インボイス制度対応に決済代行がおすすめな理由｜選び方を解説

インボイス制度は、事業者の消費税を把握する事が目的の制度です。インボイス制度への対応によって経理の業務負担増加が予想される場合、決済代行の導入がおすすめです。本記事では、インボイス制度に対応した決済代行のメリットや、サービスの選び方を解説します。

目次

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1. 決済管理の一元化には決済代行サービスがおすすめ
2. そもそもインボイス制度とは
3. インボイス制度に対応するために必要なこと
4. インボイス制度に対応する方法
5. インボイス制度の対応に決済代行の導入がおすすめな理由
6. インボイス制度をきっかけに決済代行を利用する際の注意点
7. 豊富な決済方法を提供するおすすめの決済代行サービス
8. まとめ

決済管理の一元化には決済代行サービスがおすすめ

Squareは、店舗やイベントでの対面決済からオンライン決済まで、さまざまな決済方法を提供している決済代行サービスです。最短で申し込み当日に審査が完了し、申し込みと手数料がシンプルかつ安全なキャッシュレス決済を始められます。

また、オフラインモードで決済を受け付けることも可能であり、売上代金の振込が早く、資金繰りの心配がいらない点もメリットです。料金体系としては、一部の有料機能を使用しない限り決済受け付け時の決済手数料のみが発生し、追加の費用は一切かかりません。

Squareは、国際的なセキュリティ基準のPCIに完全準拠しているため、強固なアカウント保護ツールとしても定評があります。シンプルかつ安全な決済代行サービスを活用し、決済管理の一元化を行うなら、Squareの利用がおすすめです。

そもそもインボイス制度とは

インボイスという言葉の元々の意味は、貿易業などにおいて通関を通る際に必要となる書類を指します。書類には、海外に送る荷物の内容や大きさ・量・運賃など、さまざまな詳細が記載されています。

日本でも実施されている「インボイス制度」は、軽減税率における各事業者が納める消費税を把握する目的があります。仕入税額控除を正確に把握するため、各事業主は適格請求書に必要事項を記載した上で発行・保管しておく必要があります。

インボイス制度では、今まで使用していた請求書のフォーマットをそのまま使用できます。請求書にインボイス制度で要求される事項を正しく記載することで必要な書類が完成します。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

適格返還請求書とは

適格返還請求書とは、各事業者がサービスや商品についての返品があった際や、値引きを行う際に発行される書類のことで、返還インボイスとも呼ばれます。適格返還請求書を発行する側の事業者が、顧客に返金や値引きをするタイミングで発行されます。

また、販売奨励金の支払いや事業の分量配当金を支払う際にも適格返還請求書を発行します。適格返還請求書は課税事業者と取引をする場合にのみ必要となり、免税事業者や個人との取引においては発行不要です。

参考：適格請求書等保存方式｜国税庁

インボイス制度に対応するために必要なこと

2023年10月1日から制度が開始されたインボイス制度に対し、企業の各担当者は適切な対応を行う必要があります。ここでは、インボイス制度の対応に向けて何が必要なのかについて、課税事業者と免税事業者別に解説していきます。

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課税事業者の場合

課税事業者とは、年間の売上が1,000万円を超える事業者を指し、消費税を納税する義務があります。インボイス制度の開始後に仕入税額控除を受けるには、最寄りの税務署で適格請求書発行事業者登録を行います。

そして、実際に仕入税額の控除を受けるためには、取引において適格請求書を交付して保存しておくことも必要となります。もし適格請求書に対応していないと、課税事業者控除が受けることができなくなるため注意しましょう。

また、インボイス制度に対応した社内の会計システムの導入や変更も行う必要があります。具体的には、書式の変更と再設定、業務の流れの見直し、運用における社員への操作方法の伝達・教育などが求められます。

さらに、取引先に対して、新しいフォーマットになることの連絡・浸透なども必要であり、インボイス制度の対応にはさまざまな業務が発生します。

免税事業者の場合

年間の売上が1,000万円以下である、納税が免除されている免税事業者（個人事業主やフリーランスも含む）は、適格請求書発行事業者として登録ができません。つまり、インボイス制度の導入により消費税分を請求することができなくなってしまいます。

しかし、免税事業者でもインボイスを発行するために課税事業者になることができます。それは、最寄りの税務署に消費税課税事業者選択届出書を届け出て、登録申請を行うことで実現します。

なお、2023年10月1日から2029年9月30日までの期間内に届出を行うと、消費税課税事業者選択届出書の提出が免除されます。しかし、一旦消費税の納税義務が発生すると、2年間免税事業者には戻ることができません。

したがって、課税事業者になるメリットとデメリットをよく考慮しつつ申請・登録することが大事です。

インボイス制度に対応する方法

現行の業務において、インボイス制度に適切な対応が行えていないと判断される場合、早急な対応が必要です。インボイス制度に対応する方法として、主に挙げられるのは以下の2つです。

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各種システム導入による対応

現在では、インボイス制度にも対応したシステムがいくつも提供されています。主に、会計システム・請求書発行システム・販売管理システム・受発注システムが代表的です。これらを導入することによって、インボイス制度にも適切に対応することができます。

ただし、自社で利用している既存のシステムとの連携性や、取引先に対してもインボイス制度に対応したシステムの導入が必要であるなど、各種システムの導入においては注意点もあります。

決済代行サービスを利用する

従来まで紙ベースで証憑書類管理を行っていた場合、インボイス制度に対応するためには相当な労力と時間が必要となるでしょう。そこで、スムーズなインボイス制度への対応を実現するためには、決済代行サービスを利用するのもおすすめです。

決済代行サービスを利用することにより、自社のニーズに合った決済方法を選択できたり、未回収リスクを抑えた請求書管理を行うことができたりします。自社内のみでインボイス制度への対応が厳しいと感じる場合には、こういったサービスも活用しましょう。

インボイス制度の対応に決済代行の導入がおすすめな理由

インボイス制度は自社で対応する方法以外にも、決済代行サービスを利用する方法もあります。インボイス制度に対応している決済代行サービスを使うと、適格請求書および適格返還請求書の発行が可能となります。

すでに課税対象の企業が経理上の業務負担を軽減したいのであれば、自社に決済代行サービスの導入をおすすめします。請求書の発行や発送、代金の回収を代行してくれるだけでなく、企業の与信審査にも対応しているなど、幅広いサービスが魅力です。

導入によって、さまざまなメリットが見込める決済代行サービスの詳細について紹介します。

決済代行サービスを導入するメリット

インボイス制度に対応するためには、自社内でさまざま準備や対応が必要です。決済代行サービスの導入を検討している企業向けに、ここでは、決済代行サービスを導入することで得られるメリットについて紹介します。

業務効率化・人的コストの削減

インボイス制度に対応した決済代行サービスを導入すると、人件費の削減や業務の効率化につながるメリットがあります。

たとえば、毎月の請求業務においては、顧客や売掛金管理だけでなく、与信業務を代行業者に依頼することで請求業務に当てていた時間が空き、より本来の業務に集中できます。その結果、業績向上に貢献するでしょう。

また、今まで請求業務と営業を兼業していた社員が、本来の営業業務や外回りに必要な資料作成などに時間を割くことができるようになり、残業時間が減るなどのメリットもあります。

そして、企業側としてもインボイス制度のために新たに人員を増やす必要がなくなり、人的コストの削減にもつながります。

売上金の一括管理ができる

企業間の決済においては、債権回収や支払い漏れのチェックが大変重要な業務の1つと言えます。人員を使って行う債権回収では、回収漏れなどのリスクを伴いますが、決済代行サービスを利用することで、さまざまなリスクを回避することができます。

代金回収や最速業務など、莫大な時間と手間をかけて行っていた業務を決済代行サービスに任せることで、業務の負担が軽減され、毎月の精神的な負担も解消されるメリットがあります。

また、請求代行のサービスは、万が一未払い金が発生した場合の保証付きでもあるため、企業は未回収のリスクを避けることができ、利益を安定させることにもつながります。

複数の決済手段を一括で導入できる

システムを導入せず、通常の決済手段を行い続けると業務量が膨大となり、複雑化しやすくなります。また、売上を管理するだけではなく、常にセキュリティ対策も強化しなくてはならず、その都度追加のコストがかかります。

しかし、決済代行サービスを導入すると、複数の決済手段に対応していることから、コスト面での負担から解放されます。

複数のカード会社やさまざま支払い方法など、今まで取引先ごとに別々の決済システムを使用していた企業は、決済代行サービスの決済一括管理を利用することで、大幅に手間と時間を省くことができるでしょう。

つまり、代行サービスを導入すると、コスト削減と業務の効率化が見込めます。

システム更新やメンテナンスの手間を省ける

自社で各決済機関と契約して決済を行うと、システムのメンテナンスや更新にかける作業など、さまざまな手間と時間が必要です。また、それに伴って人件費も追加で発生します。

しかし、決済代行サービスを導入すると、システムの更新・メンテナンスにかかる時間や労力を削減することが可能となります。そして、システムのトラブル発生時にも、対応における時間や労力・資金がかからない点もメリットと言えます。

決済代行サービスを選ぶ際には、システムのメンテナンスや更新、トラブル発生時の対応も確認すると安心です。

このように、決済代行サービスの利用によってシステムの定期的なメンテナンスや更新作業を代行業者に任せられ、本来の業務に集中できることで業績の向上につなげられるメリットもあります。

インボイス制度をきっかけに決済代行を利用する際の注意点

インボイス制度がきっかけで決済代行サービスの導入を検討している場合、サービスの選び方にも注意が必要です。

インボイス制度にしっかりと対応しているかどうかだけでなく、セキュリティ面や自社の目的に合うものかどうかなど、さまざまな観点からサービスの適正を判断しなければなりません。ここでは、決済代行サービスを利用する際の注意点について解説します。

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顧客が求める決済手段があるか

顧客はさまざまな決済手段を希望することが予測できるため、幅広い決済手段に対応した決済サービスを選ぶ必要があります。顧客が求める決済手段を準備しておくことで、購入からの離脱防止にもつながります。

つまり、大事なビジネスチャンスを逃さないためにも、顧客が求める決済手段を幅広く用意し、対応しておくことが非常に重要です。現在、複数の決済手段が存在していますが、主な決済手段には次のようなものが挙げられます。

1. クレジットカード決済
2. 電子マネー決済
3. 後払い決済
4. コンビニ払い
5. QRコード決済
6. キャリア決済
7. 代引き支払い

自社の目的に沿った機能が搭載されているか

決済代行サービスは各社ごとに特徴があるため、より自社の目的に沿った機能が搭載されているかについての確認が必要です。

たとえば、自社のECサイトへの導入であれば、顧客はクレジットカード決済を希望する人が多いことが予測されます。この場合、カードのセキュリティ対策が充実しているかどうかの確認が必要です。

また、BtoB向けの決済代行サービスには、企業の掛売りの際に発生する業務代行を実施するものもあります。掛売りの見込みがある場合は、これに対応したサービスを選ぶことをおすすめします。現在の決済代行サービスには、主に次の3種類があります。

1. BtoB向けの決済代行サービス
2. BtoC ECサイト向けの決済代行サービス
3. BtoC 実店舗向けの決済代行サービス

入金サイクルが自社に合っているか

決済代行サービスを選ぶ際には、自社の入金サイクルに合ったものかどうかを確認することも重要です。入金サイクルとは、決済代行会社から入金が実施される時期のサイクルを指します。

サービスを利用する企業は、入金のサイクルがあまりにも長くなると自社のキャッシュフローに影響し、経営に影響が出る場合があります。

そのため、毎月複数の入金サイクルを準備している決済代行サービスを選択するなど、自社に見合った入金サイクルの決済代行サービスを選びましょう。決済代行サービスが用意している主な入金サイクルは、以下の通りです。

1. 月2回の入金
2. 月3回の入金
3. 月末締め、翌月末の入金

セキュリティ対策は十分か

決済代行サービスを選ぶ際には、セキュリティ面での充実も大事なチェックポイントと言えます。なぜなら、どれほど決済代行サービスが便利であっても、十分なセキュリティ対策がされていないと情報漏洩してしまう恐れがあるからです。

よって、サービスを比較する際には、以下の内容に対応しているかを確認しましょう。

1. プライバシーマーク：個人情報を適切に取り扱う事業者に与えられるもの
2. ISMS認証：情報セキュリティの要件「機密性」「完全性」「可用性」を満たすと判断された場合取得可能。
3. PCI DSS

豊富な決済方法を提供するおすすめの決済代行サービス

まとめ

インボイス制度に対応した決済代行サービスを利用することで、企業はインボイス制度に向けた社内準備をする必要がなくなり、業務負担も軽減されるメリットがあります。

決済代行サービスは請求書発行や発送、代金の回収などを代行してくれるため、経理の手間と時間を省きながら他の業務に集中できることで、増益にもつながります。

また、インボイス制度に対応しているだけでなく、自社の入金サイクルに合っているサービスであるかどうかも確認する必要があります。

決済代行サービスにはさまざまな種類があります。自社で導入を考えている場合は、インボイス制度に対応したサービスであるかどうかなど、事前に詳細を確認した上で利用しましょう。