【無料】採用管理システム（ATS）おすすめ3選！選び方も解説

採用管理システムとは、応募から入社までに関わる情報・業務を一元管理できるシステムです。システムの導入を考えているものの、コストがネックになっている企業もあるでしょう。そのような企業に向けて、本記事では、無料で利用できる採用管理システムや選び方を解説しています。

目次

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1. 採用管理システムは無料で利用できる
2. 無料の採用管理システムを導入するメリット
3. 無料の採用管理システムを導入する際の注意点
4. 無料の採用管理システムを選ぶ際のポイント
5. 無料で利用できるおすすめの採用管理システム3選
6. その他の無料で利用できる採用管理システムの選び方
7. まとめ

採用管理システムは無料で利用できる

自社にとって本当に戦力となる人材を採用するには、応募者数を増やし、客観的データを基にした採用を行うことが必要です。それを実現してくれるのが採用管理システムであり、「選考管理システム」とも呼ばれます。

採用管理システムでは、求人に対する応募から入社までにかかわる情報や業務を一元管理できます。

採用業務の中には、人の手で行わなければならないコア業務があります。そこで、採用管理システムを導入すれば、ノンコア業務をできる限り採用管理システムで効率化し、社員をコア業務に集中させることが可能です。

そのような採用管理システムの中には、無料で利用できるものも多くあります。本格的な採用管理システム導入前の、導入検討の資料づくりのための利用や、システムのスモールスタートを切りたい企業の利用など、さまざまな活用の方法が考えられます。

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採用管理システムが求められる背景

近年、各企業では少子高齢化による労働人口の減少で、人材不足と採用難の解消が重大な課題です。また、今までのような人事担当者の経験と勘に頼った人事採用では、本当に自社に必要な人材の見極めが難しくなっています。

求める人材の情報が社内で共有されていなかったり、応募者への連絡漏れがあったり、求人欄の情報不足に気付いていなかったりなど、人事採用に関する問題は企業によってさまざまです。

これらが起こる理由としては、業務過多による連携ミスや単純なヒューマンエラーなど、人力では改善が難しい側面があります。そのため、採用管理システムを導入することで採用担当者の負担を軽減し、エラーやミスを起こりにくくできます。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムには、主に以下のような機能があります。

1. 応募者管理機能
2. 求人管理機能
3. 選考管理機能

「応募者管理機能」は、求人メディアとの連携によって自動で応募者情報を管理します。「求人管理機能」は、複数の求人サイトなどに連携することで、求人の掲載や更新、取り消しが可能です。「選考管理機能」は、選考に関する情報や共有事項を社内で共有できます。

無料の採用管理システムを導入するメリット

無料の採用管理システムでも、前述したように人事採用に必要な応募者管理・求人管理・選考管理などの基本的な機能は揃っています。ここでは、無料の採用管理システム導入のメリットについて解説します。

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採用活動費に影響がない

人事採用業務は一時期に集中するのが一般的で、採用管理システムを導入しても稼働する時期が限られる企業も少なくありません。有料システムの場合は、利用していない時期でも使用料が発生し、予算措置がなければ人事部の運営に影響を与えてしまいます。

しかし、無料で利用できる採用管理システムなら、導入費用もランニングコストもかからないため、人事部のコストに影響を出さずに運用が可能です。今まで通りの予算の使い方で採用業務の効率化が図れ、かえって人的コストの削減につながります。

他サービスと比較しやすい

採用管理システムには多くの製品があり、それらを提供するベンダーの中には有料プランと無料プランの両方を準備している場合もあります。もし、採用管理システムの本格導入を考えているのであれば、事前に各システムの無料プランを利用するのもおすすめです。

使いやすさなど、実際に触れてみないとわからないことも多いです。無料の採用管理システムを数社比較して、もっとも自社に適した製品を選択すれば間違いのない導入ができます。また、プランが複数ある場合はプラン選択の参考にもなります。

自社で採用管理システムを使いこなせるか心配であれば、コストのかからない無料プランでスモールスタートし、自社の要件が明らかになってから機能拡張された有料プランに移行する方法を取ることもできます。

業務を効率化できる

無料の採用管理システムに搭載されている機能は製品によって異なりますが、求人メディアと連携して応募者情報を自動で取り込む機能や、メールを自動返信する機能、面接日程を管理する機能、応募者の傾向を分析する機能などがあります。

それらの機能を使えば今まで人の手で行っていた採用業務を自動的に行うことができ、担当者の負担を減らせます。また、自動化することでヒューマンエラーの削減にもつながり、エラー修正の手間も省けます。

応募者への対応の迅速化

求人に対する応募者への迅速な対応は、企業の信頼性と応募者の志望意欲を高めるために重要な要素です。そのため、書類選考結果の連絡や面接日時の調整など、多くの応募者とのやり取りをスムーズに間違いなく行わなくてはなりません。

採用管理システムには、応募者管理機能と連携した自動返信メール機能が搭載されているため、迅速で漏れのない確実な業務遂行が可能です。また、求人管理機能では求人情報のリアルタイムな掲載・更新・取消しが可能で、応募者を惑わすこともありません。

無料の採用管理システムを導入する際の注意点

無料の採用管理システムは、導入費用やランニングコストがかからない導入しやすいシステムですが、導入の際に注意を要する点もあります。ここでは下記の2点について解説します。

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利用制限がある場合がある

無料の採用管理システムには、利用制限がある場合があります。その制限を確認して、自社の導入に差し支えないか検討することが必要です。コストはかかりませんが、導入してから活用できないことが判明すれば、それまでの労力は全く無駄になってしまいます。

利用制限としてよく設けられている内容には、応募者の登録数や応募者データの保持期間、応募者情報の閲覧回数、公開求人数などがあります。採用人数が多い場合は応募者が増え、閲覧回数も増加するので注意が必要です。

サポートが不十分な可能性がある

初めて採用管理システムを導入する場合は、システム運用中にわからない言葉が出てきたり、操作方法がわからなかったりするシーンが多くあります。そのような時に、ベンダーのサポートがあれば安心してシステムの利用ができます。

中には、無料プランや無料トライアル期間中でもベンダーのサポートが受けられる製品があり、各種の相談に乗ってくれるものもあります。初めて導入する場合は、充実したサポート体制を持つベンダーを選ぶのがおすすめです。

無料の採用管理システムを選ぶ際のポイント

ここでは、数ある無料の採用管理システムの中から、自社で使えるシステムを選ぶ際の４つのポイントについて解説します。

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無料で利用できる期間・機能制限を確認

無料の採用管理システムの中には、無料で利用できる期間が限定されていたり、機能に制限が設けられたりしている場合があるので、必ず確認が必要です。特に無料トライアルの場合は必ず利用期間の設定があります。

いくつかの運用プランの中に無料プランが設定されている製品では、多くの場合利用期間の設定はありませんが、機能制限がある場合が多いです。

有料プランと比較してどのような機能制限があるのかをしっかり把握し、自社の導入目的に沿う製品を選択することが大切です。

登録人数の上限数を確認

無料の採用管理システムの場合、登録できる採用担当者や候補者の人数に制限があるケースがあります。そのため、応募者数が増加している企業や多くの新卒をまとめて採用したい企業などでは、上限を超えてしまう可能性があるため注意が必要です。

また、具体的な上限数については、それぞれのシステムにより異なります。自社の採用活動に関わる人数を把握した上で、システムを比較検討し、自社の利用規模に見合っているか確認しましょう。

求人サイト・他システムと連携できるか

求人サイトや他システムとの連携ができる採用管理システムは、採用業務の効率化に大きな効果をもたらすので、導入前に連携できるかどうか確認することは非常に重要です。自社の既存システムと連携できればデータ共有が可能になり、データ入力の手間が省けます。

また、求人サイトと連携して自動入力ができる機能を搭載したものもあります。求人サイト連携機能を選択する場合は、自社が利用しているサイトに対応しているか、登録できる数が自社に適合しているかなどについての確認が必要です。

使いやすい操作性か

採用管理システムにおいて操作性の確認は重要で、操作性の優れたシステムほど採用業務の効率化に効果的です。また、画面の見やすさは使いやすさに直結します。初めて操作する人でも直感的に操作できる製品がおすすめです。

システム導入後の課題の一つに素早いシステムの定着があります。システム導入時には操作研修も必要ですが、できるだけ短い研修でマニュアルを見なくても操作できる製品なら、研修のためのコストも抑えられ、スムーズな運用が可能です。

サポート体制はしっかりしているか

特に初めて採用管理システムを導入する場合は、サポート体制がしっかりしている製品を選ぶのがおすすめです。その場合に、どこまでが無料サポートでどこから有料サポートになるのかなど、サポート範囲を確認しておく必要があります。

また、サポートセンターへの問い合わせ方法の確認も必要です。メールでの問い合わせのみの場合は、回答があるまでに時間を要します。電話であれば、その場での解決ができます。また、電話であっても24時間対応の場合もあれば、営業時間中の対応の場合もあります。

完全無料かトライアルか

前述したように、無料で利用できる採用管理システムには、完全無料のものと利用期間が制限されたトライアル用のものがあります。企業の特徴により、2つのタイプのどちらが適しているかは異なるため、自社に適した選択が必要です。

完全無料のものは、利用できる機能や人数が限定的なシステムが多いため、利用規模が比較的小さい中小企業に適しています。

一方で、トライアル用は、本格導入を見据えてシステムを試したい場合に有用です。機能や人数の制限の有無はシステムにより異なるため、全ての機能をフルで活用して自社への適性を見極められるシステムもあります。

無料で利用できるおすすめの採用管理システム3選

無料プランがあるおすすめの採用管理システム

無料トライアルがあるおすすめの採用管理システム2選

その他の無料で利用できる採用管理システムの選び方

ここまで、無料で利用できる採用管理システムを選ぶ際の注意点などを解説してきました。しかし、それ以外にも比較ポイントがあります。以下に示したようなポイントにも注目して、自社にとって最適な無料採用管理システムを選びましょう。

【重要な2つのポイント】

1. 採用形態を確認
2. 自社に必要な機能があるか

【他の比較ポイント】

1. 採用人数を確認
2. セキュリティ対策は万全か

まとめ

採用管理システムは、応募から入社までにかかわる情報や業務を一元管理できるシステムで、最近の企業の大きな課題である採用難の解決の糸口となる可能性を持っています。

一般的にシステム導入にはコストがかかりますが、採用管理システムには無料で運用できる製品もあり、自社の採用業務の効率化を図るための一つの方法となり得ます。

自社に合った採用管理システムが見つかれば、採用業務の効率化によってコア業務に人材を集中させることができます。無料トライアル期間のあるシステムや無料利用できるシステムを利用して、コストを抑えて自社の採用管理の効率化や最適化ができるか確認しましょう。