リファレンスチェックサービスとは？メリット・デメリット、選び方を解説

リファレンスチェックサービスとは、採用候補者の人柄や実績などを現職・前職の関係者に対して、確認・ヒアリングするサービスです。本記事では、リファレンスチェックの導入に向けて、サービス導入のメリット・デメリット、選び方からチェックの流れまでを詳しく解説します。

目次

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1. リファレンスチェックサービスとは
2. リファレンスチェックのメリット
3. リファレンスチェックのデメリット・注意点
4. リファレンスチェックサービスの質問内容
5. リファレンスチェックサービスの比較ポイント
6. リファレンスチェックの流れ
7. まとめ

リファレンスチェックサービスとは

リファレンスチェックサービスは、採用候補者の人物像を的確に把握するためのリファレンスチェックを、オンラインで完結できるサービスです。採用にかかるプロセスの簡略化や質問内容の充実性などで、注目されています。

ここでは、リファレンスチェックの重要性や導入目的などを詳しく説明します。

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、主に候補者の上司・同僚・友人にあたる人物を対象とし、企業側の担当者が電話・書面・ビデオチャットを用いて調査を行います。

そして、リファレンスチェックサービスとは、採用候補者の職歴・能力・人柄などが事実と相違ないかを調査できるサービスです。選考のみでは把握できない性格や職務遂行能力を、オンライン上のやり取りでヒアリングできるメリットがあります。

リファレンスチェックサービスを利用することで、採用活動における担当者の負担削減につながります。

リファレンスチェックの重要性

リファレンスチェックは、第三者の客観的な視点も考慮して人物像を見極め、採用の合否を検討できます。そのため、採用のミスマッチによる早期離職防止や活躍人材の見極めが可能です。

特に少数精鋭の組織体制が多いベンチャー企業やスタートアップ企業では、ミスマッチや早期離職が痛手となります。また、経営幹部となる人物を採用する際は組織の発展に影響するため、信頼できる人材であると確証を得た上で採用を決定する必要があるでしょう。

企業における人手不足の解消や生産性向上の観点からも、リファレンスチェックの重要性は高まっています。

リファレンスチェックサービスの導入目的

リファレンスチェックサービスは、採用活動に付随するさまざまな側面から、採用活動の成功を期待されています。以下では、リファレンスチェックサービスの導入目的を解説します。

採用人材のミスマッチを防げる

リファレンスチェックサービスは、求職者の人物像を正確に把握することで、採用後のミスマッチを防ぐことができます。書類や選考では掴みきれない人柄・能力といった情報が、第三者の視点を取り入れることでより明確になります。

リファレンスチェックを通して、過去の勤務態度や周囲との関係性が明らかになります。例えば、求職者の面接における発言に説得力が増したり、誇張して話していることが判明したりなど、新たな情報を得ることができるでしょう。

このように、さまざまな角度から採用の是非を見極めることができます。

採用のリスクヘッジになる

リファレンスチェックサービスでは、求職者の犯罪やトラブル歴、倫理観を把握できるため、採用のリスクヘッジとしても効果を発揮します。仮に経歴詐称や金銭トラブルがある場合は、求職者が企業に不利益をもたらすことも考えられます。

例えば、前職で横領した事実があると、自社でも繰り返す可能性が高いです。そのため、企業に悪影響を与えるような人物ではないか確認しておけば、安心して採用できるでしょう。

早期離職を防げる

リファレンスチェックにより、求職者の入社後のフォローが可能になるため、早期離職を防げることも導入目的の1つです。リファレンスチェックは、第三者視点からの求職者の能力や働きぶりが明らかになります。

求職者が前職でどのような仕事にパフォーマンスを発揮していたか、何を求めて退職したのかが明らかになれば、求職者に合った育成やマネジメント方法を考案できるでしょう。そして、求職者に合った労働環境を提供することで、早期退職の防止も可能です。

リファレンスチェックと前職調査の違い

リファレンスチェックは、実績や人柄など求職者のスキルに関する調査で、主に前職の上司や同僚、友人を対象として行われます。

前職調査では、前職の会社の人事に対して、求職者の経歴に偽りがないか・金銭的なトラブルがないかといった調査を行います。ただし、個人情報保護法により、本人の同意なしでは禁止される行為となったため、実施する企業は少なくなりました。

リファレンスチェックサービスのタイプ

リファレンスチェックサービスのタイプには、目的や欲しい情報などに応じて3つの種類があります。ここでは、リファレンスチェックサービスのそれぞれの特徴を詳しく説明します。

求職者への理解度を深められるタイプ

求職者への理解度を深められるタイプのサービスは、リファレンスチェックの結果をもとにした性格分析レポートを出力できるため、あらゆる視点から求職者をより深く理解できます。

例えば、短期離職率や昇給率の算出だけでなく、相性の良い配属先や労働環境など入社後の人員配置にも役立てるタイプのものもあります。入社後のミスマッチ防止、効果的な人員配置による即戦力化のために活用できるタイプのサービスです。

質問設計に優れたタイプ

初めてリファレンスチェックをする際は、知りたい情報を網羅するために、どこまで質問したらいいかを迷うこともあるでしょう。

リファレンスチェックサービスでは、必要な質問事項がテンプレートとして用意されていますが、さらに質問設計のレベルが高いサービスもあります。例えば、レポート結果に紐づいた質問や、業界・職種によって異なる質問テンプレートなどです。

職種で絞った際に、豊富な質問テンプレートを用意しているサービスもあるため、リファレンスチェックに不慣れでも安心して利用できます。

リスクヘッジが目的のタイプ

リスクヘッジが目的のタイプは、求職者のネガティブな情報を検出し、採用するリスクの高い人物でないかを明確することに優れたタイプです。WebやSNSの情報を調査し、対象に関する発言の収集・分析が行えます。

具体的には、選考では把握できない犯罪歴などのトラブル関係や、コンプライアンスに関わるようなネットでの発言などの情報を集めることで、企業の不利益となる人物の採用を防止できます。

職歴がない人に対しても利用できるため、幅広い求職者を対象に利用できることが特徴です。

リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックでは、入社後のミスマッチの防止やリスクヘッジ・早期離職の防止以外にも、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、リファレンスチェックのメリットを詳しく解説します。

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採用の成功率を上げられる

リファレンスチェックを行う際、求職者は企業へのアピールとして企業情報を詳しく調べたり、どのような部分が自身と相性が良いのかを判断したりします。

そこに第三者の評価という客観的な視点が情報に加わることで、求職者に合ったポジションや働き方の提案が可能になります。つまり、双方が納得した上での採用を行えるため、内定辞退を防ぎつつ採用の成功率を上げることができます。

早期戦力化に期待できる

リファレンスチェックで入社後の活躍を予想することにより、早期戦力化に期待できるメリットがあります。前職での勤務態度や人柄などを把握し、求職者の求めるものが明確になります。

リファレンスチェックの結果を活かし、採用後に最適な育成やマネジメントを行うことで、その人の能力が発揮できる環境を整えられるでしょう。十分にパフォーマンスを発揮できる環境に身を置くことで、早期の戦力化が期待できます。

書類や面接では把握できない情報を知れる

リファレンスチェックでは、書類や面接では把握できない情報を知れるメリットがあります。客観的な評価を把握することで、求職者自身が気が付いていない長所や、面接では言いづらい短所が浮き彫りになります。

また、本人が隠しているトラブルや詳しい退職理由なども明らかになり、採用するべき人物かどうかが明確になります。このように、リファレンスチェックでは求職者を多角的・客観的に知ることができるため、選考における重要な判断材料となるでしょう。

書類の虚偽を把握できる

リファレンスチェックでは、履歴書や職務履歴書など選考に関する書類の虚偽を把握できることもメリットです。提出書類は求職者自身が作成するものであるため、虚偽の情報が記載されている可能性もあるでしょう。

採用後に経歴詐称が発覚した場合、選考時に申告していたスキルを満たしていないことにより、職場の生産性に影響が出たり、早期の離職につながったりすることが考えられます。そして、トラブルが発生した場合は、採用側の責任も問われることになるでしょう。

リファレンスチェックで真偽を確認することで、虚偽を見つけた上での採用の判断が可能になります。

リファレンスチェックのデメリット・注意点

リファレンスチェックはメリットが多い反面、担当者の業務負担や候補者の精神的負担などの面でデメリットがあります。ここでは、リファレンスチェックのデメリットを解説します。

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時間や手間がかかる

リファレンスチェックには、事前準備やリファレンス先とのやり取りが発生するため、時間や手間がかかることがデメリットです。

例えば、リファレンスチェックまでに質問を考え、リファレンス先へ連絡し、日程を調整するといった作業において、通常の採用業務と比べて手間と時間がかかります。その結果、採用担当者への負担の増加、確認漏れなどの人為的なミスが発生しやすくなるでしょう。

リファレンスチェックを効率的に行うには、質問内容のテンプレートの充実や、チャット機能が備わったサービスの導入がおすすめです。

選考を辞退する可能性がある

リファレンスチェックは、候補者自身の負担が大きくなって選考を辞退される可能性が出てくることも、デメリットの1つです。リファレンスチェックは、候補者本人がリファレンス先に依頼することもあるため、躊躇する場合も考えられます。

また、リファレンスチェックのプロセスがある企業とない企業では、選考のスピードに差が生じます。そして、入社意欲が低かったり他企業から内定をもらっていたりすると、選考を辞退される可能性もあります。

よって、候補者の負担にならないようなリファレンスチェックを導入したり、効率よく進められる工夫が必要です。

求職者の同意を得ないと頼めない

リファレンスチェックは求職者の個人情報を扱うため、同意を得なければ依頼できません。求職者の同意を得ずにリファレンスチェックを行うと、個人情報保護法に抵触する可能性があります。

したがって、リファレンスチェックをする際には、必ず目的を説明して候補者の同意を得ることを忘れないようにしましょう。

リファレンスチェックサービスの質問内容

リファレンスチェックでは、前職の上司や同僚への質問をする際に、どのような質問内容にするのかが重要です。具体的には、以下のような質問を踏まえることが推奨されます。

1. 応募者との関係性
2. 業務に携わった期間
3. 応募者の役職と業務への貢献度
4. 企業に対してどのような影響を与えたか
5. 他の従業員との関係性はどうだったか
6. また一緒に働きたいと感じるか
7. 決断力・決定力があると感じたか
8. これから改善すべき部分があるか

これまでの職場環境における企業への貢献度、他の従業員とのコミュニケーション能力、決断力・決定力を踏まえながら、今後の課題についてもリファレンスチェックで質問することで、ミスマッチなどを防ぐことができるでしょう。

リファレンスチェックサービスの比較ポイント

リファレンスチェックを効率よく行うには、リファレンスチェックサービスの導入がおすすめです。しかし、初めて行う場合は、サービスの選定に迷うこともあるでしょう。ここでは、リファレンスチェックサービスの比較ポイントを解説します。

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質問設定の柔軟性を確認

自社が知りたいことを的確に質問するためには、質問設定の柔軟性の確認が大切です。サービスによっては、質問のテンプレートが用意されているものがありますが、求職者に応じて質問したい内容が異なる場合があります。

テンプレートの利用で質問を考える手間を省くことができますが、欲しい情報を網羅しているとは限りません。そのため、質問の柔軟性やカスタマイズ性を確認し、自社が求める情報を得られるサービスを選定しましょう。

なりすまし防止機能を確認

リファレンスチェックでは、求職者の家族や友人が本人になりすまして回答するケースがあるため、サービスのなりすまし防止機能を確認しておくことが重要です。

本人確認書類の提出機能やメールアドレスのドメイン確認機能など、なりすましに関してどの程度の対策が講じられているか、しっかりと確認するようにしましょう。

バックグラウンドチェックと併用できるか

リファレンスチェックサービスには、犯罪歴や反社チェックができるバックグラウンドチェック機能が搭載されているものがあります。

バックグラウンドチェックと併用できるサービスを利用することで、求職者の信頼性の確保が可能です。

業務負荷を軽減できる機能を確認

リファレンスチェックサービスに搭載されている機能が、自社の業務負荷をどのくらい軽減できるか確認することも大切です。リファレンスチェックにおいて、人事や採用担当者の負担が大きいと続けていくことが難しくなります。

例えば、サービスの利用をオンライン上で完結できれば、採用担当者と回答者の負担は軽減されます。さらに、迅速かつ効率的にリファレンスチェックできる機能があるか確認することで、どのような効果を発揮するかが予想できるでしょう。

トラブル発生時のサポート体制を確認

リファレンスチェックの利用時にトラブルが発生した際は、サポートが必要になります。特に、採用のプロセスには長い時間をかけられないため、疑問点に寄り添ってくれるようなサポートや、段階に合わせて即時サポートしてくれるサービスの選択が重要です。

自社の稼働時間とサポートの対応時間の相性、自社でカバーできる範囲とサポート内容が合っていることなど、さまざまな事態を想定しながらサポート体制を確認しましょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックは個人情報を扱うため、漏れのないようにプロセスを進めることが重要です。ここでは、リファレンスチェックの流れを解説します。

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求職者にリファレンスチェック実施の同意を得る

求職者の同意は、リファレンスチェックにおいて必要不可欠です。そのため、初めは求職者に対して、リファレンスチェックの目的とリファレンス先の連絡先を共有し、前職の関係者からの個人情報を取り扱う旨を説明してから、同意を得る必要があります。

個人情報保護法に触れることにより、同意が得られない場合はリファレンスチェックを実施できません。したがって、求職者が納得できるように説明することが大切です。

リファレンス先を決めて連絡先を教えてもらう

求職者が自らリファレンス先に依頼することも多いため、リファレンス先の同意を得た上で連絡先を教えてもらう必要があります。教えてもらった連絡先とコンタクトを取りつつ、日程調整などを行います。

なお、リファレンス先の都合に合わせて、電話やビデオチャットなど使用するツールを使い分けられるようにしておきましょう。実施方法の説明や質問内容をあらかじめ伝えておくと、スムーズな実施が可能です。

質問内容をまとめてリファレンスチェックを行う

リファレンスチェックの前には、必要な情報に漏れのないよう質問内容をまとめておきましょう。特に、上司や同僚など、求職者との関係性によって視点が変わるため、求職者やリファレンス先の特徴に合った質問を考えておく必要があります。

質問する中で急に用意していない新しい質問をしたり、情報が不十分であることに気が付いて後日連絡したりするのは、相手の気を害することも懸念されます。よって、あらかじめ必要な情報を洗い出し、スムーズなリファレンスチェックを行いましょう。

まとめ

リファレンスチェックサービスは、選考だけで伝わりきらない求職者の情報を、オンライン上で得られるサービスです。リファレンスチェックのプロセスの簡略化や質問のテンプレートの用意などによって、採用担当者の負担を軽減できます。

しかし、リファレンスチェックサービスを実施するためには、求職者やリファレンス先の同意が必要不可欠であるため、候補者が納得できるような説明が必要です。

リファレンスチェックは、求職者の信頼性の確認や入社後の活躍に大いに役立ちます。有効活用するためにも、自社の目的や必要な情報に合ったサービスを選びましょう。