採用管理システムの費用と料金相場｜選び方・比較ポイントを解説

採用業務が効率化する採用管理システムですが、システム導入にかかる費用は、種類や機能によって変わります。本記事では、採用管理システムの費用の内訳・種類別の料金体系・料金相場について解説し、費用以外で必要になるシステムの選び方・比較ポイントも紹介します。

目次

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1. 採用管理システム費用の内訳
2. 採用管理システムの種類
3. 採用管理システムの料金相場
4. 採用管理システムの主な機能
5. 費用を重視した採用管理システムの選び方
6. 料金以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント
7. まとめ

採用管理システム費用の内訳

採用管理システムの導入には、通常、初期費用、運用費用などがかかります。採用管理システムの費用は、システムの種類、提供者、機能、および導入規模によって大きく異なるため、企業がシステムを選択する際にはこれらの費用を検討することが重要です。

本記事では、採用管理システム費用の内訳を詳しくご紹介します。

採用管理システムとは

採用管理システム（Applicant Tracking System、ATS）は、組織が新たな従業員を募集し、効果的に採用プロセスを運営するためのツールです。

採用管理システムを導入することで、従業員の募集活動から選考プロセス、採用決定、そして最終的な雇用手続きに至るまで、多くの採用関連の業務を効率的かつ効果的に管理し、自動化することができます。

採用管理システムの種類

採用管理システムにかかる費用は、採用管理システムの種類によっても異なります。採用管理システムはさまざまな種類があり、それぞれ独自の機能や特性を持っています。以下は、主要な採用管理システムの種類について紹介します。

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オンプレミス型

オンプレミス型の採用管理システムは、組織内のサーバーに導入され、データが自社のインフラで管理されます。高いセキュリティとデータ管理が可能で、セキュリティ要件が厳しい組織での運用に向いています。

導入にはライセンス、ハードウェア、カスタマイズ、サポートなどの費用がかかります。これらの費用を計画し、予算を確保する必要があります。また、システムの運用とセキュリティ強化にもコストがかかることを考慮する必要があります。

クラウド型

最近では、クラウド型の採用管理システムが非常に人気です。これは、インターネット経由で迅速に導入でき、柔軟性、スケーラビリティ、セキュリティを提供してくれるからです。

クラウド型はインターネット経由でどこからでもアクセス可能であり、リモートワークに適しています。月額課金モデルにより、初期費用が抑えられ、予算の管理がしやすくなります。

利用にあたっては、初期費用、サブスクリプション料金、カスタマイズ費用、サポート料金などがかかります。これらの要素を考慮して、クラウド型の採用管理システムの導入を検討することが重要です。

採用管理システムの料金相場

採用管理システムを導入する前に、システムの料金相場を確認しましょう。ここからは、採用管理システムの初期費用・月額費用の相場を詳しくご紹介します。

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初期費用の相場

初期費用は、システムの導入にかかる最初の費用です。オンプレミス型システムでは、ソフトウェアの購入、ハードウェアの調達や導入に伴う設置作業が必要で、これに関連するコストが１００万円～数百万円ほど発生します。

一方、クラウド型システムは初期投資が低く、通常はライセンス料金やセットアップ料金が含まれます。ライセンス費用は一般的に高くても３０万円程度です。また、機能は制限されるものの、クラウド型には一部無料で利用可能なものもあります。

運用費用の相場

オンプレミス型はシステムの購入費用を一括で支払うため、月額費用は発生しません。ただし、システムのセキュリティを維持するために、ファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェア、セキュリティ監視ツール、脅威対策などのコストがかかります。

さらに、サーバーやネットワークインフラストラクチャの保守、修理、アップグレードなどのランニングコストも発生します。

一方、クラウド型では一般的に、月々の定額料金や従量課金が発生します。これらの運用費用は、企業の規模や利用するユーザー数、データの処理量に応じて異なりますが、月額2万円～8万円程度が相場です。

なお、クラウド型システムを1年単位で契約している場合は、採用活動のない時期でも月額料金が発生します。

オプション料金に注意

採用管理システムにオプション機能を追加する場合、通常は追加料金が発生します。一般的に、利用可能な基本機能を確認し、組織のニーズに合わせて必要なオプション機能を選択しましょう。

システムを導入する前に、料金体系と契約条件を詳細に検討し、予算内で必要な機能を確保することが重要です。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムは、組織が効率的に人材を募集・採用し、採用プロセスを効果的に行うためのツールです。システムの提供する機能の充実度によって費用が変動します。以下に、その主要な機能について解説します。

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求人管理機能

求人情報管理機能は、求人広告の効率的な作成、管理、掲載、追跡をサポートするツールです。

この機能を利用することで、必要な情報を入力するだけで求人広告を簡単に作成できます。テンプレートやカスタマイズオプションが備わっており、魅力的な求人広告を素早く作成することが可能です。

さらに、エントリー情報の管理や応募者の進捗状況を確認できます。応募者の情報はシステムに自動的に記録され、採用担当者はこれを活用して効果的な応募者の管理と評価をすることができます。

採用タスク管理機能

採用タスク管理機能は、採用プロセスを進める際、候補者がどのステップに進んでいるかを管理できます。例えば、候補者が書類審査を通過したら、面接ステップに移行するように自動的に設定できます。

さらに、採用プロセスに関連する様々なタスク（例：書類審査、面接、評価）を採用担当者や関係者に割り当てることができます。タスクの担当者を明確にし、タスクの進捗状況を効果的に追跡できます。

スケジューリング機能

スケジューリング機能は、採用プロセスにおける重要なイベントやスケジュールの効率的な管理をサポートします。

この機能により、採用担当者は候補者との面接日程を調整する際にスムーズに作業でき、ダブルブッキングのリスクを軽減できます。面接の日程調整、予約管理、そしてカレンダーとの連携機能などが提供されています。

この機能を活用することで、素早く面接を設定し、場所を確保し、関係者に効果的な通知を行うことができます。

応募者への連絡や内定通知機能

説明会開催の内容や一次選考通過のお知らせなど、応募者にはさまざまな連絡をしなければなりません。多くの採用管理システムでは、応募者へ一斉にメールを送信できる機能が用意されているため、個別で送信する手間がかからず、送信し忘れも防げます。

また、内定者への通知や内定後のフォローを行えるシステムもあります。近年は、LINEと連携できるシステムも増えており、応募者への連絡がより手軽に行えるようになっています。

分析・レポート機能

分析・レポート機能は、採用に関するデータ収集と分析をサポートする機能です。応募者情報、選考、面接、採用率、採用コストなどのデータを収集し、カスタマイズ可能なレポートを作成できます。

リアルタイムデータ表示は、現在の進捗状況を素早く把握するのに役立ち、採用プロセスの改善に貢献します。

費用を重視した採用管理システムの選び方

ここでは、費用を重視した採用管理システムの選び方を紹介します。導入後の失敗を避けるため、以下のポイントを抑えておきましょう。

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必要最低限の機能を選ぶ

上述したように採用管理システムには、初めから備わっている基本機能から、必要に応じて追加するオプション機能まで多くの機能があります。当然、機能が多ければ多いほどできることも増えますが、その分費用も高くなる傾向です。

例えば、適性検査情報の管理やSMS連携、応募者向けチャットボットなどはオプションになるケースが多い機能です。一般的には便利な機能ですが、これらを必要としない企業もあるでしょう。

費用を重視するのであれば、自社の採用管理においてどういった機能が本当に必要なのかを洗い出し、無駄な機能を追加しないことが大切です。

複数社から見積もりをとって選定する

複数社から見積もりを取得することで、費用はもちろん、機能やカスタマイズオプション、サポートプランなどを比較できます。同じ機能であっても、システムによって料金が異なることもあるので、1社だけを見て決めるのはおすすめできません。

また、複数社で見積もりをとれば、導入の際の価格交渉にも役立ちます。気になるシステムがあったらまずは見積もりをとって比較し、機能と価格のバランスを見ながら導入を決定するようにしましょう。

料金以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント

採用管理システムを選ぶ際は、費用だけでなくその他の要因も重要です。ここからは、採用管理システム選びにおける費用以外のポイントを解説します。

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自社の採用形態に沿っているか

自社の採用形態に合わないシステムを導入すると、採用プロセスが複雑化し、効率性が低下する可能性が高まります。

特に、アルバイト採用と新卒採用のように異なる採用ニーズを持つケースでは、組織の要件に適さないシステムが使用されると、適切な管理や追跡が難しくなります。

アルバイト採用においては、短期間で大量の応募者を処理し、柔軟なシフト管理が求められることがあります。一方、新卒採用においては、大学との連携や新卒者のスキル評価など、異なる要因が影響します。

自社の採用形態に特化したシステムが重要であり、それに合致することで採用プロセスをスムーズかつ効率的に運用できます。

セキュリティは万全か

採用管理システムでは、応募者の住所、氏名、年齢、学歴といった個人情報を取り扱うため、強固なセキュリティ機能が不可欠です。情報の漏洩防止はもちろん、外部からのアクセス制限や情報の暗号化も検討する必要があります。

特に、クラウド型システムではベンダーのセキュリティ機能への依存度が大きくなるため、自社のセキュリティ要件に合致するシステムを厳選し、データの保護を確実にしましょう。

操作しやすいか

採用管理システムの導入前に、操作性を確認することが重要です。使いやすいシステムを選ぶことで、採用担当者や応募者がストレスを感じず、効率的に業務を行えます。また、システムが直感的に操作できる場合、トレーニングにかかる時間も短縮できます。

さらに、操作性が高いシステムはエラーを減少させ、データの正確性を保つのに役立ちます。最終的に、ユーザーサポートの負担を軽減し、全体的な効率を向上させます。

連携機能があるか

自社で導入済みのシステムと連携できることで、データの一元管理や効率的な情報共有が可能になり、業務プロセスの統合が促進されます。さらに、一般的に普及しているLINEとの連携は大変便利です。

候補者が操作に慣れているLINEを介して応募できるため、応募率向上が期待でき、返信待ちや情報共有の遅延を減少させ、スムーズなコミュニケーションが実現します。

無料トライアルがあるか

採用管理システムに無料トライアルが提供されていることは、導入時に大きな利点です。まず、リスクを最小限に抑えることができます。無料トライアルを通じて、システムの適合性や機能性を評価し、導入前に問題があるかどうかを確認できます。

さらに、複数のシステムを試すことで、最適な選択肢を見つけるのに役立ちます。まずは、無料トライアルを活用して必要な機能の選定や操作性を確かめてみることをおすすめします。

サポート体制は整っているか

システムを導入した後のサポート体制も重要なポイントです。システムを運用していくにあたっては、操作方法に疑問が生じたり、トラブルで操作ができなくなったりする場面もあるでしょう。

そんなとき、いつでも気軽に問い合わせができれば安心して運用を続けられます。導入時には無償サポートの期間、問い合わせの方法や時間帯といった内容をしっかり確認しておきましょう。

応募者が使いやすいシステムか

採用管理システムは、応募者にとっての使いやすさも考慮する必要があります。いくら社内での操作性が優れていても、応募者が使いづらいと感じれば、応募率の低下にもつながりかねません。

応募者目線で確認すべきポイントとしては、「ミスやストレスなく応募が可能か」「複雑な手順を踏まず短時間で記入できるか」「さまざまなデバイスからの応募に対応しているか」「修正や訂正を簡単に行えるか」といった点が挙げられます。

まとめ

採用管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つの主要な種類があります。オンプレミス型は組織内のサーバーにインストールされ、高いセキュリティとデータコントロールを提供しますが、初期費用が高く、数百万円に達することもあります。

一方、クラウド型はインターネット経由でアクセス可能で、柔軟性、スケーラビリティ、リモートワークへの適応性を備え、初期費用と月額料金が主体です。

クラウド型の料金は企業規模や利用ユーザー数、データ処理量によって変動し、約数千円からとなります。選択肢を検討する際には、組織のニーズ、予算、セキュリティ要件に合致するシステムを選び、複数のベンダーからの見積もりを比較することが重要です。