【無料】採用管理システム（ATS）おすすめ3選！選び方も解説

採用管理システムとは、応募から入社までに関わる情報・業務を一元管理できるシステムです。システムの導入を考えた際、コスト面が気になって導入を躊躇してしまう企業もあるでしょう。本記事では、無料で利用できる採用管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 採用管理システムは無料で利用できる
2. 無料の採用管理システムを導入するメリット
3. 無料の採用管理システムと有料版の違い
4. 無料の採用管理システムを導入する際の注意点
5. 無料の採用管理システムを選ぶ際のポイント
6. 無料で利用できるおすすめの採用管理システム3選
7. その他の無料で利用できる採用管理システムの選び方
8. まとめ

採用管理システムは無料で利用できる

自社にとって本当に戦力となる人材を採用するには、応募者数を増やし、客観的データを基にした採用を行うことが必要です。それを実現できるのが採用管理システムであり、「選考管理システム」とも呼ばれます。

採用管理システムでは、求人の応募から入社までに必要な情報や業務を一元管理できます。採用業務の中には人の手で行わなければならないものがあり、ノンコア業務をできる限り採用管理システムで効率化すれば、社員をコア業務に集中させることが可能です。

採用管理システムの中には、無料で利用できるものも多くあります。本格的な採用管理システム導入前の利用や、システムのスモールスタートを切りたい企業の利用など、さまざまな活用方法が考えられます。

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採用管理システムが求められる背景

近年、各企業では少子高齢化による労働人口の減少により、人材不足と採用難が深刻な課題です。また、今までのような人事担当者の経験と勘に頼った人事採用では、自社に必要な人材の見極めが難しくなっています。

その他、求める人材の情報が社内で共有されていなかったり、応募者への連絡漏れがあったり、求人欄の情報不足に気付いていなかったりなど、人事採用に関する問題は企業によってさまざまです。

これらが起こる理由としては、業務過多による連携ミスや単純なヒューマンエラーなど、人力では改善が難しい側面があります。そのため、採用管理システムの導入によって採用担当者の負担を軽減し、エラーやミスを起こりにくくさせるのが大切です。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムには、主に以下のような機能があります。

1. 応募者管理機能
2. 求人管理機能
3. 選考管理機能

「応募者管理機能」は、求人メディアとの連携によって自動で応募者情報を管理します。「求人管理機能」は、複数の求人サイトなどに連携することで、求人の掲載・更新・取り消しが可能です。「選考管理機能」は、選考に関する情報や共有事項を社内で共有できます。

無料の採用管理システムを導入するメリット

無料の採用管理システムでも、人事採用に必要な応募者管理・求人管理・選考管理などの基本的な機能は揃っています。ここでは、無料の採用管理システム導入のメリットについて解説します。

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採用活動費に影響がない

人事採用業務は一時期に集中するのが一般的で、採用管理システムを導入しても稼働する時期が限られる企業も少なくありません。有料システムの場合は、利用していない時期でも使用料が発生し、予算措置がなければ人事部の運営に影響を与えてしまいます。

しかし、無料で利用できる採用管理システムなら、導入費用とランニングコストがかからないため、コストに影響されずに運用が可能です。今まで通りの予算の使い方で採用業務の効率化を図りながら、人的コストの削減にもつながります。

他サービスと比較しやすい

採用管理システムには多くの製品があり、それらを提供するベンダーの中には有料プランと無料プランの両方を準備している場合もあります。採用管理システムの本格導入を考えているのであれば、事前に各システムの無料プランを利用するのもおすすめです。

使いやすさなど、実際に触れてみないとわからないことも多いです。無料の採用管理システムを数社比較し、自社に最適な製品を選択すれば導入の失敗を防ぎつつ、プランが複数ある場合はプラン選択の参考にもなります。

自社で採用管理システムを使いこなせるか心配であれば、コストのかからない無料プランやトライアルでスモールスタートし、自社の要件が明らかになってから機能拡張された有料プランへ移行するといった方法も取れます。

業務を効率化できる

無料の採用管理システムに搭載されている機能は製品によって異なりますが、求人メディアと連携して応募者情報を自動で取り込む機能や、メールを自動返信する機能、面接日程を管理する機能、応募者の傾向を分析する機能などがあります。

それらの機能を使えば、今まで人の手で行っていた採用業務を自動的に行うことができ、担当者の負担を減らせます。また、自動化することでヒューマンエラーの削減にもつながり、エラー修正の手間を省けます。

応募者への対応の迅速化

求人に対する応募者への迅速な対応は、企業の信頼性と応募者の志望意欲を高めるために重要な要素です。そのため、書類選考結果の連絡や面接日時の調整など、多くの応募者とのやり取りをスムーズかつ正確に行わなければなりません。

採用管理システムには、応募者管理機能と連携した自動返信メール機能が搭載されているため、迅速で漏れのない確実な業務遂行が可能です。そして、求人管理機能では求人情報のリアルタイムな掲載・更新・取消しができ、応募者を混乱させずに済みます。

無料の採用管理システムと有料版の違い

無料版の採用管理システムは、初期費用やランニングコストがかからず導入しやすい反面、有料版と比べると柔軟性と継続的な運用面で違いがあります。ここでは、運用のしやすさに関わる「カスタマイズ性」と「長期運用への適性」に注目して解説します。

カスタマイズ性

無料版の採用管理システムは、多くの場合テンプレート化された画面構成や項目設定が採用されており、ユーザーが自由に変更できる範囲が限られています。そのため、企業別の採用フローや評価基準への反映が難しく、実際の業務運用に合わせきれない場合があります。

一方、有料版では項目の追加・編集、選考ステータスの細分化、通知設定の調整といったカスタマイズを柔軟に行うことが可能です。自社の採用スタイルと担当者の業務負担に合わせてシステムを最適化でき、ミスや対応漏れの防止にもつながります。

長期運用への適性

無料版は短期間の試験運用や小規模な採用活動には適していますが、長期的に利用する場合には機能・データ容量などの制約が課題になりやすいです。特に、採用活動が継続的に行われる企業では、応募者データの蓄積や履歴の参照が重要となります。

しかし、無料版では一定期間でデータが削除されたり、登録上限に達するケースも考えられたりします。

有料版は長期利用を前提に設計されており、データの蓄積・検索・分析をスムーズに行えるだけでなく、定期的なアップデートによって最新のトレンドや法改正にも対応が可能です。長期的なシステム運用で採用活動を改善していけるのが、有料版ならではの利点です。

無料の採用管理システムを導入する際の注意点

無料の採用管理システムは、導入費用やランニングコストがかからない導入しやすいシステムですが、導入の際に注意を要する点もあります。ここでは、導入時の注意点について解説します。

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利用制限が設けられている場合がある

無料の採用管理システムには、利用制限が設けられている場合があります。コストはかかりませんが、導入してから活用できないことが判明すれば、それまでの労力は全く無駄になってしまうため、制限が自社の導入に差し支えないかの検討が必要です。

利用制限としてよく設けられている内容には、応募者の登録数や応募者データの保持期間、応募者情報の閲覧回数、公開求人数などが挙げられます。採用人数が多い場合、応募者が増えて閲覧回数も増加するため注意が必要です。

サポートが不十分な可能性がある

初めて採用管理システムを導入する場合は、システム運用中にわからない言葉が出てきたり、操作方法が難しかったりします。そのようなときに、ベンダーのサポートがあれば安心してシステムを利用できます。

中には、無料プランや無料トライアル期間中でもベンダーのサポートが受けられる製品があり、さまざまな相談に乗ってくれることも考えられます。初めて導入する場合は、充実したサポート体制を持つベンダーを選ぶのがおすすめです。

無料の採用管理システムを選ぶ際のポイント

無料の採用管理システムは、機能やサポート体制などを比較検討することが大切です。ここでは、数ある無料の採用管理システムの中から、自社で使えるシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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無料で利用できる期間・機能制限を確認

無料の採用管理システムは、無料で利用できる期間が限定されていたり、機能に制限が設けられたりしている場合があるため、必ず確認が必要です。特に、無料トライアルの場合は必ず利用期間が設定されています。

いくつかの運用プランの中に無料プランが設定されている製品では、多くの場合利用期間の設定はありませんが、機能制限が付いている場合が多いです。有料プランと比較してどのような機能制限があるのかを把握し、自社の導入目的に合った製品を選択しましょう。

登録人数の上限数を確認

無料の採用管理システムの場合、登録できる採用担当者や候補者の人数に制限があるケースが想定されます。そのため、応募者数が増加している企業や多くの新卒をまとめて採用したい企業などでは、上限を超えてしまう可能性があるため注意が必要です。

また、具体的な上限数については、それぞれのシステムによって異なります。自社の採用活動に関わる人数を把握したうえでシステムを比較検討し、自社の利用規模に見合っているか確認しましょう。

求人サイト・他システムと連携できるか

求人サイトや他システムとの連携ができる採用管理システムは、採用業務の効率化に大きな効果をもたらすため、導入前に連携できるかどうか確認しましょう。自社の既存システムと連携できればデータ共有が可能になり、データ入力の手間が省けます。

さらに、求人サイトと連携して自動入力ができる機能を搭載したものもあります。求人サイト連携機能を選択する場合は、自社が利用しているサイトに対応しているか、登録できる数が自社に適合しているかなどについての確認が大切です。

使いやすい操作性か

操作性の優れたシステムは採用業務の効率化に効果的であるため、操作性の確認も重要です。特に、画面の見やすさは使いやすさにも影響することから、初めての操作でも直感的に操作できる製品がおすすめです。

また、システム導入後の課題として「素早いシステムの定着」が挙げられます。システム導入時には操作研修も必要ですが、できるだけ短い研修でマニュアルを見なくても操作できる製品なら、研修のためのコストも抑えられ、スムーズな運用が可能です。

サポート体制はしっかりしているか

初めて採用管理システムを導入する場合は、サポート体制がしっかりしている製品を選ぶのがおすすめです。どこまでが無料サポートでどこからが有料サポートになるのかなど、サポート範囲を確認しておきましょう。

そして、サポートセンターへの問い合わせ方法の確認も必要です。メールでの問い合わせのみの場合は回答までに時間を要し、電話であればその場で解決できます。なお、電話は24時間対応・営業時間中の対応など、製品ごとに対応が異なります。

完全無料かトライアルか

無料で利用できる採用管理システムには、完全無料のものと利用期間が制限されたトライアル用のものがあります。企業の特徴により、2つのタイプのどちらが適しているかは異なるため、自社に適した選択が大事です。

完全無料のものは、利用できる機能や人数が限定的なシステムが多いため、利用規模が比較的小さい中小企業に適しています。

一方、トライアル用は、本格導入を見据えてシステムを試したい場合に有用です。機能や人数の制限の有無はシステムによって異なるため、すべての機能をフルで活用して自社への適性を見極められるシステムもあります。

無料で利用できるおすすめの採用管理システム3選

無料プランがあるおすすめの採用管理システム

無料トライアルがあるおすすめの採用管理システム2選

その他の無料で利用できる採用管理システムの選び方

無料で利用できる採用管理システムを選ぶ際の注意点に加え、いくつかの比較ポイントがあります。以下に示したようなポイントにも注目しながら、自社にとって最適な無料採用管理システムを選びましょう。

【重要な2つのポイント】

1. 採用形態を確認
2. 自社に必要な機能があるか

【他の比較ポイント】

1. 採用人数を確認
2. セキュリティ対策は万全か

まとめ

採用管理システムは、応募から入社までにかかわる情報や業務を一元管理できるシステムです。企業における大きな課題として挙げられる「採用難」を解決できる可能性があります。

一般的にシステム導入にはコストがかかりますが、採用管理システムには無料で運用できる製品もあり、自社の採用業務の効率化を図る際に有効です。自社に合った採用管理システムが見つかれば、採用業務の効率化によってコア業務に人材を集中させることができます。

無料トライアル期間のあるシステムや無料で利用可能なシステムを活用し、コストを抑えて自社の採用管理の効率化・最適化ができるか確認しましょう。