プロジェクト管理ツールとは？ガントチャートなどの手法解説やメリット、ツール選びの失敗しないポイントも

プロジェクトでは「人・もの・お金・時間・情報」など多くのリソースを適切に管理する必要があり、成功率を高めるため、プロジェクト管理ツールの利用が一般化しました。本記事では、プロジェクト管理ツールの基本機能やメリットをご紹介。失敗しないツール選びで着目すべきポイントや導入手順をおさえ、業績向上をバックアップします。

目次

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1. プロジェクト管理ツールの始め方
2. プロジェクト管理ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
3. プロジェクト管理ツールとは
4. プロジェクト管理ツールのメリット
5. プロジェクト管理ツールのデメリット
6. プロジェクト管理ツールの機能
7. プロジェクト管理：代表的な手法
8. プロジェクト管理ツールの選び方
9. プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点
10. 【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方
11. まとめ

プロジェクト管理ツールの始め方

プロジェクト管理ツールの一般化により、プロジェクトの進行状況が可視化され、効率的なタスク追跡やリソース管理ができるようになりました。AI（人工知能）を取り入れ、各業務の最適化の精度も向上し、今後はより高度かつ柔軟で、自社の体系・ワークフローに適応したプロジェクト管理ツールの選定が求められます。

プロジェクト管理ツールの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なプロジェクト管理ツールを選びましょう。

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プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行状況やタスク、スケジュール、リソースの管理を一元的に行うためのツールです。これにより、プロジェクトの進行を効率的に行い、計画通りに進めることが可能となります。

特に複数のメンバーや部署が関与する大規模なプロジェクトでは、情報の一元管理や進捗の可視化が重要となるため、このようなツールの導入に向いています。

プロジェクト管理ツールの目的

プロジェクト管理ツールを導入する主な目的としては、プロジェクトの効率化と品質の向上です。具体的には、タスクの進捗状況の可視化やリソースの最適な割り当て、リスクの早期発見と対応、そしてチームメンバー間のコミュニケーションの円滑化などが挙げられます。

これにより、プロジェクトの遅延やコストオーバーを未然に防ぐとともに、品質の高い成果物を期限内に提供することが可能になります。

ガントチャートツールとの違い

ガントチャートツールは、タスクのスケジュールを時間軸上に可視化するツールです。タスクの開始日、終了日、依存関係にあるタスクなどが一目でわかります。そのため、計画の遅れなどを迅速に把握し、適切な対応を取ることができます。

一方、プロジェクト管理ツールは、ガントチャートの機能に加え、リソース管理、コスト管理、リスク管理など、プロジェクト全体の管理を行うための多様な機能を持っています。タスクの進捗だけでなく、プロジェクト全体の進行をサポートできます。

Excel管理との違い

Excelでのプロジェクト管理は、シート上にタスクやスケジュールを手動で入力し、管理する方法です。一方、プロジェクト管理ツールは、タスクの追加、編集、削除などの操作が直感的に行えるため、複数人での同時編集や履歴の管理も容易です。

また、Excelでは難しい設定やリソースの割り当ても、プロジェクト管理ツールでは簡単に行うことができます。このように、プロジェクト管理ツールはExcelよりも便利な管理機能を持っているため、特に大規模なプロジェクトの管理などに適しています。

＼プロジェクト管理についてはこちらで解説／

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行をスムーズにするだけでなく、情報共有がしやすくなることで、生産性を高めることも期待できます。そのため、重要なビジネスツールとして急速に普及してきました。

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プロジェクト管理を効率化できる

プロジェクト管理ツールの導入により、多岐にわたるプロジェクトの工程を効率的に管理することが可能となります。従来、手書きのノートやExcelシートなどで管理していたタスクや情報は、更新や共有に手間がかかるものでした。

従来、手書きのノートやExcelシートなどで管理していたタスクや情報は、更新や共有に手間がかかるものでした。しかし、プロジェクト管理ツールでは、これらの情報を一元的にデジタル上で管理できます。

プロジェクト管理を可視化できる

プロジェクトの進捗状況やタスクの優先度を明確にするための可視化は、効果的なプロジェクト遂行のために必要となります。プロジェクト管理ツールに組み込まれているガントチャートやダッシュボードは、これらの情報を視覚的に表現するため便利な機能です。

例えば、ガントチャートを利用することで、各タスクの期間や依存関係、全体の進捗状況を一覧で確認することができます。これにより、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、計画の修正やリソースの再配分などの調整が迅速に行えます。

情報共有が容易にできる

正確な情報の共有は、プロジェクトの進行において極めて重要な点です。プロジェクト管理ツールを使用することで、ファイルやドキュメント、コメントなどの情報を簡単に共有することができます。

これにより、チームメンバー間のコミュニケーションが活発化し、誤解や情報の齟齬を減少させることができます。さらに、プロジェクト管理ツールは、リモートワーク環境でもスムーズなコミュニケーションが可能になり、プロジェクトを円滑に進めることができます。

プロジェクト管理ツールのデメリット

プロジェクト管理ツールは、その多機能性や効率化のメリットを持つ一方で、環境作りやルール設定が必要になるなどのデメリットも存在します。これらのデメリットを理解し適切に対処することで、ツールを最大限に活用することが可能です。

環境作りやルール設定が必要

プロジェクト管理ツールを導入する際、最初に直面するのが環境の構築やルールの設定です。特に、Excelや紙ベースでの管理からの移行の場合、初期の取り組みが求められます。まず、ツールの操作方法や機能を理解するための研修やトレーニングが必要です。

また、チーム内での情報共有のルールやタスクの進捗報告の方法など、新しいワークフローを確立する必要があります。このような初期の取り組みは、時間やコストがかかる場合があります。

さらに、この移行期間中には混乱やミスが発生するリスクもあるため、十分な準備とフォローアップが必要になります。

プロジェクト管理ツールの機能

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進行や成果物の品質を向上させるための様々な機能を持っています。これらの機能により、プロジェクトの大小や種類に関わらず、効率的な管理が実現します。

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ガントチャート機能（進捗管理機能）

ガントチャート機能は、プロジェクトの進捗を視覚的に把握するためのツールです。タスクやプロジェクトの経過などを時間軸上に表示することで、タスクの開始日や終了日、タスク間の依存関係、全体の進捗状況などが一目で確認できます。

この機能は、ドラッグ&ドロップ操作でタスクの期間を簡単に変更したり、新しいタスクを追加したりすることができます。さらに、遅延や計画の遅れなどのリスクを早期に把握し、適切な対応を取ることが可能となります。

スケジュール管理

スケジュール管理機能は、プロジェクトのタイムラインを効率よく管理するための機能です。プロジェクト全体のスケジュールや各タスクの期限を設定・管理することで、プロジェクトの期間や各タスクの開始・終了日を一元的に管理できます。

この機能により、遅延や重複を防ぐことができるだけでなく、リソースの最適な配分や優先順位の調整もスムーズに行えます。また、変更が発生した際の影響を予測し、適切な再スケジュルを組むことも可能となります。

タスク管理機能

タスク管理機能は、プロジェクトの中核をなすタスクのサイクルを効率的に管理するための機能です。プロジェクトに関連するタスクの追加や編集、削除、進捗状況の更新などを一元的に行うことができます。

また、タスクの優先度や担当者、期限などの情報を設定することで、タスクの進行状況や担当者の作業量をリアルタイムで確認することができます。この機能の導入により、タスクの進捗を常に最新の状態で把握・管理できます。

工数管理機能

部門・プロジェクトメンバーの業務工数を登録し管理します。進捗状況が容易に確認できるだけでなく、集計した工数を分析することで効果的な業務マネジメントを促進します。

業務配分の偏りや工数予測の齟齬を早期発見し、改善ができれば、プロジェクトの成功率も上がっていきます。データも並行して蓄積されていくので、以後の予測もより精度が高まっていくでしょう。

チャット機能

チャット機能は、プロジェクト管理ツール内でのリアルタイムなコミュニケーションを可能にする機能です。この機能を活用することで、チームメンバー間での情報伝達や疑問点の解消が迅速に行えます。

特に、リモートワークや異なる場所にいるチームメンバーとのコミュニケーションには欠かせない機能です。また、チャット履歴の保存機能により後から確認することも可能になるため、重要な情報の見落としを防ぐことができます。

レポーティング機能

レポーティング機能とは、プロジェクトの進捗状況をレポートとして作成し、管理できる機能です。顧客に向けたものや、社内の会議に必要な情報を抜粋した資料などを手間なく作成できます。

そのため、最新の進捗情報を報告書として共有できるメリットがあります。これにより、クライアントに安心感を持ってもらうだけでなく、双方の認識のずれを早いうちに修正するのに役立ちます。

情報共有機能

情報共有機能とは、プロジェクトに関連するファイルやドキュメントのアップロード、ダウンロードによって、共有を行うための機能です。設計書や参考資料、報告書などの情報をチーム内で簡単に共有することができます。

また、各ファイルやドキュメントにコメントや注釈を追加することで、詳細な指示やフィードバックを直接関連する情報とともに共有することができます。これにより、解釈の不一致による誤解を防ぎ、効率的な作業が可能になります。

原価・予算管理機能

原価・予算管理機能は、プロジェクトの財務面をしっかりとコントロールするための重要な機能です。原価管理では、プロジェクト・部門単位で原価を算出し、コストを最適化する判断や収益性分析ができます。

予算管理では、プロジェクトの予算設定や実際のコストの追跡、予算超過のリスクの監視などを一元的に行うことができます。コストの内訳、予算の使用目的、将来的な予算の見通しや調整箇所まで詳細情報を取得し、無駄のない金銭マネジメントの進行を実現します。

在庫管理機能

在庫管理機能とは、原材料や物品の在庫数把握、在庫数に応じた発注、棚卸管理ができる機能のことです。製造業に対応しているプロジェクト管理ツールに搭載されていることが多く、業務効率を後押ししてくれます。

無駄なコストや手間を省けるので、製造業には欠かせないシステムと言えます。この機能により在庫の過剰発注を防ぐことができるため、倉庫や店舗のスペース確保や会社の資金繰りにも役立ちます。

プロジェクト管理で管理すべき項目

プロジェクト管理において、成功に向けて順調な進行と品質の確保を実現するためには、さまざまなリソースを管理する必要があります。ここでは、プロジェクト管理で管理するべきリソースについて解説します。

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代表的な5項目

コスト管理

プロジェクト管理におけるコスト管理は、プロジェクトの予算と実績を分析し、コストの効果的な制御と予算内でのプロジェクト完了を実現するために重要なプロセスです。まず、プロジェクト開始前に詳細な予算を策定し、各フェーズでの予算を設定します。

プロジェクトが進行するにつれ、実際のコストを追跡し、予算内で進行しているか確認します。また、コスト管理はリスク評価にも関連しています。予期せぬ問題や変更が発生した場合、それがコストにどのような影響を与えるかを評価し、対応策を策定します。

コスト管理により、予算内でプロジェクトを効果的に実行し、無駄なコストを削減し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

要員管理

要員管理は適切なスキルやリソースの確保・人員の配置・モチベーション維持などを行います。プロジェクトに適切な人材を割り当て、その人材が効果的に作業できるようにサポートすることが重要です。

要員管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、スケジュールや予算を遵守し、品質を確保する役割を果たします。また、コミュニケーションやチーム形成も要員管理の一部であり、円滑なプロジェクト進行を支援します。

品質管理

品質管理は、プロジェクトの成果物やプロセスが設定された品質基準や要件を満たしているかどうかを確認し、必要に応じて品質の向上を図る業務です。

品質管理は品質計画の策定、品質保証の実施、品質管理の実行と監視など、さまざまなステップで構成されます。品質管理により、プロジェクト成果物の品質が確保され、顧客満足度が向上し、プロジェクトの目標達成に貢献します。

スケジュール管理

スケジュール管理は、プロジェクトの進行とタイムラインを効果的に管理するプロセスです。プロジェクトのタスクや活動を計画し、優先順位をつけ、時間的に配置します。また、進捗を追跡し、予定通りに進行しているかどうかを監視します。

スケジュール管理は、プロジェクトの遅延やリソースの適切な割り当て、リスクの管理などにも関連します。適切なスケジュール管理により、プロジェクトは予算内で完了し、品質を維持することができます。

リスク管理

リスク管理は、潜在的なリスクを特定し、適切な対策を策定します。リスクを最小限に抑え、プロジェクトの目標達成を確実にするためのプランニングとモニタリングに焦点を当てます。

プロジェクトの進行中は継続的に行われ、新たなリスクの特定や変更に柔軟に対応します。適切なリスク管理は、予算超過やスケジュール遅延などの問題を最小限に抑え、プロジェクトの進行をスムーズにします。

その他の項目

上記で紹介した他にも、プロジェクト管理のQCD（品質・コスト・納期）を効率的に管理するため、「PMBOK」では次のような要素が項目として設定されています。

世界基準のプロジェクトマネジメント技法：PMBOKとは

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）は、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたもので、1996年に初版が発行されて以来改訂を重ね、現在は第7版が最新となっています。

プロジェクトを統合管理・スコープ管理・スケジュール管理・コスト管理・品質管理など10種類の知識エリアに分割します。10種類の知識エリアをさらに「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分類したものを基盤として管理します。

PMBOKでは、QCD（品質・コスト・納期）の効率的な管理が可能です。しかし、プロセスの枠組みが明確化される反面、柔軟性や想定外の事態への対応には不向きとされています。

プロジェクトマネジメントは世界の様々な現場で重要視され、PMP（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）の国際資格が設けられると共に、年々注目度が高まっています。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、複雑なタスクや活動を統合し、計画的かつ効果的に実行して、プロジェクトの成功を支援します。ここでは、プロジェクト管理の主な目的として3つの項目について解説します。

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要件を達成するため

プロジェクトは通常、特定の目標や要求事項を満たすために実施され、要件は納期・予算・品質・スコープ・リスクなど、多岐にわたります。プロジェクト管理はこれらの要件を確実に満たすために計画・実行・監視・調整のプロセスを通じてプロジェクトを推進します。

一方で、プロジェクト管理を適切に行わない場合、納期の遅延・予算超過・品質低下などのリスクが生じる可能性があります。これらの問題はプロジェクトの成功を危うくし、結果として企業やプロジェクトチームに深刻な影響を及ぼす可能性があります。

したがって、プロジェクト管理は要件達成に焦点を当て、同時にリスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功させるために有効な手法です。

利益を最大化させるため

プロジェクト管理の主要目的は、組織や利害関係者に対して利益を最大化することです。プロジェクトが予算内で効率的に進行し、納期を守り、品質を確保することで、コスト削減や収益増加が実現されます。

また、競争力を高め、市場シェアを拡大するための新製品やサービスの開発、改善もプロジェクトによって達成されます。さらに、プロジェクト管理は顧客満足度を向上させ、信頼性を築く重要な手段でもあります。

発生しうるリスクへ対策を講じるため

プロジェクト管理を行わずに業務を進行した場合、以下のようなリスクが考えられます。

1. 各フェーズの時間配分がままならず、納期に間に合わない
2. 想定外のリスクや費用が発生し、予算オーバーになる
3. クライアントの求める品質を維持・達成できない

リスクが発生しては、プロジェクトの完遂は見込めないでしょう。クライアントの信頼が揺らぐ状況は、次の取引も危ういと言えます。このような状態を未然に防ぐためにも、プロジェクト管理がいかに重要か理解できます。

プロジェクト管理：代表的な手法

プロジェクト管理には、さまざまな手法やアプローチが存在します。これらの手法は、プロジェクトの性質や目標に合わせて選択され、効果的なプロジェクト進行を支援します。ここでは代表的なプロジェクト管理として、以下の3つの手法について解説します。

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WBS（Work Breakdown Structure）

WBSは「作業分解構造図」とも呼ばれ、プロジェクト全体を細かなタスクや作業パッケージに分解し、優先順位も含めツリー状で整理します。プロジェクトの全体像が明確になることで、コスト・スケジュール・リスクなど各項目の管理も容易になり、タスク間の依存関係も確認できます。

一方でツリー状に構造化する前に、各項目の優先順位を決めるなどの事前準備も多いので、作成に時間がかかるのが難点です。過度の詳細化や過度な変更がプロジェクトの複雑さを増加させ、逆に管理を難しくする可能性があります。

ガントチャート

ガントチャートはプロジェクト管理のための視覚的なツールで、タスクとその進捗状況を棒グラフで表現します。縦軸にタスクの内容、横軸に日時を記載して管理し、タスク間の依存関係、進捗管理が容易にできます。

しかし、大規模・複雑なプロジェクトには向かず、詳細な情報提供やリアルタイムな更新が難しく、進捗の正確な把握には限界があります。

カンバン

カンバンは、元々製造業で使われていた手法ですが、プロジェクト管理にも適用されます。「未着手」「進行中」「完了」の3つのリストを作成し、各タスクを進捗状況に応じたリストに割り当て管理する手法です。

プロジェクトメンバーは、現在のタスクの進捗・整理がスムーズに共有できます。タスクの可視化と流れの最適化により、業務の効率が向上します。

一方で、3つのリストだけで管理するためタスクの優先順位や重要度、関係性などは把握しづらいのがデメリットでもあります。タスク数が多くなるほど煩雑になり、大規模なプロジェクトでは適用しづらいでしょう。

プロジェクト管理：基本の流れ

ここでは、プロジェクト管理の流れについて詳しく解説します。以下の3つの項目を参考にして、効果的なプロジェクト管理を実行しましょう。

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プロジェクトの目標設定

プロジェクトの目標設定では、まずプロジェクトのスコープを明確に定義し、何を達成すべきかを明示します。次に、ステークホルダーの要望や要件を考慮し、利益が出るように目標を策定します。

そして、目標が明確になったら、それをプロジェクト計画やリソース割り当てに反映させ、プロジェクト全体が目標達成に向けて進行する基盤を築きます。

目標設定はプロジェクトの成功に向けた第一歩であり、それを適切に実行することがプロジェクトの方向性と成果に大きな影響を与えます。

タスク整理

タスク整理では、プロジェクト内の全タスクと活動を明確に整理し、プロジェクト全体の構造を構築します。まず、プロジェクトのスコープを確認し、必要なタスクを特定します。次に、これらのタスクを依存関係に基づいて整理し、優先順位を設定します。

依存関係を理解することで、タスクの進行順序が明確になり、効率的なプロジェクト進行が可能となります。タスク整理により、プロジェクトの全体像が明確になり、円滑に計画を実行しやすくなります。

進捗チェックと軌道修正

進捗チェックは、プロジェクトが計画通りに進行しているかどうかを定期的に評価するプロセスです。実績と計画を比較し、問題点や遅延を早期に発見します。

進捗チェックの結果、問題が浮上した場合、軌道修正が行われます。軌道修正とは、計画やスケジュールの変更・リソースの再配置・優先順位の調整など、問題に対処するための措置を指します。

これにより、プロジェクトの課題をクリアし、目標達成に向かう方向へ修正されます。進捗チェックと軌道修正は連続的なプロセスであり、柔軟性とコミュニケーションが不可欠です。

プロジェクト管理に必須の「見える化」と主要5つの注意点

プロジェクト管理を効果的に行っていくために、作業内容や進捗状況などの見える化は大前提にあります。プロジェクト作業の平準化が図れていない状態では、問題が発生しても適切な対応ができないだけでなく、プロジェクト全体に歪みが生じかねません。

プロジェクト管理を行う際の5つの主な注意点

プロジェクトを見える化した上で、主要な5つの注意点についても解説していきます。問題や課題が発生した場合、これらのバランスが崩れており、すぐ近くに改善点が隠されているかもしれません。

1. プロジェクトの範囲は明確化か
2. リスクへの即時対応、管理・対応策に備えがあるか
3. 現実的・効果的なスケジュール管理ができているか
4. 透明性のある予算管理を徹底できているか
5. 各所と重点的にコミュニケーションが取れているか

プロジェクト成功において、スコープ定義が明確であることは非常に重要です。スコープとは、プロジェクト完了のために必要となるタスクや時間、リソースなどあらゆるものが含まれます。

プロジェクトの範囲を誤り、監視するべき対象を見逃しているならば、適切な管理・調整は不可能です。リスクへの対応、スケジュール・予算管理など、事前計画を怠らないことはもちろんですが、各所とのコミュニケーションもプロジェクト成否に大きく影響します。

プロジェクトメンバーや顧客、関係者間に問題が発生した際は、密なコミュニケーションを行い、しっかりとフィードバックを受けましょう。そのフィードバックを反映させることで信頼関係を築き、プロジェクトをより前進させていくことができます。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツール選びを失敗しないための重要な比較ポイントを3点紹介します。より詳しく知りたい方は、「【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方」をご覧ください。

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提供形態を確認

プロジェクト管理ツールの提供形態はクラウド型とオンプレミス型の2種に大別できます。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に適した提供形態を選択しましょう。

1. クラウド型：インターネット経由でサーバー・システムを利用する
2. オンプレミス型：組織内に設置したサーバー・システムを利用する

クラウド型

クラウド型は、ベンダーがインターネット上に設置したサーバーやシステムにアクセスして利用するという提供形態です。クラウド型のメリットとデメリットには次のようなものがあります。

クラウド型は、導入・運用・保守のコストが小さい点がメリットです。基本的にインターネット環境があれば社外からでも利用できるため、リモートワークや在宅勤務の推進にも役立ちます。

ただし、利用料を支払うことでベンダーが用意したシステムやサーバーを使用する権利を得るようなツールのため、自社にあわせたシステムのカスタマイズやセキュリティ対策は難しいです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーやシステムを構築して利用する提供形態です。ネットワークも自社内で用意したものを利用し、運用や保守も社内の担当者が行います。オンプレミス型には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

オンプレミス型は、通信環境に左右されずに利用できます。また、自社に適したシステムを構築しやすい上に、インターネットに接続しないことから、クラウド型よりもサイバー攻撃や情報漏えいといったリスクが低いです。

ただし、システムの改修やアップデートは自社内で対応しなければならず、専門的な知識やスキルを持った人材の確保が必須です。

自社に必要な機能が揃っているか

プロジェクト管理ツールは、自社が必要とする機能が揃っているか必ず確認しましょう。自社の課プロジェクト管理において解決したい課題・達成したい目標を明確にすることで、それらの実現に必要な機能が明らかになります。

どのような機能を必要としているかは企業によって異なりますが、次のような機能は汎用性が高く、多くの企業で重宝されます。

カレンダー機能

カレンダー機能とは、タスクをスケジュールのように日程で管理できる機能です。個別のタスクやクライアントへの納期期限も一目で把握でき、プロジェクト全体の進行予定や進捗状況の管理に役立ちます。

また、予定変更などの情報もリアルタイムで共有できるため、メンバーが多くてスケジュールの変更などの連絡が行き届きにくい場合でも、カレンダー機能を使えば各自でスケジュール管理がしやすくなります。

レポート機能

レポート機能は、各メンバーのタスクの達成状況などを管理者に報告する機能です。メンバーやタスク別の空き工数・達成度・実績などを一目で把握でき、プロジェクト全体の達成率の把握に役立ちます。

数値の入力やプルダウンの選択でレポートを作成できるものが多く、従来のように一から手動で文書を作成する必要がないことから、レポートや報告書の作成業務を効率化したい場合などにおすすめです。

コメント・チャット機能

コメント・チャット機能は、プロジェクトメンバー同士のコミュニケーションを円滑にする機能です。メールや電話よりも手軽にコミュニケーションが取れるため、チームの団結力を強化できるだけでなく、緊密な情報共有も可能になります。

中には取引先とのやりとりや画像・音声の共有が可能なものもあり、資料の提示や共有も手軽に行えるため、さらに利便性が高いと言えます。

従業員が使いやすい操作性か

プロジェクト管理ツールは、現場の従業員が使いやすいものを選びましょう。使い勝手の悪いシステムは、社内に浸透しない恐れがあります。操作方法などの教育を行うのも1つの方法ですが、そのための時間の浪費や手間は避けられません。

使いやすさの基準は人それぞれですが、例えば次のようなポイントを抑えたツールは、どのような方にでも使いやすいでしょう。

1. 画面デザインがシンプル
2. 直感的に操作できる
3. 画面の切り替えが簡単
4. 画像や音声をワンタップで送信できる
5. 入力内容の編集がしやすい

社外で活動するメンバーが多い場合は、モバイル端末に対応したツールがおすすめです。取引先との商談状況・作業現場の状況などを迅速に社内と共有できるため、円滑なプロジェクト遂行が見込めます。

プロジェクト管理ツールの導入フローと注意点

プロジェクト管理ツールは、ただ導入するだけではその効果を実感できない恐れがあります。円滑な導入・運用につなげるために、次のような4つのポイントを押さえて事前準備を行いましょう。

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1. 導入目的の明確化

プロジェクト管理ツールは製品によって実装機能や強みが異なるため、あらかじめ導入目的を明確にしておきましょう。導入目的が曖昧なままでは、自社に必要な機能を的確に洗い出せず、自社の状況にそぐわないツールを選ぶ可能性があります。

たとえば、タスク管理の効率化を狙う場合は、ガントチャート機能やスケジュール管理機能が強化されたものが向いており、チーム内の連携を高めたい場合は、チャット機能やレポート機能を備えたものがおすすめです。

ただし、多機能なツールほど利用料金も高くなる傾向があります。機能が充実したツールはたしかに魅力的ですが、自社に不要な機能ばかりでは導入する意味がありません。

コストを無駄にしないためにも、自社が本当に必要とする機能を見極め、それらを備えたツールを選定することが大切です。

2. ツールの利用範囲とコストが適切か

プロジェクト管理ツールは、費用対効果を見極めることも大切です。費用対効果を見極めるポイントとして、ツールの利用範囲とコストのバランスは必ずチェックしましょう。

一般的にユーザー数やストレージ容量が大きいほどツールの利用料金は高額になります。自社の従業員規模やプロジェクト内容と照らし合わせて、最適なプランのものを選びましょう。

3. 従業員への周知・研修を行う

新しいツールの導入の際は、多かれ少なかれトラブルや混乱が生じます。特にITツールに不慣れな企業では、従業員が新しいツールに抵抗を覚える可能性が高いため、事前の周知や研修が重要です。

周知や研修を行うにあたって、操作方法のマニュアルの策定や利用ルールの整備を進めましょう。ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、利用方法の研修を実施するのも良い方法です。

また、プロジェクト管理ツールの重要性や導入のメリットを組織全体で共有することで、積極的な活用を後押しできます。

4. トラブルに備えた準備をしておく

プロジェクト管理ツールを導入する際は、ツールが使用できなった場合を想定した準備をしておきましょう。プロジェクト管理ツールに限らずですが、ツールやシステム側のトラブルによって一時的にツールを使用できなくなる可能性があります。

深刻なトラブルだった場合、数日間ツールが使用できなくなるといったケースも考えられるため、作成したガントチャートをツール以外のファイルに書き出しておくなどの対策が必要です。

ツールへの依存度が高いと、何らかの理由でツールが使用できなくなった際にプロジェクトの進行にも影響が出てしまうことから、ツールが利用できない場合のプロジェクト管理方法についても定めておきましょう。

【もっと詳しく】プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツール選びでは先述した他、以下のような比較ポイントがあります。自社のニーズを把握し、最適なシステムを選びましょう。

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対応言語を確認

複数言語に対応したツールであれば、プロジェクトチーム内に海外出身の従業員がいる場合でも円滑に運用できます。外国人従業員が複数人いる場合は、それぞれの母国語に対応しているツールを選ばなければならない点に注意が必要です。

また、ツール自体は複数言語に対応していてもサポートは日本語のみといったケースもあるため、外国人従業員がサポートに問い合わせる可能性がある場合はサポートの対応言語も確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

プロジェクト管理ツールでは、取引先情報や商談内容、場合によっては個人情報などの機密性の高い情報を扱うことから、サイバー攻撃・外部への情報漏えいといったリスクを低減するためにも、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。

たとえば次のようなポイントを押さえたツールがおすすめです。

1. 通信の暗号化
2. 多要素認証（生体認証・ワンタイムパスワード・クライアント認証など）
3. アクセス権限の設定
4. アクセスログの管理
5. ファイヤーウォールの有無
6. データの自動バックアップ機能

特に自動バックアップ機能のあるものは、自然災害・サーバーダウン・デバイスの故障などによるデータ消失に備えられます。

サポート体制は充実しているか

ベンダーのサポートの有無も、重要な選定ポイントです。できる限り手厚いサポート体制を敷いているツールを選べば、運用開始後のトラブルもスムーズに解決できます。

操作方法の問い合わせ対応・トラブル対応などのほか、導入時の導入支援があるものがおすすめです。また、次のようなサポート範囲の確認も行いましょう。

1. サポート方法：電話・チャット・訪問
2. サポート日時：早朝・深夜・休日
3. 多言語対応：（海外製ツールの場合）日本語でのサポートが可能か

無料トライアルがあるか

プロジェクト管理ツールは、無料トライアルがあるものを選ぶのがおすすめです。本格的な導入前に機能性や操作性を確かめることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

特に操作性は使ってみて初めて評価できる観点のため、自社にとって本当に使いやすいツールを選ぶためにも、本格導入前の試験運用は重要です。

まとめ

プロジェクト管理ツールは、現代のビジネス環境において、プロジェクトの効率的な進行や情報共有を可能とする不可欠なツールです。これらのツールは、タスクの一元管理、期限の設定、進捗の確認などを容易にし、チームの生産性を向上させることが期待されます。

しかし、メリットだけでなく、デメリットも存在するため、事前に対策を講じる必要もあります。プロジェクト管理ツールを導入する際は、自社のニーズや状況に合わせて適切なツールを選びましょう。