適しています。ただし、時系列でのタスク管理は難しいため、カンバンにタスク開始日や納期を入力するといった対策が必要です。

ガントチャート

ガントチャート方式は、ガントチャート（進行表）を活用する方式で、各人のタスク状況をグラフで表す点が特徴的です。なお、グラフは縦軸にタスク・工程、横軸に日時を配するのが一般的です。ガントチャート方式には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. タスクのスケジュールや達成状況を視覚的に把握しやすい
2. プロジェクト全体の進捗状況を可視化できる
3. 専門知識がない従業員でも利用しやすい

【デメリット】

1. 作業内容の工数は把握できない
2. タスクの相互関係がわりにくいため、優先順位がつけづらい

ガントチャート方式は、タスクの開始日時・終了日時をわりやすく整理したい場合に適しています。一方で、タスクの内容や優先順位は把握しづらいため、PERT図などの別表の併用がおすすめです。

タスクの登録・管理が簡単にできる操作性か

タスク管理ツールは、タスクの登録が簡単にできるものがおすすめです。タスク登録が煩雑な場合、従業員が使うのが面倒になってしまい、せっかく導入したツールが社内に浸透しない恐れがあります。

入力項目や登録までの工程数が少ないものは手間が少なく、扱いやすいです。ただし、入力項目があまりに少なすぎる場合は、必要な情報を集約できません。無料トライアルなどを利用し、使いやすさと情報量のバランスを見極めましょう。

自社に必要な機能が揃っているか

タスク管理ツールの実装機能は、製品によって異なります。自社のタスク管理を効率化するには、当然ながら自社が必要とする機能を備えたツールを選ぶ必要があります。

スケジュール管理機能やプロジェクト管理機能といった基本的な機能はほとんどのタスク管理ツールに標準装備されています。併せて次のような機能があるツールは、どのような企業でも使いやすいでしょう。

リマインド機能

リマインド機能とは、タスクの期限やクライアントへの納期が近づくと、自動で通知してくれる機能です。タスクの抜け・漏れによる期限切れを防止してくれます。

特にタスクの量が膨大なプロジェクトや、日々新しいタスクが発生するようなプロジェクトでは、古いタスクは新しいタスクに流されて見落とされがちです。

どれほど些細なタスクでも、抜け・漏れが発生すればプロジェクト全体の失敗につながります。リマインド機能を利用し、見逃してしまいそうなタスクも適切に管理しましょう。

タスク共有機能

他メンバーのリアルタイムのタスク状況を共有できる機能で、チームの人数が多いプロジェクトでの使用が特におすすめです。チーム全体でタスクを管理でき、人数が多くても全員のタスク管理が容易になります。

例えば未着手のタスクや進行が遅れているタスクをチーム全体でチェックできるため、発見次第、他メンバーがフォローに回ったり、タスクを割り当て直したりすることが可能です。

タスクの抜け・漏れや期限切れといったトラブルを回避できるため、安定したプロジェクトの進行を期待できます。

他ツールの連携機能

タスク管理ツールは、他ツール・システムと連携させることで利便性が高まります。例えば、チャットツールと連携させれば、チームでの情報共有がよりスムーズに行えます。

あるいは、すでに社内で運用しているシステムと連携させるのもおすすめです。カレンダーツールやスケジュール管理ツールはすでに活用している企業も多いでしょう。

また、他ツールと連携させることで、その機能を省いたタスク管理ツールも選定が可能になる点もメリットです。一般的に機能数が少ないツールほど利用料金も安いため、導入コストの節約になるでしょう。

なお、ツール同士を連携させる場合は相性が大切です。複数のツールを連携させたい場合は、そもそも連携可能なのか、また相性は良好かを必ずチェックしましょう。できれば無料トライアルなどを利用したテスト運用がおすすめです。

タスク管理ツール導入の仕方と注意点

タスク管理ツールの導入・運用を成功させるには、事前の準備が重要です。特に導入目的の明確化・料金体系の確認は費用対効果に直結するため、慎重に対応しましょう。ここからは、タスク管理ツール導入に際して注意すべきポイントを解説します。

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1. 導入目的を明確にする

自社にとって最適なタスク管理ツールを選ぶには、導入目的を明確化しておく必要があります。例えばツールの導入によって解決すべき課題や達成したい目標を具体的に設定しましょう。この作業により、自社にとって必要な機能を備えたツールが絞り込めます。

反対に導入目的が曖昧な場合、どのような機能があるツールを選ぶべきかが判断できないため、自社にそぐわないツールを選び取る可能性があります。導入効果を実感できないだけでなく、コストの浪費にもつながるでしょう。

また、タスクのスケジュール管理を強化したい場合は、スケジュール管理機能やタスク管理機能に特化したツールがおすすめです。リモートワークや在宅勤務の従業員が多い企業では、マルチデバイス対応のツールが適しています。

2. 料金体系が自社に合っているか確認

料金体系も重要な選定ポイントです。タスク管理ツールの料金体系には、大きく分けて次の3種類があります。

1. 月額料金制：ユーザー数に応じて料金が変動する
2. 月額固定制：ユーザー数などに関係なく月々一律の利用料金
3. 買い切り型：月額の利用料金はないが、最初の導入費用（ソフトウェア購入費用など）が高額

月額料金制・月額固定制は主にクラウド型の料金体系です。インストール型は買い切り型になります。それぞれ発生する費用の比重が異なるため、自社の従業員規模などを考慮しながら最適な料金形態を選定しましょう。

なお、タスク管理ツールの中には無料で利用できるものもあります。有料ツールに比べれば機能やユーザー数が制限されているものが多いですが、シンプルなツールを求めている企業に向いています。

3. テスト運用を行って導入を検討する

タスク管理ツールは、本格導入前にテスト運用するのがおすすめです。無料トライアルなどを利用しましょう。

テスト運用することで、実際の操作性を確かめたり、予期しなかった弱点を発見できたりします。また、導入前にワンクッションを置くことで、本格的なツールの運用開始後も現場での混乱やトラブルが起こりにくくなります。

4. 効果検証を行う

運用開始後は、定期的な効果検証を行うことも重要です。タスク管理ツール導入の主な目的は生産性向上であるため、実際にプロジェクトが円滑に進行しているかを検証しましょう。

効果を測るためには、事前にKPIを設定しておくのがおすすめです。KPIとしては、タスクの完了率や残業時間、プロジェクトの遅延率などが考えられます。業務改善の効果が出ていない場合、管理方法やツールの見直しも検討しましょう。

【もっと詳しく】タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツール選びでは先述した他、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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導入形態を確認

タスク管理ツールの導入形態には、クラウド型とインストール型の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解し、自社に適した形態を選択しましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に用意されたサーバーにアクセスして、サービスを利用する形態です。サーバーの設置やシステムの構築は提供会社が行います。クラウド型には次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 導入コストが比較的安い
2. 導入までの期間が比較的短い
3. モバイル端末と連携させれば社外からでもシステムにアクセスできる
4. セキュリティ対策やアップデートは提供会社が行う

【デメリット】

1. 通信環境が必須
2. 通信障害などの影響を受けやすい
3. 自社にあわせた柔軟なカスタマイズは難しい
4. サーバーがインターネット上にあるため、情報漏洩などのリスクが比較的高い

インストール型

インストール型は、自社内に設置したサーバーにソフトウェアをインストールする方式です。「オンプレミス型」「パッケージ型」などとも呼ばれます。

インストール型はクラウド型と異なり、サーバーの設置やシステムの構築は自社で行う必要があります。それに伴い、次のようなメリット・デメリットがあります。

【メリット】

1. 自社の状況にあわせた柔軟なカスタマイズが可能
2. 組織内のサーバーを利用するため情報漏洩などのリスクが比較的低い
3. オフラインでも利用でき、通信環境に左右されない

【デメリット】

1. 導入コストが高額になりやすい
2. 導入・運用・保守には専門知識やスキルを有した人材が必要
3. セキュリティ対策やアップデートは自社で行う

マルチデバイスに対応しているか

タスク管理ツールはPCでの利用が一般的ですが、製品によってはスマートフォンやタブレットなどで利用できる「マルチデバイス対応」のものもあります。

マルチデバイス対応のタスク管理ツールは、社外からでもタスク状況を管理できる点がメリットです。緊急時の対応はもちろん、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。時間・場所に縛られずにタスク管理できるため、業務の効率化にもつながります。

サポート体制が充実しているか

タスク管理ツールの選定では、提供会社のサポート体制の充実度にも注目しましょう。サポート体制が充実しているツールほど、導入・運用のトラブルのリスクを低減できます。

例えばデザイン・レイアウトの変更に柔軟に対応してくれるツールがおすすめです。特にタスク管理ツールの表示形式はカンバン方式・カレンダー方式・ToDo方式など種類が多いため、自社にとって使いやすいレイアウトに設定できるものが良いでしょう。

導入前後のトラブルを減らしたい場合は、導入支援があるツールや操作・利用法の問い合わせ対応があるツールがおすすめです。併せて、サポート方法（チャットや訪問）・サポート日時（早朝深夜や休日対応）も事前に確認しましょう。

まとめ

タスク管理は個人で行うだけでなく、プロジェクトのチームメンバーと共に管理する方法もあります。全員で管理することで進捗状況がリアルタイムで把握できるようになり、遅延や大きなトラブルを未然に防げるようになるでしょう。

チームでタスク管理を行う際には、タスク管理ツールの導入がおすすめです。タスク管理ツールにも多くの種類があるため、機能面や操作性などに注目しながら自社のスタイルに合ったものを選びましょう。