オンラインホワイトボードとは？メリット・デメリット、機能を解説

オンラインホワイトボードとは、参加者が共有画面上でアイデアの書き込み・入力による情報共有ができるツールです。インターネット環境があれば、特定の場所に移動する必要がありません。本記事では、オンラインホワイトボードのメリット・デメリット、機能などを解説しています。

目次

開く

閉じる

1. オンラインホワイトボードとは
2. オンラインホワイトボードの主な機能
3. オンラインホワイトボードのメリット
4. オンラインホワイトボードのデメリット
5. オンラインホワイトボードの選び方
6. オンラインホワイトボードを活用する際のポイント
7. まとめ

オンラインホワイトボードとは

オンラインホワイトボードは、リアルなホワイトボードと同じように、会議時のホワイトボードの機能をオンライン上で利用できるサービスのことです。オンラインホワイトボードには、会議参加者が自由に情報を書き込み、共有・保存・加工できる機能があります。

ここ数年でWeb会議は多くの企業で普及しましたが、自分のアイデアをわかりやすく共有できるツールとして、Web会議の際にオンラインホワイトボードを導入する企業も増えています。

さらに、ボードの情報をデータ化したり、他機能との連携も可能で、格段に使い勝手がよくなりました。導入自体は手軽で、ソフトウェア大手などが提供するオンラインホワイトボードは、アカウントがあれば無料で手軽に使えるサービスもあります。

他にも日本語で使いやすい製品や、外部と連携しやすい製品など、特徴的なオンラインホワイトボードが充実しています。

オンラインホワイトボードの主な機能

オンラインホワイトボードには、在来のボードと同じように使える手書き機能のほか、テキスト入力・テンプレートなどの便利な機能が付いています。ここからは、オンラインボードの具体的な機能を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機能	主な内容
手書き・テキスト入力機能	参加者全員が自由に入力可能
テンプレート機能	テンプレートでイメージを簡単に可視化
ビデオ通話・チャット機能	対面会議と変わらない意思疎通が可能
データの取り込み・転送機能	紙資料の事前準備・議事録の配布が不要
図形の描写や画像・動画の挿入機能	手書きよりも視覚的に伝えやすくする
外部サービスとの連携機能	連携により幅広い情報の共有・加工が可能

手書き・テキスト入力機能

従来のホワイトボードのように、手書きで文字や図形を入力できるのが基本的な機能です。また、手元のキーボードからのテキスト入力にも対応し、手書きにおける文字の読み取りにくさも避けられます。

書いた内容はそのまま会議の議事録として保存でき、複雑な内容の書き込みでも完全な形で記録できます。このように、参加者それぞれのアイデアが、完全に集約・共有できるのも大きな特徴です。

テンプレート機能

オンラインホワイトボードの標準機能として、大切な事項の強調や流れを視覚化するため、図形・フローチャートがテンプレートとして備わっています。ロジックツリーやマインドマップを利用することもできますが、手書きできれいな図形を書くにはスキルを要します。

しかし、テンプレート機能を使えば、図形やチャートをクリックするだけで簡単に挿入できます。テンプレートはカスタマイズ可能で、色や形も自由に変えられるため、自分のイメージを簡単に可視化でき、訴求力の高いボードを作成できます。

ビデオ通話・チャット機能

オンラインホワイトボードには、ビデオ通話・チャットといったコミュニケーション機能が搭載されています。この機能を使用することで、参加者が常時オンラインで効果的に意思の疎通ができ、リアルな会議室と変わらないコミュニケーションを取れます。

会議で自由に発言することで、新しいアイデアは生まれやすくなります。例えデバイスを経由するWeb会議であっても、ビデオ通話・チャットといったコミュニケーション機能によって円滑なやり取りが維持され、効率的な会議が運営できます。

データの取り込み・転送機能

会議ではリアルでもオンラインでも、事前に資料の準備が必要です。オンラインホワイトボードを使う会議では、作成した図表やPDF文書などのデータを取り込み・転送して、会議資料として活用できます。

会議時には、必要な資料を順次ディスプレイに表示するだけで、対面会議のように資料をコピーして配布する必要はありません。また、会議時のコメントや図表をツールに保存したり、外部デバイスへ転送したりすることもでき、手軽に情報共有や閲覧が可能です。

後から議事録を配布する必要もないため、従業員の手間や負担の軽減にも繋がります。

図形の描写や画像・動画の挿入機能

会議では、文字や言葉だけでは伝わらない・伝えきれない内容を表現したいケースもあります。そのような場合に、オンラインホワイトボードでは、手書きでは時間がかかるグラフ・図形などを短時間で描写できます。

また、画像・動画を挿入して視覚的にも見やすく・伝えやすくすることができます。このように、会議中、適度に表や画像・動画を挟むことで、集中力の低下を防ぎ、結果的に時間の短縮や会議自体の効率化にもつながります。

外部サービスとの連携機能

オンラインホワイトボードの中には、外部の各種サービスと連携できるものがあります。これらの外部サービスと 社内のシステムを連携させれば、 他のデバイスから閲覧や共有が可能です。

また、既存の会議アプリと連携して、会議の場で共有ファイルを見ながら、リアルタイムで共同作業ができるホワイトボードもあります。例えば、参考資料をオンラインホワイトボード上に表示して比較検討したり、プロジェクト進捗の可視化・フィードバックも行えます。

外部サービスと連携することで、資料の共有・共同編集・保存といった業務プロセスを一元化でき、チームの生産性向上も図れるでしょう。

オンラインホワイトボードのメリット

オンラインホワイトボードは、さまざまな機能が搭載されており、会議の効率化が図れるツールです。その機能により、導入企業には多くのメリットがもたらされます。ここでは、主なメリットを4点紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

会議室が必要なくコストの削減ができる

オンラインホワイトボードを用いた会議は、パソコンなどのデバイスとインターネット環境があれば、会議を実施できます。そのため、参加者が特定の会議室に集まる必要がなく、場所を確保する必要がありません。

また、会議の参加者が会議会場まで移動する必要がなくなり、交通費などのコストカットが可能です。通常の対面会議で必要となるさまざまな手間・諸経費を節減できるのが、大きなメリットといえます。

Web会議をスムーズに行える

オンラインホワイトボードを使った会議では、紙の会議資料が不要です。会議のテーマや関連情報は、すべてホワイトボード上に一括表示され、参加者全員が共有します。

そのため、対面会議でありがちな転記ミスや意味の取り違えがなく、論点のずれや解釈の相違は起こりにくくなります。また、資料には参加者が同時に自由に書き込めるため、言葉にしにくい事柄でも図や絵で説明でき、文字の強調も可能です。

例えば、何か意見がある場合もその都度会議を止めて発言を求める必要がなく、参加者は気兼ねなく意見が出しやすいといったメリットもあります。

さらに、画像や動画のアップロードができ、 WordやPDFで作成された外部資料も取り込み、それらをすべて共有できます。そのため、外部資料を最大限活かすことができ、Web会議が効率よく進められる点も大きなメリットです。

議事録として利用できる

従来の会議では、会議後にメモを見ながら議事録を作成していましたが、オンラインホワイトボードは作成したボードをそのまま議事録に利用できるため、時間や手間を削減できます。

オンラインホワイトボードでは、会議用の資料やデータをPDFファイルやPNGファイルとして保存できます。ボード上に可視化したアイデアやコメント、図形からチャットのやりとりも保存できるため、会議の振り返りを簡単に行えます。

また、手書きの議事録なら書き漏れや誤解も起こりますが、保存データをそのまま使うオンラインホワイトボードではこのような場面でも安心です。正確な議事録が会議終了と同時に作成できて、メールなどで即座に共有も可能なため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

編集や加工・二次利用がしやすい

オンラインボード上の資料は、テンプレートや図表・フローチャートを利用してわかりやすくまとめることができ、加工にも対応しています。必要に応じて後から二次加工もできるため、会議で使用した図をプレゼン資料に流用するといったことも可能です。

文字だけの資料では無味乾燥で冗長な印象でも、図表やフローチャート・テンプレートなどで可視化すれば、視覚的に理解できる資料に生まれ変わります。このように、編集や加工がしやすいオンラインホワイトボードは、プレゼンや会議など多様な場面に応用できます。

オンラインホワイトボードのデメリット

オンラインホワイトボードは、多くのメリットがあるツールです。しかし、メリットばかりではなく、一定のデメリットも存在します。導入時にはデメリットを理解しておくことが重要です。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

ITリテラシーが低いと扱いにくい場合がある

オンラインホワイトボードは、多機能なITツールです。会議でシステムを十分に活用するには、使う側にそれなりのITリテラシーが必要です。ITに関する一定の知識・情報を持ち、活用する能力がないと扱いにくいツールとなってしまいます。

ITリテラシーが低い場合、オンラインホワイトボードの機能を十分理解できず、能力が発揮できない可能性があります。また、意図せず他の参加者が作成した図を削除してしまったり、会議の進行が滞る恐れもあり、かえって業務効率が低下することも考えられます。

そのため、オンラインホワイトボードを使った会議では、事前に簡単な操作説明を行ったり、勉強会を設けたりすることが重要です。また、会議メンバーにITリテラシーが高い人材を数名含め、操作サポートや参加者へのフォローを行うといった対策も効果的です。

通信トラブルが発生する可能性がある

オンラインホワイトボードは、基本的にオンラインで使われるため、インターネット環境と、デバイスの性能によって機能が大きく左右されます。そして、オンラインホワイトボードを導入しても、場合により動作が鈍く、会議に支障をきたす可能性があります。

こうした通信トラブルの可能性への対処として、最初の導入は無料のトライアルでお試し運用をしてみましょう。基本動作がスムーズかを確認し、次に複数人での同時編集がタイムラグなしでできるかを確認します。

さらに、多機能ツールが問題なく動作すれば、通信環境は問題なくトラブルの心配もありません。そうすれば、高機能の有料プランに移行しても問題ないはずです。

オンラインホワイトボードの選び方

会議の効率化に役立つオンラインホワイトボードは、各ツールで機能に違いがあります。自社にとって最適なものを選ぶにはどこに注目すべきか、そのポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

書き込みやすい・使いやすい操作性か

オンラインホワイトボードの導入において、最も注目すべき点は操作性です。オンラインで利用するツールという性質上、入力の自由度があれば、意思を伝えやすくなることに直結します。

1. 誰でも直感的に入力できる
2. テキストが入力できる
3. 手書き入力ができる
4. 図表が挿入できる

参加者には、IT機器の操作に不慣れな人がいる場合もあり、操作性が高いほど会議に参加しやすくなります。使いにくいツールは定着しにくいため、導入前に無料トライアルで使用感をチェックしておきましょう。

また、導入後は操作説明会や操作マニュアルを配布するなど、リテラシーの向上を図るのも大切です。

他サービスと連携できるか

オンラインホワイトボードに書かれたWeb会議の情報は、後で議事録や情報として共有されます。その際、 社内で運用中のタスク管理やチャットツールとの連携ができると、簡単に共有が可能で、共有のための情報整理・編集作業も最小限で済みます。

また、 社内の他部署の会議で使った情報を利用する場合でも、外部ツールとの連携が可能なら、情報のとりまとめ・統合が簡単で、他部署・他社とも共有しやすくなります。

無料・有料プランのコストと機能を確認

オンラインホワイトボードには、無料プランが用意されている場合が多いです。無料プランには利用者数や機能に制限がありますが、有料プランは高機能を搭載しているため、利便性が高いです。

プランの判断材料は会議の頻度・機能となり、自社に必要なプランや会議の頻度をしっかりと把握して検討することが重要です。無料プランで十分な場合もあれば、有料プランにしかない機能が必要な場合もあります。

そのため、まず無料のトライアルを活用して、機能や利用人数などに不足を感じたら、自社に最適なプランを選ぶことをおすすめします。

動作環境を確認

オンラインホワイトボードは、基本的にオンラインで使われるものです。そのため、機能面ではネット回線の通信速度や、システムが回線に与える負荷に依存する部分が大きくなります。

動作負荷が大きい場合は、情報の入力時にタイムラグが発生したり、映像の入出力が止まったりする不具合が起こります。

これらの不具合は、会議中に意見の書き込みができなかったり、画像の表示に時間がかかったりする要因となり、オンラインホワイトボードを最大限活用することが難しくなってしまいます。

そのため、導入してから不具合が起こらないように、事前に動作環境を確認しておくことが重要です。自社のインターネット環境で問題なく動作するか、導入前に確認できるシステムを選びましょう。

オンラインホワイトボードを活用する際のポイント

オンラインホワイトボードを活用するには、重要事項の強調やポストイットの活用が挙げられます。これらを上手に使うことで、閉鎖的な会議の活発化やアイデアの創出に繋がります。ここからは、オンラインホワイトボードを活用する際のポイントについて解説します。

重要事項は強調する

紙の資料でも同様ですが、特に文字が多い場合、参加者の目が滑りやすく伝えたいポイントが目に留まりにくくなる恐れがあります。そのため、瞬時に重要な情報を判断してもらいやすくするために、重要事項の強調はとても重要です。

例えば、オンラインホワイトボードで書き込みをする際は、わかりやすいように重要事項や特に推したいポイントの文字を太くしたり、文字サイズを大きくしたりしましょう。

また、使用する色は3〜5色程度に絞り、ポジティブな意見はオレンジや黄色、懸念点は青、注意喚起が必要な項目は赤といったように、内容に応じて色を使い分けるのも効果的です。さらに、枠で囲む・波線を引くといった装飾も参加者がわかりやすい表現です。

ポストイットを活用する

オンラインホワイトボードを活用する場面として、ブレインストーミングが挙げられます。これは、会議の参加者が意見やアイデアを出し合う手法であり、新しい考え方や発想を得るために有効です。

ポストイットは、このブレインストーミングを進めるために便利な機能です。会議では、発言者が毎回限られたり、年次や役職の違いから、発言しづらい雰囲気があるといった理由から、参加者全員の意見を聞き出せないことはよくある課題です。

ポストイットを利用することで、参加者はポストイットに意見を書き出し、全員の意見を平等に可視化できます。また、似たような意見をグルーピングして内容の整理や、異なるアイデアの比較といった活用もできるため、会議の活発化や多くのアイデア創出に繋がります。

まとめ

オンラインホワイトボードは、オンラインで動作するWeb会議用のツールです。参加者が自由にボードに書き込むことができ、書いた情報はボード上に保存されて共有もできます。従来のホワイトボードよりはるかに多機能で、使い勝手も抜群の進化したツールです。

オンラインホワイトボードを用いることで、Web会議をより効率的に行えますが、動作環境によっては会議に支障をきたす場合もあり、一定のデメリットを理解する必要があります。

こうした特徴を理解したうえで、操作性の良さ・他のサービスとの連携・動作環境などの確認も大切です。本記事で紹介したポイントを参考に、コストと機能についても十分に考慮しながら、自社に適したオンラインホワイドボードを導入しましょう。