おすすめの面接管理機能付き採用管理システム3選｜選び方も解説

応募者と面接官の日程を考慮しながら日程を調整し、連絡漏れを防ぐなど、面接管理における課題は多くあります。これらの課題解決におすすめなのが、面接管理機能付きの採用管理システムです。本記事では、おすすめの面接管理機能付き採用管理システムや比較ポイントを解説します。

目次

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1. 面接管理における課題
2. 面接管理機能付き採用管理システムのメリット
3. 面接管理機能付き採用管理システムの注意点
4. 面接管理機能付き採用管理システムの比較ポイント
5. おすすめの面接管理機能付き採用管理システム3選
6. その他の採用管理システムの選び方
7. まとめ

面接管理における課題

面接管理は人事にとって重要な業務ですが、さまざまな課題が存在します。まず、面接の日程調整に時間がかかることが挙げられます。応募者や採用担当者のスケジュールを調整する際に、個別の都合や予定を考慮して日程を決めるのは容易ではありません。

また、面接のダブルブッキングのリスクもあり、些細なミスが企業の信頼性を損なう要因にもなり得ます。さらに、複数の応募者が同じ日時に面接を受ける場合、担当者の能力を超えてしまうことがあり、面接の品質が低下する可能性があります。

これらの課題を解決するためには、面接スケジューリングツールや採用管理システムといった、ソフトウェアの活用がおすすめです。円滑な面接管理を行うことで、優れた人材獲得にも繋がります。

面接管理機能付き採用管理システムのメリット

面接管理機能を備えた採用管理システムは、企業の採用プロセスを効率化し、品質向上を実現する利便性の高いツールです。

このシステムを導入することで、面接の日程調整やダブルブッキングの問題を解決し、担当者の負担を軽減します。以下では、面接管理機能を備えた採用管理システムのメリットについて解説します。

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採用業務の効率化

採用管理システム導入の最大のメリットは、採用プロセス全体の効率化です。採用活動は多くの工程と手順を伴い、手作業で行うと時間とリソースを多く消費します。しかし、採用管理システムを導入することで、これらの工程や手順を効率的に簡略化できます。

例えば、応募者とのコミュニケーションや文書管理もシステム上で一元化されます。通知や連絡事項の管理が容易になり、情報の漏れを防ぎます。さらに、工程の簡略化により、採用プロセスが迅速化し、組織は優れた人材をより効率的に採用できるようになります。

また、採用管理システム上で、各候補者の選考状況を可視化して確認できる機能を備えたシステムも多いです。選考の停滞をいち早く発見し、行動できるため、候補者との信頼構築に繋がり、優秀な人材を採用する機会の損失を未然に防ぎます。

面接の設定を自動化できる

従来の面接管理では、面接の日程調整に多くの時間と手間がかかり、調整ミスなどの問題が生じることがありました。しかし、採用管理システムを導入することで、面接設定を自動化することができ、業務を大幅に簡素化できます。

そして、応募者と企業側の都合が最適に調整され、面接の設定プロセスが迅速かつ正確に行えます。また、面接希望者にとっても利便性をもたらします。例えば、応募者は自分のスケジュールに合わせて面接日時を選び、返答の待ち時間を最小限に抑えられます。

さらに、最近ではLINEやSMSなどから面接日程の調整が可能なシステムも多く、日常的に利用するコミュニケーションツールとの連携により、企業の担当者と応募者、双方の利便性を高められます。応募者の応募ハードルを下げるため、応募数の増加にも繋がるでしょう。

内定辞退などの採用課題を改善

採用活動において、優秀な人材を選んだとしても、内定辞退が起こると人材を確保できないだけでなく、採用活動にかけた時間やコストが無駄になってしまいます。こういった採用課題を改善する際にも、採用管理システムを導入するメリットがあります。

具体的には、採用管理システムを活用することで、候補者との日程調整や進捗状況などの連絡をスムーズに行い、企業の品質や信頼性を高めます。よって、キャンセル率や内定者へのフォローに課題を抱えている場合にも、メリットが大きいといえます。

人的ミスを防げる

採用管理システムを導入することで、人的ミスを大幅に防げます。例えば、面接スケジュールの調整において、システムは応募者と企業の都合を適切にマッチングし、ダブルブッキングや調整ミスを防ぎます。これにより、面接日程におけるミスや混乱を回避できます。

また、自動通知機能の活用で、重要なタスクや期限に関するリマインダーが自動的に送信され、作業忘れを防げます。このように、採用管理システムは、従来のExcel（エクセル）入力などによる人的ミスも最小限に抑え、採用プロセスの信頼性と品質を向上させます。

選考中のミスの発生は、候補者に不信感を与え、優秀な人材を採用する機会の損失を招く可能性もあるため、採用管理システムの導入による人的ミスの防止は、非常に有用なメリットです。

情報共有がしやすい

採用管理システムを活用することで、関係者は候補者の情報や面接スケジュールにリアルタイムかつ簡単にアクセスでき、情報の漏れや不整合を防ぎます。

カレンダーアプリと連携できるシステムもあり、視覚的なスケジュール管理が可能です。また、通知機能を活用することで、重要なアップデートや変更が行われた場合にも、関係者に即座に通知され、コミュニケーションが円滑に行えます。

つまり、システムの導入により、情報共有にかかる時間と手間が大幅に削減され、採用プロセスがよりスムーズかつ効率的に進行します。さらに、アクセス制御によって情報のセキュリティも確保され、機密性が守られるのもメリットです。

面接管理機能付き採用管理システムの注意点

面接管理機能を備えた採用管理システムは、優れた採用プロセスを確立するために重要なツールとなりますが、適切なシステムを選ぶためにはいくつかの注意点を考慮する必要があります。ここでは、システム導入の際の注意点について解説します。

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ランニングコストがかかる

採用管理システムの運用には、ランニングコストがかかります。ランニングコストは、一般的に登録人数によって増減します。登録人数が増えるほど、月々のシステム料に加えて、トレーニングやサポートにかかる費用も増大する可能性があります。

そのため、システムを選定する際は、採用プロセスのスケールに合わせて予算計画を立て、適切なリソースを割り当てる必要があります。また、自社の採用ニーズを考慮し、費用対効果を検討することが重要です。

求める機能があるとは限らない

採用管理システムの導入を検討しても、自社の採用基準や業務内容に適した機能が必ず搭載されているとは限りません。つまり、自社がなぜ採用管理システムを利用したいのか、どのような課題を解決したいのかを、しっかりと認識しておく必要があります。

また、各採用管理システムによって搭載されている機能には違いがあり、全ての機能が自社に必要だとは限りません。そのため、どの機能が必要なのか、採用フローの効率化や費用対効果に関しても十分に考慮した上で、慎重にシステム選びを行いましょう。

従業員への研修が必要

採用管理システムの導入に際して、従業員への研修が不可欠です。従業員は研修においてシステムの操作マニュアルや基本機能を習得し、データの正確性やプロセスの効率性を確保するためのスキルを習得しなければなりません。

また、採用管理システムは機密情報を扱うため、適切なセキュリティ対策が必要であり、セキュリティ意識の向上も研修の一環として行う必要があります。従業員のスキル向上とセキュリティ対策を行うことで、効率的な採用管理システムの運用が実現します。

面接管理機能付き採用管理システムの比較ポイント

採用管理システムを選ぶ際は、いくつかのポイントについて比較検討しましょう。組織の採用ニーズに最適なシステムを選択することが、効果的な採用管理に繋がります。以下では、システムの比較ポイントについて解説します。

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面接日程を調整できるか

面接日程の調整機能は、候補者と採用担当者のスケジュールを効果的に調整し、面接プロセスを円滑に進行させます。システムは、候補者と担当者の予定を自動的に比較し、最適な日程を提案します。

この機能により、時間の節約やヒューマンエラーの削減が実現され、効率的な採用プロセスがサポートされます。

そのため、システムの選定時には、面接日程の調整機能の有無や内容を確認し、候補者との円滑なコミュニケーションとスケジュール管理の効率化を図りましょう。

面接内容の評価機能があるか

面接内容の評価機能では、採用担当者が面接中に候補者の回答やパフォーマンスを記録し、後で簡単にアクセスできます。これにより、候補者間の比較や評価基準の一貫性が確保され、客観的な意思決定が可能になります。

また、面接評価のデータがシステム内に集約されるため、報告書の作成や評価プロセスの追跡が簡素化され、情報の一元管理が実現します。そして、採用管理システムの面接評価機能は、採用プロセスの透明性と効率性を向上させます。

従業員・応募者が使いやすいか

従業員と応募者の双方が、使いやすい機能を備えているかどうかも重要なポイントです。例えば、メール自動返信機能やLINE連携機能は、従業員の快適な労働環境を構築し、応募者との円滑なコミュニケーションを支援します。

メール自動返信機能は応募者に対して迅速な応答を提供し、LINE連携機能は若い世代の応募者がアクセスしやすく、コミュニケーションの手段を多様化します。このような機能は、候補者との良好な関係構築と情報共有を可能にし、採用プロセスをスムーズにします。

従業員側にとっても、使いやすいインターフェースやタスクの簡略化は、時間の節約につながります。このことから、従業員がシステムをスムーズに操作できることは、採用プロセスの円滑な運営に直結します。

利用したい求人媒体と連携できるか

採用管理システムは、求人情報の発信と候補者情報の収集のために求人媒体と連携できますが、システムごとに連携可能な求人媒体は異なります。

例えば、アルバイトや短期バイトを採用対象とする企業や、中途採用・新卒採用を求める企業など、採用ニーズに合わせてシステムを検討する必要があります。また、選択肢は多様に存在し、求人媒体の種類・地域・業界によっても異なります。

他システムと連携できるか

現代のビジネス環境では、異なるソフトウェアやツールが企業内で使用されており、それらを連携させて業務遂行を支えることが重要です。

例えば、採用管理システムと人事情報システム、給与計算ソフトウェア、労働時間管理ツールとの連携により、新入社員のデータがシームレスに統合され、一人ひとりの情報をトラッキングしやすくなります。

また、外部のサービスやプラットフォームとの連携も重要です。求人媒体、求人広告サービス、ビデオ面接ツールなどの外部ツールと連携することで、候補者の応募情報や面接データの取り込みが簡単になり、効率的な採用プロセスが実現できます。

おすすめの面接管理機能付き採用管理システム3選

その他の採用管理システムの選び方

ここでは、上記で解説した以外に、採用管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントを紹介します。特に「重要な2つのポイント」に焦点を当て、システム選定することをおすすめします。

以下のポイントを比較検討して、より自社の採用ニーズに合致したシステムを選定することで、採用管理の効率化が期待できます。

【重要な2つのポイント】

1. 採用形態を確認
2. 自社に必要な機能があるか

【他の比較ポイント】

1. 採用人数を確認
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルはあるか

まとめ

面接管理における課題を解決し、採用業務を効率化するためには、面接管理機能付き採用管理システムの導入がおすすめです。このシステムのメリットは多岐にわたり、採用プロセスの改善に貢献します。

例えば、面接管理機能では、面接の設定を自動化し、候補者とのコミュニケーションを円滑化して、面接日程を適切に調整できます。また、面接内容の評価機能を活用して客観的な評価を確保でき、従業員間での情報共有も容易になります。

なお、採用管理システムの選定において比較すべきポイントとしては、面接日程調整機能や面接内容の評価機能、使いやすさ、求人媒体との連携、他システムとの連携が挙げられます。

これらのポイントを検討し、自社の採用ニーズに合致するシステムを選定することで、効率的な採用業務が可能となり、優秀な人材の獲得にも繋がります。