インボイス制度対応に決済代行がおすすめな理由｜法対応が簡略化されるメリットや選び方を解説

インボイス制度は、事業者の消費税を把握する事が目的の制度です。インボイス制度への対応によって経理の業務負担増加が予想される場合、決済代行の導入がおすすめです。本記事では、インボイス制度に対応した決済代行のメリットや、サービスの選び方を解説します。

目次

開く

閉じる

1. 決済管理の一元化には決済代行サービスがおすすめ
2. そもそもインボイス制度とは
3. インボイス制度に対応するために必要なこと
4. インボイス制度に対応する方法
5. インボイス制度の対応に決済代行の導入がおすすめな理由
6. 決済代行サービスの選び方｜重要な3つのポイント
7. 決済代行サービスを導入の流れと注意点
8. 豊富な決済方法を提供するおすすめの決済代行サービス
9. まとめ

決済管理の一元化には決済代行サービスがおすすめ

Squareは、店舗やイベントでの対面決済からオンライン決済まで、さまざまな決済方法を提供している決済代行サービスです。最短で申し込み当日に審査が完了し、申し込みと手数料がシンプルかつ安全なキャッシュレス決済を始められます。

また、オフラインモードで決済を受け付けることも可能であり、売上代金の振込が早く、資金繰りの心配がいらない点もメリットです。料金体系としては、一部の有料機能を使用しない限り決済受け付け時の決済手数料のみが発生し、追加の費用は一切かかりません。

Squareは、国際的なセキュリティ基準のPCIに完全準拠しているため、強固なアカウント保護ツールとしても定評があります。シンプルかつ安全な決済代行サービスを活用し、決済管理の一元化を行うなら、Squareの利用がおすすめです。

そもそもインボイス制度とは

インボイスという言葉の元々の意味は、貿易業などにおいて通関を通る際に必要となる書類を指します。書類には、海外に送る荷物の内容や大きさ・量・運賃など、さまざまな詳細が記載されています。

日本でも実施されている「インボイス制度」は、軽減税率における各事業者が納める消費税を把握する目的があります。仕入税額控除を正確に把握するため、各事業主は適格請求書に必要事項を記載した上で発行・保管しておく必要があります。

インボイス制度では、今まで使用していた請求書のフォーマットをそのまま使用できます。請求書にインボイス制度で要求される事項を正しく記載することで必要な書類が完成します。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

適格返還請求書とは

適格返還請求書とは、各事業者がサービスや商品についての返品があった際や、値引きを行う際に発行される書類のことで、返還インボイスとも呼ばれます。適格返還請求書を発行する側の事業者が、顧客に返金や値引きをするタイミングで発行されます。

また、販売奨励金の支払いや事業の分量配当金を支払う際にも適格返還請求書を発行します。適格返還請求書は課税事業者と取引をする場合にのみ必要となり、免税事業者や個人との取引においては発行不要です。

参考：適格請求書等保存方式｜国税庁

インボイス制度に対応するために必要なこと

2023年10月1日から開始されたインボイス制度に対し、企業の各担当者は適切な対応を行う必要があります。ここでは、インボイス制度の対応に向けて何が必要なのかについて、課税事業者と免税事業者別に解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

課税事業者の場合

課税事業者とは、年間の売上が1,000万円を超える事業者を指し、消費税を納税する義務があります。インボイス制度の開始後に仕入税額控除を受けるには、最寄りの税務署で適格請求書発行事業者登録を行います。

そして、実際に仕入税額の控除を受けるためには、取引において適格請求書を交付して保存しておくことも必要となります。もし適格請求書に対応していないと、課税事業者控除を受けることができなくなるため注意しましょう。

また、インボイス制度に対応した社内の会計システムの導入や変更も行う必要があります。具体的には、書式の変更と再設定、業務の流れの見直し、運用における社員への操作方法の伝達・教育などが求められます。

さらに、取引先に対して、新しいフォーマットになることの連絡・浸透なども必要であり、インボイス制度の対応にはさまざまな業務が発生します。

免税事業者の場合

年間の売上が1,000万円以下である、納税が免除されている免税事業者（個人事業主やフリーランスも含む）は、適格請求書発行事業者として登録ができません。つまり、インボイス制度の導入により消費税分を請求することができなくなってしまいます。

しかし、免税事業者でもインボイスを発行するために課税事業者になることができます。それは、最寄りの税務署に消費税課税事業者選択届出書を届け出て、登録申請を行うことで実現します。

なお、2023年10月1日から2029年9月30日までの期間内に届出を行うと、消費税課税事業者選択届出書の提出が免除されます。しかし、一旦消費税の納税義務が発生すると、2年間免税事業者には戻ることができません。

したがって、課税事業者になるメリットとデメリットをよく考慮しつつ申請・登録することが大事です。

インボイス制度に対応する方法

現行の業務において、インボイス制度に適切な対応が行えていないと判断される場合、早急な対応が必要です。インボイス制度に対応する方法として、主に挙げられるのは以下の2つです。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

各種システム導入による対応

現在では、インボイス制度にも対応したシステムがいくつも提供されています。主に、会計システム・請求書発行システム・販売管理システム・受発注システムが代表的です。これらを導入することによって、インボイス制度にも適切に対応することができます。

ただし、自社で利用している既存のシステムとの連携性や、取引先に対してもインボイス制度に対応したシステムの導入が必要であるなど、各種システムの導入においては注意点もあります。

決済代行サービスを利用する

従来まで紙ベースで証憑書類管理を行っていた場合、インボイス制度に対応するためには相当な労力と時間が必要となるでしょう。そこで、スムーズなインボイス制度への対応を実現するためには、決済代行サービスを利用するのもおすすめです。

決済代行サービスを利用することにより、自社のニーズに合った決済方法を選択できたり、未回収リスクを抑えた請求書管理を行うことができたりします。自社内のみでインボイス制度への対応が厳しいと感じる場合には、こういったサービスも活用しましょう。

インボイス制度の対応に決済代行の導入がおすすめな理由

インボイス制度は自社で対応する方法以外にも、決済代行サービスを利用する方法もあります。インボイス制度に対応している決済代行サービスを使うと、適格請求書および適格返還請求書の発行が可能となります。

すでに課税対象の企業が経理上の業務負担を軽減したいのであれば、決済代行サービスの導入をおすすめします。請求書の発行や発送、代金の回収を代行してくれるだけでなく、企業の与信審査にも対応しているなど、幅広いサービスが魅力です。

以下では決済代行サービスの導入によって得られる、主なメリット4点について詳しく解説します。

業務効率化・人的コストの削減

インボイス制度に対応した決済代行サービスを導入すると、人件費の削減や業務の効率化につながるメリットがあります。

たとえば、毎月の請求業務においては、顧客や売掛金管理だけでなく、与信業務を代行業者に依頼することで請求業務に当てていた時間が空き、より本来の業務に集中できます。その結果、業績向上に貢献するでしょう。

また、今まで請求業務と営業を兼業していた社員が、本来の営業業務や外回りに必要な資料作成などに時間を割くことができるようになり、残業時間が減るなどのメリットもあります。

そして、企業側としてもインボイス制度のために新たに人員を増やす必要がなくなり、人的コストの削減にもつながります。

売上金の一括管理ができる

企業間の決済においては、債権回収や支払い漏れのチェックが大変重要な業務の1つと言えます。人員を使って行う債権回収では、回収漏れなどのリスクを伴いますが、決済代行サービスを利用することで、さまざまなリスクを回避することができます。

代金回収や最速業務など、莫大な時間と手間をかけて行っていた業務を決済代行サービスに任せることで、業務の負担が軽減され、毎月の精神的な負担も解消されるメリットがあります。

また、請求代行のサービスは、万が一未払い金が発生した場合の保証付きでもあるため、企業は未回収のリスクを避けることができ、利益を安定させることにもつながります。

複数の決済手段を一括で導入できる

システムを導入せず、通常の決済手段を行い続けると業務量が膨大となり、複雑化しやすくなります。また、売上を管理するだけではなく、常にセキュリティ対策も強化しなくてはならず、その都度追加のコストがかかります。

しかし、決済代行サービスを導入すると、複数の決済手段に対応していることから、コスト面での負担から解放されます。

複数のカード会社やさまざま支払い方法など、今まで取引先ごとに別々の決済システムを使用していた企業は、決済代行サービスの決済一括管理を利用することで、大幅に手間と時間を省くことができるでしょう。

つまり、代行サービスを導入すると、コスト削減と業務の効率化が見込めます。

システム更新やメンテナンスの手間を省ける

自社で各決済機関と契約して決済を行うと、システムのメンテナンスや更新にかける作業など、さまざまな手間と時間が必要です。また、それに伴って人件費も追加で発生します。

しかし、決済代行サービスを導入すると、システムの更新・メンテナンスにかかる時間や労力を削減することが可能となります。そして、システムのトラブル発生時にも、対応における時間や労力・資金がかからない点もメリットと言えます。

決済代行サービスを選ぶ際には、システムのメンテナンスや更新、トラブル発生時の対応も確認すると安心です。

このように、決済代行サービスの利用によってシステムの定期的なメンテナンスや更新作業を代行業者に任せられ、本来の業務に集中できることで業績の向上につなげられるメリットもあります。

決済代行サービスの選び方｜重要な3つのポイント

決済代行サービスを選ぶ際は、決済方法や課金方式・コスト・セキュリティ対策の3つを必ずチェックしましょう。ここからは、チェックすべき理由について詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

どのような決済方法・課金方式に対応しているか

まずは、希望している決済手段や課金方式に対応しているかどうか確認しましょう。決済手段には、クレジットカードやコンビニ、キャリア、電子マネー決済などがあり、取引の相手や企業規模などによって適したものが異なります。

個人向けのECサイトには、電子マネーやコンビニ決済、キャリア決済などがおすすめです。一方、法人向けのサイトでは金額が大きくなるケースもあるため、クレジットカード決済に対応したものを選びましょう。

また、課金方式には、都度課金方式や継続課金といった複数の課金方式があります。自社の企業規模や取引相手などに応じた決済方法、課金方式が選択できる決済代行サービスを選ぶ必要があります。

手数料などコストが適切か

決済代行サービスを利用する場合、基本の利用料のほかに決済時の手数料を支払う必要があります。基本利用料は月額や年額で定められており、一定の金額をランニングコストとして支払いますが、手数料は決済が発生する度に別途支払うことになります。

基本利用料、手数料共に選ぶサービスや決済代行会社によって料金が異なるため、自社の予算に合っているものを選びましょう。利用料が安価でも手数料が高額だと、決済の度に負担が大きくなるので注意が必要です。

セキュリティ対策は万全か

決済代行サービスを利用する場合、顧客がクレジットカードなどの個人情報を入力する場合があるため、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を行っているか確認しましょう。万が一個人情報などが流出した場合、企業の信用性の失墜や訴訟に発展するリスクがあります。

そうならないためにも、「プライバシーマーク」の有無や「ISMS認証」があるかどうかを確認しましょう。また、クレジットカード情報の保護における国際基準である「PCI DSS」といった認証を取得しているかどうかも、1つの判断基準となります。

決済代行サービスを導入の流れと注意点

決済代行サービスを導入する際には、自社のビジネスにマッチしたサービスか確認しながら、複数のサービスを比較検討するのがおすすめです。ここからは、決済代行サービス導入の流れと注意点を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社のビジネスにマッチしたサービスか確認

決済サービスには、BtoB向けやBtoC向けなど多くの種類があり、業界・業種によっても選ぶものが異なります。その中でもECサイト向けや実店舗向けなど複数のサービスがあるため、自社のビジネスに合っているか確認した上で検討しましょう。

自社のビジネスに合っていない場合、希望している決済方法や課金方式が使えない可能性があります。そのため、必ず自社のビジネスにマッチしたサービスかどうかを確認しましょう。

複数のサービスで資料請求し比較する

決済代行サービスの導入を検討する際は、1つのサービスに絞って考えるのではなく、複数のサービスを比較検討しましょう。気になるサービスを複数選んで資料請求を行い、社内で比較検討しながら自社にピッタリのものを選ぶのがおすすめです。

1つのサービスに絞ると、本当に自社に合っているか分かりにくく、他にもっと良いサービスがあっても比較できません。そのため、必ず複数のサービスを比較しながら最も自社に合ったものを選びましょう。

申し込み方法・導入までの日数を確認

決済サービスを利用する際には、審査に通過する必要があるため導入までに時間がかかります。一般的には1週間から2週間程度で審査結果が通知されますが、場合によっては1か月以上かかることもあるため、必ず導入までにかかる日数を確認しておきましょう。

審査の期間を含めると、利用開始までには1ヶ月前後かかります。いつまでに導入したいかを考え、導入までにかかる期間を逆算して考えましょう。審査は長引くケースもあるため、余裕を持ってスケジュールを立てるのがおすすめです。

トラブルに備えて現金支払いにも対応しておく

最近では、キャッシュレス決済のみの実店舗も増えています。キャッシュレス決済は、支払いに関する業務が効率化され、人件費削減などが見込めます。しかしその一方で、停電やサーバーダウンによって、突然利用できなくなるリスクがあります。

特にサーバーダウンの場合、営業自体は問題なくできても決済ができないために一時的に休業する必要がでてきてしまい、売上損失にも発展します。

また、現金での支払いを希望している顧客を逃すことにもなるため、決済代行サービスと並行し現金払いにも対応できるよう運営していくのがおすすめです。

決済代行サービス選びのその他の比較ポイント

決済代行サービスを選ぶ際は重要な3つのポイント以外にも、以下のような点に注意しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

売上金の入金サイクルを確認

決済代行サービスの売上金の入金サイクルとは、売上が立った日から入金されるまでの期間を指します。決済代行サービスでは、一般的に「締め日」と「入金日」が設定されており、締め日までの売上額が入金日に事業者の登録口座に振り込まれる仕組みです。

入金日や締め日は月末や月末の15日、月末の20日など決済代行サービスによって異なります。そのため、あらかじめ売上金の入金サイクルを確認しておく必要があります。決済代行サービスの売上金の入金サイクルは、事業者の資金繰りに大きく影響します。

入金サイクルが長い場合、売上が立った日から入金されるまでに時間がかかるため、事業者は資金繰りに苦労する可能性があります。入金サイクルが短い決済代行サービスを利用すると、資金繰りに余裕が生まれるため、導入前に確認しておきましょう。

サポート体制は充実しているか

決済代行サービスを利用する際は、サポート体制が充実しているかどうか確認しましょう。サポート体制が充実していると、急なトラブルやエラーが発生した際もリアルタイムで対応してくれるため、顧客を逃すことがありません。

また、サポート体制について確認する際は、対応時間や問い合わせ先もチェックしておくのがおすすめです。夜間や休日でも対応してくれるか、問い合わせ先が明記されているか確認しましょう。

特に、初めて決済代行サービスを利用する場合には、手厚いサポートのある決済代行会社が適しています。分からないことや不明点があった際、丁寧に対応してくれるサービスを選ぶと導入もスムーズに進められます。

導入実績は豊富か

決済代行サービスを選ぶ際には、導入実績についても確認するのがおすすめです。同業種の企業の導入実績があると、決済方法や課金方式が自社に合っていると考えられます。また、大手企業など豊富な導入実績のあるサービスなら安心して使うことができます。

導入実績は決済代行会社の公式ホームページなどに掲載されているため、導入前に確認しましょう。自社と同業種の企業が多く導入しているか、導入実績が豊富にあるかどうかを確認し、信頼できるサービスを見極める必要があります。

他システムと連携できるか

決済代行サービスは他システムと連携させると、より便利に活用できます。連携できるシステムには、会計システムやCRMシステム、SFAシステム、ERPシステムなどがあります。各種多様な種類があるため、自社が使っているものが対応しているか確認しましょう。

他システムと連携させることで売上管理の効率化などが行えるため、どのようなシステムと連携できるのかを確認しておくのがおすすめです。

豊富な決済方法を提供するおすすめの決済代行サービス

まとめ

インボイス制度に対応した決済代行サービスを利用することで、企業はインボイス制度に向けた社内準備をする必要がなくなり、業務負担も軽減されるメリットがあります。

決済代行サービスは請求書発行や発送、代金の回収などを代行してくれるため、経理の手間と時間を省きながら他の業務に集中できることで、増益にもつながります。

自社に最適な決済代行サービスを選ぶ際には、インボイス制度に対応したサービスであるかどうかはもちろんのこと、決済方法・コスト・セキュリティの3点に着目することで失敗のないツール導入がかないます。