【最新版】無料で使えるタスク管理ツールおすすめ5選｜個人・チーム向け

タスク管理ツールとは、プロジェクトを進める上で必要なタスクを整理し、管理するツールのことです。作業の効率化を促すため、高額なツールといったイメージを持たれやすいです。本記事では、無料で利用できるおすすめのタスク管理ツールやメリットなどを紹介します。

目次

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1. タスク管理ツールは無料で利用できるものもある
2. タスク管理ツールを導入するメリット
3. 無料で利用できるタスク管理ツールの注意点
4. 無料で利用できるタスク管理ツールを選ぶポイント
5. おすすめの無料で利用できるタスク管理ツール5選
6. その他の無料で利用できるタスク管理ツールの選び方
7. まとめ

タスク管理ツールは無料で利用できるものもある

タスク管理ツールとは、プロジェクトを進めるために必要なタスクを整理・管理できるツールを指します。タスク管理ツールの利用により、プロジェクトの進捗や仕事の優先順位、個人のタスク管理を行うことが可能です。

やるべきタスクの進捗状況を可視化することにより、優先すべき作業が明確になるだけでなくチームメンバーの進捗状況の確認もでき、スケジュール調整が容易になります。また、アプリ機能があればPCがない現場でもスマートフォンから利用できます。

タスク管理ツールには、無料で利用できるものも多くあるため、コストをかけずにタスクマネジメントを効率化することが可能です。

テレワークの普及でタスク管理ツール導入も増加

工数管理が必要な現場や、プロジェクト管理の一環として用いられていたタスク管理ツールですが、近年のテレワークの普及と共に導入する企業が増えています。いかにリアルタイムで情報を共有し、業務の連携力を高めるかが課題となるからです。

離れた異なる場所から情報や進捗状況をシームレスに共有し、コミュニケーションの円滑化も図れる最適なツールといえるでしょう。個人利用だけでなく、少人数のチームから大規模プロジェクトまで幅広く活用されています。

タスク管理を無料で行う方法

先述の通り、タスク管理ツールには無料で使用できるものもありますが、無料でタスク管理を行う方法はアナログなものも含めて複数あります。

1. メモ帳や付箋
2. エクセルやスプレッドシート

中でもGoogleスプレッドシートは「ToDoシート」があり、タスク管理用のテンプレートがあります。しかし、これらはタスク管理における最低限の機能しか有しておらず、業務全体の進捗管理や最適な人材配置などは行えません。

そのため、効率的にタスク管理を行いたい場合は、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールを導入することで、以下のようなメリットがあります。

【タスク管理ツールを導入するメリット】

1. 業務・ToDoが可視化できる
2. 柔軟にワークフローの改善・調整ができる
3. メンバーとのコミュニケーションを円滑化
4. 社内データの蓄積・共有が容易になる

これらのメリットに合わせて、無料で利用できるタスク管理ツールならではのメリットも詳しく解説していきます。

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無料でチームのタスクマネジメントを効率化できる

無料で導入できるタスク管理ツールを利用することにより、チームのタスクマネジメントを効率化することが可能です。タスク管理ツールはチームのタスクを可視化し、共有できるため、チームの業務を管理しながらスケジュール調整を行うことができます。

また、チーム内の優先すべきタスクが可視化されるため、効率的に業務を進められます。さらに、チーム内で優先順位の高いタスクを分配し、社内のリソースを活かして最小限で効率的な業務に取り組むことが可能です。

業務の抜け漏れを防止できる

タスク管理ツールには、業務の抜け漏れを防止するのに役立つ通知機能があります。タスクに期限を付けたり、スケジュール機能に紐づけしたり、さまざまな方法で通知を受けることが可能です。

また、通知以外にもチームのタスクを共有し管理することが可能であるため、業務の抜け漏れに気付きやすいです。業務の抜け漏れはプロジェクトの失敗にも繋がりかねません。そのため、タスク管理は業務の抜け漏れ防止にも有効と言えます。

操作がシンプル

無料のタスク管理ツールは、費用がかからない分、シンプル仕様のものがほとんどです。シンプルな操作性は誰でも使いやすく、無料であるため気軽に導入できます。本格的にビジネス機能を備えた無料ツールもありますが、簡単操作であれば浸透しやすいです。

そのため、スモールスタートを切ることができるため、企業の成長に合わせて徐々に機能を追加し、システムを精度の高いものに切り替えることが望めるため、はじめから費用をかける必要がありません。

無料で利用できるタスク管理ツールの注意点

以上で解説したように、無料で利用できるタスク管理ツールは導入により、さまざまなメリットが得られます。しかし、無料で利用できない機能があることが多く、タスク数や容量が制限されているものもあるため、注意が必要です。

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無料で利用できない機能がある

無料のタスク管理ツールは、無料では利用できない機能が多数あります。予実・プロジェクト管理機能や、プロセス自動化機能など、ビジネスをさらにサポートする機能などは、有料プランでしか利用できないツールがほとんどです。

そのため、大きなプロジェクトを抱えることが多い企業や、タスク管理を行う人数が多い大企業の場合、無料のタスク管理ツールはおすすめできません。小規模チームで利用したとしても、ツールごとに独立してしまいます。

タスク数や容量が制限されている

無料のタスク管理ツールは、タスク数やデータ容量が制限されている場合があります。無料で利用できるものは、4～15ユーザー・1～50MBまでとツールによって制限されています。中には無制限のものもありますが、期限付きで無料のものもあるため確認が必要です。

そのため、タスク管理ツールを利用する人数が多い大企業や、開発・マーケティングなどプロジェクト数の多い企業には無料のタスク管理ツールはおすすめできません。同時進行するタスクが多い場合も無料プランでは管理するのが難しくなります。

無料で利用できるタスク管理ツールを選ぶポイント

無料で利用できるタスク管理ツールを選ぶ際は、以下のようなポイントに注目しましょう。利用できる人数や、管理できるタスク数はもっとも注目したいポイントです。

また、ベンダーのサポート体制やセキュリティ、有料版へ移行しやすいかもチェックしておくと安心できます。

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利用できる人数を確認

無料で利用できるタスク管理ツールは、ツールによって無料で利用できる人数に上限がある場合があります。ツールによって4～15人ほどを無料プランで設定しているケースが多い傾向があるため、チームメンバー全員が利用できるか確認が必要です。

チームメンバーが15人以上で、さらに増える可能性がある場合は、無料プランではカバーしきれない場合もあります。チームの規模や将来的なチーム構成などを考慮して、利用可能人数を確認して選定しましょう。

管理できるプロジェクト・タスクの上限を確認

無料のタスク管理ツールは、管理できるプロジェクトやタスクに上限がある場合があります。ツールによって管理できる上限数は異なりますが、管理可能数が極端に少ない場合、業務の抜け漏れなどの防止に役立てることは難しくなります。

管理を行うタスク・管理しないタスクを分けてシステムを利用した場合、業務に偏りが生じ、抜け漏れも発生しやすくなります。すべてのプロジェクト・タスクを管理できなければ意味ないものになるため、管理可能数の上限は必ずチェックすべきポイントです。

共有機能の有無を確認

無料のタスク管理ツールの中には共有機能が搭載されていないものもあるため、チームメンバー全員でタスクを共有したい場合は共有機能の有無を確認しましょう。

共有機能のない個人向けのタスク管理ツールをチームで使用する場合は、進捗などをメールやチャットツールで報告しなければならず、手間がかかります。タスクを複数人で共有したい場合は、共有機能を搭載しているツールを選択しましょう。

サポートを受けられるか

無料で利用できるタスク管理ツールは、ツールによって無料と有料ではサポート体制が異なる場合があります。無料でもサポートを受けられる場合がありますが、充実した内容ではなく、手厚いサポートは期待できません。

サポートを受けられない場合、操作に関する問い合わせができなかったり、トラブルが発生した場合にやむを得ず自力で調査したり、最悪の場合すべてのデータが消滅する可能性もあります。そのため、サポートの内容は必ずチェックしておきましょう。

セキュリティは問題ないか

無料のタスク管理ツールでも、セキュリティの高さは重要視したいポイントです。セキュリティの脆弱性があった場合、情報漏えいや第三者による不正アクセスなどのリスクがあります。

そのため、通信や情報は暗号化されていて、国際セキュリティ資格を取得していることが確認できれば、セキュリティ上問題なく利用できるツールである可能性が高いです。機能だけでなく、セキュリティにも注視してツールを選定するのがおすすめです。

有料版に移行しやすいか

無料のタスク管理ツールを選定する際は、将来的にタスク管理を行うチームメンバーの人数が増える場合や、企業の成長を見込んで有料プランに移行しやすいか確認が必要です。移行しやすいツールであれば、無料プランからスモールスタートを切ることができます。

無料プランではタスク数やプロジェクト数、利用できる人数に上限があるため、有料プランに移行を検討するケースが少なくありません。また、有料プランに移行した場合は、コスト面において費用対効果が高いかどうかも見極める必要があります。

おすすめの無料で利用できるタスク管理ツール5選

その他の無料で利用できるタスク管理ツールの選び方

無料で利用できるタスク管理ツールを選ぶ際は、上記以外にも以下のような重要ポイントや、そのほか押さえておきたいポイントが複数あります。

ガントチャート・カンバンなどのツールタイプや、タスク登録のしやすさ、また自社に必要な機能が備わっているかどうかが重要な3つのポイントとして挙げられます。

また、クラウド型・オンプレミス型の導入形態や、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応しているか、社内に浸透しやすくするために従業員が扱いやすい操作性であるかどうかも押さえておきたいポイントです。

【重要な3つのポイント】

1. ツールのタイプ（ガントチャート・カンバン）を確認
2. タスクを簡単に登録できるか
3. 自社に必要な機能が揃っているか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. マルチデバイスに対応しているか
3. 従業員が扱いやすい操作性か

まとめ

タスク管理ツールは、優先すべきタスクを効率よく遂行するために整理・管理を行うツールです。タスク管理ツールには無料で利用できるものもあり、シンプルな操作性が特徴で気軽に導入しやすく、取り入れる企業も増えています。

無料のタスク管理ツールは気軽に導入できるため、スモールスタートを切ることが可能です。しかし、無料で利用できるタスク管理ツールは、利用人数やタスク数や容量に上限がある場合があり、企業の規模や業務内容によっては無料では管理しきれないこともあります。

将来的に有料プランに移行する可能性がある場合は、有料プランの内容も確認し、自社にとって最適なタスク管理ツールを選びましょう。