採用におけるスクリーニングとは？メリット・デメリット、注意点も解説

採用におけるスクリーニングとは、自社の採用基準に合致していない応募者をふるいにかけることです。スクリーニングを行うことで採用にかかる時間やコストを削減でき、精度の高い採用活動につなげられます。本記事では、スクリーニングを行うメリットや注意点などを解説します。

目次

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1. 採用におけるスクリーニングとは
2. スクリーニングの方法
3. スクリーニングを行うメリット
4. スクリーニングを行うデメリット
5. スクリーニングを行う際の注意点
6. まとめ

採用におけるスクリーニングとは

採用におけるスクリーニングとは、自社の採用基準に合致しない応募者をふるいにかけることです。スクリーニングなしで採用活動する場合、応募者全員と面接しなければならず、膨大な時間とコストがかかります。

そこで、スクリーニングで採用基準に満たない人が除外されれば、採用にかかる時間やコストを削減でき、より精度の高い面接が実施できます。そのため、応募者数の多い大企業ほど、スクリーニングのメリットが大きくなるといえます。

スクリーニングとマッチングの違い

スクリーニングはマッチングと混同しがちですが、スクリーニングが採用基準に満たない人を除外するのに対し、マッチングは指定された集団の中から適合する人材を見つける点に違いがあります。

スクリーニングは、主に面接前の初期段階で行われるものであり、履歴書・職務経歴書などの書類選考もスクリーニングの一種です。スクリーニングにはさまざまな方法があるため、自社の採用基準に合わせて、バランス良く組み合わせることが大切です。

スクリーニングの方法

スクリーニングには書類選考をはじめ、調査機関への依頼やAIツールの利用など、いくつかの方法があります。ここでは、具体的なスクリーニングの方法を解説します。

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履歴書・職務経歴書でチェックする

履歴書・職務経歴書で採用基準に合致しているかチェックすることは、従来の一般的なスクリーニング方法です。多くの企業が導入しているエントリーシートも、スクリーニングに使われる書類の1つです。

書類によるスクリーニングでは、応募者の学歴・保有資格・スキル・志望動機・職歴などの情報をチェックし、自社の採用基準に満たない人材を除外していきます。

最近では、面接動画の提出を義務付ける企業もあります。面接動画とは、応募者の自己PRを動画でまとめたものです。面接動画は、書類ではわからない応募者の声・話し方・表情などが確認できるため、面接時のミスマッチを減らせるメリットがあります。

適性検査でチェックする

SPI・クレペリン検査といった適正検査も、スクリーニングの一種です。SPIには性格検査・能力検査の2つがあり、応募者の性格と基礎学力を測定できます。

クレペリン検査は、能力や性格・行動面を測定する心理テストです。専門職の採用では、専門知識を問うテストを実施する場合もあります。

適性検査のメリットは、応募者の性格と能力（学力・知識）が可視化できることです。応募者の適性を可視化することで、入社後の最適な人材配置が実現します。適性検査を行う際は、自社の採用基準に合わせて、重視する分野を明確にしておくことが大切です。

調査機関に依頼する

履歴書は応募者の自己申告になるため、企業が調査機関に真偽の確認を依頼する場合があります。調査機関は応募者の経歴に詐称がないか、人間性に問題はないかといった事柄を調査します。

中途採用の場合は、以前に勤めていた会社での勤怠・勤務態度・人間関係なども調査するため、採用後のトラブルを防止できます。

ただし、調査機関への依頼は相応の費用がかかるため、応募者全員を対象にするのは現実的ではありません。そのため、多くの場合、採用の見込みが高い最終選考前に活用されます。

採用管理システムを利用する

採用管理システムとは、採用に関する業務を1つにまとめて可視化し、一元管理するためのシステムです。採用管理システムでは、求人から選考、面接、採用までの全プロセスを集約できるため、採用活動の効率化が図れます。

採用管理システムの中には、スクリーニング機能を持つものもあります。年齢・資格の有無、実務経験に関する条件を設定しておくと、システムが自動的にスクリーニングを行います。また、応募者の合否に合わせて、自動でメールを配信する機能もあります。

採用管理システムには、主にクラウド型とオンプレミス型が存在します。

クラウド型採用管理システム

クラウド型採用管理システムは、オンライン上のサーバーにある既成のシステムを利用する形態です。メリットとして、インターネット環境があればどこでも利用できること、導入・運用コストを抑えられること、クラウド提供元でトラブル対応可能なことが挙げられます。

また、ハードウェアを自社で準備する必要がないため、イニシャルコストを抑えられるのも魅力です。システム構築への高度な知識がなくても利用でき、クラウド提供元がシステムのトラブル対応を行います。

対してデメリットは、クラウド提供元が用意した機能の中から必要なものを選択するため、自社にとって必要な機能を実装できないケースがある点です。

そして、セキュリティ対策は提供元に任せる形になるため、セキュリティ対策が万全な提供元を選ばなくてはなりません。さらに、料金体系が従量制の場合、予算オーバーしないための工夫も必要です。

オンプレミス型採用管理システム

オンプレミス型採用管理システムは、自社ネットワークにサーバーや通信回線を準備し、システム構築して運用する形態です。オンプレミス型のメリットとして、柔軟性が高く独自のカスタマイズができること、セキュリティ対策が万全であることが挙げられます。

また、カスタマイズの自由度が非常に高い点もポイントです。さらに、他企業とインフラを共有しないため、機密情報が守りやすく、安定したセキュリティ環境での運用が可能です。

一方、サーバー設置や運用コストが高額になることがデメリットといえます。ハードウェアやシステムのトラブル時の対応を自社で行うことになるため、システムに精通した社員のフォローが必須です。

AI搭載のシステムもある

採用管理システムの中には、スクリーニングにAIを搭載したものもあります。AI搭載のシステムでは、履歴書・職務経歴書などの書類と、適性検査の結果を数値化し、設定された基準に照らし合わせてスクリーニングを行います。

人がスクリーニングを行う場合、どうしても担当者の主観が入ってしまいますが、AIは基準に合わせて機械的に処理するため、担当者の主観が入らないのがメリットです。

AIスクリーニングの中には、エントリーシートの誤字脱字や文字の美しさを数値化したり、面接の発言を数値化したりするものもありますが、設定自体が間違っていると、本当に必要な人材を除外する可能性がある点も留意しましょう。

スクリーニングを行うメリット

スクリーニングを行うことで、採用にかかる時間とコストを削減できるなど、さまざまなメリットを得られます。ここでは、主に注目すべき4つのメリットを解説します。

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採用にかかる時間・コストを削減できる

スクリーニングを行わない場合、応募者全員に面接を行わなければなりません。面接を行うには、面接時間の確保・面接日時の調整・応募者への連絡・面接会場の確保・担当者の人件費など、膨大な時間とコストがかかります。

スクリーニングで採用基準に満たない人材を除外できれば、面接すべき人材の絞り込みが可能になり、採用にかかる時間とコストを削減することができます。

負担を抑えた精度の高い面接が実現する

面接前に採用基準に満たない人材を除外できれば、有望な人材の面接に時間をかけられるため、面接の精度が向上します。より自社に適した人材に注力し、一人ひとりの採用に対する負担を軽減することで、マッチ度を高めることができます。

仮にスクリーニングなしで面接した場合、1回目の面接で採用基準に満たない人材を除外し、2回目の面接で有望な人材を絞り込むことになります。採用フローが増えると担当者・関係者の負担も増加し、不要な採用活動に時間を割くことになるでしょう。

即戦力化と定着率の向上につながる

採用活動の質を向上させることにより、内定を出した人材の即戦力化につながります。その際、スクリーニングで得られた情報を基に、人材の能力とスキルを伸ばせられる教育・研修を行えば、さらに自社への貢献度が高まります。

また、応募者にとっても企業とのマッチ度を高められるため、定着率の向上にも寄与します。採用活動にかけたコストを無駄にしないためにも、スクリーニングで人材不足や離職を防止できるような取り組みが重要です。

応募者に好印象を与えられる

面接の時間に余裕が生まれれば、質疑応答にかける時間も増加し、応募者に好印象を与えることができます。そして、面接が有意義なものであった場合、合否結果への納得度も高まります。

応募者の中には、面接に備えて想定問答を行ったり、質問したい内容を整理したりするなど、面接のために時間をかけて準備する人も少なくありません。

しかし、面接で十分な時間が確保されなかった場合、企業に対する印象が悪くなり、優秀な人材を失う可能性もあります。よって、スクリーニングで面接時間に余裕ができれば、応募者だけでなく、企業側もイメージアップにつながるメリットを得られます。

スクリーニングを行うデメリット

スクリーニングには多くのメリットがありますが、特定の担当者による管理が増えることでいくつかのデメリットも生じます。ここでは、スクリーニングを行うデメリットについて解説します。

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客観性が欠けるリスクがある

スクリーニングの基準を設定する際、担当者の主観が入り過ぎると、適切なスクリーニングができなくなる可能性があります。例えば、担当者が学歴・職歴・資格などに独自の判断基準を設けていた場合、客観性に欠けるリスクが高まります。

また、担当者が複数いる場合も、判断基準を統一しておかなければ、公平なスクリーニングができません。スクリーニングの基準は客観的に検討する必要があり、担当者の主観が入り過ぎないよう注意しましょう。

優秀な人材を見逃すことがある

スクリーニングは採用活動において有効な手法ですが、応募者の人柄や長所など、書類だけでは判断できない部分もあるため、優秀な人材を見逃す場合もあります。したがって、書類では限られた情報しか得られないことを念頭に置きましょう。

適性検査や面接により、応募者の潜在的な能力・スキルが見えてくる場合もあるため、細かな部分にも目を向けることが大切です。

スクリーニングを行う際の注意点

メリット・デメリットを踏まえ、スクリーニングを行う際には採用基準を明確にしておくなど、いくつかの注意点を把握しておきましょう。ここでは、スクリーニングを行う際の注意点を解説します。

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スクリーニング基準と採用基準は異なる

前提として、スクリーニング基準と採用基準は異なることを理解しておきましょう。スクリーニングの目的は多数の応募者をふるいにかけ、面接すべき人材を絞り込むことです。

採用基準を設定する目的は、業務に必要なスキルや経験があることを前提に、企業の経営理念・文化にマッチする人材かどうか、企業の目標達成に貢献できる人材かどうかなどを判断することです。通常、採用基準は募集する職種・業務によって異なります。

スクリーニングの基準は、企業が求める最低限の経験・スキルの有無を確認するためのものであり、採用基準と照らし合わせた結果とは異なります。スクリーニングの結果が高スコアであっても、自社が求める人材とは限らないことを覚えておきましょう。

求める人材の採用基準を明確にしておく

スクリーニングの基準を設定する前に、採用基準を明確にしておくことが大切です。採用基準が明確であれば、スクリーニングの基準も透明化され、担当者の主観的な判断を防ぎやすくなります。

まずは自社の求める人材を明確にし、それに沿って採用基準を設定します。採用基準に照らし合わせて、必要不可欠な条件をスクリーニング基準とすれば、客観的かつ公平性を高めたスクリーニングが実行できるでしょう。

応募者の良い部分を積極的に見るようにする

スクリーニングでは、どうしても減点すべきところばかり見てしまいがちですが、優秀な人材を見つけるには、複数の評価基準を取り入れて、バランスの良い判断をすべきです。

そのためには、スクリーニングは万能でないことを忘れず、面接の内容を工夫するなど対策を講じながら、応募者の良い部分を積極的に見るように意識することが大切です。意識の変化によって、見えてくる部分も大きく変わる場合があります。

まとめ

採用におけるスクリーニングとは、自社の採用基準に合致しない応募者をふるいにかけることです。スクリーニングにより、面接すべき人材の絞り込みができるため、採用にかかる時間やコストを削減し、より精度の高い面接が可能になります。

スクリーニングの方法には、履歴書・職務経歴書・適性検査でチェックする方法や、調査機関への依頼、採用管理システムを利用する方法などがあります。採用管理システムの中には、AIを搭載したスクリーニング機能を持つものもあります。

スクリーニングの基準と採用基準は異なるものであり、事前に採用基準を明確にしておくことで、客観性のあるスクリーニングが行えます。本記事を参考にスクリーニングを実施し、精度の高い面接に向けた準備をしておきましょう。