Excelでの採用管理の方法｜採用管理システムへの移行方法も解説

採用管理は、企業にとって良い人材の確保だけでなく、ミスマッチによる離職リスクを軽減させるためにも、重要な業務の1つです。本記事では、採用管理の必要性と、Excelによる採用管理の方法、Excelから採用管理システムへの移行を行う際の手順などを解説します。

目次

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1. 採用管理の必要性
2. 採用管理をExcelで行う方法
3. 採用管理をExcelで行うメリット
4. 採用管理をExcelで行うデメリット
5. 効率化すべき採用管理業務
6. 効率的な採用管理には採用管理システムがおすすめ
7. Excelから採用管理システムに移行する手順
8. Excelから採用管理システムに移行する際の注意点
9. まとめ

採用管理の必要性

企業では、採用管理によって必要な人材を確保し、入社後のフォローアップや人員配置を行うことから、採用管理は不可欠な業務となっています。優れた人材を効果的に獲得して定着させるためには、採用活動における適切な進捗管理が必要です。

一般的に、採用管理はExcel（エクセル）や採用管理システムの導入などによって行われます。ただし、Excelによる採用管理と採用管理システムには、それぞれ異なるメリット・デメリットがあり、近年では採用管理システムの導入に注目が集まっています。

採用管理をExcelで行う方法

Excelによって採用管理を行う場合、まず採用管理シートの作成を行います。採用管理シートについては、あらかじめ必要事項が記載された無料のテンプレートも多く公開されており、それらを活用するのもおすすめです。

また、採用管理においては、さまざまな集計や計算が求められるため、Excelの関数を使用すると効率的に管理できます。関数を使いこなせる場合は、自社にとって必要な項目を記載し、採用管理シートを自作するのも1つの手です。

Excelで採用管理を行う際に役立つ関数

Excelで採用管理を行う際、役立つ関数がいくつかあります。例えば、応募者の総数を把握したいときには、COUNTA関数やSUM関数が有効です。

また、応募者の属性や進捗状況によって該当する応募者のデータだけを絞り込みたい場合は、VLOOKUP関数やCOUNTIF関数がおすすめです。VLOOKUP関数はさまざまな条件を設定して応用的に使用できるため、目的に応じて使い分けましょう。

さらに、募集した事業所・性別・進捗状況など複数の条件に該当する応募者の数を抽出したい場合には、COUNTIFS関数によって複数の条件設定で合計人数を算出することも可能です。さまざまな関数を利用して採用管理の効率化につなげましょう。

関数	特徴
COUNTA関数	データを含むセルの数をカウントする
COUNTIF関数	条件に該当するデータの数をカウントする
SUM関数	指定範囲内の値を合計する
COUNTIFS関数	複数の条件に該当する値を合計する
VLOOKUP関数	指定範囲内のデータを検索し、一致したデータを表示する

採用管理をExcelで行うメリット

採用管理をExcelで行う場合、コストがかからず、自社が求める条件に合わせて計算や分析を行えるというメリットがあります。また、表形式での管理が可能であり、Excelの機能を利用してさまざまなグラフを作成できます。

ここでは、採用管理をExcelで行うメリットについて解説します。

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応募者情報の一覧表示が可能

Excelは表計算ソフトであり、データの集計や計算を行う機能に特化しています。Excelで採用管理シートを作成することで、採用管理に必要な以下のような情報を表形式で一覧にまとめることができます。

1. 求人媒体
2. 氏名
3. ふりがな
4. 応募日
5. 進捗状況
6. 選考結果
7. 事後対応

応募者の情報を1つの表にまとめることで、選考状況を一目で把握できます。また、進捗の各段階において必要な対応を忘れないための備忘録としても役立てられます。

計算・分析が行える

Excelには、さまざまな関数による計算機能に加え、フィルターによる並べ替えや集計機能などが備わっています。これらの機能によって、求人媒体ごとの応募状況や採用率を分析し、次回以降の求人に活かすことができます。

求人では応募するだけでも費用がかかるため、成果の得られない求人媒体は適宜見直しを行う必要があります。Excelによる計算や分析で複数の求人媒体の費用対効果を比較し、コストダウンにつなげましょう。

グラフを作成できる

Excelの機能によって、表にまとめた採用管理シートの情報を簡単にグラフ化できます。グラフ機能では折れ線グラフ・棒グラフ・円グラフなどさまざまな種類のグラフに対応できるため、データの可視化や社内資料の作成などに役立ちます。

また、表による一覧表示だけではわかりにくいデータの推移を把握したり、前月・前年などのデータを比較したりする場合にも適しています。

新たなコストがかからない

多くの企業ではすでに業務にExcelを取り入れており、社内のパソコンにはExcelが搭載されている場合がほとんどです。そのため、Excelを使用することで新たなコストをかけずに採用管理業務を行えます。

採用管理をExcelで行うデメリット

Excelによる採用管理はさまざまなメリットをもたらしますが、デメリットも存在します。特に、データの同時編集や共有が難しいことや、データ量に比例してファイルが重くなる点には要注意です。

ここでは、採用管理をExcelで行う際のデメリットや入力ミスのリスクについて解説します。

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データの同時編集が難しい

多くの企業ではExcelをパソコンにインストールし、オフライン環境で使用しています。特別なソフトを用いてExcelをクラウド化していないと、複数のユーザーによる同時編集は難しい場合が多いです。

Excelは複数のユーザーによる閲覧が可能ですが、同時に編集を行った場合、どの編集内容を優先させるかの判断を行う機能がありません。そのため、同時編集によって思わぬ内容が反映されたり、エラーが発生したりする原因になります。

なお、1つのExcelファイルを複数の担当者で編集したい場合は、1人の作業が完了してから最新のバージョンのものを更新するのが望ましいです。

最新データを共有しにくい

Excelは、そのままではクラウド上での編集を行えないソフトです。また、複数の担当者がそれぞれデータを変更した場合はデータの統合が行われず、異なるバージョンのファイルが作成されてしまいます。

これにより、複数のファイルの中から最新のものがどれかを確認する作業が発生し、混乱が起こりやすくなります。また、異なるファイル同士のデータを統合させる場合はさらに複雑な作業が必要となり、ミスが発生する原因となります。

データが増えるとファイルが重くなる

Excelは、シートに記載されているデータの量に比例してファイルが重くなります。値の数だけでなく、セル内に含まれる計算式が多い場合や、グラフが挿入されている場合もファイルの容量が増加します。

ファイルが重くなると計算内容の反映に時間がかかったり、ファイルがフリーズして編集が滞ったりする原因になります。よって、応募者の数が多い場合や、複雑な計算式や集計機能を設定して分析を行いたい場合には不向きです。

ヒューマンエラーによるミスのリスク

Excelは基本的に全ての値や計算式を手入力で行います。そのため、Excelによってデータを管理する場合は、データを自動取得する場合と比べてヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。

また、求人媒体の管理ページや応募メールに記載されている情報を手作業で転記する作業には、多くの時間と手間がかかります。入力内容のダブルチェック・情報の更新・集計内容の確認といった多くの作業が必要になるため、十分なリソースを確保しておきましょう。

セキュリティ面での情報漏洩の危険性

Excelファイルは一覧表示が可能なメリットがある反面、情報が持ち出されやすいというデメリットも抱えています。つまり、社内の人間であっても、人材に関する個人情報を取り扱う採用管理において、情報漏洩の危険性を伴っていることを忘れてはなりません。

特に、Excelのデータはアクセス制限を設定できても、中身の情報自体を保護する能力は乏しく、制限が解除されれば誰でも閲覧・複製が行えてしまいます。そのため、セキュリティ面での大きな不安や危険性があることは、大きなデメリットとなります。

効率化すべき採用管理業務

採用活動に関わる採用管理業務は、時間をかけてでも注力すべき業務と効率化すべき業務に分けられます。特に、以下のような採用管理業務は効率化しやすいです。

1. 応募者との面接日の日程調整・連絡
2. 応募者全員の履歴データ管理
3. 会場手配と関係者の日程調整・連絡
4. 交通費を含めた費用の算出

応募者をはじめ、面接や内定式に関わる関係者との日程調整・連絡は煩雑化しやすい業務です。回答の期日を決めている場合でも、人によって回答までにかかる時間には差があり、応募者と関係者間での日程調整や案内連絡に時間がかかります。

そのため、手間のかかる業務をシステムで効率化させることが大切です。なお、面接や面談・求人情報・内定者研修などは、採用管理業務において注力すべき業務といえます。業務の最適化を目指す場合には、対象とする業務を間違えないようにしましょう。

効率的な採用管理には採用管理システムがおすすめ

採用管理システムとは、企業が従業員を採用する際のさまざまな業務を効率化できるツールです。採用管理システムによって、応募者管理・日程管理・進捗管理などの一元管理が可能になり、採用活動の状況を把握しやすくなります。
ここでは、採用管理システムの代表的なメリットについて詳しく解説します。

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情報を一元化できる

採用管理システムではログインを行った人全員が同じ情報にアクセスでき、情報の一元管理が可能になります。また、Excelにおける管理では同時編集が難しいのに対し、採用管理システムでは複数の担当者が同時に作業できます。

そして、情報の一元化により、いつでも正確な進捗状況を把握可能です。また、特定の担当者しか採用管理シートを更新できないといった業務の属人化を防ぎ、採用管理業務の透明性を高める効果も得られます。

最新情報を共有できる

Excelでは一度に1人の担当者しかデータを更新できず、最新情報を取得するまでに時間がかかっていました。しかし、採用管理システムにより、業務を担当する全ての従業員が同時に情報を更新することが可能になります。

また、採用管理システムでは更新された情報が常に最新の状態に保たれるため、情報更新のタイムラグが発生しません。Excelを使用する場合には最新の状態かどうかを目視で確認する必要があることから、比較すると大幅な時間短縮につながるのがわかります。

情報の整合性チェックがしやすい

採用管理システムを利用することで、Excelでの管理方法と比べ、情報の整合性チェックがしやすいこともポイントの1つです。例えば、Excelで1つの計算式・関数が間違って入力されていた場合、時間が経過してから全体的な間違いに気付くことが多いです。

その点、採用管理システムを効果的に活用することにより、入力された情報や導き出された結果が正しいのかを即座に把握することができ、データの間違いにも気付きやすくなります。そのため、採用管理におけるデータ量が多い場合でも対応しやすいでしょう。

データの自動分析が簡単に行える

採用管理システムでは情報が一元管理されているため、必要なときに必要なデータを自動的に取得できます。また、集計機能や分析機能が備わっているシステムも多く、Excelのように計算式を手入力する必要がありません。

採用管理においては、応募の総数だけでなく、求人媒体や各進捗段階ごとの歩留まりを分析することが重要です。Excelで計算を行う場合は、複雑な設定や計算結果のチェックなどが都度必要になるため、システムの利用が望ましいでしょう。

業務効率が大幅に向上する

Excelは手入力によるデータや計算式の更新が必要であり、入力ミスによるヒューマンエラーのリスクを抱えています。一方、採用管理システムではデータの取得が自動化されており、手作業を要する工程が少ないため、人的なリスクを軽減できます。

そして、手作業での転記や確認作業の減少によって、時間的なコストを低下させることができます。また、採用管理システムではExcelファイルの不具合やフリーズした際の対応などの作業が発生しないため、業務効率が大幅に向上します。

サポートが受けられる

Excelのデータ管理において破損や紛失が発生した場合、サポートを依頼することはできません。しかし、採用管理システムであれば、提供元のサポートに問い合わせを行い、オペレーターや担当者からのサポートが受けられます。

採用管理で扱う情報には個人情報が多く含まれるため、第三者による不正アクセスや社内での不正利用を防止しなければなりません。そこで、システムのサポートを上手く活用することにより、多くのトラブル・障害を未然に防止することができます。

Excelから採用管理システムに移行する手順

Excelから採用管理システムへの移行を行う際は、段階ごとの手順を確認しましょう。導入目的の決定をはじめ、社内における情報共有・担当者の選任・業務フローの見直しが必要です。

また、システムを選定した後は、具体的な導入スケジュールを定め、トライアルによるテスト運用を行うのが望ましいです。ここでは、Excelから採用管理システムに移行する手順について解説します。

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導入目的の決定・共有を行う

採用管理システムの導入を検討する際は、まず導入の目的を決定しましょう。具体的なシステム導入の目的を定めておくことで、導入後の効果を検証しやすくなります。

導入目的を決定する際は、採用管理業務における課題点や改善によって、実現したいことを明確にしておくのがポイントです。決定した内容は社内周知を行い、関連部署全体での目標を定めることで、業務改善にかかるモチベーションの向上にも期待できます。

プロジェクト担当者を選任する

システムの導入が進行している間も、採用管理業務は継続しなければなりません。そのため、通常の採用管理業務とシステムの導入にかかるプロジェクト業務を分割し、プロジェクト担当者の選任を行うのが望ましいです。

採用管理業務の担当者が導入にかかる全ての作業を担当すると、属人化が進み、情報共有の不足によって導入後の業務が滞る可能性があります。しかし、プロジェクト担当者の選定で情報共有や操作に関する相談の窓口が明確になり、スムーズな導入が実現します。

業務フローの洗い出し・改善を行う

採用管理をExcelからシステムに移行する場合、採用管理業務のフローに大きな変更が生じます。従来の業務フローの洗い出しを行うことで、システム導入によって不要となる業務・新たに発生する業務を把握し、業務配分の調整や業務改善に役立てることができます。

そして、最適なリソース配分が実現すると、人材不足への対応や業務負担の軽減にも貢献します。

システムと導入スケジュールを決める

導入のための社内体制を整備したら、実際に導入するシステムを決定します。システムの導入にかかる時間はサービスによって異なるため、データのボリュームや移行したい内容をベンダーに共有し、事前に確認しておくのがおすすめです。

Excelから採用管理システムへ移行する際は、データの移行を行います。その際、データ移行と通常業務との調整が必要となるため、関連部署との連携を取りながら無理のない導入スケジュールを設定しましょう。

トライアルで実際の使用感を確認する

採用管理システムの操作性が悪い場合、システムの導入後も使い慣れたExcelでの採用管理を併用してしまうケースがあります。これではせっかくのシステムを活かせず、時間的なコストもかかってしまうため、導入前のトライアルによって実際の操作性を確認しましょう。

採用管理システムには無料のトライアル期間が設定されているものが多くあります。実際に何件かテスト応募を行い、管理画面の見やすさや必要なデータ分析の性能を備えているかを精査しましょう。

Excelから採用管理システムに移行する際の注意点

Excelから採用管理システムへ移行する際は、システムの利用にかかるコストが発生します。料金はシステムの種類や企業の規模によっても異なりますが、新たなコストがかかるという点には注意が必要です。

ただし、Excelを用いた採用管理業務には人的・時間的なコストがかかっている場合が多く、システムの導入によってトータルコストを下げる効果が見込めます。

また、採用状況の把握が容易になって採用活動を活性化できるなど、必要なコストを上回る多くのメリットが得られるため、中長期的な費用対効果を視野に入れた上で検討しましょう。

まとめ

採用管理は企業において必要不可欠な業務です。適切な採用管理を行うことにより、人材の確保を効率化できます。採用管理をExcelで行う場合、システム導入時に新たなコストが発生しないというメリットがあります。

一方、Excelによる管理に限界を感じる場面も多いです。Excelはデータの同時編集や最新データの迅速な取得が難しく、入力のミスにより応募者との連絡が滞ってしまうなどのリスクを抱えています。

採用管理業務を効率化したいなら、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムの導入によって採用管理業務を効率化し、より良い人材の確保と定着率の向上を目指しましょう。