プロジェクト管理ツールにかかる費用は？料金体系・注意点も解説

タスク管理や工数管理を効率化してくれるプロジェクト管理ツールは、ツールによって機能が異なり、料金にも幅があります。この記事では、これからプロジェクト管理ツールを導入する予定の企業に向け、料金体系・費用相場・注意点などを解説しています。

目次

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1. プロジェクト管理ツールとは
2. プロジェクト管理ツールの費用・価格相場
3. ツール導入時に見落としがちな費用に関する注意点
4. まとめ

プロジェクト管理ツールとは

企業においてプロジェクトを成功させるには、タスクの期限や進捗状況、発生した課題、リスクなど多くの要素を適切に管理していかなければいけません。このような仕事の管理は以前からあり、手帳やExcelを利用した管理が主流でした。

しかし、現在では扱うプロジェクトの数が多い上に複雑になり、従来の方法では管理が難しくなりました。このように複雑化したプロジェクトの進捗を可視化して一元管理するためのアプリケーションが、プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールで進捗を可視化できることで、優先度や作業上の問題なども一目でわかり、不要な作業や負担を減らせます。また、リアルタイムでの情報共有が可能となり、テレワークなどオフィスの外での勤務にも対応します。

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プロジェクト管理ツールの費用・価格相場

プロジェクト管理ツールの料金体系は、基本的に月額料金制を採用しています。そのなかで、従量課金制と固定料金制の2つに分かれています。ここでは、従量課金制と月額固定制の相場や特徴について解説します。

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従量課金制

従量課金制では、1アカウントの使用料×ユーザー数が実際毎月支払う料金です。1アカウントあたりの使用料は月額500円から1,500円が相場となります。

ガントチャートやコメント機能、ステータス管理機能など一般的な機能が搭載されたツールの場合は、1アカウントあたり月額1,000円前後が平均です。

1アカウントあたりが基本のため、ユーザー数が少ない場合には低い予算でも運用できます。しかし、10人以上からなどユーザー数の下限があるツールもあるため、導入前によく確認しておきましょう。

月額固定制

月額固定制の場合、相場は月額10,000円から50,000円程度です。なお、管理できるプロジェクト数やストレージ容量、添付できるファイル数などが異なると料金が変動します。

しかし、月額固定制ではユーザー数の制限がないツールが多く、ユーザーが多いほど1人あたりの単価が安くなります。

月額固定制のプロジェクト管理ツールの多くは、プロジェクト数やストレージ容量によって複数の月額プランが用意されています。プロジェクトの規模や利用方法などを考慮して選びましょう。

ツール導入時に見落としがちな費用に関する注意点

プロジェクト管理ツールを導入する際、必要な費用は単に月額料金のみというわけではありません。場合によっては月額料金に加算されたり、減額されたりすることもあります。ここでは、必要な費用について注意すべき点を解説します。

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月額以外の費用がかかることもある

プロジェクト管理ツールに必要な費用は、毎月の月額料金だけではありません。一部のツールではクラウドストレージの拡張に追加費用がかかる場合があります。具体的な使用イメージを考え、必要なプロジェクト数やストレージを見積もるようにしましょう。

また、自社内のネットワーク環境が整備されていない場合、LANの整備などに追加の費用がかかる可能性があります。特に創業から間もない企業はネットワーク環境が整っていないことが多いため、注意しましょう。

機能が増えると高額になる

プロジェクト管理ツールといってもサービスによって料金に幅があるのは、搭載機能の数や内容に差があるからです。

たとえば、作業時間を自動集計するタイムトラッキングやレポート分析などの高度な機能が搭載されているツールは、どうしても利用料が相場より高額になりがちです。一方で、タスク管理のみに特化しているツールであれば、比較的安価で運用することができます。

搭載機能が多いと便利なことが多いですが、料金が高額になります。自社で必要な機能を明確にし、自社に合ったツールを選ぶようにしましょう。

年間契約で割引されることもある

プロジェクト管理ツールを使用すると、従量課金制および月額固定制のどちらのツールでも毎月数万円の出費が必要です。特に従量課金制は1アカウントあたりで計算するため、ユーザーの数が多いほど出費が多くなります。

ただし、ツールによっては年間契約にすることで1人あたりの利用料金を30％から40％ほど割引するものもあります。長期使用を見込んでいるならば、年間契約にしてしまうのも費用を抑える手段の1つです。

無料トライアルで使いやすさを確認する

プロジェクト管理ツールは、長期使用されるのが前提です。そのため、導入してから自社に合わなかったとわかっても、すぐに稼働を止めるわけにはいきません。

そのような無駄な時間と手間の発生を予防するためにも、検討段階で実際の使いやすさを確かめておく必要があります。確認には、各サービスで出されている無料トライアルの活用がおすすめです。

無料トライアルであれば、合わないとわかればすぐに止められます。候補に挙がっているツールを実際に操作し、各機能の実際の操作感などを確認してツール選定の参考にできます。

＼最適なツールの選び方はこちらで解説／

まとめ

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を一元管理し、可視化できるツールです。グラフなどの使用により、仕事の優先度や発生した問題などがわかりやすい上に、他メンバーとのリアルタイムでの情報共有や更新ができるのが特徴です。

プロジェクト管理ツールの料金体系は基本的に月額料金ですが、従量課金制と月額固定制の2つに分かれます。従量課金制は1アカウントあたりに課金され、月額固定制は定額の代わりにユーザー数の制限がないケースが多いです。

ツール選定の際に月額料金だけを気にしていると、自社のニーズに合わないものを選んでしまう可能性があります。まずは無料トライアルでツールの実際の操作感を体験し、必要な機能などを検討しましょう。