オンラインホワイトボードとは？メリット・デメリット、機能を解説

オンラインホワイトボードとは、参加者が共有画面上でアイデアの書き込み・入力による情報共有ができるツールです。インターネット環境があれば、特定の場所に移動する必要がありません。本記事では、オンラインホワイトボードのメリット・デメリット、機能などを解説しています。

目次

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1. オンラインホワイトボードとは
2. オンラインホワイトボードの主な機能
3. オンラインホワイトボードのメリット
4. オンラインホワイトボードのデメリット
5. オンラインホワイトボードの選び方
6. まとめ

オンラインホワイトボードとは

オンラインホワイトボードは、リアルなホワイトボードと同じように、会議時のホワイトボードの機能をオンライン上で利用できるサービスのことです。

オンラインホワイトボードには、会議参加者が自由に情報を書き込み、共有・保存・加工できる機能があります。

新型感染症の影響もあって、ここ数年で常態化したweb会議でも、自分のアイデアをわかりやすく共有できるツールとして有効に使われます。さらに、ボードの情報をデータ化したり、他機能との連携も可能で、格段に使い勝手がよくなりました。

導入自体は手軽で、ソフトウェア大手などが提供するオンラインホワイトボードは、アカウントがあれば無料で手軽に使えるサービスもあります。他にも日本語で使いやすい製品や、外部と連携しやすい製品など、特徴的なオンラインホワイトボードが充実しています。

オンラインホワイトボードの主な機能

オンラインホワイトボードには、在来のボードと同じように使える手書き機能のほか、テキスト入力・テンプレートなどの便利な機能が付いています。ここからは、オンラインボードの具体的な機能を解説します。

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機能	主な内容
手書き・テキスト入力機能	参加者全員が自由に入力可能
テンプレート機能	テンプレートでイメージを簡単に可視化
ビデオ通話・チャット機能	リアル会議と変わらない意思疎通が可能
データの取り込み・転送機能	紙資料の事前準備・議事録の配布が不要
図形の描写や画像・動画の挿入機能	手書きよりも視覚的に伝えやすくする
外部サービスとの連携機能	連携により幅広い情報の共有・加工が可能

手書き・テキスト入力機能

従来のホワイトボードのように、手書きで文字や図形を入力できるのが基本的な機能です。また、手元のキーボードからのテキスト入力も選択できます。在来型のホワイトボードでは、参加者が自由に書き込むことはなく、この機能が従来と大きく違う点です。

テキスト入力ができれば、手書きのように文字の読み取りで困ることはありません。書いた内容がそのまま保存でき、複雑な内容の書き込みでも完全な形で記録できます。このように、参加者それぞれのアイデアが、完全に集約・共有できるのも大きな特徴です。

テンプレート機能

基本性能として、大切な事項を強調したり、流れを視覚化するため、図形・フローチャートがテンプレートとして用意されています。通常、ロジックツリーやマインドマップを使えばわかりやすく説明できますが、手書きできれいな図形を書くにはスキルを要します。

しかし、このオンラインホワイトボードのテンプレート機能を使えば、図形やチャートをクリックするだけで簡単に挿入できます。テンプレートはカスタマイズ可能で、色や形を自由に変えられます。

その結果、自分のイメージを簡単に可視化でき、見た目がよく訴求力の高いボード面が作成可能です。

ビデオ通話・チャット機能

オンラインホワイトボードには、ビデオ通話・チャット機能といったコミュニケーションツールが付いています。このツールを使用することで、参加者が常時オンラインで効果的に意思の疎通ができ、リアルな会議室と変わらないコミュニケーションが可能です。

リアル・リモートを問わず、会議で自由に発言するうちに、新しいアイデアが生まれるものです。例えデバイスを経由するWeb会議であっても、ビデオ通話・チャット機能といったコミュニケーションを活用すると円滑なやり取りが維持され、効率的な会議が運営できます。

データの取り込み・転送機能

会議ではリアルでもオンラインでも、事前に資料の準備が必要です。オンラインホワイトボードを使う会議では、作成した図表やPDF文書などのデータを取り込み・転送して、会議資料として使えます。

会議時には、必要な資料を順次ディスプレイに表示するだけで、リアル会議のように資料をコピーして配布する必要はありません。また、会議時のコメントや図表をツールに保存したり、外部デバイスへ転送したりできます。後から議事録を配布する必要もありません。

図形の描写や画像・動画の挿入機能

会議では、文字や言葉だけでは伝わらない・伝えきれない内容を表現したい時があります。そのような場合に、オンラインホワイトボードでは、手書きでは時間がかかって、すぐに作成できないグラフ・図形などを描写することができます。

また、画像・動画を挿入して視覚的にも見やすく・伝えやすくすることができます。このように、会議中、適度に表や画像・動画を挟むことで、集中力の低下を防ぐことができ、結果的に時間の短縮や会議自体の効率化にもつながります。

外部サービスとの連携機能

オンラインホワイトボードの中には、外部の各種サービスと連携できるものがあります。これらの外部サービスと 社内のシステムを連携させれば、 他のデバイスから閲覧したり共有が可能です。

また、既存の会議アプリと連携して、会議の場で共有ファイルを見ながら、リアルタイムで共同作業ができるホワイトボードもあります。

オンラインホワイトボードのメリット

オンラインホワイトボードは、さまざまな機能が搭載されており、会議の効率化が図れるツールです。その機能により、導入企業には多くのメリットがもたらされます。ここでは、主なメリットを4点紹介します。

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会議室が必要なくコストの削減ができる

オンラインホワイトボードを用いた会議は、パソコンなどのデバイスと、インターネット環境があれば、会議を実施できます。そのため、参加者が特定の会議室に集まる必要がなく、場所を確保する必要がありません。

また、会議の参加者が会議会場まで移動する 必要がなくなり、交通費などのコストカットが可能です。リアル会議で必要となる、さまざまな手間・諸経費を節減できるのが、大きなメリットといえます。

Web会議をスムーズに行える

オンラインホワイトボードを使った会議では、紙の会議資料が不要です。会議のテーマや関連情報は、すべてホワイトボード上に一括表示され、参加者全員が共有します。

それにより、リアル会議でありがちな転記ミスや意味の取り違えがなく、論点のずれや解釈の相違は起こりにくくなります。また、資料には参加者が同時に自由に書き込めるため、言葉にしにくい事柄でも図や絵で説明でき、文字の強調も可能です。

参加者が意見を出したい時、その都度会議を止めて発言を求める必要がなく、参加者も意見が出しやすいといったメリットもあります。

さらに、画像や動画のアップロードができ、 WordやPDFで作成された外部資料も取り込み、それらをすべて共有できます。そのため、外部資料を最大限活かすことができ、web会議が効率よく進められる点も大きなメリットです。

議事録として利用できる

オンラインホワイトボードでは、会議用の資料やデータをPDFファイルやPNGファイルとして保存できます。ボード上に可視化したアイデアやコメント、図形からチャットのやりとりまでも、同じように保存が可能です。

その保存した記録を見れば、会議の様子が細部に至るまで再現できます。手書きの議事録なら書き漏れや誤解も起こりますが、保存データをそのまま使うオンラインホワイトボードではこのような場面でも安心です。

会議後にメモを見ながら作成するリアル会議の議事録に比べ、正確な内容の議事録を即時作成できます。また、その内容は関係者全員で共有が可能です。

編集や加工・二次利用がしやすい

オンラインボード上の資料は、テンプレートや図表・フローチャートを利用してまとめやすくでき、さらにわかりやすく加工もできます。情報の編集も可能なため、必要に応じて別の目的の資料として加工しなおす二次利用も簡単です。

文字だけの資料では無味乾燥で冗長な印象でも、図表やフローチャート・テンプレートなどで可視化すれば、視覚的に理解できる資料に生まれ変わります。このように、編集や加工をしやすくして資料としての価値を上げられる、有効なツールです。

オンラインホワイトボードのデメリット

オンラインホワイトボードは、多くのメリットがあるツールです。しかし、メリットばかりではなく、一定のデメリットも存在します。導入時にはデメリットを理解しておくことが重要です。

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ITリテラシーが低いと扱いにくい場合がある

オンラインホワイトボードは、多機能なITツールです。会議でシステムを十分に活用するには、使う側にそれなりのITリテラシーが必要です。ITに関する一定の知識・情報を持ち、活用する能力がないと扱いにくいツールとなってしまいます。

ITリテラシーが低い場合、オンラインホワイトボードの機能を十分理解できず、能力が発揮できない可能性があります。よって、オンラインホワイトボードを使った会議では、メンバーにITリテラシーが高い人を何人か含める配慮が必要です。

通信トラブルが発生する可能性がある

オンラインホワイトボードは、基本的にオンラインで使われるため、インターネット環境と、デバイスの性能によって機能が大きく左右されます。そして、オンラインホワイトボードを導入しても、場合により動作が鈍く、会議に支障をきたす可能性があります。

こうした通信トラブルの可能性への対処として、最初の導入は無料のトライアルでお試し運用をしてみましょう。基本動作がスムーズかを確認し、次に複数人での同時編集がタイムラグなしでできるかを確認します。

さらに、多機能ツールが問題なく動作すれば、通信環境は問題なくトラブルの心配もありません。そうすれば、高機能の有料プランに移行しても問題ないはずです。

オンラインホワイトボードの選び方

会議の効率化に役立つオンラインホワイトボードは、各ツールで機能に違いがあります。自社にとって最適なものを選ぶにはどこに注目すべきか、そのポイントについて解説します。

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書き込みやすい・使いやすい操作性か

オンラインホワイトボードの導入において、最も注目すべき点は操作性です。オンラインで利用するツールという性質上、入力の自由度があれば、意思を伝えやすくなることに直結します。

1. 誰でも直感的に入力できる
2. テキストが入力できる
3. 手書き入力ができる
4. 図表が挿入できる

参加者には、IT機器の操作に不慣れな人がいる場合もあり、操作性が高いほど会議に参加しやすくなります。使いにくいツールは定着しにくいため、導入前に無料トライアルで使用感をチェックしておきましょう。

また、導入後は操作説明会などで、リテラシーの向上を図るのも大切です。

他サービスと連携できるか

オンラインホワイトボードに書かれたweb会議の情報は、後で議事録や情報として共有されます。その際、 社内で運用中のタスク管理やチャットツールとの連携ができると、簡単に共有が可能で、共有のための情報整理・編集作業も最小限で済みます。

また、 社内の他部署の会議で使った情報を利用する場合でも、外部ツールとの連携が可能なら、情報のとりまとめ・統合が簡単で、他部署・他社とも共有しやすくなります。

無料・有料プランのコストと機能を確認

オンラインホワイトボードには、無料プランが用意されている場合が多いです。無料プランには利用者数や機能に制限がありますが、有料プランは高機能を搭載しているため、利便性が高いです。

プランの判断材料は会議の頻度・機能となり、自社に必要なプランや会議の頻度をしっかりと把握して検討することが重要です。無料プランで十分な場合もあれば、有料プランにしかない機能が必要な場合もあります。

そのため、まず無料のトライアルを活用して、機能や利用人数などに不足を感じたら、自社に最適なプランを選ぶことをおすすめします。

動作環境を確認

オンラインホワイトボードは、基本的にオンラインで使われるものです。そのため、機能面ではネット回線の通信速度や、システムが回線に与える負荷に依存する部分が大きくなります。

動作負荷が大きい場合は、情報の入力時にタイムラグが発生したり、映像の入出力が止まったりする不具合が起こります。

これらの不具合は、会議中に意見の書き込みができなかったり、画像の表示に時間がかかったりする要因となり、オンラインホワイトボードを最大限活用することが難しくなってしまいます。

そのため、導入してから不具合が起こらないように、事前に動作環境を確認しておくことが重要です。自社のネット環境で問題なく動作するか、導入前に確認できるシステムを選びましょう。

まとめ

オンラインホワイトボードは、オンラインで動作するweb会議用のツールです。参加者が自由にボードに書き込むことができ、書いた情報はボード上に保存され共有もできます。従来のホワイトボードよりはるかに多機能で、使い勝手も抜群の進化したツールです。

オンラインホワイトボードを用いることで、Web会議をより効率的に行えますが、動作環境によっては会議に支障をきたす場合もあり、一定のデメリットを理解する必要があります。

こうした特徴を理解したうえで、操作性の良さ・他のサービスとの連携・動作環境などを事前に確認し、コストと機能についても十分に考慮しながら導入することをおすすめします。